किसी कार्यालय में आने या मेल की हैंडलिंग

यह लेख एक कार्यालय में आने या मेल की हैंडलिंग के लिए आवश्यक शीर्ष सात चरणों पर प्रकाश डालता है। चरण इस प्रकार हैं: 1. मेल प्राप्त करना और खोलना 2. सामग्री की जांच 3. दिनांक-मुद्रांकन 4. रिकॉर्डिंग 5. छांटना 6. वितरण 7. ट्रैक रखना।

चरण # 1. मेल प्राप्त करना और खोलना:

एक छोटे से कार्यालय में मेल सीधे सचिव या कार्यालय प्रबंधक द्वारा प्राप्त और खोला जाता है।

मेल निम्नलिखित तरीकों से प्राप्त हो सकता है:

(ए) पोस्टमैन द्वारा डाकघर से सीधे समय के नियमित अंतराल पर वितरित मेल;

(ख) डाकघर से दिन में एक या दो बार डाकघर से डाक द्वारा सीधे डाक द्वारा या डाकघर में डाक बॉक्स बनाए जाने पर ढीली;

(ग) 'चपरासी पुस्तक' प्रणाली के तहत दूतों के माध्यम से प्राप्त मेल,

(d) 'कूरियर' प्रणाली के माध्यम से प्राप्त मेल।

मेल आमतौर पर हाथ से खोला जाता है लेकिन पत्र खोलने की मशीन का उपयोग तब किया जा सकता है जब प्राप्त पत्रों की संख्या बहुत बड़ी हो। मशीन किसी भी संलग्न सामग्री को नुकसान पहुंचाए बिना प्रत्येक लिफाफे को उसके किनारे पर बहुत सूक्ष्मता से काटती है। यदि यह विद्युत रूप से संचालित हो तो एक मशीन एक मिनट में कुछ सैकड़ों अक्षर खोल सकती है। 'गोपनीय' या 'व्यक्तिगत' चिह्नित किए गए अक्षर नहीं खोले जाते हैं और सीधे संबंधित पते पर भेज दिए जाते हैं।

प्राप्त किसी भी टेलीग्राम को तुरंत संबंधित विभाग या व्यक्ति को भेजा जाएगा। एक लिफाफा खोलने के बाद यह देखना होगा कि सभी सामग्री को बाहर निकाल दिया गया है। कभी-कभी लिफाफे को संरक्षित किया जाता है और डाक सील के संकेत के अनुसार पोस्टिंग और जगह के प्रमाण के रूप में सामग्री के साथ पिन किया जाता है।

चरण # 2. सामग्री की जांच:

निम्‍नलिखित उद्देश्‍यों के लिए लिफाफों की सामग्री की छानबीन या सत्यापन किया जाना है:

(ए) यह पता लगाने के लिए कि किस विभाग को पत्र भेजा जाएगा;

(ख) यह सत्यापित करने के लिए कि क्या पत्र में वर्णित बाड़े वास्तव में मौजूद हैं या विवरण के अनुरूप हैं। बाड़ों में चेक, ड्राफ्ट आदि शामिल हो सकते हैं। सत्यापन के समय क्लर्क, संबंधित पत्र पर रसीद का एक नोट डाल देगा और तुरंत चेक या ड्राफ्ट आवश्यक कार्रवाई के लिए नकद विभाग को भेज देगा।

कभी-कभी बड़ी संख्या में चेक, ड्राफ्ट और पोस्टल ऑर्डर डाक के माध्यम से प्राप्त होते हैं। उस मामले में यह बेहतर है कि मेल खोलने वाला क्लर्क ऐसी सभी प्राप्तियों की एक सूची तैयार करता है, कुल जमा करता है और फिर कैशियर को उस पर हस्ताक्षर करने के बाद सूची भेजता है। यह चोरी के खिलाफ और खजांची की सुरक्षा के लिए किया जाता है। इस सूची को बैंक भुगतान करने वाली पर्चियों से भी सत्यापित किया जा सकता है।

चरण # 3. दिनांक-मुद्रांकन:

मेल के प्रत्येक लेख पर एक रबर स्टैम्प प्राप्त होता है, जिसमें निम्नलिखित शामिल हैं:

(ए) प्राप्त आइटम के लिए एक सीरियल नंबर,

(ख) प्राप्ति की तिथि,

(ग) प्राप्ति का समय,

(d) पोस्ट ओपनर का प्रारंभिक।

मुद्रांकन 'डेटिंग', 'नंबरिंग' और 'टाइम-रिकॉर्डिंग' मशीनों का उपयोग करके किया जा सकता है। ऐसी मशीनों में हर स्ट्रोक के साथ आंकड़ों के स्वत: परिवर्तन के लिए उपकरण होते हैं। कुछ कार्यालय आगे की प्रविष्टियों के लिए तारीख-मोहर को अधिक विस्तृत बनाते हैं जैसे पावती भेजने की तिथि या उत्तर, दाखिल करने की तिथि आदि।

या, इस प्रयोजन के लिए एक अलग रबर स्टैंप का उपयोग किया जा सकता है, जिसका उपयोग संबंधित विभाग द्वारा किया जा सकता है।

