परिवर्तन प्रबंधन: व्यवसाय प्रक्रिया पुनर्रचना में परिवर्तन प्रबंधन के 7 चरण दृष्टिकोण

BPRE की शुरूआत पर विचार करने वाले एक संगठन को बदलाव के प्रबंधन के लिए सात कदम के दृष्टिकोण का पालन करना चाहिए। ये हैं: (i) एक परिवर्तन प्रबंधन टीम के रूप में। (ii) संगठन के लिए एक नई दिशा की स्थापना। (iii) परिवर्तन के लिए संगठन तैयार करना। (iv) परिवर्तन को लागू करने के लिए परिवर्तन टीमों की स्थापना। (v) परिवर्तन का समर्थन करने के लिए संरचनाओं, प्रणालियों और संसाधनों को संरेखित करना। (vi) बदलने के लिए सड़क ब्लॉक की पहचान करना और हटाना। (vii) संगठन की संस्कृति में परिवर्तन को अवशोषित करना।

चित्र सौजन्य: cgnglobal.com/sites/default/files/u17/Change%20Management_Context%20Image.png

इन चरणों को संक्षेप में निम्नलिखित अनुभाग में चर्चा की गई है।

(i) एक परिवर्तन प्रबंधन टीम की स्थापना:

मुख्य परिचालन अधिकारी (सीओओ) या एक रणनीतिक व्यापार इकाई (एसबीयू) के प्रमुख संगठन के व्यापार प्रक्रियाओं में बड़े बदलाव शुरू करने के लिए बीपीआरई टीम के प्रमुख हैं। चूंकि बीपीआरई टीम में अन्य प्रतिबद्धताएं हैं, इसलिए परिवर्तन प्रबंधन के लिए जिम्मेदार छोटी टीम बनाने और पुनर्मूल्यांकन प्रयासों में टीम लीडर की सहायता करने की सलाह दी जाती है। एक संगठन में जहां शीर्ष प्रबंधन के बजाय उत्प्रेरक (जो मध्य या कनिष्ठ प्रबंधन स्तर में हैं) से बड़े बदलाव की पहल होती है, परिवर्तन को प्रबंधित करने के लिए गठित टीम को "संक्रमण प्रबंधन टीम" कहा जाता है।

(ii) संगठन के लिए एक नई दिशा स्थापित करना:

ऐसे संगठनों में जहां पुनर्मूल्यांकन को ईमानदारी से पेश किया जाता है, मिशन के बयान को प्रक्रिया-अभिविन्यास और टीम के काम के लिए संगठन की प्रतिबद्धता को प्रतिबिंबित करना चाहिए। यह मिशन वक्तव्य संगठन को एक नई दिशा देता है,

(iii) परिवर्तन के लिए संगठन तैयार करना:

परिवर्तन का संदेश संगठन के सभी स्तरों पर कर्मचारियों को सूचित किया जाना चाहिए। संचार में परिवर्तन की अनिवार्यता और परिवर्तन की अनिवार्यता पर जोर दिया जाना चाहिए और यदि संगठन में आंतरिक परिवर्तन नहीं होता है तो परिवर्तन के लाभ और प्रतिकूल परिणाम।

पुनर्रचना में प्रभावी संचार के तीन पहलू हैं:

(a) केवल तथ्यों का संचार करें न कि मूल्यों का

(बी) सीधे संवाद (यानी, आमने सामने)

तथ्यों का संचार लागत, गति, गुणवत्ता, ग्राहक सेवा आदि के मामले में संगठन की कुछ महत्वपूर्ण व्यावसायिक प्रक्रियाओं से संबंधित है, और ये किस हद तक प्रतियोगियों के पीछे हैं। परिवर्तन प्रबंधन टीम को प्रमुख परिवर्तनों को प्रस्तुत करने की तात्कालिकता के बारे में फ्रंट-लाइन पर्यवेक्षकों के छोटे समूहों से आमने-सामने संवाद करना चाहिए। इसके अलावा पर्यवेक्षकों ने श्रमिकों को बीपीआरई टीम द्वारा की गई परिवर्तन पहल के बारे में बताया। उन्हें कर्मचारियों को बिना किसी हिचकिचाहट के अपनी चिंताओं को उठाने के लिए प्रोत्साहित करना चाहिए और यदि कोई बदलाव के बारे में संदेह है

(iv) परिवर्तन लागू करने के लिए टीमों की स्थापना:

परिवर्तन टीमें जिन्हें रेनेगिरिंग टीमों के रूप में जाना जाता है, का गठन BPRE टीम लीडर द्वारा किया जाता है। प्रत्येक टीम एक "प्रक्रिया के मालिक" के नेतृत्व में है और एक पुनर्व्यवस्थित व्यावसायिक प्रक्रिया को लागू करने के लिए जिम्मेदार है।

क्योंकि पुनर्संगठित प्रक्रियाएं क्रॉस-फंक्शनल हैं, प्रत्येक पुनर्रचना टीम विभिन्न विभागों के लोगों का प्रतिनिधित्व करती है। टीम के सदस्यों को जानकार, रचनात्मक और उत्साही होना चाहिए। उन्हें पुनरुत्पादित प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन के दौरान कर्मचारी प्रतिरोध का सामना करने और संभालने के लिए तैयार होना चाहिए। साथ ही टीम के सदस्यों को टीमों के सदस्यों के रूप में काम करने के लिए तैयार होना चाहिए। उन्हें अपने व्यक्तिगत हितों को समूह हित और संगठनात्मक हित के अधीन करना चाहिए।

(v) परिवर्तन का समर्थन करने के लिए संरचनाओं, प्रणालियों और संसाधनों को संरेखित करना:

परिवर्तन प्रबंधन टीम को मौजूदा संगठनात्मक संरचना, प्रणालियों और प्रक्रियाओं की जांच करनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि ये परिवर्तन प्रक्रिया के साथ ठीक से संरेखित हैं। इन कार्यों में परिवर्तन प्रबंधन टीमों को सहायता प्रदान करने वाली रेन्गिनियरिंग टीमें। BPRE में, प्रक्रिया अभिविन्यास और टीम के काम पर जोर दिया गया है जो द्वीपीय कार्यात्मक गतिविधियों को कम करेगा।

परिणामस्वरूप संगठन संरचना चापलूसी हो जाएगी, (यानी, श्रेणीबद्ध स्तर की कम संख्या के साथ)। BPRE टीमों को कठोर सुधार प्राप्त करने के लिए आवश्यक परिवर्तनों को लागू करने के लिए पर्याप्त संसाधन और अधिकार प्रदान किए जाने चाहिए। टीम के सदस्यों को निर्णय लेने के लिए सशक्त होना चाहिए और उन्हें स्वयं काम करने के लिए पर्याप्त स्वायत्तता दी जानी चाहिए। परिवर्तन प्रबंधन टीम को अपने विचारों को व्यवहार में लाने के लिए पुनर्रचना दल के सदस्यों का समर्थन करना चाहिए।

(vi) बदलने के लिए सड़क ब्लॉक की पहचान करना और हटाना:

चूंकि रीइंजीनियरिंग में प्रमुख शुल्क शामिल हैं, ऐसे परिवर्तनों का प्रतिरोध अपरिहार्य है। कई मौजूदा प्रणालियों के कई कठोर संशोधनों को पुनर्संरचना टीमों की सिफारिश के अनुसार शामिल किया जा सकता है। चूंकि परिवर्तन का प्रतिरोध पुनर्रचना टीम की सिफारिशों के कार्यान्वयन के लिए एक सड़क ब्लॉक बनाता है, इसलिए परिवर्तन प्रबंधन टीम को इन सड़क ब्लॉकों को हटाने में मदद करनी चाहिए।

यह उन लोगों को परामर्श देने और प्रशिक्षित करने के लिए आवश्यक हो सकता है जो बदलाव की आवश्यकता के बारे में उन्हें समझाने के लिए परिवर्तन का विरोध करते हैं और उन्हें उन चीजों की स्पष्ट तस्वीर देते हैं जो बदलने जा रहे हैं। परिवर्तन का प्रतिरोध और BPRE को प्रबंधन के किसी भी स्तर पर अधिकारियों द्वारा अत्यधिक या गुप्त रूप से व्यक्त किया जा सकता है। इसलिए यह आवश्यक है कि शीर्ष प्रबंधन बदलाव को लागू करने के लिए रोल मॉडल के रूप में कार्य करें और दूसरों को सूट का पालन करने के लिए प्रेरित करें।

(vii) संगठन की संस्कृति में परिवर्तन को अवशोषित करना:

BPRE के बाहर गिरने के रूप में, परिवर्तन को संस्थागत और आंतरिक किया जाना चाहिए। यह अधिक से अधिक कर्मचारियों को प्रक्रिया और कार्यों या विभागों के साथ खुद को पहचानने की ओर ले जाएगा। उन्हें पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है, न कि विशिष्ट असतत कार्यों या नौकरियों के लिए जिन्हें वे प्रक्रिया के एक भाग के रूप में करते हैं। यह प्रदर्शन मूल्यांकन और इनाम प्रणालियों में आमूल परिवर्तन के लिए कहता है। साथ ही, संगठन को कर्मचारियों को नए कौशल, मूल्य और दृष्टिकोण प्रदान करने के लिए प्रशिक्षण में पर्याप्त निवेश करने की आवश्यकता है। नई प्रणाली को टीम के काम, प्रक्रिया-अभिविन्यास और ग्राहक संतुष्टि पर ध्यान देना चाहिए।

उपरोक्त परिवर्तनों के अलावा, BPRE संगठनात्मक संचार में बड़े बदलाव भी लाता है। BPRE अधिक आमने-सामने संचार पर जोर देता है और फ्रंट-लाइन पर्यवेक्षक संचार श्रृंखला में एक प्रमुख लिंक के रूप में कार्य करते हैं।