सतत व्यवसाय प्रक्रिया सुधार चक्र (4 चरण)

निरंतर सुधार चक्र में चार चरण होते हैं।

चरण 1 प्रक्रिया चयन और परिभाषा:

इसमें एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया का चयन करना और परिभाषित करना (व्यवसाय रणनीति से संबंधित) में निरंतर सुधार की गुंजाइश है।

चरण 2 प्रक्रिया मूल्यांकन और मानकीकरण:

इसमें सुधार के लिए चयनित प्रक्रिया का विवरण, मूल्यांकन और मानकीकरण शामिल है।

चरण 3 प्रक्रिया में सुधार:

इसमें पीडीसीए चक्र (यानी, योजना-जांच-अधिनियम चक्र) के अनुसार मूल्यांकन प्रक्रिया का निरंतर सुधार शामिल है

चरण 4 व्यक्तिगत सुधार:

यह उस व्यक्ति के निरंतर सुधार को संदर्भित करता है जो नए पीडीएसी चक्र (यानी, योजना-दो-अधिनियम-चुनौती चक्र) के अनुसार प्रक्रिया में सुधार करता है।

इन चार चरणों को संक्षेप में निम्नलिखित पैराग्राफ में चर्चा की गई है।

चरण 1 प्रक्रिया चयन और परिभाषा:

निरंतर सुधार चक्र के पहले चरण में, सुधार के लिए महत्वपूर्ण प्रक्रिया का चयन और चयनित प्रक्रिया की परिभाषा पर जोर दिया जाता है। इस चरण में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हैं।

(i) संगठनात्मक संतुलन स्कोर कार्ड (OBSC) जो सतत संगठनात्मक मिशन, दृष्टि, मूल मूल्यों, महत्वपूर्ण सफलता कारकों, उद्देश्यों, प्रदर्शन के उपाय, लक्ष्य और कार्यों में प्रक्रिया सुधार के लिए तैयार करके निरंतर प्रक्रिया सुधार के लिए चरण निर्धारित करता है। OBSC को चार दृष्टिकोणों, वित्तीय, ग्राहकों, आंतरिक प्रक्रियाओं और ज्ञान और सीखने के साथ विभाजित किया गया है।

(ii) एक स्टीयरिंग समूह बनाना जिसमें प्रबंधन भी सक्रिय रूप से भाग लेता है। प्रक्रिया सुधार और व्यक्तिगत सुधार दोनों को प्रोत्साहित करने और पोषण करने के लिए एक वातावरण बनाकर प्रक्रिया सुधार के लिए निर्धारित एक चरण।

(iii) ओबीएससी से संबंधित महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं को परिभाषित करना और महत्वपूर्ण सफलता कारकों के आधार पर संबंधित प्रक्रियाओं का निर्धारण करना।

(iv) सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रिया का चयन करना (जो मौजूदा स्थिति में सबसे बड़ी समस्या या सबसे बड़ा अवसर है)। इसका मतलब है कि एक प्रक्रिया का चयन करना जिसमें समूह सुधार के लिए ध्यान केंद्रित करेगा।

(v) एक प्रक्रिया के मालिक को चयनित प्रक्रिया में नियुक्त करना जो चयनित प्रक्रिया के सुधार के लिए जिम्मेदार है। प्रक्रिया मालिक एक प्रायोजक के रूप में कार्य करता है, स्टीयरिंग समूह में व्यक्ति सुधार परियोजना के लिए वकील के रूप में कार्य करता है। प्रक्रिया का मालिक प्रक्रिया के समुचित कार्य के लिए जिम्मेदार है और उस प्रक्रिया को बदलने का अधिकार है।

(vi) प्रक्रिया स्वामी द्वारा एक सुधार टीम स्थापित करना और टीम को उनकी प्रक्रियाओं पर स्वामित्व देना।

(vii) प्रक्रिया के स्वामी और टीम के सदस्य चुने गए प्रक्रिया को परिभाषित करते हैं। प्रक्रिया में सुधार प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए एक आवश्यक शर्त है।

प्रक्रिया की परिभाषा में शामिल हैं: (ए) आंतरिक / बाहरी ग्राहक, (बी) इनपुट, (सी) प्रक्रिया और (डी) आउटपुट।

(viii) सुधार के तरीकों और तकनीकों का उपयोग करने के लिए टीम को प्रशिक्षित करना और टीम लीडर को ट्रेनर बनने के लिए प्रशिक्षित करना।

(ix) एक सुधार योजना तैयार करना जिसमें टीम का मिशन, परियोजना का शीर्षक, सुधार के उद्देश्य, प्रदर्शन की समीक्षा के उपाय, निष्पादन के लिए कार्यक्रम, निष्पादन का अनुरोध, शीर्ष प्रबंधन से आवश्यक समर्थन, सुधार प्रक्रिया शुरू करने के परिणाम, अपेक्षित कर्मचारी शामिल हैं। सुधार प्रक्रिया की शुरूआत के प्रतिरोध आदि।

(x) आवश्यक जानकारी एकत्र करना और संबंधित ग्राहक डेटा और शिकायतों का विश्लेषण करना और प्रवाह चार्ट का उपयोग करके परिवर्तित प्रक्रिया को रिकॉर्ड करना।

चरण 2 प्रक्रिया मूल्यांकन और मानकीकरण:

इस चरण में, चयनित प्रक्रिया का विस्तार से वर्णन किया गया है कि प्रक्रिया स्पष्ट रूप से समझी गई है या नहीं। इसके लिए प्रक्रिया का मानकीकरण करना, प्रक्रिया के प्रदर्शन को मापना और उसकी समीक्षा करना, प्रक्रिया की कमियों की पहचान करना और प्रक्रिया के साथ समस्याओं का विश्लेषण करना शामिल है।

