व्यापार सूचना प्रणाली: साझा और व्यक्तिगत व्यापार सूचना प्रणाली

व्यापार सूचना प्रणाली में दो बुनियादी घटक होते हैं, अर्थात् साझा व्यापार सूचना प्रणाली और व्यक्तिगत व्यावसायिक सूचना प्रणाली!

1. साझा व्यापार सूचना प्रणाली:

व्यापार सूचना प्रणालियों के इस वर्ग में बड़ी, अधिक जटिल और महंगी सूचना प्रणालियाँ शामिल हैं। साझा सूचना प्रणाली के लिए एक विस्तृत योजना प्रक्रिया बुनियादी ढांचे के निर्माण से पहले होनी चाहिए।

इन व्यावसायिक सूचना प्रणालियों को विकसित करने और उपयोग करने का लाभ इन प्रणालियों में सूचना की अस्थिरता में निहित है। सूचना के दुरुपयोग को रोकने के लिए प्रबंधकीय, संगठनात्मक और संसाधन नियंत्रण का उपयोग किया जाता है।

इन सूचना प्रणालियों में व्यापकता है और सूचना, और हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर और संचार लाइनों जैसे सेवा तत्वों जैसे संसाधनों की संपूर्णता को समाहित करता है।

उदाहरण के लिए, एक साझा सूचना प्रणाली को महंगे लेजर प्रिंटर, स्कैनर, ई-मेल और इंटरनेट कनेक्शन के साथ-साथ विभिन्न पाठ और स्प्रेडशीट फ़ाइलों में संग्रहीत जानकारी को साझा करने की अनुमति देनी चाहिए। चूंकि इन संसाधनों को बड़ी संख्या में उपयोगकर्ताओं द्वारा साझा किया जाता है, इसलिए इन विशाल सूचना प्रणालियों में बड़े निवेश को सही ठहराने के लिए प्रति उपयोगकर्ता लागत काफी कम है।

साझा प्रणालियाँ अंतर वैयक्तिक संचार को बेहतर बनाती हैं और विभिन्न कार्यों और प्रबंधकीय पदानुक्रम के स्तरों के बारे में सूचना के सहज प्रवाह को बढ़ावा देती हैं। साझा व्यापार सूचना प्रणाली सूचना में मानकीकरण सुनिश्चित करती है और सूचना और अन्य संसाधनों में अतिरेक को कम करती है।

ये सिस्टम सूचना प्रणालियों में तकनीकी विशेषज्ञों से विशेषज्ञ सलाह प्रदान कर सकते हैं। साझा प्रणालियों के लिए आईटी अवसंरचना में भारी निवेश की आवश्यकता है। शैतानी के कारण, वे सुरक्षा और गोपनीयता जोखिमों के अधिक सामने आते हैं। इसलिए, प्रक्रियाएं ऐसी साझा सूचना प्रणालियों के बहुत महत्वपूर्ण तत्व हैं।

साझा व्यापार सूचना प्रणाली के प्रकार:

प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर प्रबंधकों की सूचना आवश्यकताओं की पूर्ति के लिए विभिन्न प्रकार की व्यावसायिक सूचना प्रणालियों का उपयोग किया जाता है। इन प्रणालियों को निम्नलिखित श्रेणियों में वर्गीकृत किया गया है:

(ए) लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली,

(b) प्रबंधन सूचना प्रणाली,

(c) निर्णय समर्थन प्रणाली,

(घ) कार्यकारी सूचना प्रणाली,

(ई) विशेषज्ञ प्रणाली,

(च) कार्यालय सूचना प्रणाली।

(ए) लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली:

लेन-देन प्रसंस्करण प्रणाली (टीपीएस) एक उद्यम में लेनदेन के प्रकारों पर बनाई गई है। वे अधिकांश आंतरिक जानकारी को संभालते हैं। उनका उद्देश्य परिचालन कर्मचारियों और निचले स्तर के प्रबंधकों के लिए परिचालन जानकारी उत्पन्न करना है। इसके अलावा, ये सिस्टम प्रबंधन सूचना प्रणाली को आवश्यक इनपुट प्रदान करने के लिए कोर बनाते हैं।

(बी) प्रबंधन सूचना प्रणाली:

प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) TPS में निहित जानकारी का उपयोग करती है और प्रबंधकों को योजना बनाने और संचालन को नियंत्रित करने के लिए जानकारी की सारांश रिपोर्ट तैयार करके उन्हें संसाधित करती है। ये मुख्य रूप से सूचना रिपोर्टिंग प्रणाली हैं। ये सिस्टम मुख्य रूप से निम्न से मध्यम स्तर के प्रबंधकों की सूचना की जरूरतों पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

(c) निर्णय समर्थन प्रणाली:

निर्णय समर्थन प्रणाली (DSS) का उपयोग सामरिक जानकारी उत्पन्न करने के लिए मध्य स्तर पर प्रबंधकों द्वारा किया जाता है। निर्णय समर्थन प्रणाली न केवल टीपीएस से बल्कि बाहरी स्रोतों से भी इनपुट लेती है। वे अधिक सख्ती से जानकारी का विश्लेषण करने के लिए उपकरण भी प्रदान करते हैं और सामरिक जानकारी पैदा करने में मदद करते हैं और प्रबंधकों के लिए 'क्या - अगर विश्लेषण' करते हैं।

(डी) कार्यकारी सूचना प्रणाली:

कार्यकारी सूचना प्रणाली (ईआईएस) उपयोगकर्ता के अनुकूल सूचना प्रणाली हैं जो सारांश जानकारी, आंतरिक और बाहरी जानकारी के एकीकरण, अपवाद रिपोर्टिंग तकनीकों के एकीकरण और उद्यम के मूल संचालन के साथ लिंक स्थापित करने पर अधिक जोर देती हैं। ये सूचना प्रणाली रणनीतिक जानकारी उत्पन्न करती हैं और शीर्ष स्तर के प्रबंधकों द्वारा उपयोग की जाती हैं। वे विकल्पों की पहचान करने, वैकल्पिक परिदृश्यों के मूल्यांकन और व्यावसायिक विकल्पों के बारे में सूचित विकल्प बनाने में मदद करते हैं।

(ई) विशेषज्ञ प्रणाली:

विशेषज्ञ प्रणालियाँ विशेषज्ञता को औपचारिक बनाने का लक्ष्य रखती हैं और इसे दोहराए जाने वाले व्यावसायिक निर्णयों के लिए उपलब्ध कराती हैं। वे विभिन्न व्यावसायिक गतिविधियों में प्रबंधकों की जानकारी, मौजूदा सिद्धांतों, विश्वासों और अनुभवों से ज्ञान उत्पन्न करने के लिए कृत्रिम बुद्धि साधनों का उपयोग करते हैं।

वे मानव डोमेन विशेषज्ञों के लिए प्रतिस्थापन नहीं हैं, बल्कि वे मानव विशेषज्ञों को अपने काम को अधिक प्रभावी ढंग से करने में मदद करते हैं और व्यावसायिक उद्यम के विभिन्न स्थानों पर विशेषज्ञता को दोहराते हैं।

(च) कार्यालय स्वचालन प्रणाली:

कार्यालय स्वचालन प्रणाली उद्यम में लोगों के संचार और उत्पादकता में सुधार के लिए होती है। वे कार्यालय प्रक्रियाओं को स्वचालित करने का प्रयास करते हैं और कार्यालय सचिवीय कार्य में बाधाओं को दूर करते हैं।

इन प्रणालियों का उपयोग प्रबंधन के सभी स्तरों पर लोगों द्वारा किया जाता है। इन प्रणालियों के महत्वपूर्ण तत्वों में ई-मेल, डेस्कटॉप पब्लिशिंग सिस्टम, टेक्स्ट प्रोसेसर, ग्राफिक्स और इलेक्ट्रॉनिक टेलीकांफ्रेंसिंग शामिल हैं।

जैसा कि देखा जा सकता है, विभिन्न प्रकार की व्यावसायिक सूचना प्रणालियों में प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर अनुप्रयोग होते हैं। व्यापार सूचना प्रणाली और प्रबंधकीय स्तर के प्रकार जिन पर उनका उपयोग किया जाता है, चित्रित किए गए हैं। विशेषज्ञ प्रणाली और कार्यालय स्वचालन प्रणाली प्रबंधन के सभी स्तरों पर उपयोगी हो सकते हैं।

हालांकि, यह ध्यान दिया जा सकता है कि किसी प्रकार की व्यावसायिक सूचना प्रणाली की उपयोगिता कंपनी की संगठन संरचना में गतिविधियों के आयोजन के तरीके पर भी निर्भर करेगी। उदाहरण के लिए, यदि किसी संगठन में गतिविधियों का आयोजन इस तरह से किया जाता है कि निचले और मध्यम स्तर के प्रबंधकों की जिम्मेदारियों के बीच बहुत अधिक ओवरलैपिंग होती है, तो टीपीएस का उपयोग मध्य स्तर पर भी किया जा सकता है।

ये व्यावसायिक सूचना प्रणाली व्यवसाय के प्रत्येक कार्य जैसे कि विपणन, वित्त, उत्पादन, मानव संसाधन विकास आदि के लिए विशेष रूप से विकसित की जा सकती हैं या प्रत्येक कार्य के लिए उपयोगी एक सामान्य संरचना हो सकती हैं।

व्यापार सूचना प्रणाली जो व्यवसाय के विभिन्न कार्यों को एकीकृत करती है, एकीकृत प्रणाली कहलाती है। व्यापार उद्यमों के मामले में ऐसी एकीकृत सूचना प्रणाली अधिक लोकप्रिय हैं जो अपने बड़े आकार, व्यापक भौगोलिक कवरेज, विविध उत्पाद आधार आदि के कारण अंतर-कार्यात्मक संचार में बाधाओं की समस्या का सामना करते हैं। इन प्रणालियों को अलग-अलग सॉफ्टवेयर निर्माताओं द्वारा अलग-अलग रूप में कहा जा रहा है। लेकिन, अत्यधिक एकीकृत सूचना प्रणाली के लिए सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला शब्द एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) प्रणाली है।

2. व्यक्तिगत व्यापार सूचना प्रणाली:

व्यक्तिगत व्यावसायिक सूचना प्रणाली प्रबंधकों द्वारा काम पर उनकी उत्पादकता में सुधार करने के लिए उपयोग की जाती है। वे प्रबंधकों को अपने काम को अधिक कुशलता से करने में मदद करते हैं। व्यक्तिगत सूचना प्रणाली में सॉफ्टवेयर के लिए वर्ड प्रोसेसिंग, इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट, व्यक्तिगत डेटा बेस प्रबंधन प्रणाली, ग्राफिक्स और व्यावसायिक प्रस्तुति और डेस्कटॉप आयोजन के साथ-साथ माइक्रो कंप्यूटर का उपयोग शामिल है।

साझा व्यापार सूचना प्रणाली की तुलना में व्यक्तिगत सूचना प्रणाली स्थापित करने के लिए कम खर्चीली और सरल है। वे अधिक लचीले और संरक्षित हैं क्योंकि वे सिंगल-हैंडेड सिस्टम हैं।

इस तरह की प्रणाली के मामले में, प्रक्रिया मुख्य रूप से बैकअप तक सीमित है, हार्डवेयर विफलता की घटना की देखभाल करने के लिए। चूंकि वे व्यक्तिगत हैं, एक प्रबंधक इसका उपयोग कर सकता है जिस तरह से वह उसे उसके लिए अधिक उत्पादक पाता है।

इस प्रकार, वे विशिष्ट सूचना आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित करने के साथ निर्मित और उपयोग किए जाते हैं। व्यक्तिगत सूचना प्रणाली की प्रमुख विशेषता यह है कि एक एकल व्यक्ति आवश्यकताओं को परिभाषित करने, प्रणाली के ढांचे को डिजाइन करने और उसका उपयोग करने की जिम्मेदारी लेता है। इस प्रकार, वे व्यवसाय प्रबंधकों के केवल निर्दिष्ट उद्देश्यों की सेवा करते हैं।

मुख्य रूप से, वे प्रबंधक को बेहतर कार्य वातावरण प्रदान करने का लक्ष्य रखते हैं ताकि वह सरल डेटा हैंडलिंग समस्याओं, रिपोर्टिंग समस्याओं और संचार समस्याओं पर सहायता प्राप्त करके अपनी उत्पादकता में सुधार कर सकें। वे कार्यालय स्वचालन के कुछ उपकरणों के विकल्प के रूप में भी काम करते हैं। नोट बुक कंप्यूटर की उपलब्धता ने माइक्रो कंप्यूटर अनुप्रयोगों की पूरी दृष्टि को पूरी तरह से अलग बना दिया है। अब उन्हें संचार उपकरणों के रूप में भी देखा जाता है।

हालांकि, वे ज्यादातर मामलों में, साझा व्यावसायिक सूचना प्रणालियों से जुड़े होते हैं, उनके पास बड़े व्यावसायिक मुद्दों की जटिल समस्याओं को प्रभावी ढंग से संभालने की क्षमता का अभाव होता है। वे सीमित जरूरतों और सूचना प्रणालियों को डिजाइन करने में ज्ञान और विशेषज्ञता की सीमित उपलब्धता से पीड़ित होते हैं।

व्यक्तिगत सूचना प्रणाली में उपयोग किए जाने वाले हार्डवेयर अक्सर बर्गलरों का लक्ष्य होते हैं और इसलिए, सुरक्षा व्यक्तिगत कंप्यूटरों के साथ एक समस्या है, केवल जोखिम और जोखिम की डिग्री की प्रकृति साझा सूचना प्रणालियों के मामले में इससे अलग है।