संगठनात्मक डिजाइन के लिए कारक: पर्यावरणीय, तकनीकी और आंतरिक आकस्मिकता कारक

संगठनात्मक डिजाइन के लिए कारक: पर्यावरणीय, तकनीकी और आंतरिक आकस्मिकता कारक!

1. पर्यावरणीय कारक:

एक संगठन आंतरिक वातावरण के साथ बाहरी वातावरण में संचालित होता है।

बाहरी पर्यावरणीय कारकों में से कुछ ग्राहक, प्रतियोगी, विक्रेता, वित्तीय संस्थान, व्यापार संगठन और सरकार हैं।

इसकी संरचना को प्रभावित करने वाले पर्यावरण की मुख्य विशेषताएं पर्यावरणीय जटिलता, अनिश्चितता और समय क्षितिज हैं, उदाहरण के लिए, एक शोध संगठन एक लंबे समय तक क्षितिज, लंबे समय तक प्रतिक्रिया समय और विनिर्माण चिंता की तुलना में अधिक अनिश्चितता से प्रभावित वातावरण में संचालित होता है। जटिलता और गतिशीलता के संदर्भ में पर्यावरणीय कारक भिन्न हो सकते हैं।

जटिलता का मतलब है कि क्या विशेषताएँ कुछ और समान हैं और विविध और अलग हैं। यदि संचालन का पैमाना बड़ा है और विभिन्न क्षेत्रों में बिखरा हुआ है, तो यह एक जटिल संरचना प्रस्तुत करता है। विशाल आकार के संगठनों के मामलों का प्रबंधन करना बहुत कठिन और चुनौतीपूर्ण है।

नेस्ले कंपनी जटिल पर्यावरण का एक उदाहरण प्रस्तुत करती है। 76 देशों में इसके 500 कारखाने हैं और दुनिया के लगभग हर देश में अपने उत्पाद बेच रहे हैं। यह 8, 500 ब्रांड्स के मालिक हैं।

दूसरी ओर, गुजरात में खाद्य क्षेत्र में भारत में सफलतापूर्वक संचालित होने वाला एक ब्रांड “को-ऑपरेटिव मिल्क मार्केटिंग फेडरेशन” है, जिसे “अमूल” के नाम से जाना जाता है। यह तुलनात्मक रूप से कम जटिल संगठन है। इसके सिर्फ 40 ब्रांड हैं और इसका कामकाज मुख्य रूप से भारत तक ही सीमित है। अमूल की तुलना में नेस्ले के कामकाज को प्रबंधित करना अधिक कठिन और जटिल है।

(ए) डायनामिज्म:

इसका अर्थ है कि पर्यावरणीय कारक मूल रूप से समान या स्थिर रहते हैं या अस्थिर या अस्थिर होते हैं। संगठनात्मक डिजाइन में संशोधन की आवश्यकता है, अगर लक्षण अस्थिर हैं।

(बी) पर्यावरण समृद्धि:

यह संगठन के लिए उपलब्ध संसाधनों से संबंधित कारक है। यदि संसाधन पर्याप्त हैं और पर्यावरण समृद्ध है, तो संगठनों को संसाधनों के लिए प्रतिस्पर्धा करने की आवश्यकता नहीं है। संसाधनों की कमी के मामले में, अनिश्चितता अधिक है क्योंकि संगठनों को दुर्लभ संसाधनों के लिए एक दूसरे के साथ प्रतिस्पर्धा करना पड़ता है।

(ग) रणनीति के विकल्प:

शीर्ष प्रबंधन द्वारा लिए गए रणनीतिक निर्णय संगठनात्मक डिजाइन निर्णयों को भी प्रभावित करते हैं। प्रतिस्पर्धा को पूरा करने के लिए, कंपनियां विभिन्न रणनीतियों का निर्माण करती हैं ताकि प्रतिस्पर्धात्मक लाभ का निर्माण किया जा सके और अलग-अलग रणनीतियों का पालन किया जा सके।

(डी) कम लागत:

