एक अच्छा संगठन डिजाइन करने के लिए शीर्ष 14 सिद्धांत
यह लेख एक अच्छे संगठन के डिजाइन के शीर्ष चौदह सिद्धांतों पर प्रकाश डालता है। सिद्धांतों में से कुछ हैं: 1. समन्वय का सिद्धांत 2.0 कमान की एकता का सिद्धांत 3. स्केलर श्रृंखला का सिद्धांत 4. परिभाषा का सिद्धांत 5. अपवाद का सिद्धांत 6. उद्देश्यों का सिद्धांत 7. विशेषज्ञता और अन्य का सिद्धांत।
सिद्धांत # 1. समन्वय का सिद्धांत:
इस सिद्धांत के लिए आवश्यक है कि संगठन में अलग-अलग व्यक्तियों द्वारा की गई विविध गतिविधियाँ ठीक से समकालिक हों।
उन्हें इस तरह से एक साथ वेल्डेड किया जाना चाहिए, ताकि संगठनात्मक उद्देश्यों की प्रभावी उपलब्धि हो सके।
सिद्धांत # 2. कमांड की एकता का सिद्धांत:
इस सिद्धांत के अनुसार एक कर्मचारी को केवल एक श्रेष्ठ से आदेश और निर्देश प्राप्त करना चाहिए। यदि एक अधीनस्थ एक से अधिक श्रेष्ठ के लिए जवाबदेह है, तो उसकी निष्ठा विभाजित हो जाएगी और संगठन में भ्रम और संघर्ष होगा। इसलिए, अधीनता से बचा जाना चाहिए जब तक कि यह बिल्कुल आवश्यक न हो।
सिद्धांत # 3. विद्वान श्रृंखला का सिद्धांत :
एक विद्वान श्रृंखला या आदेशों की श्रृंखला शीर्ष स्तर से एक संगठन के नीचे तक प्राधिकरण की अखंड रेखा को संदर्भित करती है। स्केलर श्रृंखला को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए ताकि प्रत्येक अधीनस्थ जानता हो कि कौन उसका श्रेष्ठ है और किसके लिए अपने अधिकार से परे नीतिगत मामलों को निर्णयों के लिए संदर्भित किया जाना चाहिए।
प्राधिकरण की रेखा वह मार्ग है जिसके बाद अंतिम प्राधिकरण से निम्नतम रैंक तक सभी संचार होते हैं। कमांड की श्रृंखला यथासंभव छोटी होनी चाहिए।
सिद्धांत # 4. परिभाषा का सिद्धांत:
प्रत्येक व्यक्ति के कर्तव्यों, अधिकारों और जिम्मेदारी को स्पष्ट रूप से और सटीक रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए। किसी भी व्यक्ति को यह संदेह नहीं होना चाहिए कि उसे क्या करना है और किसके लिए। विभिन्न नौकरियों और व्यक्तियों के बीच संबंधों को लिखित रूप में परिभाषित किया जाना चाहिए ताकि हर कोई जानता हो कि उससे क्या अपेक्षित है और उसके अधिकार की सीमाएं क्या हैं। यह भ्रम और प्रयास करने के लिए अतिव्यापी से बचने में मदद करेगा।
सिद्धांत # 5. अपवाद का सिद्धांत:
इस सिद्धांत का तात्पर्य है कि केवल इन मामलों को प्रबंधन के उच्च स्तरों के लिए संदर्भित किया जाना चाहिए जो एक असाधारण प्रकृति के हैं या जिन्हें निचले स्तरों पर प्रभावी ढंग से नियंत्रित नहीं किया जा सकता है। शीर्ष प्रबंधन को केवल महत्वपूर्ण मामलों से संबंधित होना चाहिए और नियमित समस्याओं को अधीनस्थ अधिकारियों द्वारा विभाजित किया जाना चाहिए।
यह प्रक्रियात्मक देरी के शीर्ष प्रबंधन को राहत देगा और निचले स्तर के प्रबंधकों के बीच जिम्मेदारी और पहल की भावना विकसित करेगा। अपवाद सिद्धांत प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल को वास्तव में प्रभावी बनाता है।
सिद्धांत # 6. उद्देश्यों का सिद्धांत:
संगठन के उद्देश्यों को सभी कर्मियों द्वारा स्पष्ट रूप से परिभाषित और पूरी तरह से समझा जाना चाहिए। न केवल संगठन के लिए, बल्कि प्रत्येक विभाग के लिए उद्देश्यों को निर्धारित किया जाना चाहिए और निचले स्तर के उद्देश्यों के लिए सदस्य को उच्च स्तर (संगठनात्मक) उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए प्रभावी रूप से योगदान करना चाहिए। उद्देश्य संगठन को उद्देश्य और दिशा प्रदान करते हैं।
