विभाग: यह अर्थ और परिभाषा है - समझाया गया!

विभागीयकरण (या बस विभाग) ऑपरेटिंग कार्यों के समूहन को नौकरियों में, प्रभावी कार्य समूहों में नौकरियों के संयोजन और डिवीजनों में समूहों के संयोजन को अक्सर 'विभागों' के रूप में कहा जाता है।

विभागों में गतिविधियों का समूह बनाना संगठन की प्रक्रिया का आवश्यक हिस्सा है, जब भी उद्यम उस आकार से परे फैलता है जिसे एक व्यक्ति द्वारा प्रभावी रूप से प्रबंधित नहीं किया जा सकता है। विभाग और स्तर गतिविधियों के समूह से निकलते हैं।

Koontz और O'Donnell के अनुसार, "एक उद्यम का एक विशिष्ट क्षेत्र, विभाजन या शाखा है, जिस पर एक प्रबंधक के पास निर्दिष्ट गतिविधियों के प्रदर्शन के लिए अधिकार है।"

लुई एलन के शब्दों में, "विभाजन एक बड़े और अखंड कार्यात्मक संगठन को छोटी लचीली प्रशासनिक इकाइयों में विभाजित करने का एक साधन है।"

सरल शब्दों में, विभाग एक उद्यम की सभी गतिविधियों को अलग-अलग इकाइयों और उप-इकाइयों में वर्गीकृत और समूहीकृत करने की प्रक्रिया है। उद्देश्य समग्र परिणामों को प्राप्त करने के लिए कुशलतापूर्वक गतिविधियों को पूरा करने की सुविधा प्रदान करना है।

उद्यम का प्रबंधन विभाग द्वारा अधिक प्रभावी बनाया जाता है। विभाजन के बिना एक बड़े उपक्रम का प्रबंधन करना एक बहुत ही कठिन और जटिल काम होता।

छोटे विभागों की एक श्रृंखला का निर्माण अधिकारियों को गतिविधि की एक संकीर्ण सीमा के भीतर उन्हें प्राप्त करने में सक्षम बनाता है। यह संगठन को केवल उन लोगों को काम सौंपने में मदद करता है जो सबसे उपयुक्त हैं। इस प्रकार के असाइनमेंट के साथ, अधिकारी अपने अनुभव और रुचि को केवल उस कंपनी पर सौंपे गए काम पर केंद्रित कर सकते हैं जो समग्र कंपनी हितों और नीतियों पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय विभाग द्वारा सौंपी गई हो।

विभागीयकरण आगे कार्यकारी को अपने विभाग के तहत किए जाने वाले कार्य को निर्देशित करने और नियंत्रित करने में मदद करता है। इस प्रणाली के तहत कार्यकारी को अपने विभाग में संभाले जाने वाली विभिन्न समस्याओं के बारे में अपने कौशल और अनुभव का प्रदर्शन करने का भी मौका मिलेगा- जिससे शीर्ष प्रबंधन के लिए विभिन्न विभागों में प्रभावी समन्वय और नियंत्रण का आधार होगा। अंत में, प्रबंधनीय इकाइयों को काम का असाइनमेंट प्रभावी रूप से संगठन के विभाजन संरचना के तहत किया जा सकता है।

लेकिन विभाग की इस प्रक्रिया में कुछ खतरे के बिंदु हैं, अर्थात।

(i) समन्वय का कार्य बन जाता है। अधिक से अधिक विभागों और विशेष रूप से स्तरों, अधिक जटिल समन्वय का कार्य बन जाता है। खराब समन्वय के कारण प्रबंधकीय दक्षता और कुल उत्पादन कम होगा

(ii) संचार, नियंत्रण, पर्यवेक्षण और नियोजन का कार्य अधिक कठिन प्रतीत होता है और उद्यम के प्रबंधन की लागत को बढ़ाता है

(iii) अधिकारियों के स्तर के कारण शीर्ष प्रबंधन और ऑपरेटिव कर्मियों के बीच प्रत्यक्ष अनुबंध की दूरस्थ संभावना है

इससे अधीनस्थों की ओर से मनोबल का ह्रास होता है। संक्षेप में, स्तर पैसे और प्रयास के संदर्भ में महंगे हैं और व्यवसाय की परिचालन क्षमता को कमजोर करते हैं।