क्यों योजना एक महत्वपूर्ण प्रबंधकीय समारोह के रूप में माना जाता है? (कारण)

हालांकि नियोजन संगठनात्मक उद्देश्यों में सफलता की गारंटी नहीं देता है, लेकिन इस बात के सबूत हैं कि औपचारिक योजना बनाने वाली कंपनियों ने लगातार बिना किसी या सीमित औपचारिक योजना के साथ बेहतर प्रदर्शन किया और समय के साथ अपने स्वयं के प्रदर्शन में सुधार किया। किसी संगठन के लिए पूरी तरह से भाग्य या परिस्थितियों द्वारा सफल होना बहुत दुर्लभ है।

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नियोजन को एक महत्वपूर्ण प्रबंधकीय कार्य क्यों माना जाता है, इसके कुछ कारण नीचे दिए गए हैं:

1. आधुनिक व्यवसाय में योजना आवश्यक है:

तेजी से तकनीकी परिवर्तन, उपभोक्ता प्राथमिकताओं में गतिशील परिवर्तन और बढ़ती प्रतिस्पर्धा के साथ आधुनिक व्यवसाय की बढ़ती जटिलता न केवल वर्तमान परिवेश में बल्कि भविष्य के वातावरण में भी व्यवस्थित संचालन की आवश्यकता है। चूंकि नियोजन भविष्य के दृष्टिकोण को लेता है, यह भविष्य के संभावित विकास को ध्यान में रखता है।

2. नियोजन प्रदर्शन को प्रभावित करता है:

कई अनुभवजन्य अध्ययन संगठनात्मक सफलता के औपचारिक योजना का कार्य होने के प्रमाण प्रदान करते हैं, सफलता को निवेश, बिक्री की मात्रा और प्रति शेयर आय में वृद्धि और इतने पर जैसे कारकों द्वारा मापा जाता है।

विभिन्न औद्योगिक उत्पादों में मशीनरी, स्टील, तेल, रसायन और दवाओं के रूप में छत्तीस फर्मों की जांच से पता चला है कि औपचारिक नियोजन में लगी कंपनियों ने लगातार बिना किसी औपचारिक योजना के उन लोगों से बेहतर प्रदर्शन किया।

3. नियोजन उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करता है:

औपचारिक नियोजन की प्रभावशीलता मुख्य रूप से उद्देश्यों की स्पष्टता और विशिष्टता पर आधारित है। उद्देश्य एक दिशा प्रदान करते हैं और सभी नियोजन निर्णय इन उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए निर्देशित होते हैं। योजनाएँ लगातार इन उद्देश्यों के महत्व को सुदृढ़ करके उन पर ध्यान केंद्रित करती हैं। यह प्रबंधकीय समय और प्रयासों की अधिकतम उपयोगिता सुनिश्चित करता है।

4. नियोजन समस्याओं और अनिश्चितताओं की आशंका करता है:

किसी भी औपचारिक नियोजन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण पहलू भविष्य में यथासंभव सटीक पूर्वानुमान के उद्देश्य से प्रासंगिक जानकारी का संग्रह है। यह अगुणित निर्णयों की संभावना को कम करेगा।

चूंकि संगठन की भविष्य की जरूरतों को अग्रिम में अनुमानित किया गया है, संसाधनों के उचित अधिग्रहण और आवंटन की योजना बनाई जा सकती है, इस प्रकार अपव्यय को कम करना और इन संसाधनों की इष्टतम उपयोगिता सुनिश्चित करना है।

5. नियोजन नियंत्रण की सुविधा के लिए आवश्यक है:

नियंत्रित करने में स्थापित मानकों के खिलाफ वास्तविक संचालन का निरंतर विश्लेषण और माप शामिल है। इन मानकों को उद्देश्यों की रोशनी में निर्धारित किया जाता है। संचालन की आवधिक समीक्षा यह निर्धारित कर सकती है कि क्या योजनाएं सही तरीके से कार्यान्वित की जा रही हैं। अच्छी तरह से विकसित योजनाएं दो तरीकों से नियंत्रण की प्रक्रिया में सहायता कर सकती हैं।

सबसे पहले, नियोजन प्रक्रिया अपेक्षित प्रदर्शन से संभावित विचलन की अग्रिम चेतावनी की एक प्रणाली स्थापित करती है। उत्पादन, बिक्री, लाभ और इतने पर विचलन आवधिक जांच के दौरान प्रकाश में आ सकते हैं और इसलिए किसी भी नुकसान को पूरा करने से पहले उपचारात्मक कार्रवाई की जा सकती है।

नियंत्रण प्रक्रिया में नियोजन का दूसरा योगदान यह है कि यह मात्रात्मक डेटा प्रदान करता है जो मात्रात्मक शब्दों में वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करना आसान बनाता है, न केवल संगठन की अपेक्षाओं के साथ, बल्कि उद्योग के आँकड़ों या बाज़ार पूर्वानुमानों के साथ भी।

6. योजना निर्णय लेने की प्रक्रिया में मदद करती है:

चूंकि नियोजन संगठनात्मक उद्देश्यों को पूरा करने के लिए किए जाने वाले कार्यों और कदमों को निर्दिष्ट करता है, यह भविष्य की गतिविधियों के बारे में निर्णय लेने के आधार के रूप में कार्य करता है। यह उद्देश्यों, योजनाओं, नीतियों के बाद से प्रबंधकों को वर्तमान गतिविधियों के बारे में नियमित निर्णय लेने में मदद करता है; कार्यक्रम और इतने पर स्पष्ट रूप से निर्धारित कर रहे हैं।