किसी कार्यालय में शीर्ष 10 भरने के सिद्धांत

यह लेख एक कार्यालय में अनुसरण किए जाने वाले शीर्ष दस भरने के सिद्धांतों पर प्रकाश डालता है। सिद्धांत हैं: 1. सादगी 2. उपयुक्तता 3. पहुँच 4. सेवाक्षमता 5. कॉम्पैक्टनेस 6. लचीलापन और अनुकूलनशीलता 7. अर्थव्यवस्था 8. प्रतिधारण 9. अप-टू-डेट 10. वर्गीकरण।

भरने का सिद्धांत # 1. सादगी:

प्रणाली का पालन किया, अपनाई गई प्रक्रिया और उपयोग किए जाने वाले उपकरण साधारण बुद्धि के आधार पर कर्मचारियों के किसी भी सदस्य द्वारा सरल और समझने योग्य होने चाहिए। बेशक, अधिकांश मामलों में कर्मचारियों को प्रशिक्षण प्रदान किया जाता है।

भरने का सिद्धांत # 2. उपयुक्तता:

प्रणाली और प्रक्रिया संगठन की गतिविधियों की प्रकृति के अनुकूल होनी चाहिए।

भरने का सिद्धांत # 3. पहुंच:

फाइलें इस तरह से स्थित होंगी कि वे सभी संबंधितों के लिए आसानी से सुलभ हों।

भरने का सिद्धांत # 4. सेवाक्षमता:

सिस्टम ऐसा होना चाहिए कि एक फ़ाइल जल्दी से स्थित हो, आसानी से संभाला जा सके, और जब भी आवश्यक हो भविष्य में उपलब्धता के लिए संरक्षित किया जा सके।

भरने का सिद्धांत # 5. कॉम्पैक्टनेस:

अनावश्यक रूप से बहुत सारे स्थान पर दाखिल उपकरणों द्वारा कब्जा नहीं किया जाएगा। उपकरणों के नए रूपों की खोज अधिक उपयोगिता के लिए की जा रही है लेकिन कम जगह घेर रहे हैं।

भरने का सिद्धांत # 6. लचीलापन और अनुकूलन क्षमता:

चिंता की बढ़ती गतिविधियों के साथ बड़ी संख्या में फ़ाइलों को समायोजित करने के लिए सिस्टम में विस्तार की गुंजाइश होनी चाहिए। यह फाइलिंग प्रक्रिया में बदलाव के अनुकूल हो सकता है, जैसे, वर्गीकरण की विधि में बदलाव।

भरने का सिद्धांत # 7. अर्थव्यवस्था:

जो भी व्यवस्था अपनाई जाती है, वह आर्थिक होनी चाहिए। सभी अनावश्यक खर्चों से बचना होगा। दाखिल करना एक नियमित काम है। यदि इसे महंगा किया जाता है तो स्थापना लागत में जबरदस्त वृद्धि होगी।

भरने का सिद्धांत # 8. अवधारण:

समय-समय पर अनावश्यक कागजात और दस्तावेजों को शुद्ध करना पड़ता है या अनावश्यक फाइलें नष्ट हो जाती हैं अन्यथा फाइलें अनावश्यक रूप से स्वैच्छिक हो जाएंगी, जगह घेर लेगी और महत्वपूर्ण नए कागजात को व्यवस्थित नहीं होने देगी।

भरने का सिद्धांत # 9. अप-टू-डेट:

बिना किसी देरी के कागजात को सम्मिलित करने के लिए बनाई जाने वाली फाइलें।

भरने का सिद्धांत # 10. वर्गीकरण:

फ़ाइलों को आसानी से वर्गीकृत किया जा सकता है और आसान हैंडलिंग के लिए क्रॉस संदर्भ के साथ अनुक्रमित किया जाना चाहिए।