एक संगठन प्रतिस्पर्धात्मक लाभ हासिल करने के लिए कम लागत की रणनीति अपना सकता है। इस तरह की रणनीति का लक्ष्य मानकीकृत उत्पादों को कम लागत पर बेचना है जो ग्राहकों को काफी हद तक आकर्षित कर सकते हैं।

संगठन भी अपने संचालन में पैमाने की कई अर्थव्यवस्थाओं को प्राप्त करता है। संगठन का डिज़ाइन विभिन्न स्तरों पर विभिन्न विभागों को सौंपी गई जिम्मेदारी और जवाबदेही के साथ कार्यात्मक है।

(ई) भेदभाव:

अपने प्रतिद्वंद्वियों से एक विशिष्ट उत्पाद का उत्पादन करने के लिए एक संगठन एक अद्वितीय और पूरी तरह से एक अलग उत्पाद का उत्पादन कर सकता है। इस उद्देश्य के लिए, कंपनी द्वारा एक अलग प्रकार के उत्पाद डिजाइन को अपनाया जाता है।

ग्राहक ऐसे उत्पाद के लिए उच्च मूल्य देने के लिए तैयार हैं जो दूसरों से अलग है। खरीदार की जरूरतों और वरीयताओं के सावधानीपूर्वक विश्लेषण के बाद ही एक भेदभाव की रणनीति का सुझाव दिया जाता है।

इस तरह की रणनीति का मुख्य उद्देश्य उत्पाद में ग्राहकों की रुचि और वफादारी पैदा करके उत्पाद के लिए स्थायी ग्राहक बनाना है। किसी के उत्पाद को अलग करने के लिए विभिन्न विशेषताओं में बेहतर सेवा, स्पेयर पार्ट्स की उपलब्धता, इंजीनियरिंग डिजाइन, लंबे जीवन और उत्पाद का प्रदर्शन आदि शामिल हो सकते हैं।

विभेदीकरण रणनीति को आगे बढ़ाने के साथ विभिन्न जोखिम जुड़े हुए हैं। विशिष्ट या विशिष्ट उत्पाद ग्राहकों द्वारा इसकी उच्च कीमत को उचित ठहराए जाने की सराहना नहीं कर सकते हैं। इस रणनीति से जुड़ा एक और जोखिम यह है कि प्रतियोगी विशिष्ट विशेषताओं को कॉपी करने के तरीकों और साधनों को जल्दी से विकसित कर सकते हैं।

संगठनों को उत्पाद में ऐसी विशिष्ट विशेषताएं विकसित करनी चाहिए जो प्रतिस्पर्धी फर्मों द्वारा जल्दी से नकल न की जा सकें। कुछ संगठनों ने विभिन्न नीतियों, अर्थात, शिपमेंट के लिए जोखिम बीमा प्रस्ताव, समय पर वितरित करने में विफलता पर धनवापसी, समय पर डोर पिकअप और डिलीवरी, बिक्री के बाद सेवा और सुरक्षित परिवहन आदि के द्वारा भेदभाव की रणनीति का पालन किया है।

(च) केंद्रित:

एक केंद्रित रणनीति एक संगठन को एक उद्योग के साथ एक विशिष्ट आला को लक्षित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन की गई है। ऐसी रणनीतियाँ बहुत प्रभावी होती हैं, जब उपभोक्ताओं की विशिष्ट पसंद या ज़रूरत होती है और जब प्रतिद्वंद्वी कंपनियाँ एक ही आला बाजार में विशेषज्ञता हासिल करने का प्रयास नहीं कर रही होती हैं।

इस तरह की रणनीति का आसन्न जोखिम यह है कि विभिन्न प्रतियोगियों ने फोकस रणनीति को पहचान लिया और उसी की नकल करते हैं और बाजार आला धीरे-धीरे व्यापक बाजार की ओर शिफ्ट हो सकता है।

2. तकनीकी कारक:

अब-एक-दिन के तकनीकी कारकों का संगठनात्मक डिजाइन पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है। तीन प्रकार के प्रौद्योगिकी डिजाइन हैं, अर्थात, बैच उत्पादन, बड़े पैमाने पर उत्पादन और निरंतर उत्पादन। इनमें से प्रत्येक डिजाइन निर्णयों को प्रभावित करता है क्योंकि विभिन्न प्रकार के नियंत्रण और समन्वय समस्याएं हैं।

इन प्रकारों को निम्नानुसार समझाया गया है:

(ए) बैच उत्पादन:

इस तरह के तरीकों की आवश्यकता होती है कि किसी भी कार्य के लिए काम को भागों या संचालन में विभाजित किया जाता है और अगले ऑपरेशन शुरू होने से पहले प्रत्येक ऑपरेशन को पूरे बैच में पूरा किया जाता है। माल ग्राहक के विनिर्देश के अनुसार उत्पादित किया जाता है।

इस प्रणाली के बाद की चिंताओं को लोगों को अपने निर्णय लेने की स्वतंत्रता देने की आवश्यकता है ताकि वे ग्राहकों के अनुरोध के अनुसार जल्दी से कार्य कर सकें और ग्राहकों द्वारा दिए गए विनिर्देशों के अनुसार आवश्यक रूप से उसी उत्पाद का उत्पादन कर सकें। इस तरह के एक संगठन में एक अपेक्षाकृत सपाट संरचना होती है (पदानुक्रम में तीन स्तर), और निर्णय लेना छोटी टीमों में विकेंद्रीकृत होता है।

उत्पादन की इस प्रणाली के तहत, मशीनों के लिए सावधानीपूर्वक योजना और समन्वय की आवश्यकता होती है अन्यथा श्रमिक अपने पिछले ऑपरेशन को पूरा करने के लिए पूरे बैच की प्रतीक्षा करते समय बेकार हो सकते हैं। यदि बैच छोटे हैं तो यूनिट की लागत अपेक्षाकृत अधिक रहेगी।

इस प्रकार की उत्पादन प्रक्रिया के लिए सह-श्रमिकों के साथ और ग्राहकों के साथ संचार का सामना करने के लिए आपसी समायोजन और चेहरे की आवश्यकता होती है। छोटे बैच तकनीक द्वारा अपनाई जाने वाली सबसे उपयुक्त संरचना एक जैविक संरचना है जिसमें श्रमिक और प्रबंधक बदलती हुई मांगों को पूरा करने के लिए एक दूसरे के साथ समन्वय में काम करते हैं।

(बी) बड़े पैमाने पर उत्पादन:

इस प्रणाली के तहत बड़ी मात्रा में उत्पाद तैयार किए जाते हैं। इस प्रकार के उत्पादन की मुख्य विशेषता यह है कि रूपांतरण प्रक्रिया, और संचालन अनुक्रम मानकीकृत है अर्थात औद्योगिक उत्पादों का बड़े पैमाने पर उत्पादन किया जाता है। मानकीकृत संचालन करने के लिए विशेष प्रयोजन स्वचालित मशीनों का उपयोग किया जाता है।

निर्णय लेने की प्रक्रिया केंद्रीकृत हो जाती है और पदानुक्रम लंबा हो जाता है (चार स्तर)। कार्य प्रक्रिया को नियंत्रित करने के लिए ऊर्ध्वाधर संचार किया जाता है। संगठनात्मक संरचना लंबी और व्यापक हो जाती है। बड़े पैमाने पर उत्पादन में काम की गतिविधियों को नियंत्रित करने के लिए एक यंत्रवत डिजाइन आवश्यक हो जाता है।

(ग) सतत उत्पादन:

इसे प्रवाह उत्पादन के रूप में भी जाना जाता है। इसे संगठन की एक विधि के रूप में परिभाषित किया गया है, जैसे कि कार्य को निरंतर या वैकल्पिक रूप से एक प्रणाली के रूप में काम किया जाता है जिससे सामग्री का प्रसंस्करण निरंतर और प्रगतिशील होता है। निश्चित पथ सामग्री हैंडलिंग उपकरण का उपयोग परिचालन के पूर्व निर्धारित अनुक्रम के कारण किया जाता है।

