अधूरे रिकॉर्ड से खातों का रखरखाव कैसे करें?

लेखांकन की दो प्रणालियाँ हैं:

(i) डबल एंट्री सिस्टम, और

(ii) सिंगल एंट्री सिस्टम।

डबल-एंट्री सिस्टम के मामले में, लेनदेन के दोनों पहलू दर्ज किए जाते हैं। प्रत्येक डेबिट के लिए, एक समान और संगत क्रेडिट है। सिंगल एंट्री सिस्टम वास्तव में अपूर्ण रिकॉर्ड को संदर्भित करता है। इस प्रणाली के तहत, कुछ लेन-देन के लिए दोनों पहलुओं को दर्ज किया जाता है जबकि अन्य के लिए केवल एक ही पहलू दर्ज किया जाता है। कुछ लेन-देन की अनदेखी की जाती है। वे बिल्कुल भी दर्ज नहीं हैं।

लेखांकन की एकल प्रविष्टि प्रणाली आमतौर पर छोटे उद्यमों, क्षुद्र दुकानदारों, डॉक्टरों, अधिवक्ताओं और अन्य पेशेवरों द्वारा पीछा की जाती है। कारण यह है कि एकल प्रवेश प्रणाली आसान और कम खर्चीली है क्योंकि इसमें खातों को बनाए रखने के लिए योग्य व्यक्तियों को नियुक्त करने की आवश्यकता नहीं होती है।

किसी उद्यम ने अपने लेनदेन के पूर्ण रिकॉर्ड को बनाए रखा है या नहीं, उसे किसी अवधि के दौरान अर्जित लाभ या हानि का पता लगाने की आवश्यकता है। एकल प्रविष्टि प्रणाली के तहत, पूर्ण अभिलेखों के अभाव में, लेखा अवधि के अंत में और शुरुआत की अवधि में राजधानियों (जिसे निवल मूल्य भी कहा जाता है) की तुलना करके लाभ या हानि का पता लगाया जाता है।

किसी व्यवसाय की पूंजी में कोई वृद्धि या कमी होने का साधारण कारण वर्ष के दौरान अर्जित लाभ या हानि के परिणामस्वरूप होता है। अकाउंटिंग स्टेटमेंट की शुरुआत और अंत में दो तारीखों में स्टेटमेंट ऑफ अफेयर्स तैयार करके व्यवसाय की राजधानियों का पता लगाया जाता है।

यदि शुरुआत में पूंजी की तुलना में अंत में पूंजी अधिक है, तो अंतर को अवधि के दौरान अर्जित लाभ के रूप में माना जाता है। इसके विपरीत, यदि अंत में पूंजी शुरुआत में पूंजी से कम है, तो अंतर को अवधि के दौरान व्यापार द्वारा हुए नुकसान के रूप में माना जाता है।

चित्रण 1 को देखें। यह समझने में मदद करेगा कि राजधानियों को खोलने और बंद करने का विवरण मामलों के विवरण को तैयार करके और फिर लाभ या हानि का पता कैसे लगाया जाता है।

चित्र 1:

श्री चिन्मय रॉय एकल प्रवेश प्रणाली पर अपनी पुस्तकें रखते हैं। 31 पर उनकी स्थिति। दिसंबर, 2010 इस प्रकार था:

हाथ में नकद रु। 2, 000; बैंक में नकद रु। 22, 000; देनदार रु। 16, 500; स्टॉक रु। 25, 000; फर्नीचर रु। 9000; लेनदारों ने रु। 20, 000; बकाया राशि रु। 1, 500।

सितंबर 2011 को, उन्होंने रु। 7, 500 अतिरिक्त पूंजी के रूप में, जिसमें मशीन की लागत रु। 4, 000 व्यापार के लिए खरीदा गया था। उन्होंने रु। वर्ष के दौरान 3, 000।

31 दिसंबर, 2011 को उनकी स्थिति इस प्रकार थी:

हाथ में नकद रु। 3000; बैंक में नकद रु। 31500; स्टॉक रु। 28, 000; देनदार रु। 30, 000; फर्नीचर रु। 7000; लेनदारों ने रु। 18, 000; प्रीपेड बीमा रु। 2, 500।

31 दिसंबर, 2011 को समाप्त होने वाले वर्ष के लिए आपको उसके लाभ या हानि का पता लगाना आवश्यक है।

इस प्रकार, अपूर्ण रिकॉर्ड से लाभ या हानि का पता अब निम्नानुसार व्यक्त किया जा सकता है:

लाभ = अंत में पूंजी + चित्र - अतिरिक्त पूंजी का परिचय- शुरुआत में पूंजी।

यदि शुरुआत में पूंजी अंत में पूंजी से अधिक है, तो अंतर को नुकसान के रूप में माना जाएगा।