संगठनात्मक कार्यों को अधिक प्रभावी ढंग से करने के लिए कैसे? (15 सिद्धांत)

संगठन के कार्य को प्रभावी रूप से उल्लेखित सिद्धांतों की मदद से किया जा सकता है:

(i) कार्य विभाजन:

संगठन की संरचना करते समय, कार्य का विभाजन, बहुत शुरुआत में, दक्षता के आधार के रूप में माना जाना चाहिए। यह एक स्थापित तथ्य है कि व्यक्तियों का समूह कार्य का विभाजन करके बेहतर परिणाम प्राप्त कर सकता है।

इसलिए, संगठन को डिजाइन करते समय हमें गतिविधियों का उपयुक्त समूह बनाना चाहिए। इसे विशेषज्ञता का सिद्धांत भी कहा जाता है।

(ii) उद्देश्यों पर ध्यान देना:

एक संगठन कुछ लक्ष्यों या उद्देश्यों को पूरा करने के लिए एक तंत्र है। एक संगठन के उद्देश्य संरचना के प्रकार को निर्धारित करने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं जिसे विकसित किया जाना चाहिए। स्पष्ट रूप से परिभाषित उद्देश्य गतिविधियों के समूहन, प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल और इसके परिणामस्वरूप प्रभावी समन्वय की सुविधा प्रदान करते हैं।

(iii ) प्रबंधन का विस्तार।

प्रबंधन का विस्तार किसी भी कार्यकारी को सीधे रिपोर्ट करने वाले अधीनस्थों की संख्या को इंगित करने वाले नियंत्रण की अवधि को संदर्भित करता है। यह सिद्धांत कर्नल उर्विक द्वारा विकसित किया गया था। यह एक स्थापित तथ्य है कि कार्यपालिका को सीधे रिपोर्ट करने वाले अधीनस्थों की संख्या जितनी अधिक होती है, उतना ही मुश्किल होता है कि उसे प्रभावी ढंग से देखरेख और समन्वय करने के लिए उसके पास होता है। प्रबंधन के इस महत्वपूर्ण सिद्धांत को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

(iv) आदेश की एकता:

संगठन संरचना को इस तरह से भी डिज़ाइन किया जाना चाहिए कि इस अर्थ में कमांड की एकता मौजूद हो कि एक अकेला नेता प्राधिकरण का अंतिम स्रोत है। यह अंतिम उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए निर्देशन, समन्वय और नियंत्रण में स्थिरता की सुविधा देता है।

(v) लचीलापन:

संगठन को डिजाइन करते समय यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि संगठनात्मक संरचना को स्थिर नहीं माना जाना चाहिए। प्रत्येक संगठन एक जीवित वातावरण में एक जीवित इकाई है जो तेजी से बदल रहा है।

जैसे कि पर्यावरण परिवर्तनों के प्रकाश में संरचना को बदलने और संशोधित करने के लिए पर्याप्त जगह होनी चाहिए ताकि संगठन का अंतिम उद्देश्य प्राप्त हो सके।

(vi) उचित संतुलन:

किसी संगठन के विभिन्न खंडों या विभागों को संतुलन में रखना महत्वपूर्ण है। संतुलन की समस्या मूल रूप से तब उत्पन्न होती है जब कोई गतिविधि या विभाग आगे विभाजित होता है और छोटे खंडों में विभाजित होता है। किसी भी संगठन के आकार और कामकाज के बढ़ने के साथ संतुलन की समस्या भी पैदा होती है।

(vii) अपवाद द्वारा प्रबंधन:

यह एक मूलभूत सिद्धांत है जो किसी भी संगठन को उसके वास्तविक अर्थों में प्रभावी बनाता है। यह सिद्धांत दर्शाता है कि असामान्य प्रकृति की समस्याओं को केवल ऊपर की ओर संदर्भित किया जाना चाहिए और प्रबंधकीय पदानुक्रम में उच्च स्तर के अधिकारियों द्वारा तय किया जाना चाहिए, जबकि नियमित समस्याओं को निचले स्तरों पर पारित किया जाना चाहिए और वहां हल किया जाना चाहिए।

इस सिद्धांत का अनुप्रयोग, निश्चित रूप से प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के सिद्धांत का पालन करने की आवश्यकता है। अपवाद का सिद्धांत इस प्रकार महत्वपूर्ण व्यावहारिक उपयोगिता है और संगठन संरचना में सभी स्तरों पर लागू होता है।

