प्रतिनिधिमंडल को और अधिक प्रभावी बनाने के लिए 8 मार्गदर्शक कारक

प्रतिनिधिमंडल को और अधिक प्रभावी बनाने के लिए मार्गदर्शक कारक हैं: 1. लक्ष्य निर्धारित करें, 2. जिम्मेदारी और अधिकार को स्पष्ट करें, 3. अधीनस्थों को प्रेरित करें, 4. प्रशिक्षण प्रदान करें, 5. पर्याप्त नियंत्रण स्थापित करें, 6. पूर्ण कार्य की आवश्यकता है, 7. टू-वे कम्युनिकेशन, 8. प्रतिनिधिमंडल के सिद्धांत का पालन!

प्रत्यायोजन एक कला है, विज्ञान नहीं। इसलिए, प्रतिनिधिमंडल के कौशल में सुधार के लिए कोई निश्चित सिद्धांत नहीं है। प्रबंधक को केवल अनुभव से इसे सुधारना होगा।

कई अधिकारियों का अनुभव नीचे बताए गए इन मार्गदर्शक कारकों के लिए आधार प्रदान करता है:

1. निर्धारित लक्ष्य:

असाइनमेंट को लक्ष्यों या अपेक्षित परिणामों के संदर्भ में स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए। यदि व्यक्ति को प्रतिनिधिमंडल को उत्साहपूर्वक स्वीकार करना है, तो उसे इस बात की विस्तृत जानकारी प्रदान की जानी चाहिए कि उसका कार्य आवश्यक और महत्वपूर्ण दोनों है। इसलिए, यह इन सभी उद्देश्यों के स्पष्टीकरण के बाद ही है कि प्राधिकरण प्राप्त करने वाले व्यक्ति उन्हें सौंपी गई नौकरियों के साथ न्याय करेंगे।

2. जिम्मेदारी और अधिकार स्पष्ट करें:

यदि एक प्रबंधक को कुशलतापूर्वक प्रदर्शन करना है, तो उसे यह जानना होगा कि उसकी नौकरी क्या है और कितने अधिकार के साथ उसे प्रदर्शन करना है। इसके अलावा, एक पर्यवेक्षक जो अपने अधिकार के बारे में सुनिश्चित नहीं है, मुद्दों से बाहर निकलेगा या निर्णय के लिए अपने प्रमुख से हर सवाल लेगा।

संपूर्ण समस्या का सार प्रत्येक प्रबंधक के अधिकार-जिम्मेदारी संबंध को लिखने में है और प्रत्येक स्थिति के अधिकार पर सीमाएं भी हैं।

3. अधीनस्थों को प्रेरित करना:

यह प्रतिनिधिमंडल में एक चलती ताकत है। सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए, यह देखना प्रत्येक प्रबंधक का कर्तव्य है कि अधीनस्थ अपनी इच्छा से और उत्साह के साथ अपना काम करने के लिए प्रेरित हों। जब तक उन्हें निश्चित आश्वासन नहीं दिया जाता है और वे बेहतर मजदूरी, बेहतर काम करने की स्थिति, जल्दी पदोन्नति आदि से प्रेरित होते हैं, प्राधिकरण और जिम्मेदारी सौंपने का कोई भी प्रयास प्रभावी नहीं होगा।

4. प्रशिक्षण प्रदान करें:

प्रतिनिधिमंडल एक कठिन प्रक्रिया है और केवल आवश्यक प्रशिक्षण प्राप्त करके ही इसे हासिल किया जा सकता है। प्रतिनिधिमंडल को स्वीकार करने के लिए प्रबंधक को अपने अधीनस्थों को उचित प्रशिक्षण देना चाहिए।

हालांकि, प्रतिनिधिमंडल में प्रशिक्षण में निम्नलिखित कदम शामिल हैं ताकि इसे प्रभावी ढंग से स्वीकार किया जा सके:

(ए) प्रतिनिधिमंडल में मौजूदा प्रदर्शन का मूल्यांकन।

(b) सुधार के लिए परामर्श।

5. पर्याप्त नियंत्रण स्थापित करें:

प्रभावी प्रतिनिधिमंडल में नियंत्रण प्रणाली ऐसी होनी चाहिए जो अधिकारियों को नियमित निरीक्षण से मुक्त कर सके और फिर भी उसे अपनी जवाबदेही बनाए रखने में सक्षम बनाए। इसमें अधीनस्थों को आत्म नियंत्रण के साधनों का अनुसरण करने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए। उन्हें उनसे अपेक्षित पूर्वनिर्धारित मानकों का अंदाजा दिया जाना चाहिए।

आत्म-नियंत्रण के लिए पूर्व-आवश्यकताएं:

(ए) अधीनस्थों को मानकों को स्थापित करने में भाग लेना चाहिए।

(b) अधीनस्थों को इस प्रकार स्थापित मानकों को समझना और स्वीकार करना चाहिए।

(घ) अधीनस्थों को अपने काम के प्रदर्शन की दैनिक लागत का पता होना चाहिए ताकि उनकी लागत को ध्यान में रखते हुए ध्वनि नियंत्रण निर्णय लेने में सक्षम बनाया जा सके।

(() अंत में, अधीनस्थों को प्रदर्शन को मापने और भिन्नताओं के मामले में कारणों की रिपोर्टिंग के लिए गहन प्रशिक्षण दिया जाना चाहिए।

6. पूरा काम की आवश्यकता:

इस सिद्धांत के तहत, अधीनस्थ अपने बॉस से उम्मीद करते हैं कि वह स्पष्ट रूप से समझे गए प्रतिनिधिमंडल को बनाए ताकि काम की प्रक्रिया में हर कदम के लिए, उन्हें अपने बॉस से सलाह लेने की जरूरत न हो और इस तरह पूरे मामले में देरी हो। उसी समय, प्रबंधक मार्गदर्शन, कोचिंग और संचार के लिए योजना बनाता है

पूर्ण किए गए कार्य का सिद्धांत प्रभावी और सार्थक होगा, बशर्ते प्रबंधक कार्य को प्रस्तुत करे:

(ए) एक स्पष्ट कटौती काम करता है

(b) समन्वय के ब्योरे का प्रतिनिधित्व करता है

(d) परामर्श और मार्गदर्शन प्रदान करता है

(e) एक तैयार पैकेज की आवश्यकता है

7. दो तरह से संचार:

श्रेष्ठ और अधीनस्थ के बीच दोतरफा संवाद होना चाहिए। श्रेष्ठ को स्पष्ट और स्पष्ट शब्दों में निर्देश देना चाहिए और जब भी कुछ कठिनाई महसूस होती है, तो उसे अधीनस्थ से स्पष्टीकरण और मार्गदर्शन लेने की अनुमति देनी चाहिए।

8. प्रतिनिधिमंडल के सिद्धांत का पालन:

प्रतिनिधिमंडल के सिद्धांतों का सख्त पालन (जैसे अधिकार और जिम्मेदारी की समता, कमांड की एकता और जवाबदेही की पूर्णता), प्रतिनिधिमंडल में सफलता प्राप्त करने के लिए सबसे आवश्यक है।