व्यावसायिक उद्यम की प्रबंधकीय प्रक्रिया में शामिल गतिविधियाँ

व्यवसाय उद्यम की प्रबंधकीय प्रक्रिया में शामिल होने वाली कुछ महत्वपूर्ण गतिविधियां इस प्रकार हैं:

यह निष्कर्ष निकाला गया था कि सभी व्यावसायिक कार्यों और नीतियों को ग्राहक संतुष्टि प्राप्त करने के लिए उन्मुख होना चाहिए। जैसा कि पीटर एफ। ड्रकर ने उपयुक्त रूप से कहा है, किसी भी व्यवसाय के उद्देश्य की एकमात्र वैध परिभाषा ग्राहक बनाना है।

इस प्रकार, किसी भी व्यवसाय प्रबंधक का प्राथमिक लक्ष्य व्यवसाय के लिए संतुष्ट ग्राहकों की एक स्थिर धारा उत्पन्न करना होना चाहिए। यह लक्ष्य एक व्यवसाय प्रबंधक की सभी गतिविधियों का प्रेरक बल होना है।

व्यापार सूचना प्रणाली का सबसे लगातार उपयोगकर्ता व्यवसाय प्रबंधक है। इस प्रकार, व्यापार सूचना प्रणाली का जोर प्रबंधक की जानकारी की जरूरतों पर होना चाहिए।

इस प्रकार, प्रबंधन और प्रबंधकीय प्रक्रिया को समझना आवश्यक है। प्रबंधन वह है जो एक प्रबंधक करता है। एक प्रबंधक हमें प्रबंधन की प्रक्रिया में एक अंतर्दृष्टि देता है।

यह एक सार्वभौमिक रूप से स्वीकार किया गया दृष्टिकोण है कि प्रबंधन कुछ उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए दूसरों के माध्यम से चीजों को प्राप्त करने की कला है। प्रबंधन का यह दृष्टिकोण वांछित परिणाम प्राप्त करने में शामिल प्रबंधकीय प्रक्रिया (यानी कला) पर केंद्रित है।

प्रबंधकीय प्रक्रिया में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हैं:

मैं। योजना,

ii। आयोजन,

iii। स्टाफिंग,

iv। निर्देशन,

v। नियंत्रण करना।

यह समझने के लिए कि व्यावसायिक सूचना प्रणालियों का क्या उद्देश्य होना चाहिए, प्रबंधकीय प्रक्रिया में शामिल गतिविधियों को समझना आवश्यक है।

1. योजना:

नियोजन से तात्पर्य वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए भविष्य के पाठ्यक्रम के निर्धारण से है। इसका अर्थ है अग्रिम में निर्णय लेना कि क्या करना है, कैसे करना है, कब करना है और किसे करना है। यह एक "कार्यकारी क्रिया है जो प्रकृति के परिवर्तन की दिशा और दिशा को प्रत्याशित, प्रभावित और नियंत्रित करने के कौशल का प्रतीक है"। प्रबंधक के अन्य सभी कार्यों की योजना बनाना।

यह अनिश्चितता और पर्यावरण में परिवर्तन के प्रभाव को समाप्त करता है। उचित नियोजन एक प्रबंधक को पर्यावरण परिवर्तन की चुनौतियों को प्रभावी ढंग से पूरा करने में मदद कर सकता है। उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करते हुए योजनाएँ तैयार की जाती हैं। इस प्रकार, नियोजन वांछित लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए उद्यम में क्रियाओं का मार्गदर्शन करता है।

यह आज के मामलों की स्थिति और भविष्य के लिए व्यापार में मामलों की वांछित स्थिति के बीच अंतर को भरता है। उद्यम में प्रदर्शन और व्यायाम नियंत्रण का मूल्यांकन करने के लिए योजनाओं का उपयोग किया जाता है। योजना व्यापक है और लगभग सभी में एक संगठन की योजना है।

प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर योजना का चरित्र भिन्न हो सकता है। प्रबंधकीय पदानुक्रम के निचले स्तरों पर योजनाओं को संगठन के शीर्ष पर प्रबंधकों की समग्र योजनाओं की सीमा के भीतर होना चाहिए। योजनाएं विभिन्न प्रकार की हो सकती हैं, जैसे कि मिशन, उद्देश्य, रणनीति, नीतियां, नियम और प्रक्रियाएं, कार्यक्रम और परियोजनाएं, और बजट।

