लेखा सूचना प्रणाली का विकास: उद्यम, डेटाबेस और इंटरफ़ेस मॉड्यूल

लेखा सूचना प्रणाली का विकास: एंटरप्राइज़, डेटाबेस और इंटरफ़ेस मॉड्यूल!

कई प्रकार के लेखांकन सॉफ़्टवेयर पैकेज कई प्रकार की सुविधाएँ प्रदान करते हैं। उनकी लागत से बहुत कम है जो कि अनुकूलित लेखा सॉफ़्टवेयर की लागत से कम होगा। हालाँकि, ये सॉफ़्टवेयर पैकेज केवल लेखा सूचना प्रणालियों के लिए संरचना प्रदान करते हैं। सबसे अधिक, वे सूचना प्रणाली के लेखांकन के लिए प्रोग्रामिंग प्रयास को कम करते हैं।

चित्र सौजन्य: bestsmallbizhelp.com/wp-content/uploads/2011/07/1018910261.jpg

लेखांकन सूचना प्रणाली का विकास खाता बही और रिपोर्ट गठन के लिए सॉफ्टवेयर की तुलना में बहुत अधिक है। इसमें डेटा और वितरण पर कब्जा करने के साथ-साथ लेखांकन जानकारी का विश्लेषण करने के लिए प्रक्रियाएं स्थापित करना शामिल है।

एक लेखा सूचना प्रणाली के विकास को एक मध्यम से बड़े आकार के व्यावसायिक उद्यम की आवश्यकताओं के लिए विशेष संदर्भ के साथ समझाया गया है। हालांकि, ये कदम एक व्यावसायिक उद्यम में अधिकांश अन्य सूचना प्रणालियों के लिए सामान्य होंगे।

1. एंटरप्राइज़ मॉड्यूल:

सूचना प्रणाली विकास के उद्यम मॉड्यूल में बुनियादी संस्थाओं की पहचान और उनके आपसी संबंध, बुनियादी गतिविधियों की पहचान और उप-प्रणालियों में इन गतिविधियों को फिर से संगठित करना शामिल है। फिर, उद्यम के लिए लागत-लाभ विश्लेषण के आधार पर प्राथमिकताएं तय की जाती हैं।

संस्थाओं की पहचान:

बड़ी संख्या में इकाइयाँ एक व्यावसायिक उद्यम में मौजूद हैं और सूची उतनी ही विविध है जितनी व्यावसायिक गतिविधियाँ हैं। हालांकि, इस स्तर पर, प्राथमिक चिंता व्यापक संस्थाओं की पहचान करना है, जिनमें से प्रत्येक में प्राथमिक संस्थाओं का एक समूह है। कर्नर ⁵ एक व्यावसायिक उद्यम में छह बुनियादी संस्थाओं को इंगित करता है।

वे ग्राहक, उत्पाद, विक्रेता, कार्मिक, सुविधाएं और धन हैं। एक लेखा सूचना प्रणाली में, तीन बुनियादी निकाय हैं, अर्थात्, लेनदेन, खाता और प्रसंस्करण अवधि। इन संस्थाओं के बीच अंतर्संबंधों को ईआर आरेखों का उपयोग करके दिखाया जा सकता है जैसा कि चित्र। 8.2।

लेन-देन विभिन्न प्रकार के होंगे, जैसे रसीदें, भुगतान, बिक्री, खरीद, परिसंपत्तियों का अधिग्रहण या देनदारियों का पुनर्भुगतान, आदि और उनमें से प्रत्येक को निम्न स्तर की इकाई कहा जा सकता है। इसी तरह, खाते विभिन्न प्रकार के हो सकते हैं, जैसे कि संपत्ति, देयताएं, राजस्व और व्यय।

इनमें से प्रत्येक प्रमुख में निम्न स्तर की इकाइयाँ हो सकती हैं जैसे अचल संपत्ति और वर्तमान संपत्ति। इन संस्थाओं को अभी भी निचले स्तर की संस्थाओं जैसे भूमि और भवन, संयंत्र और मशीनरी, आदि में विभाजित किया जा सकता है। हालांकि, इस स्तर पर, व्यापक संस्थाओं को पहचानने की आवश्यकता है। डेटाबेस को डिजाइन करने के समय विवरण पर काम किया जाता है।

सूचना प्रणाली के कार्यक्षेत्र और फ़ोकस को परिभाषित करने की दृष्टि से संस्थाओं की पहचान की जाती है। उदाहरण के लिए, यदि सूचना प्रणाली को एक रणनीतिक सूचना प्रणाली के रूप में देखा जा रहा है, तो व्यापक संस्थाओं की पहचान रणनीतिक जोर के प्रकाश में की जाएगी, जो उद्यम सूचना प्रणाली की मदद से अपनी गतिविधियों को देने की योजना बना रहा है।

इन थ्रस्ट्स की लागत कम से कम हो सकती है, ग्राहक सेवा, उत्पाद भेदभाव और रणनीतिक गठबंधन। ऐसे मामले में बुनियादी संस्थाएँ ग्राहक, चैनल, प्रतिस्पर्धी उद्यम, उत्पाद आदि होंगी।

गतिविधि विश्लेषण:

एंटरप्राइज़ मॉड्यूल का एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू संस्थाओं से जुड़ी गतिविधियों की पहचान है। इन गतिविधियों को मोटे तौर पर ईआर आरेखों में संबंधों के रूप में पहचाना जाता है। हालांकि, गतिविधि विश्लेषण की मदद से विवरण प्राप्त किया जाता है। मौजूदा संगठन संरचना उद्यम द्वारा की जाने वाली व्यापक गतिविधियों के बारे में जानकारी का एक महत्वपूर्ण स्रोत है।

लेकिन, सूचना प्रणालियों को विकसित करने के लिए जो वर्तमान संगठन संरचना से स्वतंत्र हैं, पहले से ही ऊपर बताई गई बुनियादी संस्थाओं पर गतिविधि विश्लेषण को आधार बनाना आवश्यक है। गतिविधि विश्लेषण के अगले स्तर में जीवन-चक्र की गतिविधियों की पहचान शामिल है। लेखांकन सूचना प्रणाली में बुनियादी लेनदेन में से एक होने के कारण 'लेनदेन' के मामले में चार व्यापक जीवन-चक्र गतिविधियां हैं, अर्थात्:

1. क्रय जीवन चक्र

2. उत्पादन जीवन चक्र

3. राजस्व जीवन चक्र

4. जीवन चक्र का निवेश

इसी प्रकार, प्रसंस्करण अवधि में दो बुनियादी जीवन चक्र गतिविधियाँ हैं, अर्थात्:

ए। योजना और नियंत्रण जीवन चक्र

ख। आंतरिक और बाहरी रिपोर्टिंग जीवन चक्र

ये जीवन चक्र गतिविधियाँ चलती-फिरती गतिविधियाँ हैं और लगातार की जाती हैं। इनमें से प्रत्येक गतिविधि क्रमिक रूप से कुछ अन्य गतिविधियों से संबंधित हो सकती है। गतिविधि विश्लेषण के तीसरे स्तर में जीवन-चक्र की गतिविधियों को कार्यों में विभाजित करना शामिल है।

