एक कार्यालय में लेखा मशीनें: अर्थ और प्रणाली
आधुनिक कार्यालय मशीनों का उपयोग-लेखा मशीनें:
अर्थ:
लेखांकन मशीनें बाद में सरल जोड़ने वाली मशीनों के विकास हैं। इन मशीनों का उपयोग कैश बुक, जर्नल, लीडर्स, कॉस्टिंग एब्सट्रैक्ट्स, पे-रोल मेकिंग, बिलिंग आदि के साथ-साथ चेक, रसीदें, पे-इन स्लिप आदि लिखने के लिए किया जाता है।
व्यावहारिक रूप से इस तरह की मशीनों के द्वारा कई तरह के मैनुअल लिपिक कार्य किए जा सकते हैं। काम में अधिक गति और सटीकता, धोखाधड़ी की जांच और नियंत्रण सुनिश्चित करने के कारण सामान्य कार्यालय प्रशासन पर उनका बहुत प्रभाव पड़ता है।
मोटे तौर पर बोलने वाली लेखांकन मशीनें दो प्रकार की होती हैं: कुंजी-संचालित और छिद्रित-कार्ड। उत्तरार्द्ध प्रकार सांख्यिकीय कार्य और डेटा-प्रसंस्करण के अधिक के लिए है। बड़े अधिकारियों में लेखांकन मशीन अब आम उपकरण हैं। ढीले-पत्तों और कार्डों का आजकल किताबों के बजाय लेखांकन में तेजी से उपयोग किया जाता है और ढीले पत्तों और कार्डों का उपयोग उचित नियंत्रण के साथ कर और अन्य अधिकारियों द्वारा स्वीकार किया जाता है।
प्रणाली:
की-ऑपरेटेड अकाउंटिंग मशीन कुछ अतिरिक्त गैजेट्स के साथ विशालकाय टाइपराइटर की तरह दिखती हैं। ऐसी मशीनें टाइपराइटर और जोड़ने की मशीन के संयोजन हैं।
लेखांकन मशीन के विभिन्न भागों में निम्न शामिल हैं:
(कुंजीपटल:
कीबोर्ड संख्यात्मक या अल्फा-न्यूमेरिकल हो सकता है। पूर्व रूप में, केवल आंकड़ा-कार्य किया जा सकता है और बाद के रूप में विवरण जोड़ा जा सकता है।
(बी) फ़ीड:
कार्ड, फॉर्म आदि को कीबोर्ड को फीड करना होता है। फ़ीड के विभिन्न प्रकार हैं: फ्रंट फीड, बैक फीड, संयुक्त फीड, आदि। एक फ्लैट-बेड मशीन में कार्ड या फॉर्म और यहां तक कि एक बहीखाता मशीन को कीबोर्ड के नीचे मशीन के बिस्तर पर रखा जा सकता है और चाबियाँ संचालित की जाती हैं। प्रविष्टियों के लिए।
(c) स्वचालित जाँच और नियंत्रण:
प्रविष्टियों और गणनाओं की जाँच और नियंत्रण के लिए उपकरण हैं।
(डी) अन्य विशेषताएं:
तैयार किए जाने वाले विभिन्न प्रकार के खातों के लिए फिटिंग करने और निकालने के लिए हटाने योग्य पट्टियाँ हैं। विश्लेषण के लिए कंप्यूटर में उपयोग किए जाने वाले उप-उत्पाद के रूप में पेपर टेप का उत्पादन किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग मशीनें भी गणना मशीन की तरह गणना करती हैं।
आम तौर पर डेबिट आइटम और क्रेडिट आइटम अलग-अलग या एक समय में पोस्ट किए जाते हैं और एक साथ नहीं, जैसे हाथ से लिखना। विभिन्न खाता-प्रमुखों के कार्ड एक ट्रे से चुने जाते हैं और उन्हें खिलाया जाता है और फिर स्वचालित रूप से निकाल लिया जाता है। इसे 'पुलिंग' और 'स्टफिंग' के रूप में जाना जाता है।
लेखन बोर्ड:
एक कार्यालय जो महंगी लेखा मशीनों को खरीदने का जोखिम नहीं उठा सकता है वह लेखन बोर्डों का उपयोग कर सकता है। ये बोर्ड ऊपर से फिक्सिंग के लिए क्लिप के साथ प्लास्टिक के बने होते हैं। कार्बन कागजात का उपयोग करके कई दस्तावेजों में हाथ से प्रविष्टियां की जाती हैं जिन्हें समान जानकारी की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, बिक्री दिवस-पुस्तक, बिक्री खाता बही, और बिक्री का विवरण एक साथ अलग-अलग स्टेशनरी को क्लिप की मदद से उचित संरेखण के साथ और लीवर को संचालित करके तैयार किया जा सकता है।
