कार्यालय मैनुअल: अर्थ, महत्व और सामग्री

कार्यालय मैनुअल: अर्थ, महत्व और सामग्री!

अर्थ:

एक कार्यालय, जो हर तरह के संगठन के लिए आवश्यक है, एक ऐसी जगह है जहाँ संचार, कंप्यूटिंग और रिकॉर्डिंग जैसी गतिविधियों को किया जाता है। सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन के लिए प्रत्येक कार्य की अपनी विधि होती है और इसमें कर्मियों द्वारा और विभिन्न प्रकार के उपकरणों की सहायता से कई चरणों का पालन किया जाता है। 'मैनुअल' शब्द का मतलब है एक हैंडबुक जिसमें कुछ 'निर्धारित मूवमेंट' होते हैं। कोई भी व्यक्ति जो कुशलतापूर्वक नौकरी करना चाहता है, उसे अपने सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन के लिए आवश्यक कदम या निर्धारित आंदोलनों को जानना चाहिए।

एक कार्यालय मैनुअल एक तरह की हैंडबुक होती है जिसमें मानक प्रथाओं के साथ-साथ संगठनात्मक नीतियां होती हैं जो कार्यालय के लिए उन प्रथाओं को प्रभावी बनाती हैं। यह कर्मचारियों के सदस्यों के लिए एक गाइडबुक है। यह उन दिशानिर्देशों को निर्धारित करता है जिनके साथ नौकरियों का प्रदर्शन किया जाना है। यह जानकारी का एक निरंतर स्रोत है जिसके द्वारा कार्यालय कर्मियों को आसानी से और स्वचालित रूप से निर्देश दिया जाता है।

महत्त्व:

एक कार्यालय में विभिन्न प्रकार के काम किए जाते हैं। यह कार्यालय प्रबंधन की जिम्मेदारी है कि वह यह देखे कि कार्यालयीन समय के दौरान अधिकतम कार्य कुशलता के साथ किया जाता है। इसके लिए कार्यालय कर्मियों को निर्देश के साथ-साथ पर्यवेक्षण की भी आवश्यकता होती है। यह न तो वांछनीय है और न ही व्यावहारिक है कि हर कदम पर और हर समय निर्देश जारी किए जाएं।

ऑफिस के काम में रूटीन या प्रोग्राम्ड वर्क और नॉन-प्रोग्राम्ड दोनों तरह के काम होते हैं। यह काफी हद तक सही है कि गैर-प्रोग्राम किए गए काम के लिए विशिष्ट निर्देश जारी किए जाने चाहिए, लेकिन रूटीन या प्रोग्राम किए गए काम के लिए कुछ मानक अभ्यास का पालन करना होगा।

इस तरह के काम के लिए, मानक प्रथाओं के निर्देशों वाले एक कार्यालय मैनुअल तैयार किया जाता है और मैनुअल की एक प्रति एक गाइडबुक के रूप में कर्मचारियों के प्रत्येक सदस्य को सौंप दी जाती है। इस तरह के अभ्यास से समय की बचत तो होती ही है साथ ही हर तरह के अपव्यय से भी बचा जाता है। यह काम के निरंतर प्रवाह और अर्थव्यवस्था की ओर जाता है। कार्यालय मैनुअल का महत्व इसलिए बहुत अच्छा है। इसके अलावा, कार्यालय मैनुअल का महत्व अन्य पक्षों से भी महसूस किया जा सकता है।

सबसे पहले, जब भी किसी व्यक्ति को कुछ काम सौंपा जाता है, तो वह कार्यालय मैनुअल में दी गई नौकरी के विवरण के माध्यम से अपने अधिकार और जिम्मेदारी की प्रकृति को भी समझ सकता है।

दूसरे, यह एक स्वचालित जाँच प्रदान करता है। एक बार जब कोई व्यक्ति अपनी नौकरी को अच्छी तरह से जानता है, तो यह उसकी जिम्मेदारी बन जाती है कि वह पूरी तरह से काम करे। एक कार्यालय मैनुअल इसलिए आत्म-नियंत्रण सुनिश्चित करता है।

आमतौर पर, कार्यालय मैनुअल तैयार करने के लिए कार्यालय के विभिन्न कार्यात्मक विभागों के प्रमुखों के साथ एक समिति का गठन किया जाता है ताकि मैनुअल में वर्णित विभिन्न गतिविधियों के बीच एक परिपूर्ण समन्वय बना रहे। यह कहा जा सकता है कि एक कार्यालय नियमावली का महत्व और अधिक पुष्ट होता है क्योंकि यह समन्वय को बढ़ावा देता है।

सामग्री:

एक आधिकारिक मैनुअल में संगठन, कार्यस्थल (यानी, कार्यालय), काम और श्रमिकों के बारे में जानकारी शामिल है। इन सभी को व्यवस्थित रूप से और वर्गीकृत तरीके से उन्हें स्पष्ट रूप से समझने के लिए व्यवस्थित करना होगा।

व्यवस्था निम्नानुसार होगी:

(ए) संगठन के बारे में:

आम तौर पर, संगठन के संक्षिप्त विवरण के रूप में, एक पूरे के रूप में अपने मुख्य उद्देश्यों और व्यापक नीतियों के साथ प्रदान किया जाता है। इसके उत्पादों या सेवाओं के बारे में एक विस्तृत विवरण दिया जाना चाहिए क्योंकि बहुत कुछ उत्पादों या सेवाओं की प्रकृति पर निर्भर करता है। उनके माध्यम से जाने से हर कर्मचारी यह महसूस कर सकता है कि उसे पूरे ढांचे के भीतर क्या भूमिका निभानी है।

(बी) कार्यालय के बारे में :

एक कार्यालय का अपना स्थान, आवास, संगठनात्मक संरचना और अधिकार संबंध होता है। ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज विभाजनों के साथ संगठनात्मक संरचना एक आवश्यक विशेषता है, ऊर्ध्वाधर विभाजन प्राधिकरण स्तर के आधार पर हैं और क्षैतिज विभाजन कार्यात्मक या विभागीय हैं। इस तरह की संरचना कभी कठोर नहीं होगी लेकिन यह संगठन और उसके कार्यालय के विकास और विस्तार के साथ बदलती है। एक कार्यालय मैनुअल इसलिए बदलती परिस्थितियों के साथ संशोधनों के अधीन होगा।

यहां तक ​​कि कार्यालय के संपूर्ण रूप से ले-आउट को बेहतर आंतरिक संचार के लिए कर्मियों को अवगत कराया जाना चाहिए। एक कर्मचारी को कुछ सामान्य कार्यात्मक विभागों के स्थान के बारे में जानकारी होनी चाहिए जैसे कि नकद विभाग, प्रेषण विभाग, आदि और यहां तक ​​कि कैंटीन या मेडिकल रूम

(सी) कार्य के बारे में :

(1) मानक कार्य:

अधिकांश निर्देश या दिशानिर्देश मानक या नियमित कार्य से संबंधित हैं जिन्हें किसी भी परिस्थिति में आसानी से पालन किया जा सकता है। मानक कार्य मेल, फाइलिंग इत्यादि से निपटने के लिए आवश्यक है। मैनुअल का पालन करने के लिए कदम और इस उद्देश्य के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरण का संकेत होगा। यहां मशीनों और रूपों के उपयोग का महत्व है।

एक कर्मचारी को मशीनों और उपकरणों के बारे में पूरी जानकारी होनी चाहिए, यदि कोई हो, जिसका उपयोग उसके साथ-साथ उन रूपों के साथ किया जाए जो मशीनों के साथ निकटता से जुड़े हुए हैं। यह एक संगठन की सामान्य नीति की बात है कि क्या मशीनों और उपकरणों का उपयोग किया जाना चाहिए। एक बड़े कार्यालय में कार्यालय पद्धति और अभ्यास के सुधार के लिए एक अलग ओ एंड एम विभाग है। यदि ऐसा है, तो मैनुअल इंगित करेगा कि कोई भी नवाचारों का पालन किया जाना चाहिए कि स्थायी आदेश होगा।

(2) अमानक कार्य :

एन ऑफिस में गैर-मानक काम कम महत्वपूर्ण नहीं है, हालांकि आम या बार-बार अभ्यास नहीं किया जा सकता है, जैसे कि विदेशी पत्राचार का संचालन। जब तक यह आयात-निर्यात घर नहीं है, विदेशी पत्राचार आम नहीं है। इस तरह की स्थिति के तहत मैनुअल को यह सूचित करना चाहिए कि निर्देशों का पालन करने के लिए क्या कदम उठाए जाने चाहिए।

(डी) कर्मचारियों के बारे में:

मूल रूप से एक कार्यालय में दो तरह के लोग होते हैं- कार्यकारी और संचालक। पूर्व प्रकार का निर्णय लेने और निर्देशन में अधिक अधिकार होता है और साथ ही बाद वाले समूह की तुलना में नियंत्रित होता है। लेकिन प्रत्येक प्रकार के लिए नियम और विनियम हैं।

कार्यालय के नियमों से संबंधित हैं:

(ए) भर्ती का तरीका;

(बी) मुआवजे, प्रोत्साहन, फ्रिंज लाभ, पत्तियों आदि के संबंध में नियुक्ति के नियम और शर्तें;

(c) विभिन्न अनुलाभ, सुविधाएं, कल्याणकारी उपाय। आदि।;

(घ) कार्यालय समय और उपस्थिति; आदि।

कर्मचारियों के प्रत्येक सदस्य को इनसे अवगत होना चाहिए अन्यथा अनावश्यक जटिलताओं या गलतफहमी असंतोष और अशांति के लिए पैदा होगी जो प्रबंधन के साथ-साथ प्रबंधन के लिए हानिकारक है। कम से कम अपनी रुचि के लिए कर्मचारियों के प्रत्येक सदस्य को नियमों को जानना चाहिए।

कार्यालय के कर्मचारियों को भी वर्गीकृत किया जा सकता है: मौजूदा सदस्यों और नए प्रवेशकों। बाद की श्रेणी के लिए प्रशिक्षण के लिए विशेष प्रावधान हो सकते हैं, हालांकि मौजूदा कर्मचारियों का प्रशिक्षण असामान्य नहीं है। नियमावली में उल्लेख किया जाएगा कि प्रशिक्षण की सुविधा, यदि कोई हो, उपलब्ध हो, या तो नौकरी पर हो या नौकरी से दूर हो। नए प्रवेशकों का प्रशिक्षण अपरिहार्य हो जाता है जहां एक कार्यालय मशीनों और विशेष रूप से परिष्कृत लोगों का उपयोग करता है। यह एक पर्यवेक्षक का कर्तव्य है या किसी नए प्रवेशकर्ता का तत्काल बॉस उसे मैनुअल से अवगत कराता है।

()) अन्य :

एक कार्यालय मैनुअल से प्राप्त करने योग्य विभिन्न अन्य निर्देश हैं। उदाहरण के लिए- आग, दुर्घटना, आदि जैसे शारीरिक आपातकाल के मामले में क्या कार्रवाई की जानी चाहिए; सामान्य कार्यालय मशीनों और उनके रखरखाव के बारे में सामान्य ज्ञान; कर्मचारियों की यूनियनों, मनोरंजक सुविधाओं, आदि का गठन और कार्य