'समग्र अक्षर' के लिए एक अलग उपचार की आवश्यकता है:

एक समग्र पत्र वह है जो एक से अधिक विभाग या व्यक्ति को प्रभावित करता है और ऐसे प्रत्येक विभाग या व्यक्ति को परिचालित किया जाना चाहिए। विभागों या व्यक्तियों के नामकरण के लिए एक अलग तरह के रबर स्टैम्प का उपयोग किया जाएगा, जिसके माध्यम से पत्र क्रमिक रूप से पारित हो जाएगा और इसे संबंधित व्यक्ति द्वारा आरम्भ किया जाना है।

अंत में, पत्र दाखिल करने के लिए भेजा जाता है। या, प्रतियां तैयार की जाती हैं (अधिमानतः जेरोक्स प्रतियां) और संबद्ध विभागों को वितरित की जाती हैं।

कुछ कार्यालयों में प्रत्येक मेल इनवर्ड मेल को एक बार सचिव के पास भेज दिया जाता है।

चरण # 4. रिकॉर्डिंग:

कुछ कार्यालयों में इनवर्ड मेल रजिस्टर या पत्र प्राप्त पुस्तक नामक एक रजिस्टर रखा जाता है जहां मेल के माध्यम से प्राप्त सभी लेखों के विवरण दर्ज किए जाते हैं। जब भी किसी आने वाले लेख के संबंध में कोई संदेह या विवाद उत्पन्न होता है, तो सबूत के स्रोत के रूप में इसका बहुत महत्व है।

यह एक समय लेने वाला और महंगा मामला है और इसलिए कुछ कार्यालय इसका मनोरंजन नहीं करते हैं। वैकल्पिक रूप से, एक मेल रूम सूची प्रणाली का पालन किया जा सकता है। एक दिन में एक विशेष विभाग को भेजे गए सभी पत्रों और अन्य लेखों के लिए एक सूची तैयार की जाती है और संबंधित विभाग द्वारा सूची पर हस्ताक्षर किए जाते हैं। मेल को छाँटने के बाद ऐसी सूचियाँ तैयार की जाती हैं।

चरण # 5. सॉर्टिंग:

डेट-स्टैम्पिंग और रिकॉर्डिंग के बाद, मेल को संबंधित विभागों या व्यक्तियों को भेजने के लिए हल करना होगा। विभिन्न विभागों के लिए निर्धारित ट्रे या बास्केट को छांटने के उद्देश्य से टेबल पर रखा गया है। यदि विभागों की संख्या बड़ी है, तो कबूतर-छेद (एक बॉक्स जिसमें एक कबूतर की तरह विभाजन वाले अपार्टमेंट होते हैं) का उपयोग किया जाता है।

यह तब उपयोगी होता है जब बड़ी संख्या में व्यक्तिगत छँटाई करनी होती है। छंटनी बहुत सावधानी से की जानी है ताकि कोई गलत प्लेसमेंट न हो और बाड़े छूट न जाएं। कभी-कभी यह पता लगाना मुश्किल होता है कि किस विभाग को एक पत्र जाना चाहिए। अनुभाग के पर्यवेक्षक निर्णय लेंगे या इसे सचिव या कार्यालय प्रबंधक को भेजा जा सकता है।

चरण # 6. वितरण:

अगला चरण या ऑपरेशन संबंधित विभागों या व्यक्तियों को मेल वितरित कर रहा है। कार्यालय के चपरासी या अधिकारी इस काम को करेंगे। मेल को रजिस्टर पर प्राप्त अधिकारी या क्लर्क द्वारा शुरू करने के खिलाफ सौंप दिया जाएगा। इस स्तर पर एक मेल रूम सूची तैयार की जा सकती है। टेलीफोन पर प्राप्त संदेश वितरित किए जाने चाहिए जिन्हें छंटाई की आवश्यकता नहीं हो सकती है।

चरण # 7. ट्रैक रखना:

वास्तव में जब तक प्राप्त मेल के संबंधित टुकड़े पर आवश्यक कार्रवाई की गई है, तब इनवर्ड मेल से निपटने की प्रक्रिया पूरी हो जाएगी। एक पत्र का जवाब या स्वीकार करना होगा। एक आदेश को स्वीकार और निष्पादित या अस्वीकार करना होगा।

यदि इस मामले का कोई महत्व नहीं है, तो लेख को सीधे दायर किया जाता है या यहां तक ​​कि बेकार कागज की टोकरी में डाल दिया जाता है या नष्ट कर दिया जाता है। कार्रवाई के बाद, आवक लिखित संचार के प्रत्येक टुकड़े को दाखिल करने के लिए भेजा जाना है।

एक कार्यालय में अंदर की ओर मेल के संचालन के लिए एक निश्चित दिनचर्या होनी चाहिए और प्राप्त करने के लिए प्राप्त अनुभाग के पर्यवेक्षक जिम्मेदार होंगे। अगर कोई मेल इनवार्ड मेल नहीं रहता या खो जाता है या गुमराह हो जाता है, तो डिफ़ॉल्ट रूप से व्यक्ति के खिलाफ एक गंभीर कार्रवाई की जानी चाहिए।