5 मुख्य परिवर्तन जो प्रभावी व्यवसाय सूचना प्रणाली की स्थापना के लिए आवश्यक हैं

प्रभावी व्यवसाय सूचना प्रणाली की स्थापना के लिए आवश्यक मुख्य परिवर्तन नीचे सूचीबद्ध हैं:

सूचना प्रौद्योगिकी के बुनियादी दृष्टिकोण को बदलने की जरूरत है और प्रभावी व्यावसायिक सूचना प्रणाली की स्थापना के लिए आईटी की भूमिका को फिर से परिभाषित करना होगा।

इसके अलावा, आईटी बुनियादी ढांचे को कॉर्पोरेट स्तर के बदलावों द्वारा समर्थित होना होगा। आसन्न दिखाई देने वाले कुछ परिवर्तन इस प्रकार हैं:

1. संपत्ति के रूप में जानकारी:

लेन-देन पर नज़र रखने के लिए व्यापारिक जानकारी को लंबे समय तक स्मृति सहायता के रूप में माना जाता है। उद्यम को इसे एक कॉर्पोरेट संसाधन के रूप में देखना होगा और इस संसाधन को विकसित करने और इसे ईमानदारी के साथ पोषण करने के लिए तैयार होना चाहिए।

प्रबंधकों को प्रतिस्पर्धी ताकत के स्रोत के रूप में पहचानना और उद्यम के सूचना बैंक को सक्रिय रूप से आगे बढ़ाने के लिए सीखना चाहिए।

सूचना के प्रति व्यापार उद्यमों का रवैया अच्छी तरह से जानकारी पैदा करने की लागत के लेखांकन उपचार में परिलक्षित होता है। सूचना के उत्पादन पर व्यय को अब तक निवेश के बजाय व्यय के रूप में माना जाता है। यद्यपि लेखा निकाय अब सूचना के दीर्घकालिक उपयोग को पहचानने लगे हैं, फिर भी एक व्यावसायिक उद्यम व्यय को व्यय के रूप में मानता है।

इस लेखांकन उपचार के लिए दिए जाने वाले मुख्य कारण हैं (ए) कि सूचना प्रणालियों से अधिकांश लाभ अमूर्त हैं, और (बी) क्वांटम लाभ के बारे में अनिश्चितता है कि उद्यम सूचना संसाधन से प्राप्त करने में सक्षम हो सकता है। मूल्यांकन के उद्देश्य और विश्वसनीय तरीकों को सुनिश्चित करने में शामिल कठिनाइयों ने एकाउंटेंट को इस संबंध में रूढ़िवाद की नीति का पालन किया है।

2. सूचना का प्रबंधन किया जाना चाहिए:

यह आवश्यक है कि जानकारी का प्रबंधन किया जाता है क्योंकि अन्य परिसंपत्तियां एक व्यावसायिक उद्यम में प्रबंधित की जाती हैं। संगठनात्मक इकाई, जैसे कि सूचना विभाग या मुख्य सूचना अधिकारी (CIO) की अध्यक्षता में सूचना केंद्र के लिए प्रदान करने के लिए संगठन संरचनाओं को बदलना होगा। CIO के पास सूचना रणनीतियों, वास्तुकला, उपयोग, मानकों और सूचना संसाधन के वितरण को परिभाषित करने की जिम्मेदारियां होंगी।

सूचना रणनीतियों को उद्यम की समग्र रणनीतिक योजना के अनुरूप परिभाषित किया जाना है। सीआईओ को उन अवसरों की पहचान करने के लिए जिम्मेदार होना चाहिए जो आईटी व्यापक व्यापार रणनीतियों के सफल कार्यान्वयन के लिए प्रबंधन की पेशकश कर सकते हैं।

आईटी इन्फ्रास्ट्रक्चर की वास्तुकला को डिजाइन करने के लिए सीआईओ को भी जिम्मेदार होना चाहिए। सूचना संसाधन के विभिन्न उपयोगकर्ताओं के साथ उचित परामर्श के बाद वास्तुकला को परिभाषित किया जाना है।

सूचना तक पहुंच सुनिश्चित और विनियमित की जानी है। जानकारी उन लोगों के लिए प्रवाहित होनी चाहिए, जिनके पास इसका उपयोग करने का अधिकार है और उन्हें इस तरह से प्रक्रियाओं द्वारा विनियमित किया जाना चाहिए, ताकि दूसरों को जानकारी तक पहुंच न मिले।

सूचना संसाधन के उपयोग को सावधानी से देखा जाना चाहिए और सूचना की सुरक्षा और गोपनीयता सुनिश्चित करने का प्रयास किया जाना चाहिए। अभिगम नियंत्रण प्रक्रियाओं की स्थापना सीआईओ की जिम्मेदारियों का एक हिस्सा होना चाहिए।