उदाहरण के लिए, प्रत्येक प्रकार के लेन-देन को आरंभ और मान्यता दी जानी चाहिए; फिर लेनदेन के बारे में डेटा को कैप्चर किया जाना चाहिए, भविष्य के वर्गीकरण, वर्गीकृत, संक्षेप और रिपोर्ट के लिए कोडित किया जाना चाहिए। ये कार्य विभिन्न प्रकार के लेनदेन के लिए अलग-अलग तरीके से किए जाने हैं। कार्यों को परिभाषित करने की प्रक्रिया केवल उन गतिविधियों पर केंद्रित है जो उद्यम के डेटाबेस में जानकारी का निर्माण, अद्यतन या उपयोग करते हैं।

गतिविधि विश्लेषण के इस स्तर पर, गतिविधियाँ स्वयं निहित हैं, ने स्पष्ट रूप से घटनाओं और नोड्स और एक पहचान योग्य व्यक्ति या फ़ंक्शन के प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के समूह को शुरू करने और समाप्त करने को परिभाषित किया है।

इन फ़ंक्शन को तब उप-फ़ंक्शंस में विभाजित किया जा सकता है जब तक कि फ़ंक्शंस विशिष्ट न हों, कंप्यूटर प्रोग्राम के लिए मॉड्यूल को परिभाषित करने के लिए। कार्यों और उप-कार्यों में जीवन-चक्र गतिविधियों के विभाजन से उन कार्यों की पहचान करने में मदद मिलती है जो एक से अधिक जीवन-चक्र गतिविधि में दोहराए जाते हैं।

उदाहरण के लिए, कैप्चर किए गए डेटा के वर्गीकरण का कार्य क्रय और विपणन जीवन चक्रों में किया जा सकता है। इस तरह की गतिविधि विश्लेषण मौजूदा डिजाइन को बेहतर बनाने के अवसरों की पहचान करने में मदद करता है:

1. निरर्थक कार्यों को समाप्त करना

2. डुप्लिकेट किए गए कार्यों का संयोजन

3. प्रसंस्करण विधियों को सरल और बेहतर बनाना

अतिरेक को गतिविधियों के सावधानीपूर्वक विश्लेषण द्वारा पहचाना जा सकता है। प्रसंस्करण में सुधार के लिए अवसरों की पेशकश करने की संभावना है कि गतिविधियों में शामिल हैं:

ए। यह कहीं और भी किया जाता है

ख। जिसे अन्य गतिविधियों के साथ जोड़ा जा सकता है

सी। जिसे किसी अन्य व्यक्ति द्वारा भी संभाला जा सकता है

घ। यह जीवन चक्र के किसी अन्य चरण में किया जा सकता है जो सूचना प्रणाली के उत्पाद या सेवा के लिए कोई मूल्य नहीं जोड़ता है।

यहां सावधानी का एक शब्द है कि सभी अतिरेक खराब नहीं हैं। वास्तव में, कुछ अतिरेक या दोहराव को जानबूझकर सिस्टम में रेंगने की अनुमति दी जा सकती है। सिस्टम के प्रदर्शन और विश्वसनीयता में सुधार के लिए ऐसा किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, प्रक्रियाओं की सादगी सुनिश्चित करने और प्रसंस्करण की गति में सुधार के लिए कुछ दोहराव आवश्यक हो सकते हैं। अतिरेक के उन्मूलन के परिणामस्वरूप 'सभी अंडों को एक टोकरी में रखा जा सकता है' और इस तरह विश्वसनीयता प्रभावित हो सकती है। प्रस्तावित नई पद्धति या प्रक्रिया से अप्रत्याशित निहितार्थ और कम रिटर्न का जोखिम अन्य कारक हैं जो सूचना प्रणाली में परिवर्तनों के प्रस्तावित होने से पहले ध्यान देने योग्य हैं।

उप प्रणालियों में समूहीकरण गतिविधियाँ:

गतिविधियों को ऊपर-नीचे अपनाया गया टॉप-अप दृष्टिकोण का उपयोग करके परिभाषित किया गया है, उन्हें उप सिस्टम बनाने के लिए फिर से इकट्ठा किया जाता है। इस स्तर पर लिया जाने वाला एक महत्वपूर्ण निर्णय समूहीकरण के आधार से संबंधित है। यह तय करने के लिए एक भी वस्तुनिष्ठ मानदंड मौजूद नहीं हो सकता है कि गतिविधि किस उप-प्रणाली की है।

वर्तमान संगठन संरचना गतिविधियों के समूहीकरण के लिए एक आधार प्रदान कर सकती है। लेकिन, वर्तमान संगठन संरचना में परिवर्तन हो सकता है और सूचना प्रणाली की उपयोगिता खो सकती है।

गतिविधियों को उप-प्रणाली में समूहित करने के लिए, हम संगठन के सिद्धांत से सहायता लेते हैं। किसी भी अच्छे संगठन संरचना की आवश्यक विशेषताओं में से एक यह है कि इसका उद्देश्य गतिविधियों के समन्वय को सुविधाजनक बनाना है।

बेहतर समन्वय के लिए संचार की एक प्रभावी प्रणाली आवश्यक है। इसलिए, इस तरह से समूह की गतिविधियों के लिए आवश्यक है ताकि समूह के भीतर संचार की सुविधा हो और अंतर-समूह संचार की आवश्यकता कम से कम हो।

उप प्रणालियों में गतिविधियों के समूहन का प्रतिनिधित्व और दस्तावेजीकरण करने के प्रयोजनों के लिए, संरचना चार्ट या श्रेणीबद्ध ब्लॉक आरेख का उपयोग किया जाता है। चित्र 8.3 राजस्व चक्र के घटकों को दर्शाता संरचना चार्ट देता है।

गतिविधियों के अन्य समूहों के लिए समान संरचना चार्ट तैयार किए जा सकते हैं और अंत में, इन उप प्रणालियों को एक दूसरे के साथ एकीकृत किया जाता है ताकि एक लेखा प्रणाली प्रणाली के लिए बिल्डिंग ब्लॉक प्रदान किया जा सके।

गतिविधियों की क्लस्टरिंग द्वारा पहचान की गई उप प्रणालियाँ संगठन संरचना में संस्थाओं के लिए गंभीर दावेदार हैं। गतिविधियों के समूह के लिए क्लस्टरिंग विधि के साथ लाभ यह है कि समूह कार्य और संसाधनों पर आधारित है, न कि भौगोलिक क्षेत्रों पर।

फ़ंक्शंस के आधार पर इस तरह की क्लस्टरिंग प्रत्येक उप प्रणालियों से जुड़े लोगों के समूह के सदस्यों के बीच एकरूपता सुनिश्चित करती है। संगठन संरचना पर सूचना प्रणाली संगठन का प्रभाव असामान्य नहीं है।

अक्सर, सूचना प्रणाली की शुरूआत संगठन संरचनाओं में बदलाव के साथ हुई है क्योंकि इस तथ्य के कारण कि नई सूचना प्रणालियां किसी संगठन में लोगों के काम करने के तरीके को बदल देती हैं।

