किसी कार्यालय में आउटगोइंग या आउटवर्ड मेल की हैंडलिंग

किसी कार्यालय में आउटगोइंग या आउटवर्ड मेल की हैंडलिंग के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

पत्र, नोटिस, परिपत्र, आदि की तैयारी:

सिद्धांतों:

विभिन्न विभागों के पत्र संबंधित विभागों द्वारा विभागीय प्रमुख के निर्देशन या मार्गदर्शन पर तैयार किए जा सकते हैं। शैली की एकरूपता बनाए रखने के लिए कुछ 'फॉर्म पैराग्राफ' का उपयोग किया जा सकता है। या, पत्राचार क्लर्कों की एक टीम हो सकती है जो संबंधित विभागीय प्रमुखों द्वारा दिए गए दिशानिर्देशों या बिंदुओं पर पत्र तैयार करेंगे।

सचिव का पत्राचार क्लर्कों पर समग्र नियंत्रण होता है।

विभिन्न विभागों द्वारा नोटिस या परिपत्र तैयार किए जा सकते हैं, जैसे ग्राहकों, एजेंटों या डीलरों के लिए विपणन विभाग। समान मूल्य सूची या कैटलॉग का मामला है। विज्ञापन सामग्री प्रचार विभाग द्वारा तैयार की जा सकती है, यदि कोई हो, या चिंता इस संबंध में किसी भी विज्ञापन एजेंसी के घर पर निर्भर हो सकती है।

शीर्ष प्रबंधन के पास मुद्दे की इन सभी सामग्रियों पर नियंत्रण होगा क्योंकि वे संगठन की नीतियों को दर्शाते हैं।

संगठन, चाहे व्यापार हो या गैर-व्यापार, एक संघ हैं, नोटिस, परिपत्र, रिपोर्ट आदि सदस्यों को भेजे जाने हैं। ऐसी चीजें सचिव द्वारा अपने अधिकार और विशेष ज्ञान के आधार पर तैयार की जाती हैं। वैधानिक नियम और रूप भी हैं। इस प्रकार, मेल के पाठ के आधार पर मेल की तैयारी के संबंध में विभिन्न सिद्धांतों का पालन किया जाता है।

आउटवर्ड मेल की सबसे आम विविधता एक पत्र है। एक पत्र फिर से दो प्रकार का हो सकता है। या तो, यह एक प्रेषक द्वारा भेजे गए एक मूल पत्र को अपने स्वयं के एक पतेदार को भेजा जाता है, या, यह एक प्रेषक द्वारा उसके द्वारा प्राप्त पत्र के एक पते वाले व्यक्ति द्वारा उत्तर हो सकता है। उत्तरार्द्ध मामले में उत्तर पत्र का प्रारूपण पत्र प्राप्त पत्र के अनुरूप होगा।

एक पत्र तैयार करने की प्रक्रिया नीचे दी गई है:

(1) डिक्टेशन और ड्राफ्ट:

पत्र को विभागीय प्रमुख द्वारा निर्धारित किया जा सकता है या वह दिशानिर्देशों और बिंदुओं को इंगित कर सकता है जिसके आधार पर पत्राचार क्लर्क पत्र का मसौदा तैयार करेगा। जिन पत्रों में नीतिगत मामले शामिल होते हैं, वे मुख्य कार्यकारी या सचिव या यहां तक ​​कि शीर्ष स्तर के लोगों द्वारा किसी कंपनी के प्रबंध निदेशक की तरह तय किए जाते हैं।

महत्वपूर्ण व्यक्तियों के व्यक्तिगत पत्रों को उनके निजी सचिवों द्वारा तैयार किया जा सकता है जिनके पास यह करने की क्षमता है। जब कोई पत्र निर्धारित होता है, तो आशुलिपिक नोट्स को छोटे हाथ में ले लेता है और फिर उसे टाइपराइटर पर लंबे हाथ में स्थानांतरित कर देता है। इसे ड्राफ्ट कहा जाता है। ड्राफ्ट सीधे पत्राचार क्लर्क द्वारा या निजी सचिव द्वारा तैयार किया जा सकता है।

