एक बिजनेस प्रोसेस रेन्गिनियरिंग टीम के चयन के 3 चरण (8 चरणों के साथ)

टीम को डिजाइन करते समय और सदस्यों का चयन करते समय जिन कारकों पर विचार किया जाना है, वे इस प्रकार हैं:

एक प्रक्रिया के पुनरुद्धार का प्रयास उन लोगों की एक टीम के गठन के साथ शुरू होता है जो पुनरुत्थान के प्रयास को चलाते हैं।

(i) पुनर्रचना की आवश्यकता को देखते हुए क्या कोई अंतरिम टीम होनी चाहिए?

चित्र सौजन्य: bprswimteam.zoomshare.com/files/BPR_SWIMMERS_WIN_1ST_PLACE_.jpg

(ii) क्या टीम को शुरू से अंत तक प्रक्रिया पुनर्मिलन प्रयास का प्रबंधन करना चाहिए?

(iii) क्या टीम के सदस्यों को पूर्णकालिक या अंशकालिक आधार पर टीम को सौंपा जाना चाहिए?

(iv) क्या टीम के सदस्यों को उनके पहले हाथ के ज्ञान के लिए फिर से चुना जाना चाहिए, उनके स्तर का अधिकार या अन्य कारणों से चुना जाना चाहिए?

(v) क्या टीम को छोटे कोर ग्रुप या ऐसे लोगों के बड़े समूह से बनाया जाना चाहिए जो समूह में योगदान दे सकते हैं?

(vi) टीम को कितनी स्वायत्तता होनी चाहिए?

इन सवालों के जवाब प्रक्रिया के दायरे पर निर्भर करते हैं, इसमें शामिल प्रयास और जिनके पास इनपुट होना आवश्यक है। टीम के आकार और संरचना से संबंधित निर्णय इस स्तर पर लिया जाता है।

टीम के आकार के संबंध में दो व्यापक विकल्प हैं (ए) "कोर टीम", (बी) "पूर्ण टीम"।

"कोर टीम" तीन या चार सदस्यों वाली एक छोटी टीम होती है, जिनके पास पुनर्रचना के प्रति मजबूत प्रतिबद्धता होती है, जो पुनरुत्थान के प्रयास के लिए पूरा या लगभग पूरा समय समर्पित करते हैं। इन सदस्यों को स्वयं का प्रबंधन करने की उनकी क्षमता के आधार पर चुना जाता है। जब आवश्यक हो, अन्य को कोर टीम में जोड़ा जा सकता है। "पूर्ण टीम" एक बड़ी टीम है, जिसमें आठ से बारह या उससे अधिक सदस्य हैं। इसमें प्रक्रिया में शामिल लोग, साथ ही प्रक्रिया आपूर्तिकर्ता और ग्राहक शामिल हैं। सदस्यों की भागीदारी आम तौर पर अंशकालिक होती है (उनके समय का लगभग 10 से 25% हिस्सा पुनरुत्थान के प्रयास के लिए प्रतिबद्ध होता है)।

सदस्यों को टीम में एक विशिष्ट योगदान देने की उनकी क्षमता के लिए चुना जाता है और वे निरंतरता के प्रयास के रूप में टीम में बने रहते हैं।

प्रक्रिया के पुनरुद्धार मॉडल में शामिल चरणों और चरणों को निम्नलिखित अनुभाग में संक्षेप में चर्चा की गई है।

चरण एक - चरण 1: "नई" प्रक्रिया आवश्यकताएँ निर्धारित करें:

इस कदम में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हैं।

(ए) पुनरुद्धार के प्रयास की योजना:

चूंकि एक प्रक्रिया को पुनर्संरचना करने से संगठन को लाभ होना चाहिए और परिवर्तन से संगठन के प्रदर्शन में सुधार होगा, इसलिए आवश्यक है कि इस पुनरुत्पादित प्रक्रिया को पूरी तरह से डिजाइन और कार्यान्वित किया जाए। यह चरण महत्वपूर्ण है क्योंकि यह प्रकट कर सकता है कि किसी विशेष प्रक्रिया को फिर से शुरू करने से मूल्य नहीं जोड़ा जाएगा, या यह ग्राहक की जरूरतों को पूरा नहीं करता है या आवश्यक संसाधन उपलब्ध नहीं हो सकते हैं।

"नई" प्रक्रिया आवश्यकताओं को निर्धारित करना शामिल है जिसमें ग्राहकों और बाजार में इस प्रक्रिया की आवश्यकता होती है और संगठन की स्वयं की आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित करना शामिल है।

(ख) यह जानना कि ग्राहक क्या चाहते हैं:

ग्राहकों की मांगों को पूरा करने के लिए सफल पुनर्रचना परियोजनाएं वास्तविक प्रक्रियाएं हैं। संगठन जो प्रक्रिया पुनर्रचना से गुजरते हैं, वे "ग्राहक पहले आता है" के मानक प्रमाण में विश्वास करते हैं।

(ग) ग्राहकों की पहचान करना:

ग्राहक क्या चाहते हैं, यह निर्धारित करने से पहले, यह जानना आवश्यक है कि प्रक्रिया के ग्राहक कौन हैं। ग्राहकों में फर्म के बाहरी ग्राहक और आंतरिक ग्राहक दोनों शामिल हैं। ग्राहकों की पहचान करते समय दो मुख्य प्रश्नों का उत्तर दिया जाना चाहिए;

(i) इस प्रक्रिया से कौन प्रभावित होता है?

