कार्यालय संचालन: अर्थ, महत्व और वर्गीकरण

कार्यालय संचालन के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. कार्यालय संचालन का अर्थ 2. कार्यालय संचालन का महत्व 3. कार्यालय संचालन का वर्गीकरण।

कार्यालय संचालन का अर्थ:

एक कार्यालय प्रक्रिया में कई चरण या कार्य होते हैं और पूरी प्रक्रिया में सबसे छोटा कदम एक ऑपरेशन कहलाता है। 'ऑपरेशन ’का व्यावहारिक अर्थ है। वेबस्टर डिक्शनरी शब्द का अर्थ "एक व्यावहारिक कार्य या सिद्धांतों या प्रक्रियाओं के व्यावहारिक अनुप्रयोग को शामिल करने वाली चीज़ का प्रदर्शन या प्रदर्शन" देता है।

एक कार्यालय संचालन, इसलिए, कुछ कार्यालय प्रक्रिया के एक भाग के रूप में कुछ व्यावहारिक कार्य कर रहा है। कार्यालय संचालन को कार्यालय सेवाओं के रूप में भी जाना जाता है।

कार्यालय संचालन का महत्व:

एक समय में कोई भी कार्य अपनी समग्रता में नहीं किया जा सकता है। श्रम का विभाजन भी है और इसलिए एक व्यक्ति को पूरे काम को एकल-हाथ करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है। नौकरी का प्रत्येक भाग या प्रत्येक ऑपरेशन एक अलग व्यक्ति द्वारा किया जा सकता है। इसलिए, एक प्रक्रिया को पूरा करने के लिए क्या संचालन होना चाहिए, यह पहले पता लगाया जाना चाहिए और फिर कर्तव्यों का असाइनमेंट व्यावहारिक होगा।

ऑपरेशन करने की सबसे अच्छी विधि ज्ञात होनी चाहिए। कोई विधि सीखेगा और फिर ऑपरेशन का प्रयास करेगा। साइंटिफिक मैनेजमेंट के जनक टेलर ने जॉब स्टडी पर लिखा। प्रत्येक कार्य में प्रदर्शन का सबसे अच्छा तरीका होता है जिसे एक कार्यकर्ता को पता होना चाहिए।

उनके अनुयायी, गिलब्रेथ ने कहा कि प्रत्येक कार्य के अपने छोटे परिचालन भाग होते हैं जिन्हें 'थैबलिग्स' कहा जाता है और प्रत्येक छोटे भाग को करने की सर्वोत्तम विधि ज्ञात होनी चाहिए और फिर प्रदर्शन सर्वश्रेष्ठ होगा। (वास्तव में, 'थैलेब्लिग' गिल्बर्ट को उल्टे तरीके से फैलाने के अलावा और कुछ नहीं है। यह केवल एक आकर्षक नाम है और सही अर्थों में कोई शब्द नहीं है।) टेलर का विचार फैक्ट्री की नौकरियों से जुड़ा था, लेकिन यह ऑफिस ऑपरेशन पर भी लागू होता है।

कार्यालय संचालन का वर्गीकरण:

कार्यालय संचालन को विभिन्न तरीकों से वर्गीकृत किया जा सकता है। संचालन कुछ केंद्रीकृत या सामान्य सेवा के लिए हो सकता है, जैसे दाखिल करना या कुछ विकेंद्रीकृत या निजी सेवा जैसे लेखांकन। कुछ ऑपरेशनों को मैन्युअल रूप से चेक पर हस्ताक्षर करने की तरह करना पड़ता है और कुछ ऑपरेशन मशीनों के लिए उपयोग किया जा सकता है जैसे प्रतियों के साथ एक पत्र टाइप करना।

उच्च स्तर पर लोग कुछ ऑपरेशन करते हैं जैसे नियुक्ति पत्र पर हस्ताक्षर करना, जबकि निचले स्तर पर लोग कुछ ऑपरेशन करते हैं जैसे (प्रेषण मेल) परिचालन को मेल के संचालन की तरह नियमित किया जा सकता है। गैर-रूटीन किए गए ऑपरेशन भी हैं, जैसे भविष्य के लिए सरकारी अधिसूचना को संभालना। निधि नियम।

विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए विभिन्न प्रकार के कौशल की आवश्यकता होती है।

ग्रेड के अनुसार कुछ प्रकार के संचालन नीचे दिए गए हैं:

(1) डाटा प्रोसेसिंग:

इसके लिए अत्यधिक विशिष्ट कौशल और दीर्घकालिक प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। इसमें एक जटिल मशीन जैसे कंप्यूटर, कार्ड पंचिंग आदि के संचालन का ज्ञान शामिल है।

(2) पत्रों का प्रारूपण:

यह उच्च श्रेणी की नौकरी है। प्रशिक्षित और अनुभवी पत्राचार क्लर्क हैं जो पत्रों के प्रभावशाली और प्रभावी प्रारूपण कर सकते हैं। भाषा (अंग्रेजी) पर कमांड आवश्यक है।

(3) खाते की पुस्तकें रखना:

इसके लिए बहीखाता पद्धति का ज्ञान होना चाहिए जो एक कौशल है। बुक-कीपिंग से संबंधित कुछ शैक्षणिक योग्यता आवश्यक है।

(4) मेल की हैंडलिंग:

इस ऑपरेशन (या संचालन की श्रृंखला) को उच्च क्रम के किसी भी कौशल की आवश्यकता नहीं है। यह कमोबेश यांत्रिक है और केवल अभ्यास पर आधारित है।

(5) नकदी की हैंडलिंग:

यह एक सरल ऑपरेशन है जिसे सही अर्थों में किसी भी कौशल की आवश्यकता नहीं है। नोटों की तेजी से गिनती, हालांकि, एक कला है जिसमें कुछ तकनीक है। इसके लिए एक शांत स्वभाव और भरोसेमंदता की आवश्यकता होती है।