डिक्टेशन कई तरीकों से दिया जा सकता है:

(ए) सीधे स्टेनोग्राफर को;

(बी) एक ताना-फोन मशीन के माध्यम से जहां यह रिकॉर्ड किया जाता है और फिर बाद में टाइपिस्ट द्वारा टाइपिंग के लिए सुना जाता है;

(c) सीधे एक आशुलिपिक के लिए जो एक लेखन पैड पर एक पेंसिल के साथ नहीं लिखता है लेकिन वह एक 'स्टेनोटाइप' मशीन का संचालन करता है।

एक वरिष्ठ कार्यकारी अक्सर एक समय में कई पत्र लिखता है, अधिमानतः कार्यालय के शुरुआती समय में, और फिर स्टेनो-टाइपिस्ट उन्हें क्रमबद्ध रूप से एक-एक करके प्रसारित करते हैं। जब कोई आशुलिपिक पूल होता है तो वर्तमान में उपलब्ध स्टेनोग्राफरों में से कोई भी उस कार्यपालिका द्वारा बुलाया जाता है जो डिक्टेशन लेता है। एक केंद्रीकृत पूल के बजाय विभागीय आशुलिपिक और टाइपिस्ट हो सकते हैं।

(2) सुधार और अंतिम टंकण:

मसौदा उस व्यक्ति को प्रस्तुत किया जाता है जिसने इसे निर्देशित किया था या जिसके निर्देशन या मार्गदर्शन में इसका मसौदा तैयार किया गया है। वह इस पर जाएगा और सुधार के लिए कुछ सुधार कर सकता है। ड्राफ्ट कुछ अन्य अधिकारियों को उनके सुझावों के लिए, यदि कोई हो, या परिवर्धन के लिए भेजा जा सकता है। उदाहरण के लिए, खाते के विभाग द्वारा विपणन प्रबंधक के आदेश पर तैयार किए गए मसौदे में कुछ आंकड़े जोड़े जा सकते हैं।

अब, मामला अंतिम टाइपिंग या नकल के लिए भेजा जाएगा, जैसा भी मामला हो। बाद के मामले में एक डुप्लिकेटिंग मशीन का उपयोग करना होगा। पत्र के पाठ के अंतिम टाइपिंग के साथ, संलग्नक के लिए अन्य दस्तावेजों की प्रतियां टाइप करनी पड़ सकती हैं। पत्र के साथ संबंधित विभागों या व्यक्तियों की संख्या के आधार पर दो से पांच प्रतियां टाइप की जा सकती हैं।

डिस्पैचिंग के लिए उपयोग किए जाने वाले लिफाफे, रैपर आदि को एक साथ टाइप किया जाएगा। यदि 'विंडो लिफाफा' का उपयोग किया जाता है, तो लिफाफे पर कोई टाइपिंग आवश्यक नहीं है। लिफाफे में एक कट आउट है ताकि पत्र पर टाइप किया गया अंदर का पता खुद देखा जा सके। (पत्र की उचित तह, हालांकि, आवश्यक है)। यदि पता मशीन का उपयोग किया जाता है, तो पते का टाइप करना आवश्यक नहीं है।

(३) हस्ताक्षर:

यह एक महत्वपूर्ण ऑपरेशन है क्योंकि मूल्यवान अक्षरों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार वाले व्यक्तियों के हस्ताक्षर होने चाहिए। संगठन की ओर से पत्रों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार सचिव को होता है। एक जूनियर अधिकारी 'श्रेष्ठ' के लिए हस्ताक्षर कर सकता है यदि वह ऐसा अधिकृत है। फॉर्म लेटर 'पर आमतौर पर जूनियर अधिकारियों के हस्ताक्षर होते हैं।