जैसा कि नियोजन किया जाता है, अग्रिम होता है, काम की प्रक्रिया तकनीकी अर्थ में अनुमानित और नियंत्रणीय होती है, लेकिन सिस्टम के बड़े टूटने की पूरी संभावना है। संचालन की निरंतर निगरानी की आवश्यकता है, यही कारण है कि यह सबसे लंबा, पदानुक्रम (छह स्तरों) से जुड़ा हुआ है।

हर स्तर पर प्रबंधक अपने अधीनस्थों के कार्यों को लगातार देखते रहते हैं। चूंकि कर्मचारी एक टीम के रूप में एक साथ काम करते हैं, इसलिए आपसी समझ और सहयोग समन्वय का प्राथमिक साधन बन जाता है। एक जैविक डिजाइन निरंतर या प्रवाह प्रक्रिया प्रौद्योगिकी के प्रबंधन के लिए सबसे अनुकूल है।

3. आंतरिक आकस्मिकता कारक:

कई आंतरिक कारक हैं जो संगठनात्मक डिजाइन पर अपना प्रभाव डालते हैं।

इन्हें निम्नानुसार समझाया गया है:

(ए) लक्ष्य:

संगठनात्मक लक्ष्यों को निर्धारित करने में संगठनात्मक लक्ष्य बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। लंबे समय में एक संगठन समाज के हर वर्ग के प्रति जवाबदेह होता है और उसे निवेशकों, आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों, कर्मचारियों और मालिकों को उचित रिटर्न प्रदान करना चाहिए। अधिकांश संगठन लचीलेपन और इसके संचालन की अनुकूलन क्षमता को ध्यान में रखते हुए संचालित करते हैं।

कुछ तकनीकी श्रेष्ठता पर जोर देते हैं। लचीलापन, अनुकूलनशीलता और तकनीकी श्रेष्ठता के लक्ष्यों पर जोर बहुत महत्वपूर्ण है जब प्रबंधन अपने संरचनात्मक डिजाइन का चयन करता है और अंतिम रूप देता है।

(बी) संगठन का आकार:

संगठनात्मक संरचना संगठन के आकार से बहुत प्रभावित होती है। एक छोटे आकार का संगठन अनौपचारिक संरचना को प्रोत्साहित करता है। आकार के विस्तार के साथ विभिन्न नियमों, नीतियों, नियमावली और प्रक्रियाओं आदि का पालन करके एक संगठन अधिक औपचारिक हो जाता है। संगठन नौकरशाही बन जाता है। यह अपने कर्मचारियों को अधिक से अधिक विशिष्ट भूमिकाएँ प्रदान करके सशक्त बनाता है।

(ग) कर्मचारी की विशेषताएं:

कर्मचारियों द्वारा संगठनात्मक संरचना के लिए पसंद और प्राथमिकताएं संगठनात्मक डिजाइन को भी प्रभावित करती हैं। यह व्यवहार कर्मचारियों की आयु, शिक्षा, अनुभव और बुद्धिमत्ता के कारण हो सकता है। पुराने लोग नौकरशाही संरचना में संतुष्ट और सुरक्षित हैं लेकिन युवा कर्मचारी निर्णय लेने में भागीदारी चाहते हैं।

कई युवा कर्मचारी औपचारिक संगठनों के कठोर नियमों और नियमों की अवहेलना करते हैं। वे काम करने के लिए अनौपचारिक समूहों में विश्वास करते हैं। कर्मचारी की भागीदारी में खुफिया भी एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। अधिक बुद्धि वाले कर्मचारी नौकरशाही की स्थापना को स्वीकार करने में अनिच्छुक होते हैं।

कर्मचारियों का अनुभव संगठनात्मक डिजाइन को भी प्रभावित करता है। एक नया नियुक्त कर्मचारी वरिष्ठों की सलाह और मार्गदर्शन चाहता है, और एक बार वह नौकरी सीख जाता है। कम नियंत्रण पर्याप्त है।