कार्यालय संचार: अर्थ, महत्व और प्रकार

Office संचार के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. कार्यालय संचार का अर्थ 2. कार्यालय संचार का महत्व 3. कार्यालय संचार के प्रकार।

कार्यालय संचार का अर्थ:

कम्यून का मतलब बातचीत करना है। यह हमारे दैनिक जीवन में एक सामान्य कार्य है। यह संपर्क बनाने, चीजों को समझाने, विचारों का आदान-प्रदान करने, जानकारी देने, निर्देश देने और गलतफहमियों को दूर करने के लिए आवश्यक है। अस्तित्व के लिए संचार अपरिहार्य है। हालाँकि, संचार का प्रबंधन विज्ञान में अधिक विशिष्ट अर्थ है।

प्रो। एलन के अनुसार, “यह अर्थ का सेतु है। इसमें एक व्यवस्थित और निरंतर बताना, सुनना और समझना शामिल है। ” यह स्पष्ट है कि संचार पूरा होने पर संचारक द्वारा भेजे गए संदेश को संचार द्वारा समझा जाता है। यह अर्थ का एक पुल है, अर्थात, संदेश के अर्थ को संप्रेषक और संचारक द्वारा एक ही अर्थ में समझा जाता है।

कार्यालय संचार का महत्व:

इसका महत्व महान है और बढ़ रहा है। किसी संगठन की सफलता इस बात पर निर्भर करती है कि उसके द्वारा व्यापक और गहन संचार कैसे किया जा रहा है। यह प्रबंधन के एक उपकरण के रूप में वर्णित है। यह प्रबंधन का अंतिम शब्द है। जब भी एक से अधिक व्यक्ति एक साथ मिलते हैं, उनके बीच संवाद होता है।

एक ऑफिस में लोग मिलते हैं और साथ काम करते हैं। इसलिए, उनके बीच संवाद होना चाहिए। एक कार्यालय का प्राथमिक कार्य आंतरिक और बाह्य रूप से संचार करना है। एक संगठन को एक कार्यालय की आवश्यकता होती है क्योंकि सभी संचार बाहर से जाएंगे, और इसमें आएंगे। संचार के लिए सबसे बड़ी संख्या में कार्यालय मशीनें हैं।

कार्यालय संचार के प्रकार:

मोटे तौर पर, संचार आंतरिक और बाहरी हो सकता है। आंतरिक संचार कार्यालय, कार्यालय के अंदर काम करने वाले लोगों के बीच होता है। इसका मतलब नियोक्ता और कर्मचारियों के बीच या एक संघ के सदस्यों के बीच या एक कंपनी और उसके शेयरधारकों के बीच संचार भी है।

बाहरी संचार ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, देनदार, लेनदारों, अन्य संगठनों, सरकार और इसकी विभिन्न एजेंसियों, और अंत में बड़े पैमाने पर जनता की तरह बाहरी लोगों के साथ है। दोनों प्रकार के संचारों की देखरेख और नियंत्रण के लिए सचिव का एक प्रमुख कर्तव्य है।

विधियों के अनुसार, संचार को तीन भागों में विभाजित किया जा सकता है- मौखिक, लिखित (पत्राचार), और हावभाव।

आंतरिक संवाद:

संचार नियोक्ता-कर्मचारी संबंध के साथ-साथ बेहतर-अधीनस्थ संबंध बनाए रखा जा सकता है। शीर्ष प्रबंधन स्तर पर लिए गए निर्णय संगठन संरचना के अंदर बेहतर-अधीनस्थ संबंधों की श्रृंखला के माध्यम से निष्पादन और संचालन स्तरों पर नीचे की ओर बहते हैं।

जब तक संगठन के उद्देश्यों और नीतियों को कर्मचारियों को सूचित नहीं किया जाता है, तब तक वे न तो संगठन के साथ खुद की पहचान कर सकते हैं और न ही वे अपने संबंधित कार्य कर सकते हैं।

जब भी संगठन में कोई परिवर्तन लाया जाना है, तो कर्मचारियों के सदस्यों को पूर्व संचार करना होगा ताकि वे मानसिक रूप से तैयार हों। अन्यथा झटका लग सकता है। कर्मचारियों को नियोक्ता को अपनी शिकायतें, शिकायतें या कठिनाइयाँ बताने में सक्षम होना चाहिए।