एक निजी सचिव अपने मालिक की ओर से हस्ताक्षर कर सकता है। कानूनी निहितार्थ वाले पत्रों को लोगों द्वारा प्राधिकरण के शीर्ष स्तर पर या सचिव द्वारा अटॉर्नी की शक्ति पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

इस तरह के पत्रों को कानून विभाग, यदि कोई हो, या कानूनी सलाहकार के माध्यम से संसाधित किया जा सकता है। सचिव स्वयं इस उद्देश्य के लिए पर्याप्त रूप से सक्षम है। मूल प्रति पर हस्ताक्षरकर्ता पूर्ण रूप से हस्ताक्षर करते हैं और कार्यालय की प्रतिलिपि या विभागीय प्रतियों में अपने प्रारंभिक अक्षर डाल सकते हैं। हस्ताक्षर को विशिष्ट रूप से (अधिमानतः स्याही के साथ) और कानूनी रूप से बनाया जाना चाहिए।

यह हस्ताक्षरकर्ता के पदनाम के साथ होगा। पाठ की डुप्लिकेट कॉपी पर कोई हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है, लेकिन साथ में अग्रेषण नोट के तहत, यदि डुप्लिकेट प्रतिलिपि किसी अन्य व्यक्ति को संदर्भ के लिए भेजी जानी है।

यदि यह एक परिपत्र या किसी भी प्रकार का पत्र है जिसे कई लोगों को दोहराया और भेजा जाना है तो पत्र या परिपत्र या नोटिस को एक स्टैंसिल पेपर पर टाइप करना होगा और हस्ताक्षर एक स्टाइलस पेन द्वारा किया जाएगा। कुछ चिंताओं में एक विशेष अधिकारी या पत्राचार विभाग का पर्यवेक्षक होता है जो अपने अंतिम चरण में हर पत्र की जांच करता है, उस पर हस्ताक्षर करता है और इसे पास करता है।

(4) संदर्भ:

प्रत्येक पत्र में एक संदर्भ संख्या होनी चाहिए जो कि सांकेतिक हो और एक कोड के रूप में कार्य करती हो। कोड के आंतरिक अर्थ से, एक अक्षर की विशेषताओं को जाना जा सकता है। यह अपेक्षा की जाती है कि पताका, पत्र का उत्तर देते समय, इस संदर्भ संख्या को संदर्भित करेगा। संदर्भ संख्या को सार्थक बनाने के लिए संबंधित विभाग द्वारा रखा जा सकता है।

फिर से, डिस्पैच क्लर्क द्वारा रेफरेंस नंबर जोड़ा जा सकता है, लेकिन यह नंबर डिस्पैच के सीरियल नंबर के अलावा कुछ भी नहीं है। यह वैज्ञानिक नहीं है। बड़ी चिंताओं में पत्र को तैयार करने के समय प्रतीकात्मक संदर्भ संख्या को जोड़ा जाता है और इसके अलावा, एक सीरियल डिस्पैच नंबर को उस पर मुहर लगा दिया जाता है। यह एक पूरी प्रक्रिया है।

despatching:

महत्व:

मेल उचित समय के भीतर सही पते पर पहुंचना चाहिए। निम्नलिखित कारणों से डिस्पैचिंग का बहुत महत्व है: व्यावसायिक या कानूनी जटिलताएं हो सकती हैं, शिकायतें बढ़ सकती हैं, प्रतिष्ठा दांव पर लग सकती है, अपेक्षित प्रतिक्रिया नहीं हो सकती है, और अनियमित होने पर वित्तीय नुकसान भी उठाना पड़ सकता है। प्रक्रिया में अशुद्धि।

कार्रवाई को अंजाम देने के लिए एक केंद्रीय प्रेषण अनुभाग है। एक 'डेड-लाइन' तय हो गई है, यानी अंतिम समय निश्चित है, 4-15 बजे के बाद जिसके बाद उस दिन पोस्ट करने के लिए अनुभाग द्वारा कोई मेल प्राप्त नहीं होगा।