प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर विभिन्न प्रकार की योजनाएँ तैयार की जाती हैं। उदाहरण के लिए, संगठन के उद्देश्य, उद्देश्य और रणनीति शीर्ष स्तर के प्रबंधन के अनन्य संरक्षण हैं।

प्रबंधन की नींव के रूप में योजनाएं कार्य करती हैं। अन्य प्रबंधकीय गतिविधियों को योजनाओं द्वारा निर्धारित किया जाता है। आयोजन, स्टाफिंग, निर्देशन और नियंत्रण जैसे अन्य सभी प्रबंधकीय गतिविधियों के निष्पादन से पहले, तार्किक रूप से योजना बनाना।

प्रबंधकों के बीच नियोजन गतिविधि में गड़बड़ी के सबसे महत्वपूर्ण कारणों में से एक यह है कि वे प्रतिक्रियाशील होने के बजाय सक्रिय होने के लाभों का एहसास करते हैं। नई परियोजनाओं में भारी निवेश और उच्च स्तर के जोखिम एक प्रबंधक के लिए अग्रिम योजना बनाना और यथासंभव अनिश्चितता को दूर करने का प्रयास करना अनिवार्य बनाते हैं।

व्यवसाय प्रक्रियाओं की जटिलता व्यवसाय योजना को एक पुरस्कृत गतिविधि भी बना रही है। भविष्य की आशंका को कम करने और अनिश्चितता को कम करने के लिए बेहतर और अधिक विश्वसनीय मॉडल की उपलब्धता ने भी नियोजन गतिविधि में वृद्धि की है।

नियोजन प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

(1) अवसरों या घटनाक्रम से अवगत होना योजना प्रक्रिया की शुरुआत का प्रतीक है। इसमें व्यावसायिक संगठन के भीतर और बाहर पर्यावरण की शक्तियों और कमजोरियों का आकलन शामिल है।

(2) नए अवसरों के विकास के मद्देनजर संगठन और व्यक्तिगत संगठनात्मक इकाइयों के लिए लक्ष्यों का निर्धारण।

(३) आंतरिक और बाह्य वातावरण के संबंध में महत्वपूर्ण योजना परिसर की स्थापना जिसमें योजनाएँ संचालित होंगी। इसमें उत्पादों, बाजारों, प्रक्रियाओं, प्रौद्योगिकियों, कर्मियों, आदि के संदर्भ में व्यवसाय उद्यम की ताकत और कमजोरियों की पहचान शामिल है।

(4) उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रमों की पहचान।

(5) उद्देश्यों की उपलब्धि पर उनके प्रभाव के मद्देनजर कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रमों का मूल्यांकन।

(6) कार्रवाई के सर्वोत्तम वैकल्पिक पाठ्यक्रम का चयन।

(() योजना के समर्थन के लिए व्युत्पन्न योजनाओं का गठन।

यह ध्यान दिया जा सकता है कि नियोजन प्रक्रिया में उपरोक्त प्रत्येक चरण के लिए आंतरिक और बाहरी वातावरण के बारे में बहुत सारी जानकारी की आवश्यकता होती है जिसमें योजनाओं को संचालित करना होता है। बाहरी वातावरण के बारे में जानकारी में आर्थिक रुझान, तकनीकी परिवर्तन, विभिन्न संसाधनों की उपलब्धता और लागत आदि शामिल हैं।

आंतरिक वातावरण के बारे में जानकारी में बिक्री पूर्वानुमान, वित्तीय संसाधन और योजनाएं, कंपनी में संसाधनों की उपलब्धता की स्थिति आदि शामिल हैं। एक प्रबंधक को पर्यावरण के बारे में जानकारी के विश्लेषण के लिए विभिन्न उपकरणों की भी आवश्यकता होती है।

नियोजन प्रक्रिया में पूर्वानुमान और पूर्वानुमान शामिल हैं। इसके लिए आंतरिक और बाहरी कारकों के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है जो भविष्य की स्थिति को प्रभावित करते हैं।

इन कारकों की प्रासंगिकता और सापेक्ष प्रभाव के बारे में जानकारी भविष्य की घटनाओं की प्रत्याशा और पूर्वानुमान की प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण इनपुट है। आधुनिक कंप्यूटरों की मदद से सिमुलेशन, आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस तकनीक, न्यूरल नेटवर्क, फजी लॉजिक आदि का उपयोग करने से योजनाओं की भविष्य कहनेवाला मूल्य में सुधार हुआ है, साथ ही योजना की जानकारी के अलावा मूल्य में भी सुधार हुआ है।

2. आयोजन:

आयोजन में योजना की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए निष्पादित की जाने वाली गतिविधियों का विश्लेषण शामिल है, उन्हें समूहबद्ध करना ताकि उन्हें संगठनात्मक इकाइयों में लोगों या समूहों को सौंपा जा सके और जिम्मेदारियों को पूरा करने के लिए संगठन के संसाधनों का उपयोग करने के लिए प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल को सौंपा जा सके।

आयोजन लोगों, कार्यों और प्रौद्योगिकी से संबंधित है। चूंकि ये कारक संगठन से संगठन में भिन्न हैं, इसलिए कोई विशिष्ट संगठनात्मक डिजाइन नहीं है जो सभी संगठनों के लिए उपयुक्त होगा।

संगठन की संरचना को संगठन की विशिष्ट आवश्यकताओं और शर्तों के अनुसार डिज़ाइन किया जाना है। जैसे-जैसे लोग, कार्य और प्रौद्योगिकी पर्यावरण की गतिशीलता के अधीन हैं, संगठनों को बदलते कारोबारी माहौल के मद्देनजर पुनर्गठित किया जाता है।

संगठन संरचना और सूचना प्रणाली एक-दूसरे के साथ निकटता से संबंधित हैं। यदि संगठन संरचना व्यवसाय उद्यम का निकाय है, तो सूचना प्रणाली इसकी तंत्रिका तंत्र है।

संगठन संरचना को व्यवसाय उद्यम में सूचना के प्राकृतिक प्रवाह को ध्यान में रखते हुए डिजाइन किया जाना चाहिए। प्रदर्शन माप योजनाओं को सूचना के प्रवाह और संगठन संरचना से मेल खाना चाहिए।

आदर्श रूप से, सूचना प्रणाली में किसी भी बदलाव के कारण संगठन संरचना में परिवर्तन होना चाहिए; अन्यथा सूचना प्रणाली व्यवसाय की योजनाओं को प्रतिबिंबित नहीं कर पाएगी। उदाहरण के लिए, डेटा बेस प्रौद्योगिकियों में प्रगति और वितरित सूचना प्रणालियों के उपयोग का संगठन के ढांचे को आज के तरीके पर अपना प्रभाव डाल रहा है।

इसके विपरीत, यदि संगठन संरचना बदलती है, तो व्यापार प्रक्रियाओं की नई वास्तविकताओं का सामना करने के लिए सूचना प्रणाली को भी बदलना होगा। उदाहरण के लिए, एक संगठन में, संगठन की संरचनाओं में हुए बदलाव से बढ़ी हुई प्रतिस्पर्धा के कारण सूचना प्रणाली के पुनर्निर्धारण की आवश्यकता होती है, जो न केवल उद्यम में होने वाली घटनाओं के संबंध में, बल्कि व्यावसायिक प्रक्रिया में विशेषज्ञता के साथ प्रबंधकों को सूचना प्रदान करती है। निर्णय लेने की प्रक्रिया को मजबूत करने के लिए सूचना विश्लेषण उपकरण और अन्य कृत्रिम बुद्धि उपकरणों को सूचना प्रणाली में शामिल किया जाना था।

यदि सूचना प्रणाली अच्छी तरह से विकसित नहीं हुई है, तो पुनर्निर्मित व्यावसायिक संगठन दर्दनाक और महंगे हो सकते हैं। कुशल सूचना प्रणालियां पुनर्गठन प्रक्रिया को सुचारू बनाने में मदद कर सकती हैं और प्रबंधकों को उनके विशिष्ट कार्यों और गतिविधियों में बदलाव से निपटने में मदद कर सकती हैं।

उद्यम के ज्ञान आधार का एक हिस्सा रखने वाली सूचना प्रणाली उन स्थितियों से निपटने में बहुत मदद कर सकती है जो एक विशेष प्रबंधक के लिए नए हैं।

3. स्टाफिंग:

स्टाफिंग संगठन संरचना को मेनटेन करने की प्रक्रिया है। एक प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सही प्रकार के लोग संगठन संरचना में पदों को भरें। स्टाफिंग में संगठन में कर्मियों का चयन, मूल्यांकन और विकास शामिल है।

