इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को संभालने की प्रक्रिया
यह लेख इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को संभालने के लिए तीन मुख्य प्रक्रियाओं पर प्रकाश डालता है। प्रक्रियाएँ हैं: 1. पोस्ट बॉक्स 2. पोस्ट बैग 3. कूरियर सेवा प्रणाली।
प्रक्रिया # 1. पोस्ट बॉक्स:
प्रत्येक बड़ा डाकघर उपयोगकर्ताओं को किराए पर देने के लिए मानक आकार के ऐसे बक्से रखता है। कोई भी व्यक्ति या एसोसिएशन या कंपनी इस तरह के बॉक्स को किराए पर ले सकती है। इसका उद्देश्य यह है कि सभी अपंजीकृत, मानक आकार के पूरी तरह से प्री-पेड पोस्टल आर्टिकल जो हिरन को संबोधित हैं, उन्हें बॉक्स के अंदर रखा जाएगा।
हीर डाक के काम के घंटों के दौरान नियमित अंतराल पर बॉक्स से सीधे खुद या अपने एजेंट के माध्यम से डिलीवरी ले सकती है।
पोस्ट बॉक्स को किराए पर देने के नियम इस प्रकार हैं:
(ए) किराए पर लेने वाले को त्रैमासिक या वार्षिक आधार पर किराए का भुगतान करना पड़ता है और उसे एक जमा राशि रखनी होती है।
(b) पोस्ट ऑफिस एक कुंजी (जिसकी डुप्लिकेट पोस्ट ऑफिस द्वारा बरकरार रखी जाती है), एक टोकन नंबर और एक डिलीवरी टिकट होता है जो उस नंबर को देता है।
(ग) जब भी वह चाबी से बॉक्स खोलना चाहता है, तो उसे टिकट का उत्पादन करना होगा।
(d) जब हिरन द्वारा बॉक्स जारी किया जाता है तो चाबी और टिकट वापस करना पड़ता है।
(() किराया अग्रिम रूप से देय है और नवीकरण अवधि की समाप्ति से पहले किया जाना चाहिए।
(च) यदि समाप्ति की तारीख के 20 दिनों के भीतर नवीनीकरण नहीं किया जाता है, तो जमा धन जब्त कर लिया जाता है।
(छ) यात्री लघु डाक पते के रूप में टोकन नंबर का उपयोग कर सकता है।
लाभ:
(ए) डाक के माध्यम से डिलीवरी के सामान्य समय की तुलना में सुविधा के अनुसार और अधिक बार मेल प्राप्त किया जा सकता है।
(b) आबंटित टोकन संख्या को एक छोटे डाक पते के रूप में उपयोग किया जा सकता है जिसमें किसी प्रकार की गोपनीयता होती है।
(c) मेल के पारगमन में मिस-डिलीवरी या नुकसान होने की बहुत कम संभावना है जो पोस्टमैन के हाथों में असामान्य नहीं है।
नुकसान:
(ए) पंजीकृत या पूरी तरह से भुगतान किए गए डाक लेखों के मामले में कोई लाभ नहीं या जब वे गैर-मानक आकार के हों।
(b) एक अतिरिक्त व्यय है।
(c) लेखों की सुपुर्दगी के लिए एक विश्वसनीय व्यक्ति की आवश्यकता होती है। पोस्ट बैग का उपयोग इस नुकसान को दूर करता है।
प्रक्रिया # 2. पोस्ट बैग:
एक डाक बैग एक विशेष प्रकार का बैग होता है जो डाकघर से या डाकघर तक ले जाने के लिए एक बड़े डाकघर द्वारा किराए पर दिया जाता है। एक व्यक्ति या एक एसोसिएशन या एक कंपनी पोस्ट ऑफिस से किराए पर एक बैग ले सकती है।
पोस्ट ऑफिस में एकत्रित सभी आने वाले मेल को हीर को संबोधित किया जाता है और पोस्ट ऑफिस द्वारा पोस्ट बैग के अंदर रखा जाता है और लॉक किया जाता है। वितरण टिकट के उत्पादन पर बैग इकट्ठा करने के लिए हायरर या उसका एजेंट सहमत समय पर कार्यालय आता है। बैग को हीर के कार्यालय में ले जाया जाता है।
फिर से, हिरन सभी आउटगोइंग मेल को बैग के अंदर रखता है, उसे लॉक करता है और बैग को पोस्ट ऑफिस में पोस्ट करने के लिए ले जाता है। एक पोस्ट बॉक्स के साथ या बिना एक बैग हो सकता है। पोस्ट बैग को किराए पर लेने के नियम लगभग उसी तरह हैं जैसे पोस्ट बॉक्स के मामले में (ऊपर देखें)। डाकघर एक कुंजी और यात्री को डिलीवरी टिकट देता है। यहाँ एक शॉर्ट टोकन पते के रूप में इस्तेमाल किया जाने वाला कोई टोकन नंबर नहीं है।
लाभ:
(ए) डाक लेख सुरक्षित रूप से और पोस्ट ऑफिस के लिए ले जाया जा सकता है,
(b) पोस्ट बॉक्स के उपयोग के लिए यह एक अतिरिक्त लाभ है।
(c) बाहरी मेल के पारगमन के दौरान कोई ड्रॉपिंग नहीं है और लेखों पर तय चिपकने वाले डाक टिकटों को हटाया नहीं जा सकता है।
नुकसान:
(ए) इसका एक अतिरिक्त खर्च है,
(ख) डाकघर आने वाले मेल को समय के अंदर या पूर्ण रूप से बैग में नहीं रख सकता है।
प्रक्रिया # 3. कूरियर सेवा प्रणाली:
मूल रूप से कूरियर सेवा का अर्थ था बड़े संगठनों में अंतर-शाखा मैसेंजर सेवा। आजकल यह एक विशेष व्यवसाय बन गया है। निजी संदेशवाहकों को शुल्क के भुगतान पर अपने कर्मचारियों के रूप में व्यक्तिगत दूतों द्वारा व्यापारिक घरानों के मेलों को ले जाने की जिम्मेदारी होती है।
डाक सेवाओं में अनियमितताओं के कारण, कूरियर सेवा प्रणाली बहुत लोकप्रिय हो गई है। यहां तक कि सरकार डाक सेवाओं के 'निजीकरण' के बारे में सोच रही है।