इसलिए, सभी अधिक महत्वपूर्ण यह है कि सूचना प्रणाली डिजाइनर संगठन विकास लोगों के साथ सक्रिय सहयोग में काम करते हैं, जबकि समूहों और उप प्रणाली में गतिविधियों का समूहन किया जा रहा है। यह न केवल यह सुनिश्चित करता है कि नई संरचना अधिक व्यावहारिक है, बल्कि लोगों के लिए अधिक स्वीकार्य है। ऐसे मामलों में, पुरानी प्रणाली से नए में संक्रमण कम दर्दनाक और कम खर्चीला है।

सेटिंग प्राथमिकताओं:

एक बार उप-प्रणालियों को पहचानने और समग्र रूप से एकीकृत करने के बाद, प्राथमिकताओं को प्रत्येक प्रणाली में विभिन्न उप प्रणालियों और विशेषताओं के बीच निर्धारित करने की आवश्यकता होती है। सूचना प्रणाली को वित्तीय संसाधनों की प्रतिबद्धता की आवश्यकता होगी।

इसके अलावा, संचालन की प्रक्रिया में आवश्यक परिवर्तनों के संदर्भ में नई प्रणाली की निहित लागत हो सकती है। इसलिए, प्रत्येक उप-प्रणाली और उप-सबसिस्टम के पेशेवरों और विपक्षों को तौलना और डिजाइन करने और लागू करने से पहले आवश्यक है।

प्रत्येक उप प्रणाली का मूल्यांकन महत्वपूर्ण सफलता कारकों (सीएसएफ) के संदर्भ में परिभाषित अच्छी तरह से परिभाषित मूल्यांकन मानदंडों के आधार पर किया जाता है। इन कारकों को धारा 8.2 में पहले ही पहचान लिया गया है।

दूसरी विधि है, बुद्धिशीलता, जिसमें संगठन में प्रासंगिक लोग उन कारकों की पहचान करने के लिए एक साथ हो जाते हैं जो प्राथमिकताएं निर्धारित करने में विचार के लायक हैं। पहले चरण में विचारों के मुक्त प्रवाह को प्रोत्साहित किया जाता है।

यहाँ अंतर्निहित सिद्धांत यह है कि इस स्तर पर कोई भी विचार मूर्खतापूर्ण या अप्रासंगिक नहीं है। दूसरे चरण के दौरान, उन्मूलन की प्रक्रिया शुरू होती है और चर्चा के बाद, सुझावों को अंतिम रूप दिया जाता है।

एक बार जब कारकों की सूची को अंतिम रूप दिया जाता है, तो सापेक्ष भार असाइन किए जाते हैं और प्रस्तावित लेखांकन सूचना प्रणाली के प्रत्येक घटक का मूल्यांकन करने के लिए एक मानदंड फ़ंक्शन को परिभाषित किया जाता है।

2. डेटाबेस मॉड्यूल:

लेखांकन सूचना प्रणाली बड़ी मात्रा में डेटा संसाधित करती है। इस प्रकार, डेटा का प्रबंधन इसके विकास की प्रक्रिया में एक प्रमुख विचार है। डेटा डिजाइन के दो मूल दृष्टिकोण हैं, अर्थात्:

ए। पारंपरिक, अनुप्रयोग उन्मुख दृष्टिकोण, और

ख। डेटाबेस दृष्टिकोण।

परंपरागत दृष्टिकोण:

डेटा डिज़ाइन के लिए पारंपरिक दृष्टिकोण इस अर्थ में अनुप्रयोग उन्मुख है कि प्रत्येक एप्लिकेशन के लिए डेटा फ़ाइलों का एक अलग सेट इसकी आवश्यकताओं के अनुसार उत्पन्न होता है। दूसरे शब्दों में, डेटा फाइलें किसी दिए गए एप्लिकेशन को समर्पित होती हैं और एक तरह से एप्लिकेशन के स्वामित्व में होती हैं।

उदाहरण के लिए, खाता प्राप्य आवेदन में ग्राहक मास्टर डेटा फ़ाइल, बिक्री लेनदेन फ़ाइल और ग्राहकों की लेनदेन फ़ाइल से रसीद होगी। इन डेटा फ़ाइलों का उपयोग केवल प्राप्य एप्लिकेशन के खातों के लिए किया जाता है।

यह दृष्टिकोण इसकी सादगी के कारण छोटे लेखा सूचना प्रणालियों के लिए उपयुक्त है। हालाँकि, डेटा की मात्रा और विश्लेषण की जटिलता के संदर्भ में सूचना प्रणाली बढ़ने के साथ-साथ यह कुछ समस्याओं को भी जन्म देती है।

पारंपरिक दृष्टिकोण के साथ मूलभूत समस्या यह है कि अनुप्रयोग प्रोग्राम उन डेटा फ़ाइलों पर निर्भर होते हैं जिनका वे उपयोग करते हैं और उनमें हेरफेर करते हैं। परिणामस्वरूप, डेटा फ़ाइल (डेटा आइटम के अलावा या विलोपन के संदर्भ में) में कोई भी परिवर्तन डेटा फ़ाइल का उपयोग करके सभी कार्यक्रमों में परिवर्तन की आवश्यकता है।

यह डेटा निर्भरता डेटा फ़ाइलों में परिवर्तन को हतोत्साहित करने के लिए प्रेरित करती है डेटा पर नियमित प्रकार के डेटा प्रबंधन गतिविधियों को करने के लिए किसी भी उपकरण की अनुपस्थिति में, ऐसी सुविधाओं को डेटा फ़ाइल का उपयोग करके कार्यक्रमों में शामिल किया जाना है। यह प्रोग्राम को जटिल बनाता है। एक अन्य समस्या तदर्थ क्वेरी को पूरा करने से संबंधित है।

अप्रत्याशित प्रकार की क्वेरी के लिए, विशेष कार्यक्रमों को लिखने की आवश्यकता होती है। इस तरह के विशेष कार्यक्रमों को विकसित करने में समय लगता है और केवल एक समय का उपयोग होता है और इस प्रकार, महंगे हैं। डेटा आइटम की रिकॉर्डिंग में बहुत अधिक दोहराव है।

उदाहरण के लिए, डेटा आइटम जैसे ग्राहक का नाम, चालान संख्या, मूल्य आदि, बिक्री आदेश प्रसंस्करण आवेदन के लिए लेनदेन फ़ाइलों में शामिल हो सकते हैं, साथ ही प्राप्य आवेदन भी। यह डेटा में अतिरेक का कारण बनता है।

डेटा अतिरेक भंडारण मीडिया के अक्षम उपयोग के परिणामस्वरूप होता है। यह डेटा की गुणवत्ता को भी प्रभावित करता है क्योंकि दिए गए डेटा आइटम को अपडेट करने पर उन सभी फाइलों में जगह नहीं हो सकती है जहां उस डेटा आइटम को संग्रहीत किया जाता है।

डेटाबेस दृष्टिकोण:

डेटा डिजाइन के लिए आधुनिक दृष्टिकोण डेटाबेस दृष्टिकोण है। यह दृष्टिकोण इस धारणा पर आधारित है कि कई अनुप्रयोगों के लिए डेटा सेट की आवश्यकता होती है जो कि बहुत कुछ है। इसलिए, डेटा का एक सामान्य भंडार होना बेहतर है जो सूचना प्रणाली में प्रत्येक एप्लिकेशन की डेटा आवश्यकताओं को पूरा करता है।

सामान्य रिपॉजिटरी को डेटाबेस कहा जाता है और एक प्रबंधन प्रणाली द्वारा प्रबंधित किया जाता है जिसे डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (डीबीएमएस) कहा जाता है। DBMS सॉफ्टवेयर है जिसे विशेष रूप से डेटाबेस में डेटा को प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो एप्लिकेशन प्रोग्रामों के अनुरोधों के साथ-साथ उपयोगकर्ताओं से सीधे आने वाले लोगों से प्राप्त होता है। डेटाबेस वातावरण के वैचारिक डिजाइन को चित्र 8.5 की मदद से दिखाया गया है।

डेटाबेस दृष्टिकोण अनुप्रयोगों दृष्टिकोण की समस्याओं का ख्याल रखता है। यह डेटा स्वतंत्रता को सुनिश्चित करता है क्योंकि DBMS डेटाबेस से एप्लिकेशन प्रोग्राम तक डेटा के प्रवाह का ख्याल रखता है। उपयोगकर्ता एप्लिकेशन को डेटाबेस में डेटा के स्थान के बारे में परेशान करने की आवश्यकता नहीं है। एक डेटा शब्दकोश बनाए रखा जाता है और डेटा शब्दकोश में निर्दिष्ट शब्दों का उपयोग करके डेटा कहा जा सकता है।

डेटाबेस अप्रोच एप्लिकेशन प्रोग्राम्स के आकार और जटिलता को भी कम कर देता है क्योंकि डीबीएमएस द्वारा नियमित रूप से डेटा प्रोसेसिंग ऑपरेशंस जैसे छंटनी की जाती है। DBMS का उपयोग तदर्थ क्वेरी की जरूरतों को पूरा करने के लिए भी किया जाता है। DBMS उपयोगकर्ता और डेटाबेस के बीच संचार के लिए भाषा के रूप में संरचित क्वेरी भाषा (एसक्यूएल) का उपयोग करता है।

भाषा बहुत सरल और अंग्रेजी के काफी करीब है। यह सुनिश्चित करता है कि उपयोगकर्ता डेटाबेस से आवश्यकतानुसार जानकारी प्राप्त कर सकता है। तदर्थ प्रश्नों को बनाने के लिए प्रबंधकों द्वारा आवश्यक प्रशिक्षण की मात्रा न्यूनतम है और प्रशिक्षण के कुछ घंटे भाषा का उपयोग करने के लिए प्रारंभिक कौशल प्रदान कर सकते हैं। शायद, डेटाबेस दृष्टिकोण का सबसे महत्वपूर्ण लाभ डेटाबेस में अतिरेक में कमी है।

कई मॉडल हैं जो आमतौर पर डेटाबेस के डिजाइन में उपयोग किए जाते हैं। हालांकि, आधुनिक दृष्टिकोण डेटा बेस डिज़ाइन के ईआर मॉडल का पालन करना है। यह दृष्टिकोण टॉप-डाउन दृष्टिकोण है और एंटरप्राइज़ मॉड्यूल में पहले से खींचा गया ईआर चार्ट शुरुआती बिंदु बन जाता है।

प्रत्येक इकाई और संबंधों के लिए, विशेषताओं को विस्तारित ईआर आरेख (ईईआर आरेख) में पहचाना और प्रलेखित किया जाता है। एक लेखा सूचना प्रणाली में, ईईआर प्रत्येक इकाई (लेनदेन और खातों) के लिए तैयार किया जा सकता है और लेनदेन खातों के लिए संबंध (प्रभाव) ईआर आरेख में दिखाया गया है। उदाहरण के लिए, बिक्री लेनदेन के लिए, विशेषताओं को निर्दिष्ट और प्रलेखित किया जा सकता है जैसा कि चित्र 8.6 में दिखाया गया है।

ये विशेषताएँ प्रत्येक इकाई के लिए डेटा फ़ाइल में रिकॉर्ड में डेटा आइटम (फ़ील्ड) बन जाती हैं (इस मामले में बिक्री लेनदेन फ़ाइल)। इसी तरह, अन्य संस्थाओं और रिश्तों के लिए ऐसे विस्तारित ईआर (ईईआर) आरेख खींचे जाते हैं।

एक बार इन विशेषताओं की पहचान हो जाने के बाद, यह संभव है कि कुछ विशेषताएँ अलग-अलग ईईआर चार्टों में सामान्य होंगी। ऐसी सामान्य विशेषताओं के दोहराव से बचने के लिए, डेटा का सामान्यीकरण किया जाता है।

3. इंटरफ़ेस मॉड्यूल:

एक इंटरफ़ेस मॉड्यूल डेटा आइटम के स्रोतों और इनपुट / आउटपुट और संवाद स्क्रीन के स्वरूपों को परिभाषित करता है जो सिस्टम में उपयोग किया जाएगा। यह रिपोर्ट के प्रारूप और सूचना प्रणाली के एक हिस्से से दूसरे नेविगेशन के लिए स्क्रीन को भी परिभाषित करता है।

दूसरे शब्दों में, मॉड्यूल उपयोगकर्ता और मशीन के बीच इंटरफेस को परिभाषित करने से संबंधित है। उपयोगकर्ता और सूचना प्रणालियों के बीच संचार में वृद्धि के कारण इंटरफ़ेस मॉड्यूल का महत्व बढ़ गया है।

डेटा प्रविष्टि और डेटा क्वेरी दोनों इंटरैक्टिव हो गए हैं। कई मामलों में, प्रक्रिया से इनपुट फ़ॉर्म समाप्त हो जाते हैं और डेटा प्रविष्टि सीधे होती है। डेटा क्वेरी की बदलती आवश्यकताएं कई रिपोर्ट रूपों को बहुत कठोर बनाती हैं। इंटरएक्टिव रिपोर्ट स्क्रीन डेटा क्वेरी में अधिक लचीलापन प्रदान करते हैं और उपयोगकर्ता परिभाषित रिपोर्ट स्वरूपों को देखने और मुद्रण के लिए अनुमति देते हैं।

इनपुट स्क्रीन:

इनपुट स्क्रीन को व्यावसायिक गतिविधि की प्राकृतिक प्रक्रिया के प्रकाश में परिभाषित किया गया है। इसलिए, वे मुख्य रूप से उन रूपों पर निर्भर करते हैं जो डेटा मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किए जाते हैं जब वे उद्यम द्वारा पहली बार प्राप्त होते हैं। एक लेखा सूचना प्रणाली में इन रूपों में चालान, खरीद आदेश, बिक्री आदेश, व्यय वाउचर आदि शामिल हो सकते हैं।

इस प्रकार, इंटरफ़ेस मॉड्यूल में, रूपों की समीक्षा भी की जाती है; पुन: डिज़ाइन और इनपुट स्क्रीन उद्यम द्वारा उपयोग किए जाने वाले रूपों के प्रकाश में परिभाषित किए गए हैं। एक लेखा सूचना प्रणाली में, एक को स्क्रीन डिजाइन के बारे में अधिक सावधान रहने की आवश्यकता है।

डेटा प्रविष्टि को सहेजने वाली इनपुट स्क्रीन में मामूली सुधार से काफी बचत हो सकती है क्योंकि डेटा प्रविष्टि स्क्रीन का उपयोग करने की संख्या बहुत बड़ी है। इनपुट स्क्रीन डिजाइन करते समय निम्नलिखित कारकों को ध्यान में रखा जा सकता है:

(ए) रूपों के साथ मिलान:

इनपुट स्क्रीन प्रारूप को इनपुट फॉर्म के साथ मेल खाना चाहिए। कभी-कभी, यह उसी प्रारूप को अपनाने के लिए भुगतान करता है जो इनपुट फॉर्म द्वारा उपयोग किया जाता है। संभव हद तक, स्क्रीन की पृष्ठभूमि का रंग भी इनपुट फॉर्म के रंग के साथ मेल खा सकता है।

(बी) इंटरएक्टिव:

इनपुट स्क्रीन इंटरएक्टिव होनी चाहिए। यह प्रविष्टि और परमिट सुधारों के समय डेटा प्रविष्टि में त्रुटियों को इंगित करना चाहिए। प्रत्येक डेटा आइटम में कुछ डेटा सत्यापन की स्थिति होनी चाहिए और डेटा प्रविष्टि के समय ऐसी डेटा सत्यापन स्थिति के किसी भी उल्लंघन को स्वचालित रूप से हाइलाइट किया जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, इनवॉइस के प्रवेश के लिए एक डेटा एंट्री स्क्रीन पर तारीख अमान्य होने पर गलती दर्ज करनी चाहिए। दिनांक अमान्य हो सकती है क्योंकि यह लेखांकन अवधि के बाहर है या दर्ज किया गया महीना बारह से अधिक है।

(ग) संगति:

इनपुट स्क्रीन कुछ सामान्य प्रकार के डेटा आइटम के लिए शब्दों और स्थान को परिभाषित करने में सुसंगत होनी चाहिए। यह प्रशिक्षण समय को कम करने में मदद करता है क्योंकि यह परिचितता में सुधार करता है; उदाहरण के लिए, लेन-देन की तारीख हमेशा लेनदेन के प्रत्येक दस्तावेज़ के दाहिने हाथ के कोने पर रखी जा सकती है।

(घ) सादगी:

एक अच्छी इनपुट स्क्रीन की मूल विशेषताओं में से एक सरलता है। बहुत सारे हाइलाइट किए गए खंड, मूल्यों या विशेषताओं का निमिष, या बहुत सारे बॉक्स लगाना और केवल जटिलता और भ्रम को जोड़ना। डेटा प्रविष्टि त्रुटियों को इंगित करने के लिए कभी-कभी बीप्स का उपयोग किया जाता है। ऐसे बीप के विवेकपूर्ण उपयोग होने चाहिए और आम तौर पर, इन से बचा जाना चाहिए।

(() लचीलापन:

इनपुट स्क्रीन संशोधनों के लिए उत्तरदायी होनी चाहिए। यह उपयोगकर्ताओं को डेटा आइटम को जोड़ने या हटाने और स्थानांतरित करने के संदर्भ में संशोधन करने की अनुमति देनी चाहिए। संशोधन की प्रक्रिया सरल होनी चाहिए। इन दिनों, विभिन्न सॉफ्टवेयर से उपलब्ध स्क्रीन जेनरेटर माउस जैसे साधारण पॉइंटिंग डिवाइस का उपयोग करके स्क्रीन से किसी भी डेटा आइटम को ड्रैग और फिक्स / ड्रॉप करने जैसी सुविधाओं की पेशकश करते हैं।

(च) कस्टम बनाया:

स्क्रीन को प्रत्येक श्रेणी के उपयोगकर्ता के लिए कस्टम बनाया जाना चाहिए। यह लंबे समय से शुरुआती और प्रवेश प्रक्रियाओं को कम करेगा।

रिपोर्ट स्क्रीन:

रिपोर्ट को किसी अन्य कंप्यूटर प्रोग्राम या स्वयं उपयोगकर्ता द्वारा आगे के विश्लेषण के लिए तैयार किया जा सकता है। कंप्यूटर प्रोग्राम द्वारा प्रसंस्करण के लिए निर्देशित डेटा, जैसे स्प्रेडशीट, सांख्यिकीय पैकेज, वर्ड प्रोसेसर, डेटा फ़ाइलों में रखे जाते हैं।

उन्हें मानक डेटा प्रारूप में रखना बेहतर है ताकि उन्हें आसानी से एक्सेस किया जा सके। उपयोगकर्ताओं के लिए बनाई गई रिपोर्ट को आम तौर पर पाठ, तालिकाओं और ग्राफ़ के रूप में रखा जाता है। यह सुनिश्चित करने के लिए प्रयास किए जाने चाहिए कि रिपोर्टों को समय पर, सही और स्पष्ट रूप से और कम लागत पर संप्रेषित किया जाए।

संवाद स्क्रीन:

संवाद स्क्रीन वे हैं जिनका उपयोग सूचना प्रणाली में कार्यों को पहचानने और प्रदर्शन करने के लिए किया जाता है। वे परिभाषित करते हैं कि सूचना प्रणाली की सहायता से क्या किया जा सकता है, एक कार्य / प्रक्रिया से दूसरे में कैसे नेविगेट किया जाए और सूचना प्रणाली को अनुमति देने वाले विभिन्न कार्यों को कैसे किया जाए।

ये स्क्रीन सरल और अस्पष्ट होनी चाहिए। ग्राफिक यूजर इंटरफेस (जीयूआई) प्रदान करके और एक स्क्रीन में सीमित संख्या में मेनू आइटम रखकर सादगी पेश की जा सकती है। एक मेनू से दूसरे मेनू में नेविगेशन की प्रक्रिया सरल, सही क्रम में और अनुसरण करने में आसान होनी चाहिए। यह व्यायाम के विकल्पों में गलती को भी इंगित करना चाहिए और प्रक्रिया को सही करने के लिए शीघ्र होना चाहिए।

स्क्रीन डिजाइन के लिए मामले उपकरण:

विभिन्न प्रकार के CASE उपकरण, डिज़ाइन, स्क्रीन और रिपोर्ट डिजाइन करने के लिए उपलब्ध हैं। इन उपकरणों के पास ऐसे डिज़ाइनिंग वातावरण की पेशकश का लाभ है जो नए उपयोगकर्ता के लिए भी लचीला और सरल है।

चूंकि इन उपकरणों में स्क्रीन प्रोटोटाइप सुविधाएं हैं, इसलिए स्क्रीन डिजाइनिंग की प्रक्रिया में उपयोगकर्ताओं की अधिक भागीदारी होना संभव है। बेशक, ऐसे उपकरण त्वरित बदलाव की अनुमति देते हैं और अंतिम कार्यान्वयन के लिए कोड उत्पन्न करके प्रोग्रामर की उत्पादकता में सुधार करते हैं। इससे विकास का समय कम हो जाता है।

एक बार फॉर्म, इनपुट / आउटपुट स्क्रीन और डायलॉग स्क्रीन तैयार हो जाने के बाद, उनका परीक्षण किया जाना चाहिए और उसके अनुसार संशोधित किया जाना चाहिए। CASE टूल का उपयोग करके डिज़ाइन किए गए फ़ॉर्म और स्क्रीन को आसानी से संशोधित किया जा सकता है। इसलिए, रूपों और स्क्रीन के उचित परीक्षण और संशोधन द्वारा प्रणाली की स्वीकार्यता में सुधार के प्रयास किए जाने चाहिए।

4. आवेदन मॉड्यूल:

यह मॉड्यूल एंटरप्राइज़ मॉड्यूल में पहले से पहचानी गई उप प्रणालियों का विस्तार करता है। संरचना चार्ट में पहचाने गए प्रत्येक उप प्रणाली के लिए, इस मॉड्यूल में विस्तृत प्रसंस्करण प्रक्रियाएं परिभाषित की गई हैं।

दूसरे शब्दों में, एप्लिकेशन मॉड्यूल मुख्य रूप से इनपुट डेटा को उन मानों में परिवर्तित करने से जुड़ी प्रक्रियाओं से संबंधित है जो इंटरफ़ेस मॉड्यूल में परिभाषित रिपोर्ट का हिस्सा बनेंगे। यह ध्यान दिया जा सकता है कि केवल उन्हीं प्रक्रियाओं को परिभाषित किया जाना है जिन्हें

(ए) डेटाबेस में मूल्यों को बदलें, या

(b) जो डेटाबेस के भाग नहीं हैं, लेकिन इंटरफ़ेस मॉड्यूल में परिभाषित रिपोर्ट में आवश्यक हैं।

डेटाबेस में पहले से मौजूद मानों को इस उद्देश्य के लिए कार्यक्रमों के विकास के बिना उपयोगकर्ताओं की आवश्यकता के अनुसार DBMS क्वेरी भाषा का उपयोग करके एक्सेस किया जा सकता है। इस प्रकार, डेटाबेस डिजाइन और स्क्रीन डिजाइन में पहले से किए गए काम से एप्लिकेशन मॉड्यूल का कार्य कम हो जाता है।

आंकड़ा प्रवाह आरेख:

इस मॉड्यूल में प्रबंधक की भूमिका मूल प्रसंस्करण प्रक्रिया की पहचान कर रही है। विस्तृत एल्गोरिदम को आमतौर पर सूचना प्रणाली पेशेवर द्वारा परिभाषित और प्रलेखित किया जाता है, ज़ाहिर है, प्रबंधक की सक्रिय मदद से।

इनपुट डेटा को आउटपुट में परिवर्तित करने के लिए निष्पादित की जाने वाली प्रक्रियाओं को व्यक्त करने के लिए उपयोग किया जाने वाला उपकरण डेटा फ्लो आरेख (DFD) है। यह डेटा के प्रवाह का वर्णन करता है। यह परिभाषित करता है कि क्या किया जाना चाहिए और यह अनदेखा करता है कि यह कैसे किया जाना चाहिए या यह पहले कैसे किया जा रहा था। यह दृष्टिकोण प्रणाली में परिवर्तन की अनुमति देता है और मौजूदा प्रणाली की कमजोरियों को इस दृष्टिकोण के बाद हटाया जा सकता है।

DFD प्रतीक:

DFDs में चार मूल प्रतीकों का उपयोग किया जाता है। वो हैं:

(i) टर्मिनेटर:

टर्मिनेटर डेटा प्रवाह या डेटा के बाहरी सिंक का एक बाहरी स्रोत है। यह एक बाहरी इकाई या वस्तु है जैसे कि ग्राहक, विक्रेता, शेयरधारक आदि। चूंकि टर्मिनेटर बाहरी निकाय हैं, इसलिए टर्मिनेटर के बीच संचार को सिस्टम से बाहर रखा गया है। टर्मिनेटर को एक आयत (आमतौर पर, छायांकित) के द्वारा दर्शाया जाता है और लेबल को आयत में रखा जाता है।

(ii) डेटा प्रवाह:

डेटा प्रवाह, टर्मिनेटर द्वारा शुरू की गई घटना के संबंध में डेटा आइटम की एक श्रृंखला को वहन करता है। यह डीएफडी में एक तीर के साथ प्रतीक है और प्रवाह की दिशा तीर की दिशा से संकेतित है। तीर, आम तौर पर, तब तक लेबल किए जाते हैं जब तक कि वे डेटा फ़ाइलों से या उनसे निर्देशित नहीं होते हैं। जैसा कि पहले बताया गया है, दो टर्मिनेटरों के बीच डेटा प्रवाह DFD में शामिल नहीं है और इस प्रकार, डेटा सीधे दो टर्मिनेटरों के बीच प्रवाह नहीं कर सकता है।

(iii) प्रक्रिया:

प्रक्रिया डेटा स्टोर या टर्मिनेटर के पुनर्निर्देशन के लिए आने वाले डेटा को बदल देती है। यह गोल कोनों या एक सर्कल के साथ एक आयत द्वारा दर्शाया गया है। यह एक क्रिया के साथ लेबल है, निश्चित रूप से।

(iv) डेटा स्टोर:

फ़ाइलें सूचना प्रणालियों में डेटा स्टोर हैं और खुले आयतों के रूप में DFDs में प्रतिनिधित्व करती हैं। आम तौर पर, वे डेटाबेस में तालिकाओं के अनुरूप होते हैं। बिक्री आदेश प्रसंस्करण के लिए डेटा प्रवाह आरेख का एक आंशिक दृश्य चित्र 8.7 में प्रस्तुत किया गया है।

यह ध्यान दिया जा सकता है कि DFD के विभिन्न घटकों का प्रतिनिधित्व करने वाले प्रतीकों में कुछ पूरक प्रतीक और मामूली बदलाव भी उपयोग में हैं। उपरोक्त प्रतीकों को सबसे अधिक उपयोग किया जाता है और वे गेन और सरसोन द्वारा सुझाए गए ग्राफिक सम्मेलन के अनुसार हैं।

कई बार, एक प्रबंधक DFD की ड्राइंग को बहुत कठिन और निराशाजनक अनुभव पाता है। हर बार जब कोई DFD खींचता है, तो एक को डेटा प्रवाह के एक या दूसरे पहलू को नजरअंदाज करना पड़ता है। सौभाग्य से, उपलब्ध CASE उपकरणों में DFDs बनाने और संशोधित करने की सुविधाएं हैं। हालाँकि, शुरुआती लोगों को सलाह दी जाती है कि वे इस समस्या को दूर करने के लिए निम्न चरणों का पालन करें:

(ए) सभी इनपुट डेटा प्रवाह की पहचान करें और आउटपुट डेटा प्रवाह के साथ-साथ टर्मिनेटर के साथ अलग-अलग इनपुट डेटा प्रवाह बाईं ओर और आउटपुट डेटा प्रवाह दाईं ओर रखते हैं।

(b) डेटा प्रवाह संज्ञा या विशेषण नामों का उपयोग करके टर्मिनेटर को लेबल करें।

(c) इनपुट डेटा फ़्लो से आगे की प्रक्रियाओं को पहचानें और आउटपुट डेटा फ़्लो से पिछड़े जब तक वे बीच में मिलते हैं।

(d) क्रिया नाम का उपयोग करके प्रक्रियाओं को लेबल करें।

एक प्रबंधक को DFD को फिर से तैयार करने के लिए तैयार रहना चाहिए क्योंकि कई बार, DFD को खींचने के बाद ही डेटा प्रवाह प्रबंधक के लिए स्पष्ट हो जाता है। इस स्तर पर उपयोगकर्ता की भागीदारी न केवल प्रबंधक की ओर से प्रयास को कम करने में बल्कि DFD को बेहतर बनाने में भी बहुत उपयोगी है।

DFD का परीक्षण:

यह सुझाव दिया जाता है कि अंतिम रूप दिए जाने से पहले DFD का पूरी तरह से परीक्षण किया जाना चाहिए। DFD डिजाइन में कुछ सामान्य त्रुटियां निम्नलिखित हैं:

ए। टर्मिनेटर लेबल वर्ग के बजाय किसी व्यक्ति या उद्यम का नाम हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक टर्मिनेटर को मेसर्स के रूप में लेबल किया जा सकता है। एकमात्र विक्रेता के बजाय बीआर लि। एक और गलती यह हो सकती है कि वाहक को बाहरी इकाई के बजाय टर्मिनेटर के रूप में रखा जाता है जो सीधे डेटा प्रवाह से जुड़ा होता है।

ख। डेटा एक टर्मिनेटर से दूसरे टर्मिनेटर में सीधे प्रवाहित हो सकता है।

सी। कोई डेटा प्रवाह किसी प्रक्रिया से या उससे संकेत नहीं किया जा सकता है।

घ। डेटा प्रवाह को टर्मिनेटर से डेटा स्टोर (फ़ाइल) या फ़ाइल से टर्मिनेटर तक, या दो फ़ाइलों के बीच प्रसंस्करण के बिना इंगित किया जाता है।

ई। प्रक्रियाओं को ऑब्जेक्ट के रूप में लेबल किया जाता है, जैसे चालान या संज्ञा जैसे बुकिंग क्लर्क।

डीएफडी प्रत्येक उप प्रणाली के लिए तैयार किए जाने के बाद, भविष्य के प्रसंस्करण विवरणों को संरचित अंग्रेजी में वर्णित किया जा सकता है (psedo- कोड)। इन psedo- कोड बाद में अनुप्रयोगों कोडिंग के लिए उपयोग किया जाता है। इस प्रक्रिया में प्रबंधक की भूमिका केवल सूचना प्रणाली को प्रसंस्करण में शामिल एल्गोरिदम को पहचानने और समझने में मदद करने के लिए सीमित है।

5. कार्यान्वयन मॉड्यूल:

यह मॉड्यूल मुख्य रूप से सिस्टम के परीक्षण, उपयोगकर्ताओं को प्रशिक्षित करने और सिस्टम की स्थापना से संबंधित है।

सिस्टम का परीक्षण:

विभिन्न मॉड्यूल का परीक्षण विकास प्रक्रिया के विभिन्न चरणों में किया जाता है। परीक्षण करते समय ध्यान में रखा जाने वाला सुनहरा नियम यह है कि परीक्षण को उन तरीकों की पहचान करने की दृष्टि से किया जाना चाहिए, जिनमें सिस्टम विफल होने की संभावना है। यह साबित करने के उद्देश्य से नहीं होना चाहिए कि सिस्टम डिजाइन विनिर्देश के अनुसार काम करेगा। प्रणाली का परीक्षण दो बुनियादी सवालों के जवाब मांगने की प्रक्रिया है:

1. क्या सूचना प्रणाली उद्यम की सूचना की जरूरत को पूरा करती है? इस सवाल का जवाब देने की प्रक्रिया को सूचना प्रणाली पेशेवरों द्वारा सिस्टम सत्यापन प्रक्रिया के रूप में जाना जाता है।

2. क्या सूचना प्रणाली सही ढंग से काम करती है? सत्यापन की प्रक्रिया इस प्रश्न का उत्तर चाहती है।

चूंकि सिस्टम के विकास के विभिन्न चरणों में त्रुटियों की प्रकृति और डिग्री अलग-अलग होती है, इसलिए अलग-अलग मॉड्यूल और पूरे सिस्टम में अलग-अलग परीक्षण किए जाते हैं।

अध्याय परीक्षा:

मॉड्यूल स्तर पर उपयोग किए जाने वाले परीक्षणों को इकाई परीक्षण कहा जा सकता है। ये परीक्षण इंटरफेस, डेटाबेस, अंकगणितीय संचालन और नियंत्रण तर्क में त्रुटियों का पता लगाने के लिए किए जाते हैं। वे विशेष रूप से परीक्षण के लिए डिज़ाइन किए गए परीक्षण डेटा पर सूचना प्रणाली का एक मॉड्यूल चलाकर किया जाता है कि क्या प्रणाली:

ए। गलत प्रकार के डेटा को स्वीकार करता है (जैसे नाम के लिए संख्यात्मक मान स्वीकार करता है);

ख। मान्य श्रेणी डेटा से बाहर स्वीकार करता है (उदाहरण 12 से अधिक माह के साथ दिनांक स्वीकार करता है);

सी। एक प्रक्रिया से दूसरी प्रक्रिया में गलत कूदने का कारण।

प्रणाली परीक्षण:

जैसा कि यूनिट परीक्षणों को अलगाव में आयोजित किया जाता है, यह आवश्यक है कि इन इकाइयों को एक समूह के रूप में सही ढंग से काम किया जाए या नहीं, यह जांचने के लिए एकीकरण परीक्षण आयोजित किए जाने चाहिए। त्रुटियों की प्रकृति की विविधता के कारण वैधता की जांच करने और प्रणाली को सत्यापित करने के लिए विभिन्न परीक्षण रणनीतियों का पालन किया जाना है। सूचना प्रणाली के परीक्षण के लिए तीन रणनीति

(ए) स्पष्ट बॉक्स परीक्षण:

इस रणनीति में, परीक्षण यह स्थापित करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं कि क्या प्रसंस्करण के लिए प्रक्रियाओं का उपयोग आवेदन की आवश्यकताओं से मेल खाता है या नहीं। यह साथी सूचना प्रणाली पेशेवरों द्वारा समीक्षा की सहायता से प्राप्त किया जा सकता है जो विकास के स्तर पर सीधे जुड़े नहीं थे।

वैकल्पिक रूप से, संरचित वॉकथ्रू विधि का उपयोग किया जा सकता है। इस पद्धति में, व्यक्तियों का एक समूह प्रक्रियाओं की समीक्षा करता है, पहले त्रुटि-ग्रस्त भागों पर एक नज़र रखता है और उन सुधारों की पहचान करता है जिन्हें बनाने की आवश्यकता होती है। फिर, समूह के सदस्य आउटपुट का आकलन करते हैं कि सिस्टम किसी दिए गए प्रकार के इनपुट के लिए पेशकश करेगा और परीक्षण करेगा कि सिस्टम का आउटपुट सही है या नहीं।

(बी) ब्लैक बॉक्स परीक्षण:

इस रणनीति में, सिस्टम को अमान्य डेटा या डेटा के लिए परीक्षण किया जाता है जो सिस्टम के कामकाज में त्रुटि का कारण हो सकता है। कोई त्रुटि हुई है या नहीं यह स्थापित करने के लिए आउटपुट की जाँच की जाती है। उदाहरण के लिए, डेटा में आदेशित मात्रा के लिए ऋणात्मक मान हो सकता है या एक चर के लिए एक आंशिक मूल्य जो केवल पूरे मूल्य को ले सकता है।

(सी) टिक परीक्षण बॉक्स:

यह रणनीति मानती है कि पूरी तरह से त्रुटि मुक्त सूचना प्रणाली देना संभव नहीं है। इस प्रकार, सभी परीक्षण और संशोधनों के बाद, सिस्टम में अभी भी शेष त्रुटियों की संख्या का अनुमान लगाना आवश्यक है। इस संख्या का अनुमान लगाने के लिए, कुछ त्रुटियों को सिस्टम में जानबूझकर पेश किया जा सकता है। फिर त्रुटियों का पता लगाने के लिए परीक्षण किए जाते हैं।

पूर्व में किए गए परीक्षण के दौरान पाई गई वास्तविक त्रुटियों के अनुपात के अनुमान के रूप में, प्रस्तुत की गई त्रुटियों का अनुपात लिया जाता है। इस प्रकार, यदि टिक बॉक्स के परीक्षण के दौरान 90% की गई त्रुटियों का पता चला है, जबकि कुल 450 त्रुटियों का स्पष्ट रूप से स्पष्ट बॉक्स परीक्षण और ब्लैक बॉक्स परीक्षण के दौरान पता चला है, तो इसका मतलब है कि सिस्टम में 50 वास्तविक त्रुटियां अभी भी बनी हुई हैं।

स्थापना:

स्थापना पुरानी प्रणाली को नई प्रणाली के साथ बदलने की एक प्रक्रिया है। मोटे तौर पर, स्थापना के लिए चार दृष्टिकोण हैं। 'कोल्ड' इंस्टॉलेशन तब किया जाता है जब पुरानी प्रणाली को तुरंत बंद कर दिया जाता है और एक नई प्रणाली द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है।

इस तरह की स्थापना में इस तथ्य के साथ तेज मनोवैज्ञानिक समायोजन का लाभ है कि नई प्रणाली का उपयोग किया जाना है। हालाँकि, इस तरह का दृष्टिकोण उपयुक्त नहीं हो सकता है यदि पुराने सिस्टम के पुराने डेटा मूल्यवान हैं या नई प्रणाली में कुछ समस्याएं हैं। लेखांकन सूचना प्रणाली स्थापित करने के लिए, यह दृष्टिकोण स्वीकार्य नहीं पाया गया है। वैकल्पिक तरीकों में शामिल हैं:

(ए) पायलट स्थापना:

एक सिस्टम केवल एक चुनिंदा प्रतिनिधि उपयोगकर्ता समूह द्वारा उपयोग के लिए स्थापित किया जा सकता है जो वास्तव में इसका उपयोग करके सिस्टम का परीक्षण करता है। अन्य उपयोगकर्ता पुराने सिस्टम का उपयोग करना जारी रखते हैं। जब सिस्टम में समस्याओं का ध्यान रखा जाता है, तो अन्य उपयोगकर्ता भी सिस्टम का उपयोग करना शुरू कर देते हैं। यह दृष्टिकोण लेखांकन सूचना प्रणालियों के लिए भी बहुत लोकप्रिय नहीं है क्योंकि उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग किए जाने से पहले पूरे लेखांकन डेटाबेस को अपडेट किया जाना चाहिए।

उपयोगकर्ता की सूचना आवश्यकताएं संगठन चार्ट में विभाग और विभाजनों की सीमाओं को पार करती हैं। हालाँकि, इस दृष्टिकोण का उपयोग पूर्ण लेखा संस्थाओं जैसे शाखा, क्षेत्रीय कार्यालय आदि के लिए किया जा सकता है। इस प्रकार, लेखा शाखाओं द्वारा एक सूचना प्रणाली का उपयोग किया जा सकता है। एक बार जब वे त्रुटि मुक्त पाए जाते हैं, तो उनका उपयोग अन्य शाखाओं द्वारा भी किया जा सकता है।

(बी) चरण-स्थापना:

इस दृष्टिकोण के तहत, स्थापना चरणों में होती है। ये चरण सूचना प्रणाली के स्वतंत्र घटक हैं। इसलिए, एक लेखा सूचना प्रणाली का राजस्व जीवन चक्र पहले स्थापित किया जा सकता है और अन्य जीवन चक्र एक के बाद एक का पालन कर सकते हैं। यह दृष्टिकोण सिस्टम के चयनित भाग पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। यह उपयोगकर्ताओं के बीच सिस्टम की स्वीकार्यता को बेहतर बनाने में मदद करता है क्योंकि यह उपयोगकर्ता को आसानी से परिवर्तन का सामना करने में सक्षम बनाता है।

(c) समानांतर स्थापना:

समानांतर स्थापना का अर्थ है पुरानी और नई प्रणाली दोनों को एक निश्चित अवधि के लिए एक साथ चलाना जब तक कि नई प्रणाली की उपयोगिता सिद्ध नहीं हो जाती। यह विधि लेखांकन सूचना प्रणाली के लिए सबसे लोकप्रिय है क्योंकि यह अन्य सभी विधियों में सबसे सुरक्षित है। एकमात्र कठिनाई, यहां, समानांतर रन की लागत और परिवर्तन का विरोध करने वालों द्वारा समानांतर चलाने की अवधि का विस्तार करने की प्रवृत्ति है।

लागू करने की समीक्षा पोस्ट करें:

कार्यान्वयन पूरा होने के बाद प्रत्येक प्रणाली की समीक्षा की जानी चाहिए। इस तरह की समीक्षा न केवल प्रणाली की कमजोरियों की पहचान करने में मदद करती है, बल्कि भविष्य के लिए संशोधन के लिए एक एजेंडा भी तैयार करती है। यह वास्तव में, एक सीखने की प्रक्रिया है। सिस्टम ऑडिट भी आयोजित किया जा सकता है कि लागत, वितरण अनुसूची, पूर्णता और गुणवत्ता के संदर्भ में प्रणाली कितनी सफल है।