योजना प्रक्रिया के दौरान किसी भी व्यावसायिक संगठन द्वारा उठाए जाने वाले कदम क्या हैं?
जब हम प्रबंधन प्रक्रिया के संदर्भ में योजना को देखते हैं, तो इसे गतिविधि कहा जाता है, यह प्रबंधन का एक हिस्सा है। लेकिन दूसरी ओर, जब इसे अलग से अध्ययन किया जाता है तो इसे एक प्रक्रिया कहा जाता है क्योंकि इसे पूरा करने के लिए एक के बाद एक कई चरणों को साफ करना पड़ता है।
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जहां तक नियोजन प्रक्रिया में शामिल किए गए कदमों की संख्या का संबंध है, यह संगठन के आकार पर निर्भर करता है। विभिन्न संगठनों में अलग-अलग नियोजन प्रक्रियाएं हो सकती हैं।
किसी समस्या को हल करने या कुछ लाभदायक स्थिति का लाभ उठाने के लिए योजना की आवश्यकता होती है। इस संदर्भ में, एक प्रबंधक उद्यमों की ताकत और कमजोरियों का विश्लेषण करता है। यह विश्लेषण उद्यम के आंतरिक और बाहरी वातावरण को ध्यान में रखता है।
उदाहरण के लिए, यदि सरकार कुछ ग्रामीण क्षेत्र के विकास के लिए एक कारखाना स्थापित करने की सोच रही है, तो एक बुद्धिमान प्रबंधक निश्चित रूप से इस स्थिति का लाभ उठाना चाहेगा। योजना इसी बिंदु से शुरू होती है। नियोजन प्रक्रिया के दौरान व्यावसायिक संगठनों में आम तौर पर निम्नलिखित कदम उठाए जाते हैं।
(1) सेटिंग उद्देश्य:
उद्देश्य वे अंतिम बिंदु हैं जिनकी प्राप्ति के लिए सभी कार्य किए जाते हैं। नियोजन प्रक्रिया में उद्देश्यों को सबसे पहले निर्धारित और परिभाषित किया जाता है ताकि संबंधित सभी कर्मचारियों को उनके बारे में सूचित किया जा सके कि वे अपना पूर्ण सहयोग प्राप्त कर सकें।
उद्देश्यों का अपना स्वयं का एक पदानुक्रम है, उदाहरण के लिए, संगठनात्मक उद्देश्य, विभागीय उद्देश्य और व्यक्तिगत उद्देश्य। वे एक ही श्रेणीबद्ध क्रम में निर्धारित और परिभाषित होते हैं।
उदाहरण के लिए, एक कंपनी अपनी बिक्री बढ़ाकर 2, 000 करोड़ करना चाहती है। (यह संगठनात्मक उद्देश्य है।) इस उद्देश्य को इस तरह से परिभाषित किया जा सकता है। मान लीजिए कि कंपनी के चार प्रमुख उत्पाद हैं और उनकी अपेक्षित बिक्री क्रमशः 1, 000 करोड़, 500 करोड़, 300 करोड़ और 200 करोड़ है। इस संदर्भ में विभिन्न विभागों के उद्देश्य निर्धारित किए जाएंगे।
उदाहरण के लिए, उत्पादन विभाग को प्रत्येक उत्पाद के उत्पादन की मात्रा का पता चल जाएगा। अंत में, विभिन्न विभागों के सभी कर्मचारियों को इसके बारे में बताया जाएगा और उनसे क्या उम्मीद की जाएगी।
(२) विकास करना:
नियोजन के आधार वे कारक / धारणाएँ हैं जो विभिन्न विकल्पों के संभावित परिणामों को प्रभावित करते हैं। किसी भी विकल्प के बारे में अंतिम निर्णय लेने से पहले इन धारणाओं का पूर्वानुमान लगाया जाता है। योजना की सफलता की दर पूर्वानुमान की सफलता की दर के प्रत्यक्ष अनुपात में होगी। नियोजन की धारणा / परिसर दो प्रकार के होते हैं:
(i) आंतरिक परिसर:
पूंजी, श्रम, कच्चा माल, मशीनरी आदि।
(ii) बाहरी परिसर:
सरकारी नीतियां, व्यावसायिक प्रतिस्पर्धा, ग्राहकों का स्वाद, ब्याज की दर, करों की दर आदि। उदाहरण के लिए, एक कंपनी अपने व्यवसाय का विस्तार करना चाहती है। इसका ग्रामीण क्षेत्र में कारखाना स्थापित करने का विकल्प है। इस मामले में इसका आंतरिक परिसर पूंजी, कच्चा माल और श्रम की उपलब्धता और बाहरी परिसर सरकार की औद्योगिक नीति हो सकती है।
प्रबंधक को इन सभी धारणाओं का पूर्वानुमान लगाना होगा। दूसरे शब्दों में, यह विचार करना होगा कि आवश्यक पूंजी, कच्चा माल और श्रम उपलब्ध हो जाएगा। यह भी पता लगाना आवश्यक होगा कि क्या सरकार की नीति ऐसे कारखाने की स्थापना का विरोध नहीं करेगी।
(3) कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रम की पहचान:
आम तौर पर, ऐसा कोई काम नहीं है जिसके पास करने का कोई वैकल्पिक तरीका नहीं है। संगठन के उद्देश्यों और नियोजन की सीमाओं के आधार पर, एक विशेष कार्य करने के वैकल्पिक पाठ्यक्रम की खोज की जा सकती है।
उदाहरण के लिए, यदि किसी संगठन के पास अपने व्यवसाय के विस्तार की वस्तु है, तो इसे कई तरीकों से किया जा सकता है जैसे: (i) मौजूदा व्यवसाय का विस्तार करके, उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी टीवी सेटों के विशेष आकार के उत्पादन में लगी है, तो यह हो सकता है। विभिन्न आकारों के टीवी सेट का उत्पादन शुरू करें; (ii) उत्पादन के अन्य क्षेत्र में प्रवेश करके, उदाहरण के लिए, एक टीवी कंपनी रेफ्रिजरेटर का उत्पादन शुरू कर सकती है; (iii) कुछ अन्य संगठन के सहयोग से प्रवेश करके और एक नया व्यवसाय शुरू करना; (iv) कुछ अन्य व्यावसायिक उद्यम, आदि पर अधिकार करके।
(4) वैकल्पिक पाठ्यक्रम का मूल्यांकन:
वे सभी वैकल्पिक पाठ्यक्रम जो न्यूनतम प्रारंभिक मानदंड की अपेक्षाओं पर खरे हैं, गहन अध्ययन के लिए चुने गए हैं। यह देखा जाएगा कि एक विशेष वैकल्पिक पाठ्यक्रम किस हद तक संगठन के उद्देश्यों की प्राप्ति में मदद कर सकता है।
हालाँकि, एक समस्या है जो इन वैकल्पिक पाठ्यक्रमों का विश्लेषण करते समय हमारा सामना करती है। हर वैकल्पिक पाठ्यक्रम की अपनी खूबियाँ और अवगुण होते हैं। उदाहरण के लिए, एक विशेष वैकल्पिक पाठ्यक्रम अत्यधिक लाभदायक हो सकता है लेकिन इसके लिए अधिक पूंजी के निवेश की आवश्यकता होती है और लाभ प्राप्त करने के लिए लंबी अवधि की अवधि होती है।
इसी तरह, एक अन्य वैकल्पिक कोर्स के लिए कम पूंजी निवेश की आवश्यकता होती है, लाभ प्राप्त करने के लिए एक छोटी अवधि की अवधि होती है लेकिन मुनाफा पर्याप्त नहीं होता है। ऐसी स्थिति में योजनाकारों को अलग-अलग वैकल्पिक पाठ्यक्रमों के मिश्रण द्वारा एक नया वैकल्पिक पाठ्यक्रम विकसित करना चाहिए।
(5) एक विकल्प का चयन:
विभिन्न विकल्पों के सावधानीपूर्वक विश्लेषण के बाद सर्वश्रेष्ठ को चुना जाता है। कभी-कभी विश्लेषण समान गुणों के साथ एक से अधिक वैकल्पिक पाठ्यक्रम देता है। भविष्य की अनिश्चितताओं को ध्यान में रखते हुए एक से अधिक अच्छे वैकल्पिक पाठ्यक्रम का चयन करना उचित है।
ऐसे विकल्पों में से एक को अपनाया जाता है और दूसरे को आरक्षित रखा जाता है। यदि भविष्य का पूर्वानुमान गलत साबित होता है और पहला वैकल्पिक पाठ्यक्रम विफल हो जाता है, तो रिजर्व को तुरंत ऑपरेशन में लाया जा सकता है और विफलता को रोका जा सकता है।
(६) योजना को लागू करना:
मुख्य योजना और सहायक योजनाओं को तय करने के बाद, उन्हें लागू किया जाना है। योजनाओं को लागू करने के बाद विभिन्न गतिविधियों का क्रम तय करना होगा। दूसरे शब्दों में, यह तय किया जाता है कि कोई विशेष काम कौन करेगा और किस समय किया जाएगा।
(7) कार्रवाई का पालन करें:
योजनाओं के कार्यान्वयन से नियोजन की प्रक्रिया समाप्त नहीं होती है। भविष्य के लिए योजनाएँ बनाई जाती हैं जो अनिश्चित होती हैं। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि अनिश्चित भविष्य में सफलता सुनिश्चित करने के लिए योजनाओं की निरंतर समीक्षा हो।
जिस क्षण में उन मान्यताओं में परिवर्तन दिखाई देता है जिन पर योजनाएं आधारित हैं; योजनाओं में भी इसी तरह के बदलाव होने चाहिए। इस तरह हम कह सकते हैं कि नियोजन एक निरंतर चलने वाली प्रक्रिया है।
