नौकरी के विवरण की रूपरेखा (आरेख के साथ)

नौकरी का विवरण: नौकरी की विशिष्टता, नौकरी के विवरण और प्रबंधन उपयोग में पारदर्शिता!

संकलित नौकरी की जानकारी नौकरी विवरण के लिए अनुवादित है। नौकरी का विवरण नौकरी के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों के रिकॉर्ड लिखे जाते हैं और वे नौकरी मूल्यांकन के लिए तथ्यात्मक आधार प्रदान करते हैं। नौकरी का विवरण मानक रूप में एक समान तरीके से दर्ज किया जाता है। नौकरी विवरण की तैयारी में कौशल लेखन की स्पष्ट आवश्यकता के लिए, कई संगठन प्रशिक्षित और पेशेवर नौकरी विश्लेषकों को यह कार्य सौंपते हैं।

हालांकि, यह, अपने आप में, दोष-कम नौकरी विवरणों की गारंटी नहीं दे सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक पेशेवर नौकरी विश्लेषक को विशिष्ट नौकरी ज्ञान नहीं हो सकता है। इसलिए, विश्लेषकों को उलझाने के बावजूद, नौकरियों के वैज्ञानिक विवरण के लिए इन-हाउस लोगों को शामिल करना हमेशा बेहतर होता है।

प्रारूप के संदर्भ में, नौकरी विवरण को पहले शीर्षक का उपयोग करके नौकरी का नाम देना चाहिए, जो असाइन किए गए कर्तव्यों का सटीक रूप से सारांश देता है। नौकरी का नामकरण करते समय, नौकरी परिवार पर विचार करना हमेशा बेहतर होता है। उदाहरण के लिए, एचआर मैनेजर को एचआर मैनेजर के रूप में नामित करने के बजाय, यदि 'ज्ञान प्रबंधक' शब्द का उपयोग किया जाता है, तो यह एक समकालीन या ट्रेंडी नौकरी का शीर्षक दे सकता है, लेकिन दूसरों के लिए (संगठन के सदस्यों सहित) यह एक मिथ्या नाम हो सकता है।

दूसरे, नौकरी का विवरण तब एकल रूप में दस्तावेज होना चाहिए जो सौंपे गए कर्तव्यों की एक सूची है। सूची में छोटे वाक्य या वाक्यांश होने चाहिए। नौकरी के कर्तव्यों को सूचीबद्ध करते समय क्या शामिल किया जाना है और कैसे लिखा जाना है यह स्थिति और विवरण के आधार पर उद्देश्य के स्तर पर निर्भर करेगा।

शीर्ष प्रबंधन स्तर के लिए, नौकरी का विवरण व्यावसायिक लक्ष्यों और उद्देश्यों का विवरण हो सकता है। लेकिन, ऑपरेशन स्तर पर, नौकरी का विवरण प्रदर्शन किए गए विशिष्ट कर्तव्यों की सूची, उपकरण के उपयोग और प्रक्रियाओं के बाद तक सीमित हो सकता है।

नौकरी विवरण जानकारी का व्यापक उपयोग और कार्यात्मक स्तर जितना अधिक होगा, नौकरी विवरण उतना ही लंबा होगा। परिचालन पदों के लिए, नौकरी विवरण एक पृष्ठ के बारे में हो सकता है, जबकि उच्च प्रबंधन के लिए यह कई पृष्ठों से चल सकता है।

1. नौकरी विनिर्देशों:

नौकरी असाइनमेंट से जुड़े कर्तव्यों के बारे में जानकारी प्रदान करने के अलावा, नौकरी का विवरण नौकरियों के बुनियादी विनिर्देशों को भी रेखांकित करता है। इस तरह की विशिष्टताओं में नौकरी करने के लिए आवश्यक शिक्षा या अनुभव और नौकरी के लिए एक विशेष ज्ञान और कौशल-सेट आवश्यक है। इसके अलावा, विनिर्देशन नरम कौशल जैसे कि अंतर-व्यक्तिगत कौशल, विश्लेषणात्मक क्षमता, समस्या को सुलझाने के कौशल या निर्णय लेने के कौशल आदि की पहचान करते हैं, जो सौंपे गए कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक हैं।

नौकरी की जानकारी को संसाधित करने के इस अभ्यास को विकासशील विनिर्देश के रूप में जाना जाता है। यह नौकरियों के मूल्यांकन में मदद करता है और साथ ही यह नौकरी की स्थिति के लिए आवश्यक विशेषताओं को परिभाषित करता है, जो भर्ती के लिए जाते समय आवश्यक होते हैं। इसलिए, नौकरी विनिर्देश उन सभी विशेषताओं को सूचीबद्ध करते हैं जैसे कि शिक्षा, अनुभव, आयु और शारीरिक फिटनेस के साथ-साथ नौकरी करने के लिए आवश्यक अन्य नरम कौशल।

इसके लिए विश्लेषक को विशेष कौशल रखने की भी आवश्यकता होती है, क्योंकि किसी भी निर्णय के लिए गलत व्यक्ति या तो नौकरी के लिए गलत व्यक्ति का चयन करता है या गलत तरीके से नौकरी का मूल्यांकन करता है, जो सीधे नौकरी के मूल्य निर्धारण के साथ जुड़ा होता है, उद्देश्य को हरा सकता है।

2. नौकरी के विवरण में पारदर्शिता:

आज के संगठन गतिशील हैं और हर समय और फिर पुनर्गठन की आवश्यकता होती है, जो नौकरियों के पुन: डिजाइन की भी आवश्यकता है। इसलिए, यह व्यापक रूप से माना जाता है कि कर्मचारियों को नौकरी का विवरण दिखाने से विवाद हो सकता है और भविष्य में कर्मचारी काम करने का विरोध कर सकते हैं जो विशेष रूप से उनके नौकरी विवरणों में सूचीबद्ध नहीं है।

