कार्यालय पर नोट्स: भूमिका, महत्व और उद्देश्य

ऑफिस के बारे में जानने के लिए यह नोट पढ़ें। इस नोट को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. एक कार्यालय की भूमिका 2. एक कार्यालय का महत्व 3. उद्देश्य 4. व्यावसायिक उद्यम के लिए कार्यालय का महत्व।

एक कार्यालय की भूमिका:

एक कार्यालय में तीन प्रकार की भूमिकाएँ होती हैं:

(ए) यह एक संगठन द्वारा अपने उद्देश्यों की पूर्ति के लिए आवश्यक है। यहां, एक कार्यालय एक अधीनस्थ की भूमिका निभाता है। यह संगठन के अधीनस्थ है क्योंकि संगठन अपना कार्यालय स्थापित करता है। यह भूमिका नियमित कार्य करने के लिए आवश्यक है,

(b) एक कार्यालय एक पूरक की भूमिका भी निभाता है। यदि कोई कार्यालय नहीं है, तो कोई संगठन कार्य नहीं कर सकता है। बिना कार्यालय का कारखाना उत्पादन नहीं कर सकता। कारखाने में एक कार्यालय होना चाहिए, कच्चे माल की आपूर्ति के अपने रिकॉर्ड को रखने के लिए, मजदूरी का भुगतान श्रम, स्टॉक आदि के लिए।

(c) कार्यालय की तीसरी भूमिका नियंत्रण की है। हर तरह के संगठन के लिए विभिन्न प्रकार के नियंत्रण आवश्यक हैं। उदाहरण के लिए, वित्त पर नियंत्रण, उत्पादन पर नियंत्रण आदि। यदि कोई नियंत्रण नहीं है, तो संगठन के उद्देश्य उद्देश्यपूर्ण और कुशलतापूर्वक प्राप्त नहीं किए जा सकते हैं। प्रशासनिक कार्य करने के लिए यह भूमिका आवश्यक है। इस संबंध में संगठन कार्यालय के अधीनस्थ हो जाता है।

एक कार्यालय का महत्व:

जैसा कि एक कार्यालय विभिन्न प्रकार की भूमिका निभाता है, यह एक संगठन के लिए कुछ महत्व विकसित करता है। संगठन को संचार की आवश्यकता है और कार्यालय, संचार का केंद्र है। इसलिए, हर संगठन के लिए कार्यालय आवश्यक है।

एक संगठन को अपने कामकाज और विकास के लिए प्रभावी प्रबंधन की आवश्यकता होती है। प्रबंधन का मतलब है, अन्य लोगों के प्रयासों के माध्यम से और चीजों को प्राप्त करना। प्रबंधन को योजना और निर्णय लेने की आवश्यकता होती है और निर्णयों को निष्पादित करना होता है। कार्यालय निश्चित स्थान है जहाँ इस तरह के निर्णय लिए जाते हैं। यह कार्यालय है जो आवश्यक डेटा और जानकारी की आपूर्ति करता है जिसके आधार पर निर्णय लिए जाने हैं।

इसके अलावा, उन आंकड़ों और सूचनाओं को दर्ज किया जाना है, निर्णय दर्ज किए जाने हैं, किए गए कार्यों को भी दर्ज करना है। संदर्भ, मार्गदर्शन और साक्ष्य के लिए रिकॉर्ड आवश्यक हैं। कार्यालय वह जगह है जहां रिकॉर्ड तैयार किए जाते हैं और संरक्षित किए जाते हैं। प्रत्येक कार्रवाई को नियंत्रण की आवश्यकता होती है अन्यथा मानक या योजना के अनुसार कार्रवाई होने की कोई गारंटी नहीं होती है।

कार्यालय नियंत्रण केंद्र है। लेफिंगवेल के अनुसार, "एक सुव्यवस्थित कार्यालय प्रबंधन के लिए यह सुनिश्चित करता है कि वह अपने ऑपरेशन की योजना बुद्धिमानी से बनाए, अपनी योजना को निश्चित रूप से लागू करने के लिए, उनकी प्रगति का अनुसरण करने के लिए, उनकी प्रभावशीलता को तुरंत निर्धारित करने के लिए, बिना किसी देरी के परिणामों का मूल्यांकन करने के लिए और सभी का समन्वय करने के लिए। व्यवसाय की गतिविधियाँ ” ।

एक कार्यालय के उद्देश्य:

उपरोक्त टिप्पणी से कोई भी कार्यालय के महत्व को महसूस कर सकता है क्योंकि यह निम्नलिखित उद्देश्यों को पूरा करता है:

(ए) यह एक ऐसी जगह है जहाँ प्रबंधन योजनाओं को समझदारी से तैयार कर सकता है,

(b) प्रबंधन अपनी योजनाओं को कार्यालय से प्रभावी बना सकता है,

(ग) कार्यालय के रिकॉर्ड से कार्रवाई में योजना की वर्तमान प्रगति को जाना जा सकता है,