(ii) सूचना, उत्पाद या सेवा के लिए इस प्रक्रिया पर कौन निर्भर करता है?

(घ) ग्राहक की चिंता पर जीरो करना:

एक बार ग्राहकों की पहचान हो जाने के बाद, उन चिंताओं को शून्य करना आवश्यक है। टीम के सदस्यों के साथ विचार-मंथन द्वारा प्रक्रिया से ग्राहक की आवश्यकता वाले क्षेत्रों का निर्धारण किया जाता है। उदाहरण के लिए, ग्राहक के कुछ "आवश्यकता क्षेत्र" हो सकते हैं: समयबद्धता, लागत, सटीकता, कार्यक्षमता, जवाबदेही, मात्रा, आयाम, उपज, मूल्य, उपलब्धता आदि।

(ई) ग्राहक इनपुट का समाधान:

ग्राहकों को पहचानने के बाद साक्षात्कार या सर्वेक्षण प्रश्न विकसित किए जाते हैं, जब ग्राहकों की पहचान की जाती है और उनकी चिंता के क्षेत्रों को शून्य कर दिया जाता है, तो सवाल यह है कि ग्राहकों की चिंता के क्षेत्रों से संबंधित डिज़ाइन किए गए हैं। महत्वपूर्ण जानकारी जो प्रक्रिया के पुनरुत्थान के प्रयासों में सहायता करेगी, साक्षात्कार विधि या सर्वेक्षण का उपयोग करके ग्राहकों से एकत्र किया जाता है।

ग्राहकों की इच्छा का ज्ञान प्रक्रिया को सही ढंग से पुन: पेश करने में मददगार होता है। सब के बाद, पुनरुत्थान सिर्फ इसलिए नहीं लिया जाता है क्योंकि फर्म के सीईओ इसे चाहते हैं या एक प्रमुख प्रतियोगी एक प्रक्रिया का पुनरुद्धार कर रहा है, बल्कि इसलिए क्योंकि ग्राहकों की इच्छा पूरी करनी होती है।

(च) बाजार में क्या जगह दे रहा है?

एक फर्म को अपने प्रतिस्पर्धी के साथ बाजार में अपनी स्थिति की तुलना करनी चाहिए। फर्म को अपने प्रतिद्वंद्वियों की पेशकश पर एक अच्छी नज़र रखनी चाहिए। यदि ग्राहकों को इस बात में कुछ विसंगति मिली है कि फर्म क्या पेशकश करती है और उसके ग्राहक प्रतियोगियों की पेशकश को तरजीह दे रहे हैं, तो फर्म प्रक्रिया पुनर्रचना का विकल्प चुन सकती है ताकि वह अपने ग्राहकों को बेहतर उत्पादों या सेवाओं के रूप में कुछ लाभ प्रदान कर सके। यहां तक ​​कि अगर ग्राहक इस प्रक्रिया से काफी संतुष्ट हैं, तो फर्म पुनर्मूल्यांकन के लिए विचार कर रही है, वे लंबे समय तक संतुष्ट नहीं रहेंगे क्योंकि प्रतिस्पर्धी बेहतर कर रहे हैं।

नए उत्पाद विकास एक ऐसी प्रक्रिया है जो पुनर्मिलन के लिए अच्छी तरह से उधार देती है। यदि किसी फर्म के प्रतियोगी लगातार नए उत्पादों को फर्म की तुलना में बहुत तेजी से पेश करते हैं, तो फर्म को प्रक्रिया की पुनर्रचना को देखना शुरू करना चाहिए।

बाजार स्थान क्या प्रदान करता है, इसके साथ बने रहने के लिए, एक फर्म को चाहिए:

(i) पता है कि बाजार में क्या है।

(ii) अपने प्रतिस्पर्धियों पर कड़ी नजर रखें।

(Iii) नए विचारों, सेवाओं और / या उत्पादों के लिए खुले रहें।

(छ) बेंचमार्किंग का उपयोग करना:

एक फर्म के लिए यह जानना पर्याप्त नहीं है कि कोई अन्य फर्म उससे बेहतर कर रही है, बल्कि यह भी जानना चाहिए कि कौन सी दूसरी फर्म बेहतर है। बेंच मेकिंग एक अंदरूनी जानकारी प्रदान कर सकती है, जिसमें एक प्रक्रिया को पुन: प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है। बेंचमार्किंग में सीखना और खोज शामिल है कि कैसे एक फर्म के भीतर अन्य कार्य समूह सामान्य प्रक्रियाएं करते हैं और अन्य प्रतिस्पर्धी या विश्व स्तर की फर्में कैसे संचालित होती हैं। फर्म को सफल संचालन का चयन करना चाहिए और "सर्वश्रेष्ठ-इन-क्लास" फर्मों की प्रक्रियाओं को अपनी प्रक्रियाओं के अनुकूल बनाने का प्रयास करना चाहिए।

बेंचमार्किंग किसी भी प्रक्रिया-पुनर्मूल्यांकन प्रयास के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि यह एक दृढ़ कल्पना में मदद करने और अपनी नई प्रक्रिया को डिजाइन करने के लिए लक्ष्य और सहायता प्रदान करता है।

(ज) फर्म की परिचालन आवश्यकताएं क्या हैं?

जब एक फर्म को पता होता है कि उसके ग्राहक क्या चाहते हैं और उसने यह पहचान की है कि बाजार की जगह क्या प्रदान करती है, तो वह यह देखने के लिए तैयार है कि उसे अपने पुनरुत्थान के प्रयासों को चलाने वालों की जरूरतों और मांगों को पूरा करने के लिए क्या हासिल करना है। प्रस्तुत प्रश्न हैं:

(i) क्या फर्म को लागत कम करने की आवश्यकता है ताकि वह अपने ग्राहकों को मूल्य में कटौती की पेशकश कर सके?

(ii) क्या इसे अधिक प्रौद्योगिकी आधारित बनने की आवश्यकता है ताकि यह अपनी प्रक्रिया में सुधार कर सके?

(iii) पुर्नउत्पन्न प्रक्रिया क्या करने की अपेक्षा करती है?

(iv) लागत में कितनी कमी आई है?

(v) क्या नए उपकरणों या मशीनों या कंप्यूटर हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर खरीदा जाना है?

नई प्रक्रिया आवश्यकताओं को निर्धारित करने में यह शोध करना शामिल है कि एक फर्म के ग्राहक क्या चाहते हैं और बाजार की जगह क्या प्रदान करती है और यह निर्धारित करने के लिए कि उन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए नई प्रक्रिया को निर्धारित करने के लिए कौन सी परिचालन आवश्यकताओं की आवश्यकता होती है। नियोजन चरण के इस चरण को पूरा करने से फर्म द्वारा किए गए प्रयास के पीछे बलों को अंतर्दृष्टि प्रदान करनी चाहिए और इसे आगे बढ़ने के लिए तैयार करना चाहिए।

चरण एक - चरण 2: "अवसरों के माध्यम से तोड़" को उजागर करें:

नियोजन चरण में यह कदम फर्म को प्रदर्शन में महान सुधार की संभावना का पता लगाने में सक्षम बनाता है यदि फर्म द्वारा प्रक्रिया की पुनर्रचना की जाती है। यह निर्धारित करने के लिए कि वह क्या कर रहा है, यह निर्धारित करने के लिए फर्म अपनी वर्तमान प्रक्रिया को देखेगी, "नई प्रक्रिया" की दृष्टि बनाएं और दोनों के बीच अंतर का पता लगाएं।

अवसरों के माध्यम से ब्रेक को उजागर करने के लिए, फर्म को निम्नलिखित कार्य करने की आवश्यकता होगी।

(i) "जैसा है" क्षमता का विश्लेषण करें

(ii) वांछित राज्य की कल्पना और

(iii) प्रक्रिया प्रदर्शन की पहचान "अंतराल"

इनकी चर्चा निम्नलिखित अनुच्छेदों में की गई है।

(ए) विश्लेषण "के रूप में है" क्षमता:

जब तक कि रेन्गिनियरिंग टीम नहीं जानती कि प्रक्रिया वर्तमान में कैसे चल रही है, तब तक यह सुनिश्चित नहीं किया जा सकता है कि प्रक्रिया की पुनर्रचना करने से फर्म को लाभ होगा या नहीं। पुनरुत्थान प्रक्रिया में, सभी प्रमुख पहलुओं को एक प्रक्रिया को परिभाषित किया जाना चाहिए और फिर सबसे बड़ी सफलताओं को प्राप्त करने के लिए मापा जाना चाहिए।

शुरू करने के लिए, "जैसा है" प्रक्रिया प्रलेखित है। पुनर्रचना के लिए चुनी गई प्रक्रिया में सभी कार्यों को परिभाषित किया गया है और प्रक्रिया के बारे में स्पष्ट और यथार्थवादी दृष्टिकोण रखने के लिए मैप किया गया है। यह जानकारी प्रदान करेगा जो डिजाइनिंग चरण की शुरुआत में पुनर्रचना टीम को मदद करेगा।

एक प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करने में शामिल दो बुनियादी कदम हैं:

(i) आउटपुट में इनपुट का अनुवाद करने के लिए आवश्यक प्रमुख प्रक्रिया कार्यों और निर्णयों की सूची बनाना।

(ii) एक प्रक्रिया फ़्लोचार्ट बनाएँ, जो यह दर्शाता है कि वर्तमान में प्रक्रिया कैसे काम करती है। यह एक चालू कार्य दस्तावेज़ के रूप में उपयोग किया जाना है।

इन दो चरणों के नीचे चर्चा की गई है।

(i) प्रमुख प्रक्रिया कार्यों की सूची बनाएं:

पहले रीइंजीनियरिंग टीम यह निर्धारित करती है कि प्रक्रिया में शामिल इनपुट और आउटपुट क्या है। इनपुट और आउटपुट के बीच सब कुछ प्रक्रिया में शामिल कार्य होंगे। अगला, प्रमुख कार्य और उनके निर्णय बिंदु सूचीबद्ध हैं। प्रमुख कार्यों की पहचान होने के बाद, टीम को यह निर्धारित करना चाहिए कि छोटे उपकेंद्र और निर्णय प्रमुख कार्यों को एक साथ जोड़ते हैं। निम्नलिखित सवालों का जवाब "जैसा है" क्षमता का विश्लेषण करना चाहिए।

(क) वास्तव में आगे क्या होता है?

(ख) क्या किसी को इस काम से पहले फैसला लेने की ज़रूरत है?

(ग) आगे बढ़ने से पहले क्या अनुमोदन की आवश्यकता है?

(घ) क्या इन कार्यों में कुछ कमी है?

(ii) एक प्रक्रिया प्रवाह चार्ट बनाएँ:

प्रक्रिया प्रवाह चार्ट नेत्रहीन को यह देखने में मदद करता है कि प्रक्रिया के प्रत्येक चरण में क्या होता है। फ्लो चार्ट में विवरण सीमित हैं। फ्लो चार्ट में उपयोग किए जाने वाले कुछ सामान्य प्रतीकों को प्रदर्शन 6.4 में दिखाया गया है।

प्रक्रिया के दस्तावेज होने के बाद, इसे मापा जाना चाहिए। प्रदर्शन डेटा इकट्ठा करना यह दिखाएगा कि सुधार की आवश्यकता है या यह प्रक्रिया कम नहीं है क्योंकि यह मूल रूप से सोचा गया था।

मापन किसी भी विसंगतियों को दूर करता है और इंजीनियर प्रक्रिया लागू होने के बाद तुलना के लिए एक अवसर प्रदान करता है। प्रत्येक आवश्यक कार्य या प्रक्रिया के अनुभाग के लिए डेटा एकत्र किया जाता है। एकत्र किया गया डेटा इस बात पर निर्भर करता है कि क्या मापा जाना है - क्या पूरी प्रक्रिया की लागत मापी जानी है या प्रत्येक कार्य में कितना समय लगता है या कितना सही ढंग से कुछ कार्य किए जाते हैं।

वास्तविक प्रक्रिया के प्रदर्शन को "नई" प्रक्रिया आवश्यकताओं की तुलना करने के लिए वर्तमान प्रक्रिया की "जैसा है" क्षमता को मापना आवश्यक है। प्रदर्शन 6.5 ऑर्डर पूर्ति प्रक्रिया के लिए एक प्रक्रिया प्रवाह चार्ट दिखाता है।

(बी) संशोधन की वांछित स्थिति :

इसका मतलब यह है कि यह भूल जाना कि वर्तमान प्रक्रिया क्या है और इस पर ध्यान केंद्रित करना कि नई प्रक्रिया क्या हो सकती है और यह क्या पूरा कर सकती है। टीम को नई प्रक्रिया से परे देखना चाहिए और विचार करना चाहिए कि प्रक्रिया के आसपास का वातावरण कैसा दिखना चाहिए।

टीम द्वारा निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर दिया जाना चाहिए।

(i) नई प्रक्रिया से ग्राहक को कैसे मदद मिलेगी?

(ii) यह फर्म की मदद कैसे करेगा?

(iii) फर्म का वातावरण कैसे बदलेगा?

यह टीम के लिए "वर्तमान सीमा सूची" के साथ आने में मददगार हो सकता है, जो मौजूदा प्रक्रिया को बाधित करने वाले सभी कारकों का विवरण देता है। कुछ कारक हैं: संगठनात्मक संरचना, प्रौद्योगिकी, विनियम और पसंद। जो कारक प्रक्रिया की क्षमता को सीमित कर सकते हैं, वे टीम के सदस्यों द्वारा जांचे जाते हैं जो बाद में अपनी नई प्रक्रिया को लागू करना शुरू कर देंगे, जिनकी कोई सीमा नहीं है।

टीम के सदस्यों की कल्पना ग्राहकों की अपेक्षा से परे कुछ लाभ या मूल्य प्रदान कर सकती है। इस स्तर पर, बेंच मार्किंग के दौरान पहचाने गए किसी भी उपाय या कारकों को नई प्रक्रिया में शामिल किया जाता है। टीम के सदस्य और विभागों के कर्मचारी जो प्रक्रिया पुनर्मूल्यांकन के प्रयास से प्रभावित होंगे, मंथन में शामिल हैं ताकि उनकी अंतर्दृष्टि वांछित राज्य की तस्वीर को बढ़ाने का काम करेगी। बुद्धिशीलता नई प्रक्रिया के कार्यों को संबोधित कर सकती है जिसे टीम द्वारा भी नहीं माना गया था।

(c) प्रक्रिया प्रदर्शन "अंतराल" की पहचान करें:

यह कदम यह तय करने में मदद करता है कि क्या यह प्रक्रिया दोबारा शुरू की जानी है या नहीं। वर्तमान प्रक्रिया को मापने और आदर्श प्रक्रिया के साथ तुलना करने के लिए एकत्रित डेटा का उपयोग किया जाता है। दोनों के बीच अंतर को एक प्रक्रिया प्रदर्शन "अंतर" के रूप में जाना जाता है। यदि अंतर छोटा है, तो पुनरुत्थान की कोई आवश्यकता नहीं है, इसके बजाय, निरंतर सुधार पर विचार किया जा सकता है। लेकिन अगर अंतर बड़ा है, तो पुनरुत्थान के रूप में एक बड़े प्रयास की आवश्यकता है।

वर्तमान प्रक्रिया के कुछ कार्य बहुत अच्छी तरह से काम कर सकते हैं और नए ग्राहकों की पहचान की आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं। इन कार्यों को बदलने की आवश्यकता नहीं है और इन्हें पुनरीक्षित प्रक्रिया में "जैसा है" शामिल किया जा सकता है। अन्य कार्य जो फर्म के लिए हानिकारक हैं उन्हें छोड़ दिया जाता है और नई प्रक्रिया में शामिल नहीं किया जाता है।

सफलता के अवसरों को उजागर करना एक चुनौतीपूर्ण कार्य है। यदि टीम इस चरण में सफल है और पहले से कहीं अधिक सुनिश्चित है कि फर्म के लिए प्रक्रिया पुनर्रचना काम करेगी, तो टीम को डिजाइनिंग चरण के लिए सिर चाहिए।

चरण 2 - चरण 3: "आदर्श" प्रक्रिया का नक्शा:

डिजाइनिंग चरण के इस चरण में "आदर्श" प्रक्रिया को मैप करना शामिल है। आदर्श प्रक्रिया को पूरा करने के लिए, निम्नलिखित उप चरणों का पालन करना होगा:

(i) पूर्ण प्रारंभिक कार्य

(ii) नए लक्ष्य निर्धारित करें और नए उपाय स्थापित करें और

(iii) एक नई प्रक्रिया प्रवाह चार्ट बनाएं, इन चरणों की संक्षेप में नीचे चर्चा की गई है:

(i) प्रारंभिक कार्य:

पिछले चरण में टीम द्वारा पहचाने गए प्रक्रिया प्रदर्शन अंतराल को बंद करने की आवश्यकता है और टीम को तय करना होगा कि नई प्रक्रिया का वास्तविक नक्शा खींचने से पहले इन अंतरालों को कैसे बंद किया जाए। निम्नलिखित पर विचार करना होगा।

(a) क्या हम प्रक्रिया को सरल बना सकते हैं?

(ख) क्या हम अनावश्यक रिपोर्ट या डेटा मांग रहे हैं?

(c) क्या प्रौद्योगिकी मदद कर सकती है?

(घ) क्या नया कंप्यूटर हार्डवेयर या सॉफ्टवेयर रीइंजीनियरिंग प्रयास के लिए आवश्यक है?

(reduce) क्या हम समय और / या लागत को कम कर सकते हैं?

ये विचार प्रक्रियाओं में सुधार के लिए देख रहे अधिकांश संगठनों पर लागू होते हैं। टीम को एक प्रक्रिया को फिर से शुरू करने का प्रयास नहीं करना चाहिए जब तक कि यह मौजूदा प्रक्रिया की कमियों के अस्तित्व और सीमा का एहसास न करे। साथ ही टीम के सदस्यों को अपने विचारों और / या निष्कर्षों को कर्मचारियों के साथ साझा करना चाहिए, जो पुनरुत्थान के प्रयास से प्रभावित होंगे।

(ii) नए लक्ष्य निर्धारित करें और नए उपाय स्थापित करें:

अंतराल को पाटने का प्रयास नए लक्ष्यों को निर्धारित करने और नई प्रक्रिया उपायों को स्थापित करने के लिए सहायक होगा। टीम को लक्ष्य निर्धारित करना चाहिए और पुनर्मिलन प्रयास के योग्य उपाय स्थापित करने चाहिए, लेकिन यह भी यथार्थवादी होना चाहिए। निर्धारित लक्ष्य और स्थापित किए गए उपाय कम से कम ग्राहकों की आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। वहां से, टीम को उन प्रतियोगियों से मिलने या उन्हें हराने की कोशिश करनी चाहिए जो प्रतियोगियों को प्रदान करते हैं।

(iii) एक नई प्रक्रिया प्रवाह चार्ट बनाएँ:

एक साफ स्लेट से शुरू होकर, टीम को नई प्रक्रिया के लिए एक फ्लो चार्ट डिजाइन करने पर काम करना चाहिए। इस प्रक्रिया को फिर से शुरू करने में कुछ नया शामिल होना चाहिए, न कि पुराने को कम करना। फ्लो चार्ट तैयार करने के बाद, प्रक्रिया के प्रत्येक अनुभाग को प्रक्रिया के साथ सीधे काम करने वाले कर्मचारियों के साथ जांचना होगा।

"आदर्श" प्रक्रिया को मैप करने से टीम के नियोजन प्रयास का व्यावहारिक अनुप्रयोग होता है

चरण 2 - चरण 4: रिफ़ाइन प्रक्रिया समर्थन आवश्यकताएँ:

प्रक्रिया में चरणों की पहचान करने वाले एक फ्लो चार्ट बनाकर "नई" प्रक्रिया को मैप करने के बाद, और प्रक्रिया के लिए नए उपायों को स्थापित करने के बाद, टीम को यह तय करना होगा कि नई प्रक्रिया को इसके समर्थन की क्या आवश्यकता है। टीम को यह तय करना चाहिए कि डिज़ाइन के अनुसार काम करने के लिए आवश्यक प्रक्रिया क्या होगी।

एक संगठन के भीतर समर्थन के तीन अलग-अलग क्षेत्रों को जब भी एक प्रक्रिया को फिर से परिभाषित किया जाता है, तो इसे फिर से परिभाषित करना होगा:

(i) लोग,

(ii) प्रौद्योगिकी / सहायता उपकरण और

(iii) वित्त।

लोग या मानव तत्व प्रक्रिया पुनर्रचना का एक महत्वपूर्ण तत्व है क्योंकि यदि प्रक्रिया लोगों द्वारा पूरी की जाती है, तो वे पुनरुत्थान के प्रयास से प्रभावित होंगे। जिस तरह से लोग अपनी नौकरी का एक हिस्सा करते हैं, उनके कुछ कामों को खत्म करने और यहां तक ​​कि उन्हें जो भी करने की आवश्यकता होती है, उसमें कुल बदलाव लाने के लिए पुनर्रचना शामिल हो सकती है। इसलिए प्रत्येक पद के लिए "भूमिका-परिवर्तन कार्य पत्रक" तैयार किया जाता है और फर्म में प्रत्येक पद की वर्तमान और भविष्य की नौकरी की जिम्मेदारियां इसमें सूचीबद्ध हैं।

समर्थन का दूसरा क्षेत्र प्रौद्योगिकी सहायता उपकरण है जो पुनर्मूल्यांकन प्रक्रिया के लिए आवश्यक है। आवश्यक प्रौद्योगिकी जटिल और महंगी हो सकती है या यह सरल और सस्ती हो सकती है। पुनरुत्पादित प्रक्रिया का समर्थन करने के लिए पहचाने जाने वाले तकनीकी उपकरण को प्रक्रिया के नए डिजाइन में शामिल किया जाना चाहिए।

इस स्तर पर बेंचमार्किंग मददगार हो सकती है। यदि अन्य फर्म अपने ग्राहक की मांगों को पूरा करने के लिए कुछ निश्चित तकनीक का उपयोग कर रही हैं, तो टीम इसके लिए जाने का निर्णय ले सकती है।

प्रौद्योगिकी अक्सर प्रक्रिया पुनरुत्थान का एक अनिवार्य घटक है लेकिन सफलता के लिए अधिक समर्थन की आवश्यकता होती है। यदि एक तकनीक एक आवश्यक प्रक्रिया के लिए जरूरी है, तो फर्म के लिए आवश्यक एक प्रकार की प्रौद्योगिकी को चुना जाना चाहिए। इसके अलावा अन्य सहायक उपकरण जैसे फर्नीचर, फैक्स मशीन, टेलीफोन आदि की आवश्यकता हो सकती है - यहां तक ​​कि अधिक लोगों को काम पर रखना पड़ सकता है और पुनर्वितरित प्रक्रिया के लिए अतिरिक्त कार्य स्थान की आवश्यकता हो सकती है।

समर्थन का तीसरा क्षेत्र वित्त है। पुनर्मूल्यांकन परियोजना का एक लागत / लाभ विश्लेषण यह निर्धारित करने में मदद करता है कि आगे बढ़ना उचित है या नहीं। लागत / लाभ के विश्लेषण को "लागतों की पूर्ण, यथार्थवादी तुलना और परिणामस्वरूप निर्णय को लागू करने से जुड़े लाभ" के रूप में वर्णित किया जा सकता है।

प्रक्रिया की आवश्यकताओं को पुनर्परिभाषित करने से इस प्रक्रिया का पुनर्मूल्यांकन होता है जिससे अधिक ज्ञान प्राप्त होता है। यदि लाभ उचित रूप से लागतों का वजन करते हैं, तो टीम परिवर्तन प्रबंधन योजना के साथ आगे बढ़ सकती है।

चरण 2 - चरण 5: परिवर्तन प्रबंधन योजना विकसित करें:

इस कदम में एक परिवर्तन प्रबंधन योजना विकसित करना शामिल है जो फर्म को क्वांटम लीप को आगे बढ़ाने में मदद करेगा, जो कट्टरपंथी सुधार की ओर अग्रसर हो सकता है। इस कदम के लिए निम्नलिखित गतिविधियों की आवश्यकता है।

(i) परिवर्तन प्रबंधन योजना डिजाइन करना:

यह डिजाइनिंग चरण का अंतिम खंड है, चरण दो, जब पुनर्रचना दल ने "आदर्श" प्रक्रिया को मैप किया है, तो प्रक्रिया समर्थन आवश्यकताओं को फिर से परिभाषित किया और संगठनात्मक प्रभाव का विश्लेषण किया। द्वारा किया जाता है

(ए) परिवर्तन प्रबंधन योजना आवश्यकताओं की पहचान करना।

(बी) एक योजना प्रक्रिया और प्रारूप का चयन और

(ग) यह तय करना कि कार्ययोजना को आगे कैसे बढ़ाया जाए।

इन पर संक्षेप में निम्नलिखित अनुभाग में चर्चा की गई है।

(ii) परिवर्तन प्रबंधन योजना आवश्यकताओं की पहचान:

इसमें यह तय करना शामिल है कि पुरानी प्रक्रिया से नई प्रक्रिया तक पहुंचने के लिए क्या आवश्यक होगा और इसमें क्या समय लगेगा - समय, पैसा, अभिनय प्रबंधक, सलाहकार, नई भूमिकाएं आदि।

इस बारे में निर्णय लिया जाना है:

(ए) परिवर्तन प्रबंधन योजना के लिए क्या करना होगा?

(ख) क्या प्रशिक्षण कर्मचारियों के लिए लोगों को नियुक्त करना आवश्यक होगा?

(ग) क्या सलाहकार प्रशिक्षण के प्रभारी होंगे?

(घ) योजना के प्रत्येक चरण को पूरा करने में कितना समय लगेगा?

(() क्या फर्मों के लिए सर्वश्रेष्ठ मशीनरी या कंप्यूटर सिस्टम चुनने के लिए नई टीमों का गठन करना आवश्यक होगा?

(iii) योजना प्रक्रिया और प्रारूप चुनना:

पुनर्मुद्रण टीम को एक कार्य योजना तैयार करने की आवश्यकता होगी जो विस्तृत और विशिष्ट दोनों हो। कार्य योजना में प्रोजेक्ट टाइम टेबल, आकस्मिक योजना, प्रतिक्रिया और संचार प्रणाली शामिल होनी चाहिए।

(iv) कार्ययोजना को आगे बढ़ाने का निर्णय लेना:

चूंकि कार्य योजना फर्म के कई कर्मचारियों को प्रभावित करेगी, इसलिए उन्हें योजना में शामिल करना आवश्यक है। टीम को यह तय करना चाहिए कि पुनर्रचना प्रयास कैसे शुरू करें, प्रगति अपडेट प्राप्त करें और परिवर्तनों के बारे में कर्मचारियों को उत्साहित रखें।

पुनर्संगठित प्रक्रिया के लिए परिवर्तन प्रबंधन योजना तैयार करना डिजाइनिंग चरण को पूरा करता है। अगला चरण कार्यान्वयन चरण है।

चरण 3 - चरण 6: "ट्रायल रन" आधार पर लागू:

"ट्रायल रन" यह निर्धारित करेगा कि टीम को अपनी प्रक्रिया के पुनरुत्थान के प्रयास के साथ आगे बढ़ने की अनुमति दी जानी चाहिए या नहीं। भले ही "ट्रायल रन" में छह महीने लग सकते हैं, यह कार्यान्वयन के चरण में एक महत्वपूर्ण कदम है।

इस कदम में दो गतिविधियाँ शामिल हैं:

(ए) यह सुनिश्चित करने के लिए पायलट परीक्षण का आयोजन करना कि प्रस्तावित बदलाव नाटकीय रूप से प्रक्रिया में सुधार करेंगे।

(b) परिणामों का आकलन करना और फ्लो चार्ट में आवश्यक समायोजन करना।

चरण 3 - चरण 7: पुनर्रचना प्रक्रिया को मानकीकृत करें:

मानकीकरण का अर्थ है कि नई प्रक्रिया फर्म के भीतर एक स्वीकृत और स्थापित प्रक्रिया बन जाती है। नई प्रक्रिया को प्रलेखित किया जा सकता है और नए दिशानिर्देश लिखे गए हैं। साथ ही नई प्रक्रिया को नई प्रक्रिया को सही ढंग से दर्शाने के लिए संशोधित किया जाता है और नए नौकरी विवरण की प्रतियां कर्मचारियों को वितरित की जाती हैं। कर्मचारियों को भाग लेने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। ग्राहक - सर्वेक्षण डेटा को सभी कर्मचारियों के साथ साझा किया जाता है और प्रक्रिया-पुनर्रचना के प्रयास को ग्राहक पर केंद्रित रखा जाता है।

चरण 3 - चरण 8: एक चालू आधार पर प्रक्रिया प्रदर्शन का मूल्यांकन करें:

जैसा कि कार्यान्वयन आगे बढ़ता है, टीम को डेटा इकट्ठा करने और मूल्यांकन करने की आवश्यकता होती है। माप के परिणामों को नई प्रक्रिया के लिए टीम के लक्ष्यों की ओर आंदोलन का संकेत देना चाहिए। टीम की प्रगति की सीमा निर्धारित करने के लिए प्रक्रिया के प्रदर्शन का मूल्यांकन निरंतर आधार पर किया जाना चाहिए।

कार्यान्वयन चरण के इस चरण में टीम को नियमित बैठकें करने और प्रगति का जश्न मनाने की आवश्यकता होती है।

कार्यान्वयन शुरू होते ही या फिर इसके खत्म होने के बाद भी प्रक्रिया की पुनर्रचना करने वाली टीम को भंग नहीं करना चाहिए। बैठकें जारी रहनी चाहिए क्योंकि टीम को प्रगति का मूल्यांकन करना होगा और किसी भी समस्या का समाधान करना होगा जो उत्पन्न हो सकती है।

प्रगति का मूल्यांकन करने के लिए, टीम को माप डेटा का विश्लेषण करना चाहिए। एक अवधि डेटा को दूसरे से तुलना करने के लिए "रन चार्ट" जैसे उपकरणों का उपयोग टीम को यह सत्यापित करने में मदद करता है कि क्या इंजीनियर की प्रक्रिया में प्रदर्शन में सुधार हुआ है और यदि ऐसा है तो कितना।

किसी भी समस्याओं पर चर्चा के लिए टीम को बैठकों का उपयोग करना चाहिए। टीम के सदस्यों को कर्मचारियों के साथ समस्याओं पर चर्चा करने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए। प्रक्रिया के पुनरुद्धार के प्रयास के आधार पर, टीम काफी समय के लिए मिल सकती है (दो साल असामान्य नहीं है)। कुछ समय बाद टीम को लग सकता है कि प्रक्रिया का मूल्यांकन किया जा सकता है और प्रक्रिया मालिकों द्वारा लगातार सुधार किया जा सकता है। जब नई प्रक्रिया को मजबूती से स्थापित किया जाता है तो संगठन ने नाटकीय सुधार के अपने लक्ष्यों को प्राप्त कर लिया है, फिर से संगठित करने वाली टीम और उसके नेता को और अधिक प्रभावी उपयोग के लिए स्थानांतरित किया जा सकता है। यह जानते हुए कि विघटित करने की प्रक्रिया प्रभावी प्रक्रिया के लिए भी महत्वपूर्ण है।

एक सफल प्रक्रिया-पुनर्संरचना का प्रयास प्रशंसा का पात्र है। मौलिक सुधार की दिशा में क्वांटम लीप प्राप्त करने में भाग लेने वाले सभी व्यक्तियों को पुरस्कृत किया जाना चाहिए। एक औपचारिक उत्सव या अनौपचारिक रूप से विजेताओं को पहचानना वांछित है।

कार्यान्वयन चरण प्राणपोषक और थकाऊ दोनों है। इसमें समय लगता है लेकिन यह संगठन में नया जीवन ला सकता है जो संगठन की प्रतिस्पर्धा को बढ़ाएगा।