टाइम बुकिंग: ऑब्जेक्ट, दस्तावेज़ और अन्य विवरण

समय की बुकिंग किसी कर्मचारी द्वारा कारखाने में उपस्थिति के दौरान उसके द्वारा किए गए विभिन्न कार्यों या कार्य आदेशों पर खर्च किए गए समय की रिकॉर्डिंग है।

टाइम बुकिंग की वस्तुएं:

समय बुकिंग की वस्तुएं हैं:

1. यह सुनिश्चित करने के लिए कि समय-समय के अनुसार भुगतान किया गया समय विभिन्न नौकरियों या वर्क ऑर्डर पर ठीक से उपयोग किया जाता है।

2. प्रत्येक व्यक्तिगत नौकरी या कार्य क्रम की श्रम लागत का पता लगाने के लिए।

3. जब ओवरहेड्स के आवंटन के लिए विधि विभिन्न नौकरियों पर खर्च किए गए समय पर निर्भर करती है, तो विभिन्न नौकरियों या कार्य आदेशों पर ओवरहेड खर्चों के मूल्यांकन के लिए एक आधार प्रदान करने के लिए।

4. अनुत्पादक समय या निष्क्रिय समय का पता लगाने के लिए ताकि इसे सीमित रखने के प्रयास किए जा सकें।

5. वेतन भुगतान की प्रोत्साहन योजनाओं के तहत देय बोनस, नौकरी पूरा करने के लिए लिए गए समय पर निर्भर है, इसलिए किसी विशेष कार्य को पूरा करने के लिए लिया गया समय जानना आवश्यक है।

6. श्रमिकों की दक्षता जानने के लिए, किसी विशेष कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक समय के साथ वास्तविक समय की तुलना करना आवश्यक है।

समय बुकिंग के दस्तावेज:

निम्नलिखित दस्तावेजों को आमतौर पर समय बुकिंग के लिए उपयोग किया जाता है:

(i) दैनिक समय पत्रक,

(ii) साप्ताहिक समय पत्रक,

(iii) जॉब टिकट या जॉब कार्ड।

(i) दैनिक समय पत्रक:

प्रत्येक कार्यकर्ता को एक दैनिक समय पत्रक दिया जाता है जिसमें वह प्रत्येक कार्य या कार्य क्रम पर बिताए गए अपने समय के विवरण को रिकॉर्ड करता है। यह शीट एक कार्यकर्ता द्वारा विभिन्न नौकरियों पर किए गए कार्य का एक दैनिक रिकॉर्ड है। इन शीटों का उपयोग छोटे संगठनों में किया जाता है जो कार्ड टाइम रिकॉर्डर का खर्च वहन नहीं कर सकते। कार्यकर्ता हर दिन शीट (उसे दिया जाता है) पूरा करता है और शीट की शुद्धता सुनिश्चित करने के लिए इसे फोरमैन को हस्ताक्षर के लिए देता है।

इस शीट का नमूना नीचे दिया गया है:

(ii) साप्ताहिक समय पत्रक:

ये पत्रक एक सप्ताह के लिए एक ही दिन के लिए दैनिक समय पत्रक के रूप में एक ही विवरण रिकॉर्ड करते हैं। ये पत्रक दैनिक समय पत्रक पर एक सुधार हैं क्योंकि तैयार किए जाने वाले दस्तावेजों की संख्या काफी कम हो जाती है। दूसरी ओर, इन चादरों के खो जाने या कटे-फटे होने की संभावना है क्योंकि वे लगातार एक सप्ताह की लंबी अवधि के लिए श्रमिकों के हाथों में छोड़ दिए जाते हैं।

साप्ताहिक शीट्स की इस खामी को हटाया जा सकता है यदि उन्हें एक विभागीय क्लर्क के साथ रखा जाता है और शीटों के बजाय कार्डों पर मुद्रित किया जाता है। ये पत्रक श्रमिकों या फोरमैन या विभागीय क्लर्क द्वारा भरे जा सकते हैं। विभागीय क्लर्क द्वारा इन चादरों को भर दिया जाए तो बेहतर है ताकि कार्यकर्ता द्वारा गलत रिकॉर्डिंग न की जाए और हो सकता है कि फोरमैन इन चादरों को भरने में अपना कीमती समय बर्बाद न करें।

साप्ताहिक टाइम शीट का नमूना नीचे दिया जा सकता है:

(iii) जॉब कार्ड:

एक नौकरी कार्ड का उपयोग प्रत्येक काम पर एक कार्यकर्ता द्वारा बिताए समय पर कड़ी निगरानी रखने के लिए किया जाता है ताकि नौकरी की श्रम लागत का आसानी से पता लगाया जा सके।

चार प्रकार के जॉब कार्ड आमतौर पर उपयोग किए जाते हैं:

1. संयुक्त समय और नौकरी कार्ड:

इस तरह के कार्ड छोटे संगठनों में उपयोगी होते हैं, जहां श्रमिकों की संख्या कम होती है और श्रमिक एक ही काम पर पूरे दिन काम करता है। छोटे संगठन में, एक कार्यकर्ता के आगमन और प्रस्थान को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता नहीं होती है, और उसके द्वारा अलग-अलग नौकरियों पर बिताए गए समय। केवल संयुक्त समय और जॉब कार्ड समय कीपिंग और टाइम बुकिंग के उद्देश्य को पूरा कर सकते हैं।

संयुक्त समय और जॉब कार्ड का नमूना नीचे दिया गया है:

2. प्रत्येक श्रमिक के लिए जॉब कार्ड:

इस जॉब कार्ड (एक नमूना नीचे दिया गया है) को विभाग में रखा गया है और यह पता करने के लिए कि टाइम कार्ड के अलावा श्रमिक के समय को विभिन्न नौकरियों पर कैसे खर्च किया जाता है।

टाइम कार्ड द्वारा दिखाए गए समय और नौकरियों के खिलाफ बुक किए गए समय के बीच एक सामंजस्य संभव है। प्रत्येक कार्यकर्ता को प्रत्येक सप्ताह की शुरुआत में एक जॉब कार्ड दिया जाता है और इस कार्ड में सप्ताह के दौरान विभिन्न नौकरियों पर कार्यकर्ता द्वारा खर्च किए गए समय को नोट किया जाता है।

इस कार्ड का नमूना इस प्रकार है:

3. प्रत्येक कार्य के लिए जॉब कार्ड:

ऊपर वर्णित दो प्रकार के जॉब कार्ड प्रत्येक कार्यकर्ता को जारी किए जाते हैं और सप्ताह के दौरान विभिन्न नौकरियों पर खर्च किए गए समय का विश्लेषण दिखाया जाता है। लेकिन अगर उद्देश्य एक नज़र में एक नौकरी की कुल श्रम लागत को जानना है, तो प्रत्येक नौकरी के लिए एक जॉब कार्ड जारी किया जाना चाहिए और प्रत्येक कार्यकर्ता के लिए नहीं।

यह एक ऐसा कार्ड है, जिसमें काम करने वाले से लेकर काम करने वाले तक का सफर तय किया जाता है और प्रत्येक कार्यकर्ता उस पर समय बिताता है। यह जॉब कार्ड उन संगठनों में उपयोगी है जहां नौकरियों की संख्या बहुत बड़ी है और प्रत्येक नौकरी विभिन्न ग्रेड के विभिन्न श्रमिकों से गुजरती है।

इस प्रकार के जॉब कार्ड का सबसे महत्वपूर्ण लाभ यह है कि लागत उद्देश्यों के लिए जॉब कार्ड के अलग-अलग एब्सट्रैक्ट तैयार करने की कोई आवश्यकता नहीं होती है और जॉब की श्रम लागत को एक नज़र में जाना जा सकता है।

इस कार्ड का निर्णय नीचे दिया गया है:

4. टुकड़ा काम कार्ड:

एक कारखाने में जहां श्रमिकों को भुगतान के आधार पर भुगतान किया जाता है, प्रत्येक श्रमिक को एक टुकड़ा कार्य कार्ड (नीचे दिया गया एक नमूना) जारी किया जाता है। टुकड़ा आधार के मामले में काम की मात्रा महत्वपूर्ण है और श्रमिकों द्वारा खर्च किया गया समय महत्वपूर्ण नहीं है, लेकिन फिर भी इन जॉब कार्डों के लिए समय स्तंभ प्रदान किया जाता है, क्योंकि अप्रत्यक्ष खर्च उनके पूरा होने में लगने वाले समय के आधार पर नौकरियों के लिए संलग्न हैं।

टाइम बुक (या टाइम बुकिंग) के साथ गेट टाइम (या टाइम-कीपिंग) का सामंजस्य।

विभिन्न नौकरियों या वर्क ऑर्डर के लिए बुक किए गए समय को गेट टाइम से सहमत होना चाहिए। लेकिन आमतौर पर ऐसा कई कारणों से नहीं होता है। उदाहरण के लिए, कारखाने के गेट से उस विभाग में जाने में लगने वाला समय, जिसमें कर्मचारी लगे होते हैं, सामग्री, उपकरण और निर्देशों के इंतजार में समय नष्ट हो जाता है, मशीनरी या बिजली के टूटने के कारण समय नष्ट असफलता, आदि।

इसलिए, बेकार समय को रिकॉर्ड करने के लिए आइडल टाइम कार्ड तैयार किया जाना चाहिए। टाइम कार्ड द्वारा दिखाया गया समय जॉब कार्ड और निष्क्रिय समय कार्ड में दिखाए गए समय से सहमत होगा।

निष्क्रिय समय कार्ड उन कारणों पर प्रकाश डालेगा जो निष्क्रिय समय के लिए जिम्मेदार हैं, जिसके दौरान श्रमिकों ने कोई काम नहीं किया था, हालांकि वे कारखाने में मौजूद थे। प्रक्रिया उद्योगों में, सामंजस्य की आवश्यकता उत्पन्न नहीं होती है क्योंकि जॉब कार्ड पर समय बुक करने की आवश्यकता नहीं होती है क्योंकि श्रमिक आमतौर पर पूरी अवधि में एक ही प्रक्रिया पर कार्यरत होते हैं। लंबे समय तक चलने वाली नौकरियों जैसे अनुबंध के निर्माण के मामले में जॉब कार्ड की आवश्यकता नहीं हो सकती है क्योंकि श्रमिक एक ही नौकरी पर लंबे समय तक लगे रहते हैं।

ऐसे मामलों में, केवल समय-कार्डिंग सिस्टम के तहत रखे गए समय कार्ड उद्देश्य की सेवा करेंगे; इसलिए सामंजस्य की कोई आवश्यकता नहीं है। लेकिन, हालांकि, निष्क्रिय समय कार्ड को निष्क्रिय समय के कारणों को जानने के लिए तैयार किया जाना चाहिए ताकि भविष्य में निष्क्रिय समय की घटना से बचने के लिए सुधारात्मक कार्रवाई की जा सके।

निष्क्रिय समय कार्ड का नमूना नीचे दिया गया है: