प्रभावी व्यक्तिगत सूचना प्रणाली के लिए सॉफ्टवेयर में शामिल की जाने वाली सुविधाएँ

व्यक्तिगत प्रभावी सूचना प्रणाली के लिए सॉफ्टवेयर में शामिल किए जाने वाले कुछ विशेष विशेषताएं नीचे सूचीबद्ध हैं!

माइक्रो-कंप्यूटिंग एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर का अपना विशेष उद्देश्य और वातावरण है जो साझा सूचना प्रणालियों में अलग हैं।

इस प्रकार, इस तरह के सॉफ़्टवेयर को कुछ विशेष सुविधाओं को शामिल करने के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए। कुछ महत्वपूर्ण विशेषताएं हैं:

(ए) अत्यधिक उपयोगकर्ता उन्मुख:

माइक्रो कंप्यूटर के लिए एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर अत्यधिक उपयोगकर्ता उन्मुख होना चाहिए। उन्हें उपयोगकर्ता की जरूरतों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए जो विकास की प्रक्रिया में सक्रिय रूप से शामिल हो सकते हैं।

सॉफ्टवेयर को उपयोगकर्ता की कथित जरूरतों को पूरा करना चाहिए और आवेदन की प्राथमिकता भी उपयोगकर्ता के परामर्श से निर्धारित की जानी चाहिए। एक अच्छा अनुप्रयोग सफल नहीं हो सकता है यदि उपयोगकर्ता को लगता है कि स्वचालन और सूचना उत्पादन की उनकी प्राथमिकताएं आवेदन द्वारा किए जा रहे कार्यों से भिन्न हैं।

(बी) एकल उपयोगकर्ता समूह:

माइक्रो कंप्यूटर अनुप्रयोगों को यह मानते हुए विकसित किया जाना चाहिए कि एक एकल उपयोगकर्ता समूह अधिकांश समय किसी एप्लिकेशन का उपयोग करेगा। यह उपयोगकर्ता समूह एक सामान्य कार्य स्थल पर काम करने वाले व्यक्तियों या एप्लिकेशन से जुड़ा कार्य समूह हो सकता है।

एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर को किसी व्यक्ति द्वारा उपयोग के बजाय समूह द्वारा उपयोग के अभ्यास को प्रोत्साहित करना चाहिए। हालांकि, व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं द्वारा किए गए काम के लिए पर्याप्त सुरक्षा सुनिश्चित की जानी चाहिए।

(ग) सरलता:

माइक्रो-कंप्यूटिंग एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर में कीवर्ड 'सरलता' है। सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लिए सरल होना चाहिए ताकि आवश्यक प्रशिक्षण प्रयास को कम से कम किया जा सके और उपयोगकर्ता को बुनियादी सुविधाओं का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित किया जा सके। आवेदन का उपयोग एक ऐसा क्षेत्र है जहां सादगी भुगतान करेगी। एक अन्य क्षेत्र जहां सादगी समान रूप से पुरस्कृत होती है वह है रिपोर्ट स्वरूपण।

माइक्रो-कंप्यूटिंग एप्लिकेशन से आने वाली रिपोर्ट सरल और अस्पष्ट होनी चाहिए। कई बार, प्रौद्योगिकी के प्रति उत्साही सादगी और स्पष्टता की कीमत पर रिपोर्टिंग में उन्नत सुविधाएँ जोड़ते हैं। इस तरह की प्रवृत्ति बुनियादी ढांचे के उपयोग में दक्षता के हित के खिलाफ है। इससे रिपोर्ट के मूल्य में कमी भी आ सकती है।

(डी) बैक अप और डिजास्टर रिकवरी:

व्यक्तिगत सूचना प्रणाली का उपयोग आम तौर पर उन लोगों द्वारा किया जाता है जो सूचना प्रणाली के अलावा अन्य क्षेत्रों के विशेषज्ञ होते हैं। वे अपने अधिकांश समय के लिए डेटा प्रोसेसिंग के अलावा अन्य गतिविधियाँ करते हैं। इसलिए, वे डेटा सुरक्षा जैसे क्षेत्र पर कम ध्यान देने की संभावना रखते हैं।

वे सुरक्षा प्रक्रियाओं को नजरअंदाज करते हैं और सूचना केंद्रों में काम करने वाले लोगों की तुलना में अन्य सुरक्षा चूक की संभावना अधिक होती है। इसलिए, बिल्ट-इन बैकअप और रिकवरी प्रक्रियाओं के लिए आवश्यक है। गुणवत्ता और उपयोगकर्ताओं को दिए जाने वाले प्रशिक्षण की मात्रा के बावजूद, वे डेटा के नुकसान के लिए गलतियाँ करने की संभावना रखते हैं। इसलिए, पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया को एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर में बनाया जाना चाहिए।

(ई) छोटा विकास चक्र:

यह वांछनीय है कि विकास चक्र जितना संभव हो उतना छोटा होना चाहिए। जैसे-जैसे विकास में अधिक समय लगता है, उपयोगकर्ता परियोजना में अपना उत्साह खो देते हैं। वे प्रयासों के असंतोष और असंतोष के कारण डिजाइन में बदलाव की मांग करते रहते हैं।

सौभाग्य से, साझा सूचना प्रणालियों की तुलना में माइक्रो-कंप्यूटिंग के लिए एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर का परीक्षण करना आसान है। पीसी पर उपलब्ध प्रोटोटाइप टूल आवश्यकताओं को परिभाषित करने और सिस्टम को कैसे कार्य करेगा यह प्रदर्शित करना आसान बनाता है। उपयोगकर्ताओं और डिजाइनर के बीच संचार में यह सुधार पीसी के लिए सफल अनुप्रयोग विकास के लिए एक आवश्यक इनपुट है।

(च) लचीलापन:

व्यक्तिगत सूचना प्रणाली आकार में छोटी हैं और साझा सूचना प्रणालियों की तुलना में अपेक्षाकृत कम संरचित हैं। ऐसे मामलों में किसी भी आवेदन के लिए विकास प्रक्रिया के लिए उपलब्ध समय अपेक्षाकृत कम है। उपयोगकर्ता की आवश्यकताएं अक्सर बदलती रहती हैं।

उपयोगकर्ताओं की दीर्घकालिक सूचना आवश्यकताओं के लिए योजना बनाना न तो संभव है और न ही उचित। इस प्रकार, अनुप्रयोगों में परिवर्तन व्यक्तिगत सूचना प्रणालियों में काफी अक्सर होते हैं। माइक्रो-कंप्यूटिंग एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर में लचीलापन सुनिश्चित करने के लिए बेहतर विकल्प है।