ऑफिस फिलिंग: सब्जेक्ट-मैटर एंड फीचर्स

ऑफिस फाइलिंग के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. ऑफिस में फाइलिंग का विषय 2. ऑफिस में फाइलिंग की विशेषताएं।

कार्यालय में दाखिल करने का विषय:

एक फ़ाइल एक कंटेनर है जिसमें संरक्षण के लिए कागजात और दस्तावेज डाले जाते हैं। संदर्भ, मार्गदर्शन, सबूत और इतिहास के लिए ऐसा संरक्षण आवश्यक है। फाइलिंग को एक व्यवस्थित, वर्गीकृत, व्यवस्थित, सुव्यवस्थित, सुरक्षित और निश्चित तरीके से किया जाना है।

सिस्टमेटिक:

दाखिल करने की दो प्रणालियाँ हैं- केंद्रीकृत और विकेंद्रीकृत। दोनों प्रणालियों के फायदे और नुकसान हैं। एक चुनाव करना पड़ता है।

वर्गीकृत:

फ़ाइलों को अलग-अलग तरीकों से वर्गीकृत किया जा सकता है- विषय-वार, क्षेत्र-वार, पार्टी-वार या नाम-वार या उपरोक्त दो या अधिक का संयोजन। नामों को आगे वर्गीकृत वर्णमाला, संख्यात्मक या वर्णमाला-संख्यात्मक तरीके से वर्गीकृत किया जा सकता है।

व्यवस्थित:

फाइलों को रखने की अलग-अलग विधियां हैं- क्षैतिज, पार्श्व और ऊर्ध्वाधर। कोई एक तरीका अपनाना होगा।

साफ:

पत्रों, दस्तावेजों, आदि को एक सुव्यवस्थित तरीके से डाला जाना चाहिए ताकि वे साफ दिखें और अधिक संरक्षित हो जाएं।

सुरक्षित:

फ़ाइलों को लंबे समय तक और कभी-कभी बहुत लंबे समय तक बनाए रखना पड़ता है। इसलिए, फ़ाइलें सुरक्षित तरीके से रखी जानी चाहिए। उन्हें आग, कीड़े, आदि द्वारा चोरी या विनाश के खिलाफ संरक्षित किया जाना चाहिए। आधुनिक दिनों में विभिन्न प्रकार के फाइलिंग कैबिनेट उद्देश्य के लिए उपलब्ध हैं।

निश्चित:

प्रत्येक फ़ाइल का स्थान निश्चित होना चाहिए ताकि यह कम से कम समय में पता चल सके।

कार्यालय में दाखिल करने की विशेषताएं:

एक कार्यालय के रिकॉर्डिंग समारोह के एक भाग के रूप में दाखिल करने की निम्नलिखित विशिष्ट विशेषताएं हैं:

(1) उपकरण:

फाइलिंग ऑपरेशन के लिए कई तरह के उपकरणों की जरूरत होती है: फाइल या फोल्डर, रैक, अलमारियां या अलमारियाँ, ट्रे और बास्केट, विभिन्न कार्ड (गाइड कार्ड या इंडेक्सिंग कार्ड), आदि।

(२) विधि:

फ़ाइलों को रखने के लिए अलग-अलग तरीके हैं- क्षैतिज, पार्श्व और ऊर्ध्वाधर। ऊर्ध्वाधर विधि, या नवीनतम विधि सबसे अच्छी है।

(३) प्रक्रिया:

कागज दाखिल करने और अंत में कतरन या शुद्धिकरण के लिए आदेश प्राप्त करने से पहले कुछ निश्चित कदमों का पालन करना पड़ता है।

(4) कार्मिक:

नौकरी करने के लिए विशेष रूप से प्रशिक्षित कर्मी आवश्यक हैं।

(५) सिद्धांत:

कुछ ऐसे सिद्धांत हैं जिनका कुशल पालन के लिए पालन करना पड़ता है।

(6) अनुक्रमण:

परिचालन को पूरा करने के लिए अनुक्रमण के साथ फाइलिंग होनी चाहिए।