इसके द्वारा, बेहतर नियोक्ता-कर्मचारी संबंध स्थापित होता है और गलतफहमी, यदि कोई हो, को हटा दिया जाता है। संचार को दो-तरफ़ा यातायात के रूप में वर्णित किया गया है। आंतरिक संचार मौखिक, लिखित, दृश्य और गर्भकालीन हो सकता है। बैठकों, सम्मेलनों आदि का आयोजन, संयुक्त परामर्श या समूह चर्चा, आदि, रिपोर्ट भेजना, मिनटों की प्रतियां, आदि आंतरिक संचार के कुछ प्रभावी तरीके हैं।

संचार के संबंध में छह प्रकार के प्रश्न हैं और प्रश्नों के निश्चित उत्तर हैं। वो हैं:

क्यूं कर?

संचार के बिना, आंतरिक और बाहरी दोनों, किसी भी संगठन का निर्माण और संचालन नहीं किया जा सकता है।

कब?

अन्य स्रोतों के माध्यम से संदेश लीक होने से पहले।

क्या?

सामान्य हित के मामलों के बारे में कुछ भी नहीं छिपाया जाना चाहिए। कोई रहस्य नहीं, वास्तव में, अंततः संरक्षित किया जा सकता है। इसलिए, कुछ सदस्यों के अधीन, हालांकि, कुछ अपवादों को छिपाना नहीं है।

कहा पे?

संचार एक कक्ष में बहुत छोटे समूह में दो के बीच गोपनीय रूप से हो सकता है, या खुले तौर पर बैठक या सम्मेलन में $ बड़ी संख्या में व्यक्तियों या सार्वजनिक बैठक में हो सकता है।

कैसे?

यह ऐसे माध्यम का उपयोग करके किया जाना चाहिए जो संचारक और संचार दोनों द्वारा समझा जा सके। चित्रों द्वारा दृश्य संचार अनपढ़ लोगों के लिए बहुत उपयुक्त है। प्रभावी संचार के कई अवरोध हैं, जैसे, भाषा, शोर, स्थिति, आदि।

किसको?

संगठन के सामान्य उद्देश्यों को संगठन के अंदर सभी को सूचित किया जाना चाहिए ताकि हर कोई संगठन के साथ अपनी पहचान बना सके।

यांत्रिकी उपकरण:

आंतरिक संचार के लिए विभिन्न मशीनों या श्रम बचत उपकरणों का उपयोग किया जाता है:

(ए) ओरल-इंटर-कॉम टेलीफोन प्रणाली, डिक्टाफोन, वायवीय ट्यूब आदि।

(बी) लिखित- टाइपराइटर, डुप्लिकेटिंग मशीन आदि।

(d) सिग्नलिंग- कॉलिंग बेल्स, बज़र्स, रेड लाइट्स इत्यादि।

बाहरी संचार:

बाहरी संचार गतिविधियों को पूरा करने और किसी भी संगठन, व्यापार या गैर-व्यापार के विकास के लिए आवश्यक है। यह जनसंपर्क को व्यापक बनाने और बेहतर बनाने और सद्भावना और प्रतिष्ठा बढ़ाने के लिए आवश्यक है। विज्ञापन के विभिन्न तरीके संचार के लिए हैं। रिपोर्ट, पत्रिकाओं आदि का प्रकाशन भी एक अन्य तकनीक है। बाहरी संचार मौखिक, लिखित और दृश्य हो सकता है।

यांत्रिकी उपकरण:

बाहरी संचार के लिए उपयोग की जाने वाली अलग-अलग मशीनें या लैबॉर हैं-

(ए) ट्रंक प्रणाली, केबल, आदि के साथ मौखिक-टेलीफोन।

(बी) लिखित-टाइपराइटर, डुप्लिकेटिंग मशीन, टेली-प्रिंटर (टेलीक्स सिस्टम), आदि।

वास्तव में, टेलीविजन एक दृश्य-श्रव्य तकनीक है।