(viii) विकेंद्रीकरण:

बड़े संगठनों के लिए इस सिद्धांत का बहुत महत्व है। विकेंद्रीकरण से तात्पर्य है कि उद्यम के शीर्ष से लगातार रुकावटों के बिना विभागों और इकाइयों को प्रभावी ढंग से और कुशलता से चलाने के लिए प्राधिकरण के चयनात्मक फैलाव।

यह निर्णय लेने, चयन और लोगों के प्रशिक्षण और पर्याप्त नियंत्रण के मार्गदर्शन के लिए शीर्ष विशिष्ट नीति पर या उसके पास संगठन में धकेलने के लिए क्या निर्णय लेने के लिए बहुत सावधानी से चयन की आवश्यकता है। विकेंद्रीकरण, इस तरह, प्रबंधन के सभी क्षेत्रों को गले लगाता है और जाहिर है संगठन संरचना में अत्यधिक महत्व है।

(ix) विभाग:

विभाग प्रशासन के उद्देश्यों के लिए इकाइयों में गतिविधियों को समूहीकृत करने की प्रक्रिया है। दूसरे शब्दों में, यह समरूपता के सिद्धांत का उल्लंघन किए बिना संबंधित नौकरियों और गतिविधियों के समूहीकरण को दर्शाता है, जिस पर एक कार्यकारी को व्यायाम और जोर देने का अधिकार है।

विभागीकरण के मुख्य लाभ यह हैं कि यह व्यक्तिगत कार्यकारी को अपने अधीनस्थों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है क्योंकि व्यक्तियों की एक प्रबंधनीय संख्या को व्यक्तिगत अधिकारियों की प्रत्यक्ष निगरानी में लाया जाता है।

(x) दक्षता:

संगठन न्यूनतम लागत पर पूर्व-निर्धारित उद्देश्यों को प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए। यदि ऐसा किया जाता है, तो यह दक्षता की परीक्षा को संतुष्ट करेगा। एक व्यक्ति के दृष्टिकोण से, एक अच्छे संगठन को अधिकतम कार्य संतुष्टि प्रदान करनी चाहिए।

इसी तरह, सामाजिक दृष्टिकोण से, एक संगठन तब कुशल होगा जब वह समाज के कल्याण के लिए अधिकतम योगदान दे।

(xi) स्केलर सिद्धांत:

स्केलर श्रृंखला मुख्य स्तर से शीर्ष स्तर पर पर्यवेक्षी स्तर तक नीचे के माध्यम से मुख्य कार्यकारी अधिकारी से शुरू होने वाले वरिष्ठों के ऊर्ध्वाधर प्लेसमेंट को संदर्भित करती है। उचित स्केलर श्रृंखला या कमांड लाइन प्रभावी संगठन के लिए आवश्यक है।

(xii) दिशा की एकता:

इसका अर्थ है कि समान उद्देश्यों वाली गतिविधियों के प्रत्येक समूह में एक योजना और एक प्रमुख होना चाहिए। काम के प्रत्येक सेगमेंट के लिए एक योजना या कार्यक्रम होना चाहिए जिसे एक प्रमुख या श्रेष्ठ के नियंत्रण और पर्यवेक्षण के तहत किया जाना है।

यदि अधीनस्थों द्वारा एक विभाग में विभिन्न योजनाओं या नीतियों का पालन किया जाता है, तो भ्रम उत्पन्न होना तय है।

(xiii) निरंतरता:

संगठन संरचना के रूप में उद्यम को लंबे समय तक अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए।

(xiv) समन्वय:

समन्वय का सिद्धांत रेखांकित करता है कि विभिन्न विभागों और कार्य की इकाइयों के बीच उचित संपर्क और सहयोग होना चाहिए। वांछित उद्देश्यों की पूर्ति के लिए प्रयासों की एकता संगठन का मुख्य उद्देश्य है।

यह समन्वय के सिद्धांत के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है। पैसा और रीली सही रूप से इंगित करते हैं कि सभी संगठन का अंतिम उद्देश्य चिकनी और प्रभावी समन्वय है।

(xv) प्राधिकरण और जिम्मेदारी:

प्राधिकरण को जिम्मेदारी के साथ काम करना चाहिए। जिम्मेदारी सौंपते समय, अपेक्षित अधिकार भी सौंपा जाना चाहिए। यदि अधिकार प्रदान नहीं किया गया है, तो अधीनस्थ जवाबदेह नहीं बन सकते।