हालाँकि, यदि नौकरी विवरण अच्छी तरह से विकसित हैं, तो उन्हें कर्मचारियों के साथ साझा करने में कुछ भी गलत नहीं है, क्योंकि इससे उन कर्तव्यों की सूची का पता चलता है जिनसे कर्मचारियों के प्रदर्शन की उम्मीद की जाती है। समस्या को खत्म करने के लिए, सूचीबद्ध कर्तव्यों और जिम्मेदारियों के अलावा, एक सर्व-समावेशी बयान, आपका श्रेष्ठ आपको समय-समय पर अन्य कार्यों को करने के लिए कह सकता है।

कर्मचारियों के साथ नौकरी का विवरण साझा करके, संगठन अपनी नौकरी मूल्यांकन प्रक्रिया को सहभागी बना सकते हैं और नौकरी मूल्यांकन परिणामों में किसी भी असंगति से बच सकते हैं। यह भी महत्वपूर्ण है, क्योंकि संगठन भी नौकरी के मूल्य निर्धारण पर कर्मचारी असंतोष का सामना करते हैं।

नौकरी विवरणों का संचार उसी की स्वीकृति को बढ़ाता है, क्योंकि कर्मचारी अपने कर्तव्यों और जिम्मेदारियों के बारे में किसी भी संदेह से नहीं बचे हैं। कर्मचारियों के साथ इस तरह का संचार एक चलने वाला अभ्यास होना चाहिए, ताकि कर्मचारियों को भी बदलाव होने की स्थिति में अपने बदले हुए कार्य कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को समझ सकें।

3. नौकरी विवरण का प्रबंधन उपयोग:

नौकरी का विवरण लोगों के माध्यम से चीजों को प्राप्त करने में मदद करता है और यह प्रबंधन को निम्नलिखित उद्देश्यों को पूरा करने में मदद करता है:

1. नौकरियों का कुशल संगठन

2. संगठन की उचित भर्ती या स्टाफिंग

3. लोगों को उनके कर्तव्यों और जिम्मेदारियों के बारे में बताकर और नौकरी के मानकों को निर्धारित करके नौकरियों को सौंपना

4. लोगों के प्रदर्शन की समीक्षा करना

5. मूल्यांकन और प्रशिक्षण के माध्यम से प्रदर्शन में सुधार

6. कर्मचारियों को पुरस्कृत करना

इसलिए, मुख्य प्रबंधन गतिविधियों में नौकरी का विवरण बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। हालांकि, प्रबंधक के लिए यह सुनिश्चित करना बहुत महत्वपूर्ण है कि नौकरी का विवरण सही है और जो भी काम सौंपा गया है वह आवश्यक है। उसे यह सुनिश्चित करना चाहिए कि केवल आवश्यक कार्यों को नौकरियों में बांटा गया है।

चूँकि नौकरी के विवरण में परस्पर संबंध होते हैं, इसलिए उसे भर्ती, प्रदर्शन मूल्यांकन, प्रशिक्षण की आवश्यकता, पदोन्नति स्थानांतरण, और स्थानांतरण निर्णयों के लिए इसे संरेखित करना होता है। कर्मचारियों के दृष्टिकोण से, यह कर्मचारियों को यह भी दिखाना चाहिए कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है और उन्हें सौंपा गया कार्य कैसे करना है।

नौकरी विवरण में निर्दिष्ट कर्तव्यों को सूचीबद्ध करके, एक प्रबंधक उचित प्रदर्शन मानकों का निर्धारण कर सकता है। इस तरह के प्रदर्शन मानकों की पहचान एक कर्मचारी के सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन के खिलाफ प्रदर्शन के बेंचमार्किंग की सुविधा प्रदान करती है। नौकरी विवरण भी उचित जनशक्ति उपयोग की सुविधा प्रदान करते हैं।

सूचीबद्ध कर्तव्यों की समय-समय पर समीक्षा करके, एक प्रबंधक यह पहचान सकता है कि कौन से काम समय लेने वाले हैं लेकिन कम कौशल-सेट की आवश्यकता होती है। वह तदनुसार ऐसे कर्मचारियों को कम वेतन वाले कर्मचारियों को फिर से नियुक्त कर सकता है। इसके अलावा, प्रबंधक कार्यभार के संदर्भ में नौकरियों का अध्ययन भी कर सकता है और आवश्यक घंटों का निर्धारण कर सकता है।

कम प्रौद्योगिकी और कम कौशल वाली नौकरियों के लिए, वह उप-ठेकेदारों को नौकरी को बंद करने के निर्णय पर विचार कर सकता है। इसलिए, एक संगठन में प्रभावी मानव संसाधन नियोजन (HRP) के लिए इसके जबरदस्त निहितार्थ हैं। हम इसे संगठन में कर्मचारी शक्ति के उचित अधिकार के लिए एक साधन भी कह सकते हैं।

अंत में, एक बुनियादी प्रबंधन उपकरण के रूप में नौकरी का विवरण, कार्य के दोहराव की पहचान करके, एक वैज्ञानिक कार्य प्रवाह का संकेत देकर, नौकरियों के बेहतर आवंटन का सुझाव देकर और संभावित नौकरी बाधाओं को इंगित करके परिचालन प्रक्रियाओं को भी प्रभावित करता है। चित्र 10.1 नौकरी विश्लेषण का एक केंद्रीय परिधीय संबंधपरक मॉडल दिखाता है।