मेल भेजने की प्रक्रिया नीचे दी गई है:

(1) Collating:

एक पत्र के साथ कुछ बाड़े, जिसमें चेक, ड्राफ्ट, पोस्टल ऑर्डर, बिल, अन्य पत्रों की प्रतियां या बयान आदि शामिल हैं, बहुत बार भेजे जाते हैं। कभी-कभी एक परिपत्र में कई चक्रवात पृष्ठ होते हैं। रिपोर्ट के साथ एक सूचना दी जाती है।

इन सभी संबंधित कागजात को इकट्ठा करना या समेटना और स्टेपलिंग करके या पिन, क्लिप, टैग इत्यादि का उपयोग करके एक साथ जोड़ना होता है। कोलाटिंग को बहुत सावधानी से करना पड़ता है, यह देखते हुए कि कोई भी बाड़े का टुकड़ा छूटा नहीं है या यदि पृष्ठ हैं तो सिलसिलेवार इकट्ठे हुए। Collating के लिए एक बड़ी तालिका की आवश्यकता होती है और एक स्टेपलिंग मशीन होती है। एक कोलाटिंग मशीन का उपयोग किया जा सकता है।

(2) तह:

अगला ऑपरेशन तह है। कागजों की तह करना एक कला है। इसे सुव्यवस्थित तरीके से किया जाना है। अंतर्देशीय पत्रों के मामले में, दिए गए दिशा के अनुसार तह करना पड़ता है। यदि खिड़की के लिफाफे का उपयोग किया जाता है, तो तह इस तरह से किया जाना चाहिए कि पता के अंदर टाइप किया जा सके।

एक बड़ी चिंता में फोल्डिंग मशीन का उपयोग किया जाता है जो उच्च गति पर और समान रूप से अक्षरों को मोड़ सकता है। तह करने के बाद, कागजात लिफाफे के अंदर डाले जाएंगे, यदि कोई हो। विभिन्न विभागों से एक ही पार्टी को लिखे गए कई पत्रों को एक साथ सम्मिलित किया जा सकता है।

(3) पता लेखन:

कई कार्यालयों में, सिस्टम यह है कि डिस्पैच क्लर्क पता लिखेंगे। यह अच्छी व्यवस्था नहीं है। यह वांछनीय है कि पत्र लिखते समय टाइपिस्ट भी पता टाइप करेगा। लेकिन डिस्पैच क्लर्क एड्रेसोग्राफ मशीन का उपयोग कर सकता है।

यह मशीन तब उपयोगी होती है जब संचार को कुछ निश्चित पते पर अक्सर करना पड़ता है। उदाहरण के लिए, एक एसोसिएशन के सदस्यों को परिपत्र या नोटिस, ग्राहकों को बिजली या टेलीफोन बिल, आदि।

(4) सील और मुद्रांकन:

लिफाफे को सील करना होगा जो एक नीरस काम है। बड़े कार्यालय सीलिंग मशीनों का उपयोग करते हैं। सभी लिफाफे को सील नहीं करना पड़ सकता है। उदाहरण के लिए, 'पुस्तक पोस्ट' द्वारा भेजे गए पत्र। अगला ऑपरेशन मुद्रांकन है।

डाक टिकटों पर मुहर या फिक्सिंग एक और थकाऊ, गंदा और जोखिम भरा ऑपरेशन है। यह गंदा है क्योंकि किसी को गोंद का उपयोग करना पड़ता है जो चिपचिपा होता है। यह जोखिम भरा है क्योंकि डाक टिकटों का उठाव हो सकता है। पोस्ट बुक को एक इम्पेस्ट कैश बुक की तरह बनाए रखा जा सकता है।

डिस्पैच क्लर्क को स्टैम्प खरीदने के लिए एक शानदार राशि मिलती है, जिसे उसे डिस्पैच किए गए अक्षरों की संख्या और इसी तरह से स्टैम्प की खपत का रिकॉर्ड रखकर उपभोग करना पड़ता है। विभिन्न मूल्य के टिकटों को अलग-अलग वजन के मेल पर तय किया जाना चाहिए और विभिन्न प्रकार की डाक सेवा का आनंद लिया गया। उदाहरण के लिए, साधारण पोस्ट, बुक पोस्ट, पोस्टिंग के प्रमाण पत्र के तहत, पंजीकृत पोस्ट और बीमाकृत पोस्ट।

यह बेहतर है कि एक डाक गाइड बुक तैयार संदर्भ के लिए कार्यालय में रखी जाए। स्टांप को मैन्युअल रूप से ठीक करने की सभी कठिनाइयों को दूर करने के लिए एक फ्रेंकिंग मशीन का उपयोग किया जा सकता है। इस मशीन द्वारा पिलफेरेज की पूरी जाँच की जा सकती है। सभी प्रकार के मेल को स्टैम्पिंग की आवश्यकता नहीं होती है, जैसे संदेशवाहकों द्वारा भेजे गए पत्र। चपरासी की किताब में प्रविष्टियाँ की जाती हैं।

(5) रिकॉर्डिंग:

जब उपरोक्त सभी ऑपरेशन समाप्त हो जाते हैं, तो मेल वास्तव में प्रेषण के लिए तैयार है। अधिकांश चिंताएँ इस उद्देश्य के लिए 'आउटसाइड मेल रजिस्टर' या 'डिस्पैच रजिस्टर' को बनाए रखती हैं। इसमें कई कॉलम होते हैं जो बाहरी मेल के पूर्ण विवरण देते हैं।

डिस्पैच क्लर्क, डिस्पैच के प्रत्येक लेख के विवरणों को भर देगा और अपने प्रारंभिक लेख को बाएं हाथ के कोने पर रख देगा। कभी-कभी एक डिस्पैच सेक्शन का नाम रखने वाला एक रबर स्टैंप चिपका दिया जाता है, जिस पर प्रेषण प्रेषण क्लर्क द्वारा किया जाता है। यह सरकार के विभागों में अधिक आम है।

(6) पोस्टिंग:

अब मेल पोस्ट किया जाएगा। यदि मेल है: मैसेंजर द्वारा भेजा जाना है तो पोस्टिंग आवश्यक नहीं है। संदेशवाहक लेखों को ले जाएगा और उन्हें चपरासी की किताब में हस्ताक्षरित पावती के खिलाफ सीधे पते पर पहुंचा देगा। यह केवल स्थानीय संचार के लिए संभव है। अन्यथा, मेल को पोस्ट करना होगा।

लेख पोस्ट बॉक्स में गिराए जा सकते हैं। पोस्टिंग के प्रमाण पत्र के तहत पोस्ट किए जाने वाले पंजीकृत लेख या पत्र को सीधे पंजीकरण और रिकॉर्डिंग के लिए पोस्ट ऑफिस में ले जाना होगा। एक कार्यालय एक पोस्ट बैग को बनाए रख सकता है जिसमें सभी बाहरी मेल डाक घर में एक दिन में कई बार ले जाए जा सकते हैं।

पोस्ट बैग बंद हैं और इसलिए किसी भी डाक लेख के लापता होने की कोई संभावना नहीं है। किसी विशेष ट्रेन से जुड़े आरएमएस डिब्बे में कुछ जरूरी पत्र सीधे पोस्ट किए जा सकते हैं। जब कोई डाक पोस्टिंग के लिए ले जाया जाएगा, तो एक कार्यालय के लिए एक नियमित समय सारणी हो सकती है। कूरियर सेवा प्रणाली के तहत 'पोस्टिंग' की आवश्यकता नहीं है।