दिनचर्या: अर्थ, लक्षण और महत्व
रूटीन के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें। के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ने के बाद: 1. रूटीन का अर्थ 2. एक रूटीन के लक्षण 3. एक रूटीन का महत्व 4. एक सचिव के कुछ विशिष्ट रूटीन नौकरियां।
रूटिन का अर्थ:
हर तरह के काम के लिए प्लानिंग जरूरी है। योजना का अर्थ है पूर्व-विचार।
योजना विश्लेषण:
क्या करना है?
क्यों किया जाए?
कैसे किया जाए?
किसके द्वारा किया जाना है?
कब किया जाए?
कहां किया जाए?
हर प्रश्न का उत्तर पहले प्राप्त करना होगा और फिर एक कार्रवाई का प्रयास करना होगा। योजना के बाद प्रक्रिया आती है।
हर काम करने की अपनी प्रक्रिया होती है। दिनचर्या एक नियमित प्रक्रिया है। शब्द "कोर्स" में कार्रवाई की श्रृंखला की भावना शामिल है। एक दिनचर्या, इसलिए, यह क्रियाओं की एक श्रृंखला है।
एक दिनचर्या के दो पहलू होते हैं:
(ए) कार्यवाहियाँ, प्राथमिकता के क्रम में एक के बाद एक
(बी) कार्रवाई के प्रत्येक के लिए एक समय कारक।
कई रूटीन एक प्रणाली बनाते हैं जो कुछ गतिविधि की कुल तस्वीर प्रदान करता है। यदि हम कार्यालय के किसी भी कार्य को देखते हैं तो हमें दोनों पहलू मिलते हैं। उदाहरण के लिए, इनकमिंग मेल को हैंडल करना। घटक क्रियाएँ हैं: मेल प्राप्त करना, उन्हें खोलना, सामग्री की छानबीन करना, दिनांक लगाना, छांटना, वितरण करना और ट्रैक रखना।
प्रत्येक चरण की अपनी विधि होती है और यदि विधि सही है तो उपभोग किया गया समय न्यूनतम हो जाता है। यह दिनचर्या पत्राचार की कुल प्रणाली का एक हिस्सा है। न केवल एक काम बस किया जाना है, इसे सही ढंग से, समय पर और कुशलता से किया जाना है। उचित दिनचर्या होने पर यह संभव है। एक कार्यालय में जहां काम करने की स्थिति अनुकूल होती है, उपकरण उपलब्ध होते हैं, पर्यवेक्षण और नियंत्रण मौजूद होता है और सही कर्मियों को नियुक्त किया जाता है, एक दिनचर्या प्रभावी हो जाती है। कार्यालय में प्रत्येक कार्य के लिए एक रूटीन तैयार करना कार्यालय संगठन का एक कार्य है।
एक रूटीन के लक्षण:
(1) एक नियमित कार्य में कई या कई चरणों की श्रृंखला होती है। एक बार एक कदम ज्ञात होने के बाद, उसे हर समय और हर व्यक्ति द्वारा उस कार्य को उसी तरीके से दोहराया जाना चाहिए।
(२) एक दिनचर्या तैयार या तैयार करनी होती है। एक नया कार्यालय स्थापित होने पर दिनचर्या तैयार करने में अधिक समय लगता है। अन्य समान संगठनों के अनुभव का बहुत महत्व है।
(३) एक दिनचर्या का एक उद्देश्य होता है और प्रत्येक कदम उस उद्देश्य की पूर्ति में योगदान देगा।
(४) सभी चरणों में सहसंबंध और निश्चित समय क्रम होना चाहिए।
(५) काम का दोहराव नहीं होगा और न ही ओवरलैपिंग या गैप होगा।
(६) नियम को नियमित करने के लिए तैयार किया जाना चाहिए।
एक रूटीन का महत्व:
ऑफिस की दिनचर्या का महत्व बहुत अच्छा है।
यदि एक दिनचर्या ठीक से तैयार की जाती है और उसका पालन किया जाता है, तो निम्नलिखित फायदे मिलते हैं:
(1) प्रदर्शन एक निश्चित मानक के अनुसार है:
मानक के चार पहलू हैं:
(ए) मात्रा - काम की कुछ वांछनीय गुणवत्ता का प्रदर्शन किया जाना है,
(बी) गुणवत्ता-प्रदर्शन में अपेक्षित गुणवत्ता होनी चाहिए,
(ग) समय-प्रदर्शन कुछ निर्धारित समय में होना चाहिए,
(घ) लागत - लागत लाभ से अधिक नहीं होगी।
(2) बेहतर नियंत्रण है:
यदि कोई दिनचर्या है, तो पर्यवेक्षी कर्मचारियों के लिए नियंत्रण व्यायाम करना आसान है। एक पर्यवेक्षक को यह देखना होगा कि दिनचर्या का पालन किया जा रहा है या नहीं।
(3) काम का बेहतर प्रवाह:
कुशल कार्यालय प्रशासन का मतलब है कि काम का अधिकतम प्रवाह और अधिकतम उत्पादन। अगर हर कोई दिनचर्या का पालन करता है, तो काम का बेहतर प्रवाह होगा, बशर्ते रास्ते में कोई बाधा या रुकावट न हो (नीचे देखें)।
कैसे रूटिन काम में बाधा है?