एक प्रबंधक द्वारा की जाने वाली सामान्य गलती स्टाफिंग गतिविधि को अनदेखा करना है, इसे कार्मिक विभाग में छोड़ देना है। स्टाफिंग गतिविधि को कार्मिक विभाग में नियमित किया जाना बहुत महत्वपूर्ण है। जैसा कि प्रबंधक का प्रदर्शन बहुत हद तक निर्भर करता है, अपने अधीनस्थों के प्रदर्शन पर, स्टाफिंग फ़ंक्शन की कोई भी उपेक्षा प्रबंधकीय प्रभावशीलता को प्रतिकूल रूप से प्रभावित कर सकती है।

विभिन्न कार्यों की बढ़ती निर्भरता के साथ, कर्मचारियों का मूल्यांकन अधिक जटिल होता जा रहा है। प्रदर्शन मूल्यांकन की अधिक उन्नत तकनीकों का उपयोग करने की आवश्यकता है। इन तकनीकों को आईटी इन्फ्रास्ट्रक्चर की मदद से लागू किया जा सकता है।

अच्छी तरह से डिजाइन की गई सूचना प्रणाली प्रत्येक प्रबंधकीय स्थिति के लिए विभिन्न महत्वपूर्ण सफलता कारकों पर जानकारी एकत्र कर सकती है और नियमित आधार पर प्रदर्शन की निगरानी कर सकती है। मल्टीमीडिया प्रौद्योगिकियों में उन्नति प्रशिक्षण और विकास प्रणालियों के स्वचालन में मदद कर सकती है।

4. निर्देशन:

निर्देशन में संगठन के लोगों को निर्देश देना, मार्गदर्शन करना और प्रेरित करना शामिल है ताकि संगठन के सामान्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ दिया जा सके। इस प्रकार, निर्देशन कंपनी के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए संगठन में लोगों के साथ प्रेरित, अग्रणी और संवाद करने की प्रक्रिया से संबंधित है।

उद्यम में लोगों के प्रयासों को निर्देशित करने में सूचना का प्रसार महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। एक विस्तृत भौगोलिक क्षेत्र में फैले हुए संचालन के साथ एक व्यावसायिक उद्यम में, कर्मियों को मोबाइल होना चाहिए और टीम के अन्य सदस्यों और प्रबंधकीय पदानुक्रम में तत्काल श्रेष्ठ से बहुत दूर स्थित होने की संभावना है।

इस प्रकार, अधीनस्थों को निर्देशित करना मुश्किल हो जाता है क्योंकि संचार काफी महंगा हो सकता है और समय पर गंतव्य तक नहीं पहुंच सकता है। आज, सूचना प्रणाली औपचारिक संचार के वाहन हैं।

ई-मेल की सुविधा और इंट्रानेट के उपयोग ने व्यावसायिक उद्यमों में औपचारिक संचार के तरीके को बदल दिया है। सूचना प्रणाली की मदद से विभिन्न विभागों में सूचना का निर्बाध प्रवाह भी संचार अंतराल को कम करने में मदद कर सकता है जो कई बार कर्मचारी असंतोष का मुख्य कारण होता है।

5. नियंत्रण:

नियंत्रण एक ऐसी प्रक्रिया है जो विश्लेषण करती है कि क्या योजना के अनुसार कार्रवाई की जा रही है और योजनाओं के अनुरूप बनाने के लिए सुधारात्मक कार्रवाई करता है या नहीं। इस प्रकार, नियोजन नियंत्रण का आधार है।

यह उन गतिविधियों पर केंद्रित है जो प्रदर्शन किए जा रहे हैं और योजना के उद्देश्यों की उपलब्धि पर उनके प्रभाव के संदर्भ में इन गतिविधियों के परिणाम हैं।

व्यवसाय उद्यमों के बढ़ते आकार ने सभी को एक कठिन गतिविधि बना दिया है बाजार में प्रतिस्पर्धा में वृद्धि के लिए काम के अधिक प्रतिनिधिमंडल और निर्णय लेने के विकेंद्रीकरण की आवश्यकता होती है ताकि व्यवसाय उद्यम के संचालन में त्वरित प्रतिक्रिया सुनिश्चित हो सके। इस प्रकार, उद्यम की दक्षता और प्रभावशीलता सुनिश्चित करने में नियंत्रण एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

सूचना प्रणाली नियंत्रण प्रक्रिया में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। ये सिस्टम न केवल संचालन के प्रदर्शन को मापने में मदद करते हैं, बल्कि योजनाओं से प्रदर्शन के विचलन की पहचान करने में भी मदद करते हैं।

