फाइलिंग के तरीके: ऑफिस फाइलिंग के टॉप 3 तरीके

यह लेख एक कार्यालय में किए गए फाइलिंग के शीर्ष तीन तरीकों पर प्रकाश डालता है। तरीके हैं: 1. क्षैतिज 2. पार्श्व 3. लंबवत।

फाइलिंग विधि # 1. क्षैतिज:

इस पद्धति के तहत फाइलें (फ्लैट या बाउंड या बॉक्स) क्षैतिज रूप से एक शेल्फ पर या मेज पर या दराज के अंदर रखी जाती हैं, एक दूसरे पर। उथला दराज या डेस्क फाइलिंग भी क्षैतिज तरीके हैं। यह सबसे पुराना या सबसे सामान्य तरीका है। यह अभ्यास तब किया जाता है जब फ़ाइलों की संख्या छोटी होती है और आधुनिक फाइलिंग उपकरण नहीं खरीदे जा सकते।

लाभ:

(ए) यह एक सरल और आसान तरीका है,

(बी) इसके लिए महंगे दाखिल उपकरण की आवश्यकता नहीं है,

(ग) यह बड़े आकार के कागजात रखने के लिए उपयुक्त है (अधिमानतः उथले दराज में) किसी इमारत या एक साइट की योजना की तरह, जिसे मोड़ना नहीं चाहिए,

(d) विषय वस्तु और फ़ाइल की संख्या, जो अंत में लिखी गई है, आसानी से पढ़ने योग्य है।

नुकसान:

(ए) जब भी किसी फाइल को सबसे नीचे रखा जाता है, तो उसे हटा दिया जाता है, उसके ऊपर रखी गई सभी फाइलों को हटाना पड़ता है,

(बी) फ़ोल्डर को खुले शेल्फ पर क्षैतिज रूप से नहीं रखा जा सकता है,

फाइलिंग विधि # 2. पार्श्व:

फ़ाइलों को एक शेल्फ पर पुस्तकों की तरह खड़ा रखा जा सकता है, एक के बाद एक। इसे लेटरल फाइलिंग कहा जाता है। यह भी एक पुरानी और सामान्य विधि है। यह अभ्यास किया जा सकता है भले ही फ़ाइलों की संख्या बड़ी हो।

लाभ:

(ए) यह एक सरल और आसान तरीका है,

(बी) इसके लिए महंगे दाखिल उपकरण की आवश्यकता नहीं है,

(d) विषय वस्तु और फाइल की संख्या, जो जुड़ने वाले छोर पर लिखी गई है, आसानी से पढ़ने योग्य है।

नुकसान:

(ए) जब तक साइड सपोर्ट नहीं होता है, तब तक फाइल दाएं या बाएं जाएगी

(b) ज्वाइनिंग एंड द्वारा लगातार खींचने से फाइल का वह हिस्सा क्षतिग्रस्त हो जाता है और अंत में यह रास्ता देता है। (एक उंगली छेद के साथ हार्ड फाइलें नुकसान से बचाता है)।

फाइलिंग विधि # 3. कार्यक्षेत्र:

इस पद्धति के तहत फाइलों को एक के पीछे एक लंबवत रखा जाता है, जिसके शीर्ष पर जुड़ने का अंत होता है (जिस पर विषय वस्तु और फ़ाइल की संख्या लिखी जाती है)। फ़ाइलों को एक लटकी हुई स्थिति में निलंबित रखा जाता है और इसलिए कुछ हैंगिंग डिवाइस होना चाहिए।

ऐसे पॉकेट्स या बोरे निलंबित हो सकते हैं जिनके भीतर फाइलें या फोल्डर रखे जा सकते हैं। इसलिए, इस पद्धति के लिए एक ऊर्ध्वाधर फाइलिंग, कैबिनेट का उपयोग आवश्यक है। यह आधुनिक पद्धति है और अधिकांश आधुनिक कार्यालयों द्वारा इसका अभ्यास किया जाता है।

लाभ:

(ए) खामियों के बाद लंबित दाखिल के मामले में मौजूद नहीं हैं:

(i) क्षैतिज फाइलिंग के विपरीत एक फ़ाइल को दूसरे को प्राप्त करने के लिए हटाया नहीं जाना चाहिए।

(ii) पार्श्व फाइलिंग के विपरीत कोई सैगिंग नहीं है क्योंकि इसे फाइलिंग कैबिनेट के तंत्र द्वारा रोका जाता है,

(b) फाइल्स के साथ-साथ फोल्डर भी इस विधि द्वारा रखे जा सकते हैं। आधुनिक कार्यालयों में फ़ोल्डर बेहतर हैं,

(d) अंतरिक्ष की अर्थव्यवस्था है क्योंकि एक फाइलिंग कैबिनेट बड़ी संख्या में फ़ाइलों या फ़ोल्डरों को समायोजित कर सकता है,

(() अधिक से अधिक सुरक्षा है क्योंकि कैबिनेट के दराज को बंद किया जा सकता है,

(च) बड़ी लोच है क्योंकि बड़ी संख्या में फ़ाइलों या फ़ोल्डरों को निचोड़ा जा सकता है।

(छ) लंबे समय में इसका संचालन करना आर्थिक है।

नुकसान:

(ए) यह एक महंगा तरीका है क्योंकि फाइलिंग उपकरण खरीदने के लिए पूंजी रखना आवश्यक है,

(b) कर्मियों को संचालन की विधि से प्रशिक्षित किया जाना है। उनके वेतनमान अधिक हो सकते हैं,

दाखिल करने की ऊर्ध्वाधर विधि को सबसे अच्छा माना जाता है क्योंकि इसमें "बड़ी संख्या में फायदे" हैं। विभिन्न प्रकार के फाइलिंग उपकरणों के रूप में कुछ प्रारंभिक पूंजीगत व्यय होते हैं, जैसे एक ऊर्ध्वाधर फाइलिंग कैबिनेट, विशेष रूप से अनुकूल फ़ोल्डर आदि, को खरीदना पड़ता है और कर्मियों को विधि का पालन करने के लिए प्रशिक्षण की भी आवश्यकता होती है। लेकिन लंबे समय में यह आर्थिक हो जाता है, बशर्ते कि बड़ी संख्या में फाइलें बनी रहें।