प्रक्रिया का मानकीकरण करके, उस प्रक्रिया को करने का वर्तमान सबसे अच्छा तरीका स्थापित किया गया है। यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि हर कोई प्रक्रिया को समझता है और प्रक्रिया हर बार उसी तरह से लगातार उपयोग की जाती है। प्रक्रिया मानक निरंतर प्रक्रिया में सुधार के लिए आधार रेखा प्रदान करते हैं।

इस चरण में महत्वपूर्ण गतिविधियाँ हैं:

(i) चयनित प्रक्रिया को परिभाषित करना और उसका वर्णन करना

(ii) वर्णित प्रदर्शन माप के आधार पर प्रक्रिया के प्रदर्शन को मापना

(iii) उपलब्ध प्रक्रिया डेटा का विश्लेषण करना

(iv) कारण और प्रभाव का विश्लेषण करना और

(v) मूल कारणों की पहचान करना

चरण 3 प्रक्रिया में सुधार:

इस चरण में, चयनित प्रक्रिया में निरंतर सुधार होता है। इस उद्देश्य के लिए पीडीसीए चक्र का उपयोग किया जाता है।

इस चक्र के विभिन्न चरण हैं:

(मैं योजना बनाता हूं:

"प्रक्रिया चयन और परिभाषा" चरण के दौरान तैयार की गई सुधार योजना अपडेट की गई है। सुधार उद्देश्यों को निर्धारित किया जाता है, सुधार कार्यों और वे ओबीएससी से कैसे संबंधित हैं, इसका संकेत दिया गया है और समाधान जो बताई गई आवश्यकताओं और समस्या के कारणों को संबोधित करते हैं, विकसित किए जाते हैं।

(ii) करें:

सुधार योजना को एक सीमित पैमाने पर निष्पादित किया जाता है, चयनित समाधानों का परीक्षण किया जाता है, प्रयोगों का आयोजन किया जाता है और टीम के सदस्यों को सुधार विधियों और तकनीकों का उपयोग करने में प्रशिक्षित किया जाता है।

(iii) जाँच करें:

प्रक्रिया परिवर्तन के प्रभावों को मापा जाता है, प्रदर्शन उपायों के आधार पर इन सुधार कार्यों के परिणामों की समीक्षा की जाती है, इन कार्यों के साथ सुधार उद्देश्यों को किस हद तक महसूस किया जा सकता है और परिणामों की तुलना मानदंडों के साथ की जाती है।

(iv) अधिनियम:

परिणामों को लागू किया जाता है यानी, प्रक्रिया में सुधार लाया जाता है, प्रक्रिया को नियंत्रण में लाया जाता है, अंतिम प्रक्रिया में बदलाव किया जाता है, परिणामों का आकलन किया जाता है, प्रक्रिया में निरंतर सुधार होता है और निगरानी की जाती है, बेहतर प्रदर्शन का दस्तावेजीकरण किया जाता है, और संभावित प्रक्रिया में बदलाव किया जाता है।

चरण 4 व्यक्तिगत सुधार:

संगठनात्मक परिवर्तन सभी व्यक्तियों के स्वयं, उनकी नौकरियों और उनके संगठन में सुधार के प्रयासों के संचयी प्रभाव द्वारा लाया जाता है। व्यक्तिगत स्व-सुधार तकनीक संगठन के प्रत्येक व्यक्ति के व्यक्तिगत सुधार प्रयासों को केंद्रित करने में सहायक होती है।

व्यक्तिगत सुधार चरण के दौरान, व्यक्ति के कौशल और व्यवहार में निरंतर सुधार पर ध्यान केंद्रित किया जाता है, जो व्यक्तिगत विकास, व्यक्तिगत सफलता और कल्याण की नींव बनाता है।

PDAC चक्र का उपयोग किया जाता है। इस चक्र के विभिन्न चरण हैं :

(मैं योजना बनाता हूं:

अपने व्यक्तिगत संतुलित स्कोर कार्ड (पीबीएससी) को तैयार या अद्यतन करें जो आपकी नौकरी और खाली समय पर केंद्रित है।

(ii) करें:

अपने PBSC से एक साधारण उद्देश्य के साथ अपने इसी सुधार कार्रवाई के साथ शुरू करें। उन चीजों पर ध्यान केंद्रित करें जो आप पर अच्छी नहीं हैं, उन आदतों पर जो आपको सीमित करती हैं, उन पर जिनका आपके जीवन पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ता है और जो खराब परिणाम देते हैं। अपनी सुधार कार्रवाई के जोर पर ध्यान दें। अपने PBSC को किसी विश्वसनीय सहयोगी या मित्र के साथ साझा करें और अपने पर्यवेक्षक का समर्थन सुनिश्चित करें।

(iii) अधिनियम:

जांचें कि क्या सुधार कार्रवाई काम कर रही है और जब वह काम नहीं कर रही है तो कार्रवाई करें। परिभाषित व्यक्तिगत प्रदर्शन उपायों और लक्ष्यों के अनुसार परिणामों की समीक्षा करें। जांचें कि आपने अपने व्यक्तिगत उद्देश्यों को किस हद तक महसूस किया है। चयनित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अपनी क्षमताओं का विकास करें। सिद्ध व्यक्तिगत सुधार को लागू करें और व्यक्तिगत परिणामों का आश्वासन दें।

(iv) चुनौती:

अपने पीबीएससी से अधिक कठिन लक्ष्य और इसी सुधार कार्रवाई का चयन करके अधिक से अधिक चुनौतियों को स्वीकार करें और इसके साथ आगे बढ़ें।