(घ) उपलब्ध रिकॉर्ड के साथ कार्यालय में किए गए नियंत्रण तकनीकों के विभिन्न तरीकों के माध्यम से, कार्रवाई में योजना की प्रभावशीलता का पता लगाया जा सकता है,

(of) ऐसी कार्रवाई के परिणामों का मूल्यांकन कार्यालय में बिना देरी के किया जाता है,

(च) विभिन्न गतिविधियाँ कार्यालय से समन्वित की जाती हैं।

वास्तव में, ये विभिन्न कार्य हैं जो एक कार्यालय में किए जाते हैं। किसी संगठन के सफल प्रबंधन के लिए सभी कार्य आवश्यक हैं। यह कार्यालय के महत्व को दर्शाता है।

व्यावसायिक उद्यमों के लिए कार्यालय का महत्व:

एक व्यवसाय का आयोजन किया जाना है और इसलिए एक व्यवसाय एक संगठन है। एक संगठन के रूप में इसके पास एक कार्यालय होना चाहिए जहां विभिन्न कार्य किए जाएं। किसी भी अन्य संगठन की तरह, कार्यालय का व्यवसाय संगठन या उद्यम के लिए बहुत महत्व है। एक व्यावसायिक उद्यम के लिए कार्यालय का महत्व कुछ विशेष महत्व रखता है। व्यवसाय का अर्थ है जोखिम उठाना।

एक व्यवसाय में चार प्रकार के हितधारक या जोखिम लेने वाले होते हैं। वो हैं:

(ए) शेयरधारकों (एक सीमित कंपनी के मामले में) या मालिक जो मौद्रिक जोखिम लेते हैं,

(ख) लेनदार जो मौद्रिक जोखिम भी लेते हैं,

(c) जिन कर्मचारियों की कमाई कारोबार से जुड़ी है,

(d) वे ग्राहक जो व्यवसाय के उत्पादों या सेवाओं को खरीदने के लिए पैसा खर्च करते हैं और यदि उत्पाद या सेवाएं उस मानक के अनुरूप नहीं हैं, तो वे पीड़ित हो सकते हैं।

इन सभी प्रकार के हितधारकों को संतुष्ट होना पड़ता है और इसलिए व्यवसाय का सफल प्रबंधन एक दुर्जेय कार्य है। प्रबंधन को एक सुव्यवस्थित कार्यालय की आवश्यकता होती है जो निरंतर संचार और भरोसेमंद रिकॉर्ड बनाए रखता है।

व्यवसाय रिकॉर्ड सही होना चाहिए क्योंकि सरकार के लिए विभिन्न दायित्व हैं। प्रो। डिक्सी ने ठीक ही टिप्पणी की है- "कार्यालय एक व्यवसाय के लिए है जो मुख्य घड़ी देखने के लिए है" । यदि किसी घड़ी का मुख्य भाग चलता है तो मुख्य पिनियन दूसरों के द्वारा चलता है। यह टिप्पणी दो पक्षों से कार्यालय के महत्व को सही ठहराती है। यह एक समन्वय केंद्र है और यह एक नियंत्रण केंद्र है।

समय बीतने के साथ व्यापार के संचालन और आकार के पैमाने को बढ़ाने की दिशा में एक प्रवृत्ति है। विविधीकरण की ओर झुकाव है। इन सभी से कार्यालय के काम पर अधिक दबाव पड़ता है, दोनों मात्रात्मक और गुणात्मक रूप से।

इसी तरह, समय बीतने के साथ एक घड़ी में और अधिक कार्य जोड़े जाते हैं। समय के साथ, तिथि और दिन भी एक घड़ी द्वारा इंगित किए जाते हैं। लेकिन मेनस्प्रिंग सब कुछ नियंत्रित कर रहा है, हालांकि बोझ बढ़ जाता है। एक कार्यालय और एक घड़ी के मुख्य वंश के बीच समानता इसलिए, बहुत उपयुक्त है।

मानव शरीर के मस्तिष्क के साथ एक कार्यालय की तुलना भी की जाती है। मस्तिष्क मानव शरीर का तंत्रिका-केंद्र और नियंत्रण केंद्र है। मस्तिष्क में विचार फूलते हैं, जो तंत्रिकाओं के माध्यम से संप्रेषित होते हैं और मांसपेशियों को खींचने के कारण होते हैं।

सेरेब्रल अटैक शरीर को पंगु बना देता है और यह घातक हो सकता है। तंत्रिकाएं मानव शरीर के विभिन्न हिस्सों की संवेदनाओं का समन्वय करती हैं। दूरी या शरीर के शीर्ष से, मस्तिष्क दूरस्थ भागों के साथ-साथ निकटतम हिस्सों को भी नियंत्रित करता है। इसी प्रकार, एक सुव्यवस्थित कार्यालय से, निकट या दूर किसी संगठन की विभिन्न गतिविधियों को नियंत्रित और समन्वित किया जा सकता है और संचार बनाए रखा जा सकता है।