CIO पूरे संगठन में हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर, डेटाबेस और संचार के मानकों को स्थापित करने वाला है। यह सूचना प्रणाली संसाधनों के अंतर-संगठन एकीकरण को सुनिश्चित करेगा।

CIO यह सुनिश्चित करने के लिए भी ज़िम्मेदार है कि उद्यम में उपलब्ध जानकारी को बिना किसी बाधा के उपयोगकर्ताओं तक पहुँचाया जाता है। यह सिस्टम की स्थापना द्वारा सुनिश्चित किया जाता है जो उपयोगकर्ताओं को जानकारी प्रदान करता है। उपयोगकर्ता प्रशिक्षण भी सूचना के प्रवाह के लिए एक प्रभावी वाहन है और सूचना प्रणाली पर उपयोगकर्ता प्रशिक्षण के लिए सीआईओ जिम्मेदार है।

चूंकि सीआईओ सूचना रणनीतियों को विकसित करने के लिए जिम्मेदार होगा, इसलिए यह आवश्यक है कि संगठन पदानुक्रम में सीआईओ की स्थिति काफी उच्च है, मध्य स्तर प्रबंधन की पहली परत के नीचे नहीं। सीआईओ को सीधे उद्यम के मुख्य कार्यकारी अधिकारी को रिपोर्ट करना चाहिए।

3. जानकारी साझा की जानी चाहिए:

व्यावसायिक सूचना प्रणाली से लाभ के दोहन के इच्छुक व्यावसायिक उद्यम को सूचनाओं को साझा करने के लिए खुद को प्रतिबद्ध करना चाहिए। सूचना की प्रकृति ऐसी है कि जानकारी साझा करना इसके लिए मूल्य जोड़ता है।

अप्रचलन वारंट की उच्च दर है कि सूचना इसके प्रभावी उपयोग के लिए साझा की जाती है। बेशक, साझाकरण दुरुपयोग के जोखिमों को बढ़ाता है और सूचना के दुरुपयोग से बचने के लिए नियंत्रण की एक प्रणाली स्थापित करने की आवश्यकता है।

4. कर्मियों के प्रशिक्षण के लिए प्रतिबद्धता :

यह सुनिश्चित करने के लिए कर्मियों का प्रशिक्षण भी उतना ही आवश्यक है कि आईटी के संभावित लाभों का आनंद लिया जाए। उपयोगकर्ताओं को सूचना आधार से निकालने में योगदान करने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए। व्यवसाय सूचना प्रणाली के डिजाइनरों को नई तकनीकों के साथ काम करने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए। अधिकांश उपयोगकर्ता यह पाते हैं कि आईटी अवसंरचना में तेज़ी से बदलाव के कारण उनका अज्ञान स्तर कम नहीं होता है।

तो आईटी पेशेवर के साथ मामला है जो तेजी से बदलती प्रौद्योगिकियों के साथ सामना करना मुश्किल है। इसलिए, यह आवश्यक है कि व्यावसायिक उद्यम अपने कर्मियों को फिर से शिक्षित करने के लिए खुद को प्रतिबद्ध करें।

न केवल नई प्रौद्योगिकियों और नई सूचना प्रणालियों के संबंध में, बल्कि सूचना के अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ मिलकर काम करने के लिए कौशल प्रदान करने में भी इस पुन: शिक्षा की आवश्यकता है।

5. शीर्ष प्रबंधन की प्रतिबद्धता:

एक अन्य महत्वपूर्ण परिवर्तन जो सूचना प्रौद्योगिकी के उपयोग के लिए शीर्ष प्रबंधन की ओर से व्यापार सूचना प्रणाली की सफलता के लिए आवश्यक है। यह प्रतिबद्धता न केवल आईटी अवसंरचना के लिए धन के आवंटन के संदर्भ में बल्कि व्यावसायिक सूचना प्रणाली परियोजनाओं के लिए समग्र समर्थन के संदर्भ में भी आवश्यक है।

इस प्रकार, आईटी अकेले व्यावसायिक परिदृश्य की समस्याओं के लिए रामबाण नहीं है। व्यापार में आईटी की भूमिका को फिर से परिभाषित करने की आवश्यकता है। आईटी इन्फ्रास्ट्रक्चर में बदलाव लाना भी आवश्यक है। आईटी अवसंरचना के प्रति संपूर्ण दृष्टिकोण को बदलना चाहिए और यदि आवश्यक हो, तो व्यवसाय में आईटी को अपनी नई भूमिका निभाने की अनुमति देने के लिए व्यवसाय उद्यम को भी बदलना होगा।