मानव संसाधन सूचना प्रणाली (HRIS) के लाभ और उपयोग

मानव संसाधन सूचना प्रणाली (HRIS) के लाभ और उपयोग!

लाभ:

एक अच्छी तरह से विकसित HRIS निम्नलिखित लाभ प्रदान करता है:

1. मानव संसाधन में संग्रहीत डेटा की लागत में कमी।

2. डेटा की पुनर्प्राप्ति और प्रसंस्करण की उच्च गति।

3. लागत में कमी लाने के प्रयासों के दोहराव में कमी।

4. मानव संसाधनों के बारे में सटीक और समय पर डेटा की उपलब्धता।

5. बेहतर विश्लेषण और अधिक प्रभावी निर्णय लेने के लिए अग्रणी।

6. सभी स्तरों पर अधिक सार्थक कैरियर योजना और परामर्श।

7. रिपोर्ट की बेहतर गुणवत्ता।

8. पर्यावरणीय परिवर्तनों पर प्रतिक्रिया देने की बेहतर क्षमता।

9. प्रणाली में अधिक पारदर्शिता।

एलस्टेयर इवांस ने निम्नलिखित संभावित लाभों को सूचीबद्ध किया है जो HRIS से प्राप्त किए जा सकते हैं:

लागत प्रभावशीलता:

1. कार्मिक रिकॉर्ड के कम्प्यूटरीकरण पर विचार करने के लिए एक विकल्प प्रदान करता है, जब कर्मियों के कार्य परस्पर विरोधी दबाव होते हैं, जबकि प्रशासनिक ओवरहेड लागत पर कटौती के साथ ही अधिक जानकारी प्रदान करने के लिए। चूंकि कंप्यूटर हार्डवेयर की लागत लिपिक कर्मचारियों को नियोजित करने की लागत के सापेक्ष गिरती है, इसलिए कम्प्यूटरीकृत प्रणालियों को अपनाना तेजी से लागत प्रभावी होता जा रहा है।

2. नए कर्मचारियों को संसाधित करने में लगने वाले समय में एक तिहाई की कमी।

3. मैनुअल विधियों द्वारा नियमित जानकारी प्रदान करने के लिए 55 से 90 प्रतिशत के बीच की बचत।

4. साप्ताहिक रिपोर्ट तैयार करने में मासिक, त्रैमासिक और वार्षिक रिपोर्ट तैयार करने में प्रति वर्ष 800 घंटे से अधिक और प्रति वर्ष लगभग 500 घंटे गश्त करने के लिए डेटा प्रदान करने में प्रति वर्ष 600 घंटे से अधिक की लिपिक बचत।

5. डेटा की बेहतर सटीकता जो नियमित अंतराल पर अपडेट की जाती है, जैसे कि वेतन, व्यक्तिगत रिकॉर्ड आदि।

HRIS के उपयोग:

एचआरआईएस प्रणाली को बनाए रखने का मुख्य उद्देश्य संगठन में मानव संसाधनों के कुशल और प्रभावी प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी इकट्ठा करना, वर्गीकृत करना, प्रक्रिया करना, रिकॉर्ड करना और प्रसार करना है।

एक संगठन में HRIS के विभिन्न उपयोग इस प्रकार सूचीबद्ध किए जा सकते हैं:

कार्मिक प्रशासन:

इसमें एक कर्मचारी की व्यक्तिगत जानकारी शामिल है। इनमें नाम, पता, जन्मतिथि, वैवाहिक स्थिति और संगठन में शामिल होने की तिथि शामिल हो सकती है। इसमें कर्मचारी चिंता के अगले परिजन का नाम और पता भी होता है। ये जानकारी कर्मचारी का वर्णन करती हैं।

वेतन प्रशासन:

एचआरआईएस का एक कार्य भविष्य में वर्तमान वेतन, लाभ, अंतिम वेतन वृद्धि और प्रस्तावित वृद्धि जैसी जानकारी प्रदान करना है।

अवकाश / अनुपस्थिति में वृद्धि:

HRIS का उपयोग कर्मचारियों की छुट्टी / अनुपस्थिति को नियंत्रित करने के लिए भी किया जाता है। यह प्रत्येक कर्मचारी की छुट्टी के इतिहास को बनाए रखने के द्वारा किया जाता है। प्रत्येक कर्मचारी को एक पहचान पत्र जारी किया जा सकता है, जिस पर प्रत्येक कर्मचारी का टोकन नंबर लिखा जाता है। कर्मचारी का संगठन से प्रवेश और निकास पहचान पत्र पर दर्ज किया जाना चाहिए। यह प्रत्येक कर्मचारी के लिए मजदूरी की गणना में कदाचार या निरीक्षण के लिए अवसरों को कम करता है।

कौशल सूची:

कर्मचारी कौशल को रिकॉर्ड करना और कौशल डेटा बेस की निगरानी करना एचआरआईएस का एक और उपयोग है। ऐसा कौशल रिकॉर्ड कर्मचारियों को किसी संगठन में कुछ पदों या नौकरियों के लिए आवश्यक कौशल की पहचान करने में मदद करता है।

चिकित्सा का इतिहास:

एचआरआईएस का उपयोग औद्योगिक सुरक्षा उद्देश्यों, दुर्घटना निगरानी और इतने पर आवश्यक व्यावसायिक डेटा को बनाए रखने के लिए भी किया जाता है।

प्रदर्शन का मूल्यांकन:

एक कर्मचारी के बारे में एक व्यापक अवलोकन बनाने के लिए, HRIS प्रदर्शन मूल्यांकन डेटा जैसे मूल्यांकन की नियत तारीख, पदोन्नति की संभावना, प्रत्येक प्रदर्शन मानदंड के स्कोर और एक जैसे रखता है। पाठ्य सूचना को एचआरआईएस से प्राप्त तथ्यात्मक डेटा के साथ जोड़ा जा सकता है और सूचना के संयोजन का उपयोग प्रशिक्षण प्रदान करने और स्थानांतरण और पदोन्नति के रूप में कर्मचारी गतिशीलता को प्रभावित करने के लिए किया जा सकता है।

जनशक्ति नियोजन:

मानव संसाधन योजना के लिए भी HRIS का उपयोग किया जाता है। यह पदों के संदर्भ में संगठनात्मक आवश्यकताओं की जानकारी रखता है। HRIS कर्मचारियों को संगठन में आवश्यक पदों से जोड़ता है। इसका उपयोग रिक्तियों की पहचान करने और कर्मचारियों को स्थापित करने के लिए भी किया जाता है। HRIS तार्किक प्रगति पथ और कर्मचारी प्रगति / उन्नति के लिए उठाए जाने वाले कदमों की पहचान करने में भी मदद कर सकता है।

भरती:

भर्ती HRM का सबसे आवश्यक कार्य है। एचआरआईएस कर्मचारी भर्ती में शामिल गतिविधियों का विवरण दर्ज करके भर्ती प्रक्रिया को बड़े पैमाने पर मदद करता है। उदाहरण के लिए, पदों के स्तर को भरने के लिए लागत और भर्ती की विधि और समय शामिल हो सकते हैं।

भविष्य की योजना:

आवश्यक जानकारी प्रदान करके जैसे कि किन पदों के लिए कर्मचारियों को रखा गया है, एचआरआईएस कर्मचारियों की स्थिति में उन्नति की सुविधा प्रदान करता है। दूसरे शब्दों में, एचआरआईएस उत्तराधिकार के लिए योजना बनाने में मदद करता है।

सामूहिक सौदेबाजी:

कंप्यूटर टर्मिनल के माध्यम से एचआरआईएस अप-टू-डेट प्रासंगिक और आवश्यक जानकारी, तथ्य और आंकड़े प्रदान कर सकता है और इस प्रकार, सामूहिक सौदेबाजी की सुविधा प्रदान कर सकता है। यह सामूहिक सौदेबाजी को "भावनाओं और विश्लेषणों के बजाय" अगर विश्लेषण "कहे तो क्या कह सकता है। उसी तरह, एचआरआईएस भी संगठन में बेहतर मानवीय संबंधों को बनाए रखने में मदद कर सकता है।

अब, एचआरआईएस के विभिन्न उपयोगों या अनुप्रयोगों को निम्न प्रकार से जोड़ा जा सकता है: