कार्यालय भरना: महत्व और वर्गीकरण
इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: 1. फाइलिंग का महत्व 2. फाइलिंग का वर्गीकरण।
फाइलिंग का महत्व:
फाइलिंग व्यवस्था करने और रिकॉर्ड को संरक्षित करने के लिए एक उपकरण है। इसलिए, इसके दो अलग-अलग पहलू हैं- व्यवस्था और संरक्षण। सभी प्रकार के कागजात, दस्तावेज, योजना आदि को संरक्षित किया जाना चाहिए ताकि भविष्य में किसी भी समय किसी भी कागज या दस्तावेज को संदर्भ के लिए पाया जा सके। अभिलेखों की व्यवस्था कुशलतापूर्वक की जानी चाहिए ताकि कोई भी कागज या दस्तावेज जल्दी से स्थित हो सके।
इसलिए, कागजात और दस्तावेजों को बेतरतीब ढंग से फाइलों के अंदर दर्ज नहीं किया जा सकता है। कागजात और दस्तावेजों को वर्गीकृत और समूहीकृत करना पड़ता है और प्रत्येक ऐसे समूह के लिए एक अलग फाइल रखी जाती है। इसे फाइलों का वर्गीकरण कहा जाता है। अवर्गीकृत फ़ाइल को अवर्गीकृत कागज के लिए खोला जाता है।
फाइलिंग का वर्गीकरण:
एक वर्गीकरण का एक आधार होना चाहिए। कागजात और दस्तावेजों के वर्गीकरण का सबसे आम आधार वित्तीय अवधि है। खातों को हर वित्तीय अवधि के लिए तैयार करना होता है जो एक कैलेंडर या कोई अन्य वित्तीय वर्ष (जैसे अप्रैल से मार्च) होता है।
उस उद्देश्य के लिए उस वर्ष से संबंधित कागजात और दस्तावेजों को समूहीकृत करना होगा। लेकिन यह एक अस्थायी समूहन है क्योंकि एक संगठन को एक चिंता का विषय माना जाता है और इसमें अतीत से भविष्य तक अस्तित्व की निरंतरता होती है। वर्गीकरण का एक अन्य सामान्य आधार कालक्रम है। सभी कागजात और दस्तावेजों को तारीखों के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।
वर्गीकरण के लिए अन्य प्रकार के आधार निम्नानुसार हैं:
(1) विषय-वस्तु:
यह वर्गीकरण का सबसे आम और सरल आधार है। प्रत्येक विषय-वस्तु के लिए एक अलग फाइल खोली जाती है, या तो पूंजी या राजस्व या कानून आदि से संबंधित, वस्तुओं का समूह। उदाहरण के लिए, भूमि और भवन, मशीनरी, पूंजी, बिक्री, खरीद, किराया, वेतन, कर, उत्पाद डिजाइन, प्रपत्र डिजाइन, आदि।
लाभ:
(ए) यह एक सरल आधार है,
(बी) फाइलें आसानी से संभाली जा सकती हैं,
(ग) उपयुक्त है जब संगठन छोटा है,
(d) किसी भी विषय पर फाइलें खोली जा सकती हैं।
नुकसान:
(ए) इसमें लचीलापन कम है,
(ख) यह व्यक्तिगत पक्षों के साथ व्यवहार का पता लगाने में मदद नहीं करता है,
(c) विस्तृत अनुक्रमण और क्रॉस-रेफ़रिंग की आवश्यकता है।
(2) भौगोलिक या प्रादेशिक:
जब किसी संगठन में विभिन्न क्षेत्रों में गतिविधियाँ होती हैं, तो विभिन्न क्षेत्रों में शाखाएँ होती हैं या विभिन्न स्थानों पर पार्टियों के साथ व्यवहार होता है, ऐसे वर्गीकरण आवश्यक हो जाते हैं। कागजों को क्षेत्र-वार वर्गीकृत किए जाने के बाद, विषय-मामलों के आधार पर एक और वर्गीकरण किया जा सकता है।
लाभ:
(ए) प्रसार-प्रसार गतिविधियों वाले एक बड़े संगठन के लिए यह अपरिहार्य है,
(b) जब क्षेत्र ज्ञात हो तो रेफरेंसिंग आसान है।
नुकसान:
(क) जब तक भूगोल का अच्छा ज्ञान न हो, गलत दाखिल की संभावना है।
(b) वर्गीकरण अधिक जटिल है।
(c) विस्तृत अनुक्रमण और क्रॉस-रेफरेंसिंग आवश्यक हैं।
(3) पार्टी-वार:
कई तरह के व्यक्तियों या पार्टियों का संबंध आमतौर पर हर तरह के विषय से होता है। अपवाद हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि केवल एक किराए का कार्यालय है और कोई शाखा नहीं है, तो केवल एक मकान मालिक है जो किराए पर प्राप्त कर रहा है।
दूसरी ओर, बिक्री या खरीद से संबंधित पार्टियों की एक बड़ी संख्या हो सकती है। बहुत बार पत्रों का आदान-प्रदान किया जाता है और अन्य संचार किए जाते हैं, बिल ऐसे दलों से आते हैं और आ सकते हैं। इसलिए, प्रत्येक पार्टी के संबंध में अच्छी संख्या में कागजात जमा होते हैं और उसके नाम पर एक अलग फाइल खोलने की आवश्यकता होती है। ऐसी पार्टी-वार फ़ाइलों को निम्नलिखित विभिन्न तरीकों से नामों के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है:
(ए) वर्णमाला:
नामों को पहले नाम या उपनाम के आधार पर वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है। व्यवस्था को प्रत्येक विधि वर्णमाला को ध्यान में रखते हुए शब्दकोश विधि पर बनाया गया है। उदाहरण के लिए- आ, आब, एएसी ………।, अब, अबा, अब, अबे… .. इत्यादि। इस तरह की हर फाइल को एक नंबर दिया जाता है और इसके बाद एक इंडेक्स तैयार किया जाता है।
(बी) संख्यात्मक:
नामों में दोहराव हो सकता है और इसलिए भ्रम की स्थिति है। इसलिए, नाम कुछ संख्याओं में परिवर्तित हो जाते हैं। नाम को संख्याओं में परिवर्तित करने की विभिन्न तकनीकें हैं। हर वर्णमाला में एक चार्ट के अनुसार एक विशिष्ट संख्या होगी। एक विषय-वस्तु को भी एक संख्या में परिवर्तित किया जा सकता है।
आम तौर पर तीन अंकों का उपयोग कार्ड पंचिंग के लिए सुविधा और अनुकूलन क्षमता के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, बिक्री = 001, खरीद = 002, किराया = 003। किसी विशेष विषय-वस्तु में संख्याओं के समूह को जोड़कर आगे की लोच को जोड़ा जा सकता है।
उदाहरण के लिए, सभी ग्राहकों के लिए सेल्स = 001 से 010, 001, ए से सी के नाम वाले सभी ग्राहकों के लिए 002, डी से एफ के लिए 002 और इसी तरह। पुस्तकालयों में हम पाते हैं कि हर विषय की अपनी सार्वभौमिक रूप से स्वीकृत संख्या है, जैसे 330, 331, आदि जो वाणिज्य पर पुस्तकों के लिए उपयोग किए जाते हैं। वाणिज्य से संबंधित किसी भी पुस्तक की संख्या 330 या 331 के साथ होगी।
संख्या बड़ी संख्या में अंकों की हो सकती है जिसे भागों में विभाजित किया जा सकता है और प्रत्येक भाग में एक महत्वपूर्ण अर्थ क्षेत्र, विषय-वस्तु, पार्टी का नाम आदि होता है। एक बहुत अच्छा उदाहरण जो हम कंस्यूम में पाते हैं। कलकत्ता इलेक्ट्रिक सप्लाई कॉर्पोरेशन लिमिटेड द्वारा अपने उपभोक्ताओं या घरों के मालिकों को कलकत्ता निगम को आवंटित संख्या, आदि।
डाक विभाग द्वारा उपयोग किया जाने वाला पिन कोड एक आदर्श उदाहरण है। प्रत्येक पिन कोड संख्या स्व-व्याख्यात्मक है। उदाहरण के लिए, 700 026 का अर्थ है: पूर्वी क्षेत्र के लिए 7, पश्चिम बंगाल के लिए 0, कलकत्ता के लिए 0 और कालीघाट पोस्ट ऑफिस के लिए 026। पोस्ट ऑफिस जोनल संख्या में लोच जोड़ने के लिए तीन अंक छोड़ दिए जाते हैं।
लाभ:
(a) फाइलिंग अधिक सटीक हो जाती है। समान नामों के लिए कोई भ्रम नहीं है,
(b) उस फ़ाइल के लिए संदर्भ संख्या के रूप में नंबर का उपयोग किया जा सकता है,
(c) विस्तार (लोच) के लिए असीमित गुंजाइश है,
