कार्यालय पर अध्ययन नोट्स: परिभाषा, सुविधाएँ और प्रकार

Office के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: 1. एक कार्यालय की परिभाषा 2. एक कार्यालय की विशेषताएं 3. प्रकार।

कार्यालय की परिभाषा:

शब्द 'कार्यालय', शब्दकोशों के अनुसार, इसका दोहरा अर्थ है:

(ए) कार्यालय का मतलब एक पद या जिम्मेदारी की स्थिति है। एक व्यक्ति लाभ का पद धारण कर सकता है जिसका अर्थ है कि वह एक ऐसे पद पर कार्यरत है जिसके लिए उसे कुछ पारिश्रमिक मिलता है।

(b) ऑफिस का मतलब ऐसी जगह है जहां एक विशेष प्रकार के व्यवसाय का लेन-देन किया जाता है या सेवा प्रदान की जाती है।

पहले अर्थ में एक सचिव के पास एक कार्यालय होता है और दूसरे अर्थ में एक सचिव को एक ऐसे स्थान की आवश्यकता होती है जहाँ वह अपने कार्य कर सके। हम इसके दूसरे अर्थ में कार्यालय में रुचि रखते हैं। यह एक कार्यालय को 'एक ऐसी जगह के रूप में परिभाषित करने के लिए पर्याप्त नहीं है जहां एक विशेष प्रकार के व्यवसाय का लेन-देन किया जाता है या एक सेवा की आपूर्ति की जाती है।'

वास्तविक अर्थों में, कार्यालय का मतलब एक ऐसी जगह है जहां किसी संगठन की गतिविधियों का समन्वय होता है। यह प्रशासन की एक सीट और संचार का केंद्र है।

हॉल के अनुसार, "कार्यालय किसी भी नाम के द्वारा लिपिक प्रकृति के काम के लिए निर्धारित किसी भी स्थान का वर्णन करता है, जिसे चाहे वह नाम कहा जा सकता है"। यह एक सामान्य दृष्टिकोण है कि एक कार्यालय एक ऐसी जगह है जहाँ लिपिकीय कार्य किया जाता है। प्रत्येक प्रकार के संगठन, चाहे वह व्यापार हो या गैर-व्यापार, लिपिकीय कार्य की आवश्यकता होती है और इसलिए उसे कार्यालय की आवश्यकता होती है।

इंग्लैंड में, 1963 के कार्यालय, दुकानें और रेलवे परिसर अधिनियम "एक इमारत या एक इमारत का एकमात्र या प्रमुख उपयोग जिसमें से एक कार्यालय या कार्यालय के प्रयोजनों के लिए है" के रूप में कार्यालय को परिभाषित करता है। डेनियर ने कार्यालय के उद्देश्यों को "प्रशासन के उद्देश्य, लिपिकीय कार्य, पैसे और टेलीफोन से निपटने और टेलीग्राफ के संचालन के रूप में वर्णित किया है।

पुस्तक-लेखन, छंटाई के कागजात, फाइलिंग, टाइपिंग, नकल, मशीन की गणना, ड्राइंग और प्रकाशन के लिए मामलों की संपादकीय तैयारी को कवर करने के लिए लिपिक कार्य की एक विस्तारित परिभाषा दी गई है। यह विवरण अलग-अलग गतिविधियों में लाया जा रहा है जो एक कार्यालय में किए जाते हैं।

एक कार्यालय की विशेषताएं:

परिभाषा से यह समझा जाता है कि:

(ए) कार्यालय एक जगह है,

(b) विभिन्न गतिविधियाँ वहाँ की जाती हैं और

(c) गतिविधियाँ दो प्रकार की होती हैं, प्रशासनिक और लिपिक।

यह स्पष्ट है कि कुछ लोग होंगे जो गतिविधियाँ करेंगे और सचिव उनमें से प्रमुख हैं।

एक कार्यालय को एक संगठन के रूप में वर्णित किया जाता है और इसमें एक संगठन की सभी विशेषताएं होती हैं। कार्यालय एक व्यापार या गैर-व्यापारिक चिंता के लिए हो सकता है। यह बड़े या छोटे आकार का हो सकता है।

एक कार्यालय के प्रकार:

सभी प्रकार के कार्यालय की सामान्य विशेषताएं हैं:

(1) स्थान:

एक कार्यालय में एक निश्चित और उपयुक्त स्थान होना चाहिए। कार्यालय के स्थल के स्थान का चयन करने से पहले विभिन्न कारकों पर विचार किया जाना चाहिए।

(2) अंतरिक्ष या आवास:

एक कार्यालय को कुछ स्थान या आवास की आवश्यकता होती है जिसका उपयोग गतिविधियों को करने के लिए किया जाएगा। आवास का ले-आउट के साथ घनिष्ठ संबंध है।

(3) ले-आउट:

इसका मतलब है कि अंतरिक्ष के इष्टतम उपयोग के लिए एक योजना है ताकि काम के प्रवाह को बनाए रखा जा सके और काम का अधिकतम उत्पादन हो।

(4) काम करने की स्थिति:

कार्य की स्थिति कुशल कार्य के लिए उपयुक्त होनी चाहिए। काम करने की स्थिति का अर्थ है उचित प्रकाश व्यवस्था, वेंटिलेशन, स्वच्छता, आदि।

(5) उपकरण:

कार्यालय के काम के लिए विभिन्न प्रकार के उपकरण आवश्यक हैं। इनमें फर्नीचर, मशीन, उपकरण, स्टेशनरी आदि शामिल हैं। विभिन्न प्रकार के उपकरणों के लिए विभिन्न प्रकार के उपकरण आवश्यक हैं।

(6) तरीके:

प्रत्येक प्रकार की गतिविधि की अपनी प्रक्रिया या करने की सही विधि है। अगर सही तरीके का पालन नहीं किया गया तो काम का प्रवाह बाधित होगा। यह अधिक सच है जब लेखांकन किया जाता है या एक मशीन का उपयोग किया जाता है, आदि।

(7) कार्मिक:

एक कार्यालय में अच्छी तरह से चयनित, कुशल और प्रशिक्षित कर्मियों या कर्मचारी होने चाहिए जो गतिविधियों को करेंगे। सभी अच्छी विशेषताओं वाला एक कार्यालय अप्रभावी होगा यदि कुशल और अकुशल दोनों तरह के उचित कर्मी हों।

(8) विभाग:

एक कार्यालय में विभिन्न प्रकार की गतिविधियाँ की जानी हैं। सभी गतिविधियाँ समान लोगों द्वारा नहीं की जा सकती हैं। गतिविधियों को कार्यात्मक रूप से विभागों में वर्गीकृत किया जाना है। विभागों की संख्या कार्यालय के काम के आकार और प्रकृति पर निर्भर करती है।

(९) संगठन:

एक कार्यालय को स्वयं उचित कर्मियों के साथ संगठित होना पड़ता है, जिनके बीच एक औपचारिक पर्यवेक्षक या प्रमुख होता है। कार्यालय और कार्यालय के काम को ऊपर वर्णित सभी विभिन्न पहलुओं से अध्ययन करना होगा। बहुत कुछ संगठन के सचिव पर निर्भर करता है जो मुख्य कार्यालय कार्यकारी है।