एक नियमित काम को पूरा करने की प्रक्रिया में चार तत्व हैं:
(ए) एक काम करने की विधि,
(ख) उपयोग किए जाने वाले उपकरण,
(ग) कार्मिक,
(d) काम करने की स्थिति।
यदि किसी एक तत्व में कोई भी दोष हो तो नियमित कार्य बाधित होता है।
निम्नलिखित तरीके से अवरोध या दोष उत्पन्न होते हैं:
(ए) किसी कार्य को करने की सबसे अच्छी विधि ज्ञात नहीं हो सकती है या कर्मियों को ज्ञात नहीं हो सकती है,
(b) नौकरी के लिए आवश्यक फॉर्म, स्टेशनरी, किसी मशीन या उपकरण आदि की कम आपूर्ति हो सकती है। मशीन क्रम से बाहर जा सकती है। मशीन के उचित रखरखाव की अनुपस्थिति हो सकती है। विशेष सामग्री 'या मशीन का एक अतिरिक्त भाग उपलब्ध नहीं है,
(c) उचित कर्मियों की कमी हो सकती है। दोष भर्ती प्रणाली में है। कर्मियों के प्रशिक्षण का अभाव हो सकता है। कार्मिक गंभीर या चौकस नहीं हो सकता है। वे अनियमित हो सकते हैं या गपशप के माध्यम से समय बर्बाद कर सकते हैं। यह अप्रत्यक्ष रूप से उचित पर्यवेक्षण और नियंत्रण की कमी का मतलब है,
(d) काम करने की स्थिति अनुकूल या काम के अनुकूल नहीं हो सकती है। प्रकाश की कमी, बिजली की विफलता, बाहर की गड़बड़ी आदि कुछ कारण हैं,
(e) दोषपूर्ण ले-आउट हो सकता है।
कैसे बाधाओं को काबू किया जा सकता है?
नियमित कार्य के सुचारू संचालन में आने वाली रुकावटों को उचित नियोजन और कार्यालय के काम के नियंत्रण से दूर किया जा सकता है। मुख्य कार्यकारी अधिकारी के रूप में इस संबंध में बड़ी जिम्मेदारियां हैं। इस उद्देश्य के लिए, विभिन्न प्रकार के 'रूटीन चार्ट' या 'फ्लो चार्ट' या 'ऑपरेशन चार्ट' तैयार किए जाते हैं। ये कुछ और नहीं बल्कि चित्र हैं जिनके द्वारा आसानी से समझा जा सकता है कि नौकरी करने के लिए क्रमिक रूप से क्या कदम उठाए जाने चाहिए।
इस तरह के चार्ट बनाने की अलग-अलग तकनीकें हैं जैसे making नेक चार्ट ’, 'आइसोमेट्रिक चार्ट’ आदि, मुख्य बात यह है कि कार्यालय के तरीकों पर गहन अध्ययन और शोध होगा। एक बड़ा संगठन ओ एंड एम अध्ययन के लिए एक अलग विभाग रख सकता है। ओ एंड एम का मतलब है संगठन और तरीके।
नौकरी का हर टुकड़ा कुछ क्रमिक चरणों से होकर गुजरता है और इन्हें फ्लो चार्ट में कुछ प्रतीकों द्वारा व्यक्त किया जाता है। उदाहरण के लिए:
हालांकि यह ध्यान रखना होगा कि हर तरह के काम को फिर से शुरू नहीं किया जा सकता है। रूटीन उन कार्यों के लिए तैयार किए जाते हैं जो दोहरावदार प्रकृति के होते हैं। आपातकालीन दिनचर्या के समय काम नहीं करता है।
एक सचिव के कुछ सामान्य कार्य:
कुछ सामान्य नियमित कार्य हैं जिन्हें एक सचिव को नियमित रूप से कार्यालय में करना होता है। इस तरह की नौकरियों, जैसा कि नीचे वर्णित है, आमतौर पर एक निजी सचिव या यहां तक कि कार्यालय सचिव द्वारा और सामान्य प्रकार के सचिव द्वारा नहीं किया जाता है। एक सचिव, हालांकि, इन कार्यों को अपने निजी सचिव या कार्यालय सचिव द्वारा करवा सकता है।
(ए) टेलीफोन या कॉल को संभालना :
आंतरिक और बाह्य संचार दोनों के लिए, कार्यालय में टेलीफोन का उपयोग एक सामान्य विशेषता है। एक बड़े कार्यालय के पास पीबीएक्स या पैक्स कनेक्शन या इंटर-कॉम द्वारा अपना स्वयं का आंतरिक टेलीफोन सिस्टम है। प्रणाली। आंतरिक टेलीफोन एक्सचेंज कीबोर्ड में एक ऑपरेटर होता है अगर मैनुअल एक्सचेंज सिस्टम होता है, जो स्विच-बोर्ड को संभालता है। यह पूरे ऑपरेशन का एक यांत्रिक हिस्सा है।
टेलीफोन को संभालने का अर्थ वास्तव में संपर्क स्थापित करना और वार्तालाप करना है। कई कॉल बाहर से आती हैं और बड़ी संख्या में कॉल बाहरी लोगों के लिए भी जाती हैं। एक ही समय में विभाग से विभाग के लिए बड़ी संख्या में आंतरिक कनेक्शन की आवश्यकता होती है। व्यस्त कार्यालय के लिए इस तरह के बाहरी और आंतरिक कनेक्शन के अधिकतम अवसर प्रदान करना एक जबरदस्त काम है।
कर्मचारियों के सदस्यों के इनकमिंग और आउटगोइंग व्यक्तिगत कॉल हैं। इन्हें कम से कम किया जाना चाहिए क्योंकि इससे आधिकारिक कॉल में बाधा आ सकती है। एक बड़े कार्यालय में कई बाहरी लाइनें हो सकती हैं और महत्वपूर्ण अधिकारियों के कक्षों से सीधी रेखाएं भी हो सकती हैं। एक विशेष लाइन है जो आपात स्थिति के लिए कार्यालयीन समय के बाद भी उपस्थित रहती है।
निजी सचिव के कर्तव्य:
एक निजी सचिव पहले अपने बॉस की ओर से टेलीफोन कॉल करता है। उसे टेलीफोन ऑपरेशन के बारे में पूरी जानकारी होनी चाहिए। उसे टेलीफोन विभाग द्वारा प्रदान की जाने वाली विभिन्न प्रकार की सेवाओं के साथ-साथ विभिन्न प्रकार के कॉल के लिए नियमों और प्रक्रिया को जानना चाहिए - स्थानीय, टोल, ट्रंक, फोनोग्राम, आदि। संगठन के अंदर प्रिंटर सेवा (टीपीएम या टेली-प्रिंटर संदेश)।
एक निजी सचिव को बॉस द्वारा भेजे गए संदेशों या संदेशों को रिकॉर्ड करने के लिए एक टेलीफोन बुक बनाए रखना होता है। टेलीफोन बुक। पार्टियों के पूर्ण विवरण के लिए कॉलम को किससे और किससे संदेश प्राप्त या भेजे गए हैं।
एक निजी सचिव को टेलीफोन पर बात करने की कला भी जाननी चाहिए। उनका दृष्टिकोण विनम्र होगा, उनकी आवाज़ स्पष्ट होगी और वे सभी शिष्टाचारों का पालन करेंगे, जैसे, शुरुआत में एक अच्छी सुबह या 'नमस्कार' या अंत में एक अलविदा या 'नमस्कार' की कामना।
उसे आने वाले या बाहर जाने वाले कई टेलीफोन कॉल का सामना करना पड़ सकता है, लेकिन वह परेशान या परेशान नहीं होगा। उसे महसूस करना चाहिए कि उसके व्यवहार का अंततः बॉस पर प्रभाव पड़ता है। एक निजी सचिव आमतौर पर उन टेलीफोन नंबरों की सूची तैयार रखता है जो उसके मालिक अक्सर कनेक्शन के लिए पूछते हैं।
(बी) कॉलर्स को संभालना :
एक सचिव एक संपर्क अधिकारी होता है और इसलिए बड़ी संख्या में लोग हर दिन उसे फोन करते हैं। एक बड़ा कार्यालय एक रिसेप्शनिस्ट रखता है जो पहले कॉल करने वालों को प्राप्त करता है और फिर उन्हें संबंधित विभागों या व्यक्तियों को भेजता है। कभी-कभी कार्यालय के अंदर कॉल करने की अनुमति देने से पहले विशेष अधिकारियों से अनुमति की आवश्यकता होती है। एक छोटे से कार्यालय में कॉल करने वाले सीधे सचिव से संपर्क कर सकते हैं। बड़ी कार्यकारी या निदेशक के पास आने वाले कॉल करने वालों को अपने निजी सचिव से संपर्क करना पड़ता है।
एक कार्यालय में हर दिन चार प्रकार के फोन आते हैं:
(१) जिनकी पिछली नियुक्तियाँ हैं। ऐसे कॉलर्स को संभालना मुश्किल नहीं है बशर्ते वे समय पर आएं। निजी सचिव बस उसे बॉस से मिलने की अनुमति देता है या यदि बॉस व्यस्त है तो उसे थोड़ा इंतजार करने का अनुरोध कर सकता है।
(२) जो बिना किसी पूर्व अपॉइंटमेंट के कॉल करते हैं। लेकिन अगर ऐसे व्यक्ति को कार्यालय जाना जाता है और यहां तक कि संगठन के लिए बहुत महत्व हो सकता है, तो उसका स्वागत है और सचिव बॉस के साथ संपर्क बनाने की कोशिश करता है।
(३) जो बार-बार आते हैं लेकिन कोई निश्चित व्यवसाय के लिए नहीं। उदाहरण के लिए, विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं से बिक्री प्रतिनिधि। सचिव बॉस द्वारा वांछित के रूप में उन्हें संभाल लेंगे। मार्गदर्शन के लिए सचिव अपने बॉस से फोन पर बात करेगा।
(४) अज्ञात व्यक्ति जो आकस्मिक रूप से या कुछ पूछताछ के लिए आते हैं। सचिव उन्हें व्यक्तिगत रूप से संभालेंगे और उनसे पिछली नियुक्ति के बाद आने का अनुरोध करेंगे। जो भी हो, कॉल करने वाले की प्रकृति हो सकती है और जो भी उसे संभालने की तकनीक हो सकती है, सचिव सभी बहुत विनम्र होंगे और आगंतुक की भावना को कभी चोट नहीं पहुंचाएंगे।
(ग) नियुक्ति करना :
एक निजी सचिव का एक और नियमित काम अपने बॉस और अन्य लोगों के बीच नियुक्ति करना है। दूसरों में दोनों बाहरी लोगों के साथ-साथ संगठन के सदस्य या कर्मचारी भी शामिल हैं। अपॉइंटमेंट फिर दो तरह के होते हैं — एक बाहरी व्यक्ति जो अपॉइंटमेंट लेना चाहता है या बॉस उसे बनाना चाहता है।
स्थानीय नियुक्तियों को टेलीफोन पर किया जाता है, लेकिन अन्य स्थानों के लोगों के लिए नियुक्ति आमतौर पर पत्राचार द्वारा या यहां तक कि टेलीफोन या टेलीएक्स पर भी तय की जाती है। सचिव को सभी नियुक्तियों के लिए एक डायरी रखनी होती है और उसे अपने बॉस को नियुक्तियों के बारे में याद दिलाना पड़ता है।