तब नियोजित और वास्तविक प्रदर्शन के बीच तुलना विचलन के कारणों की पहचान करने के लिए सूचना प्रणाली की मदद से विश्लेषण किया जाता है। पर्यावरणीय जानकारी का उपयोग ऐसे कारणों की पहचान करने के लिए किया जाता है।

व्यायाम को नियंत्रित करने के लिए व्यापार के आंतरिक और बाहरी वातावरण में क्या कार्रवाई हो रही है या क्या हो रहा है, इसके बारे में जानकारी आवश्यक है।

पहले, इस तरह की अधिकांश जानकारी प्रबंधक द्वारा व्यक्तिगत अवलोकन के माध्यम से आती थी। व्यवसाय उद्यम के बढ़ते आकार ने व्यक्तिगत अवलोकन को नियंत्रण का एक बहुत ही कठिन रूप बना दिया है।

लिखित रिपोर्टों पर अधिक निर्भरता है। व्यवसाय अधिक ज्ञान गहन गतिविधि और उद्यम के कर्मियों की संरचना बनने के साथ ज्ञान श्रमिकों पर हावी हो गया, प्रदर्शन का माप अधिक जटिल होता जा रहा है। मात्रात्मक लक्ष्यों की उपलब्धि के संबंध में सरल सारणीबद्ध रिपोर्टें नियंत्रण के लिए पर्याप्त नहीं हैं।

विचलन समारोह नियोजित प्रदर्शन और विचलन पर पहुंचने के लिए वास्तविक प्रदर्शन के बारे में जानकारी का उपयोग करता है। कुशल सूचना प्रणाली न केवल इन विचलन की पहचान करती है, बल्कि विचलन का विश्लेषण करने में विचलन के कारणों को इंगित करने में भी मदद करती है। वे फीडबैक के मद्देनजर योजनाओं को जल्दी से संशोधित करने में भी मदद करते हैं।

बेहतर सूचना प्रसंस्करण सुविधाओं की उपलब्धता के कारण लचीले बजट की अवधारणा लोकप्रिय हो गई है। वास्तविक समय सूचना प्रणाली की उपलब्धता के साथ, प्रदर्शन से संबंधित जानकारी जल्दी से प्रवाहित होती है। यह नियंत्रण को जल्दी से व्यायाम करने में मदद करता है, जिसके परिणामस्वरूप नियोजन की कम लागत होती है।

आधुनिक व्यावसायिक सूचना प्रणाली गलतियों की न्यूनतम लागत के साथ पिछले अनुभवों से सीखने में प्रबंधकों की मदद कर रही है। विस्तृत नियंत्रण जानकारी को अब लंबी अवधि के लिए संग्रहीत किया जा सकता है और जब भी पर्यावरण में परिवर्तन की आशंका हो, तब इसी तरह की परिस्थितियों का विश्लेषण किया जाता है। आधुनिक सूचना प्रणाली लगभग स्वचालित रूप से जटिल नियंत्रण तंत्र को संभालने में मदद कर सकती है।

अपवाद रिपोर्टिंग नियंत्रण का एक और पहलू है जिसने सूचना प्रौद्योगिकी में प्रगति के कारण लोकप्रियता हासिल की है। आधुनिक सूचना प्रणाली प्रबंधकों को अपवादों के बारे में जानकारी प्राप्त करने में सक्षम बनाती है और योजनाओं को तुरंत संशोधित करके असाधारण स्थितियों के नकारात्मक प्रभाव को कम करने में त्वरित निर्णय लेने में मदद करती है। एक कुशल सूचना प्रणाली एक आपदा को मामूली नुकसान में बदलने में मदद कर सकती है, क्योंकि यह असाधारण स्थिति के शुरुआती चरणों में चेतावनी जारी करेगी।

इन प्रबंधकीय कार्यों में से प्रत्येक को प्रबंधन के सभी स्तरों पर किया जाना है। एक प्रबंधक की प्रभावशीलता इस बात पर निर्भर करती है कि वह इन प्रबंधकीय गतिविधियों को कितनी प्रभावी ढंग से करता है। यह पता लगाना संभव नहीं है कि एक प्रबंधक द्वारा दी गई समय पर कौन सी गतिविधि की जा रही है क्योंकि वह कई प्रबंधकीय गतिविधियों से मुग्ध रहता है।