(d) संख्या एक कोड है जो स्व-व्याख्यात्मक है,
(e) इंडेक्स तैयार करना आसान है और विशेष रूप से क्रॉस-रेफरेंस के लिए।
नुकसान:
(ए) यह एक जटिल तरीका है और आसानी से समझ में नहीं आता है,
(बी) विविध फ़ाइल से संबंधित पत्रों को व्यवस्थित नहीं किया जा सकता है,
(c) भ्रम पैदा करने वाले आंकड़े लिखने में त्रुटियां हो सकती हैं,
(d) कोड की व्याख्या के लिए तैयार संदर्भ आवश्यक है।
(c) वर्णानुक्रम-संख्यात्मक:
सुविधा और आगे की लोच के लिए एक संयुक्त वर्णमाला-संख्यात्मक प्रणाली का पालन किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, विषय-वस्तु के नाम की पहली वर्णमाला या किसी पार्टी या किसी क्षेत्र के नाम के उपनाम को आसान समझ के लिए लिया जा सकता है।
इस प्रकार, एक पोद्दार को P336 के रूप में गिना जा सकता है। यदि दो पोद्दार हैं, तो उनके नाम प्राथमिकता के अनुसार गिने जाएंगे- P336.1 और P336.2 या P336 / 1 और P336 / 2।
आइए हम एक विस्तृत उदाहरण लेते हैं कि फाइल के वर्गीकरण की वर्णानुक्रमिक-संख्यात्मक विधि का पूरा विवरण और एक संदर्भ संख्या के रूप में उपयोग की जाने वाली फ़ाइल की संख्या को समझा जाए। माना जाता है कि श्री पोद्दार एक ग्राहक है, जिसे तीसरा पत्र आज 1987 के वर्ष में लिखा गया था और वह दिल्ली के बिक्री क्षेत्र से संबंधित है जिसे एन। घोष नामक एक अधिकारी संभालता है।
चिंता की बिक्री फ़ाइल का नंबर 001 है और आगे 001 से 010 में वर्गीकृत किया गया है (ऊपर देखें)। पोद्दार 009 समूह में आता है। फ़ाइलों को क्षेत्रवार वर्गीकृत किया जाता है और दिल्ली शाखा फ़ाइल को वर्णमाला डी या डी001 के साथ जोड़ा जाता है।
श्री पोद्दार की फ़ाइल संख्या D009 / P336 है। श्री एन घोष द्वारा हस्ताक्षरित 1987 में उन्हें लिखा गया तीसरा पत्र आत्म-व्याख्यात्मक संख्या को D009 / P336-3 / 87 / NG के रूप में वहन करेगा। यह श्री पोद्दार को लिखे गए पत्र पर डाली जाने वाली संदर्भ संख्या है।
वर्णानुक्रम-संख्यात्मक प्रकार के वर्गीकरण में संख्यात्मक वर्गीकरण के समान ही फायदे और नुकसान हैं। हालांकि, यह अधिक आत्म-व्याख्यात्मक है और एक ही समय में थोड़ा अधिक जटिल है। इस तरह के तरीकों से स्थायी आयकर फाइल की संख्या निर्धारित की जाती है।
वर्गीकरण चुनने के कारक:
विभिन्न प्रकार के कारक हैं जिन्हें एक विशेष प्रकार के वर्गीकरण को चुनने से पहले विचार करना होगा।
वो हैं:
(a) संगठन का आकार और उसकी संख्या। यदि संख्या बड़ी है तो संख्यात्मक प्रकार चुना जाएगा।
(b) वे कर्मचारी जो फाइलों को संभालेंगे। जब तक कर्मियों को अच्छी तरह से प्रशिक्षित नहीं किया जाता है, तब तक सरल प्रकार के वर्गीकरण को प्राथमिकता दी जाएगी।
(c) संख्यात्मक रूप से वर्गीकृत फाइलों को बनाए रखना अधिक महंगा है क्योंकि उचित उपकरण और कार्ड इंडेक्सिंग की आवश्यकता होगी। संगठन को इसे वहन करने में सक्षम होना चाहिए।
मूख्य दसतावेज:
कुछ बड़े संगठनों में एक मास्टर फाइल रखी जाती है जहां किसी भी विभाग से संबंधित प्रत्येक पेपर या दस्तावेज़ की एक प्रति एक व्यापक रिकॉर्ड के रूप में और समग्र नियंत्रण के लिए संरक्षित की जाती है। सभी शाखाओं के लिए प्रधान कार्यालय में एक मास्टर फाइल रखी जा सकती है।