सिद्धांत # 7. विशेषज्ञता का सिद्धांत:
जब संगठन का प्रत्येक व्यक्ति एकल कार्य के प्रदर्शन पर ध्यान केंद्रित करता है, तो वह अधिक अर्थव्यवस्था और दक्षता के साथ काम कर सकता है। इसलिए, जहां तक संभव हो, प्रत्येक व्यक्ति को प्रदर्शन करने के लिए एक ही कार्य या गतिविधि दी जानी चाहिए। किसी व्यक्ति को सौंपा गया कार्य या कार्य उसकी योग्यता, कौशल और योग्यता के लिए उपयुक्त होना चाहिए।
सिद्धांत # 8. प्राधिकरण और जिम्मेदारी का सिद्धांत:
प्राधिकरण और जिम्मेदारी एक ही सिक्के के सह-व्यापक और दो पक्ष हैं। इसलिए, उन्हें एक साथ होना चाहिए। जब भी किसी व्यक्ति को किसी चीज़ के लिए ज़िम्मेदार बनाया जाता है, तो उसे अपेक्षित अधिकार दिया जाना चाहिए और जहाँ भी अधिकार दिया जाता है, उसके लिए एक व्यक्ति को ज़िम्मेदार ठहराया जाना चाहिए।
लेकिन जिम्मेदारी निरपेक्ष या व्यक्तिगत है और एक व्यक्ति अपने अधिकार को सौंपकर अपनी जिम्मेदारी से बच नहीं सकता है। संबंधित जिम्मेदारी के बिना प्राधिकरण के दुरुपयोग का परिणाम होता है जबकि पर्याप्त प्राधिकरण की अनुपस्थिति में जिम्मेदारी हताशा और अप्रभावी प्रदर्शन की ओर ले जाती है।
सिद्धांत # 9. संतुलन का सिद्धांत:
संगठन के विभिन्न विभागों और गतिविधियों को समग्र उद्देश्यों में उनके योगदान के अनुपात में उचित वजन-आयु प्रदान की जानी चाहिए। केंद्रीकरण और विकेंद्रीकरण का एक उपयुक्त मिश्रण बनाया जाना चाहिए और सभी प्रकारों के अति-जोर पर जोर दिया जाना चाहिए।
सिद्धांत # 10. सरलता का सिद्धांत:
संगठन की संरचना सरल होनी चाहिए ताकि कर्मियों को कर्तव्यों और प्राधिकरण संबंधों के असाइनमेंट को समझ सकें। एक सरल और स्पष्ट संरचना कर्मचारियों को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से काम करने की अनुमति देती है।
सिद्धांत # 11. नियंत्रण की अवधि का सिद्धांत:
अधीनस्थों की संख्या की एक सीमा है जो एक बेहतर ढंग से पर्यवेक्षण कर सकता है। सीमा को नियंत्रण की अवधि या पर्यवेक्षण की अवधि के रूप में जाना जाता है। प्रभावी नियंत्रण और बेहतर प्रदर्शन की सुविधा के लिए प्रत्येक प्रबंधक की अवधि उचित होनी चाहिए। नियंत्रण की अवधि संगठन में स्तरों की संख्या निर्धारित करती है और इस तरह संचार की प्रभावशीलता को प्रभावित करती है।
नियंत्रण की अवधि प्रकृति और कार्य के प्रकार, कार्यपालिका की क्षमता, अधीनस्थों की गुणवत्ता आदि के अनुसार निर्धारित की जानी चाहिए। आमतौर पर, प्रबंधन के उच्च स्तरों पर नियंत्रण की अवधि निचले स्तरों पर अवधि की तुलना में छोटी होती है।
सिद्धांत # 12. लचीलेपन का सिद्धांत:
संगठन की संरचना इतनी होनी चाहिए कि यह उद्यम की बदलती परिस्थितियों और आवश्यकताओं के अनुकूल हो। यदि परिवर्तनशील परिस्थिति में कुशल बने रहना है तो उसे बदलना संभव नहीं है।
सिद्धांत # 13. निरंतरता का सिद्धांत:
आयोजन, एक सतत प्रक्रिया और एक संगठन संरचना की समीक्षा की जानी चाहिए और इसे नियमित रूप से संशोधित किया जाना चाहिए ताकि यह अद्यतित और व्यावहारिक हो सके। संरचना को व्यवसाय के निरंतर विकास और विस्तार को सुनिश्चित करना चाहिए।
सिद्धांत # 14. दक्षता का सिद्धांत:
न्यूनतम लागत पर पूर्वनिर्धारित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक संगठन की दक्षता को उसकी क्षमता से आंका जाता है। संगठन संरचना को सभी संसाधनों का इष्टतम उपयोग सुनिश्चित करना चाहिए। यह कर्मियों को संतुष्ट करने और सामाजिक कल्याण में योगदान करने में मदद करनी चाहिए।
ये सिद्धांत एक अच्छे संगठन की अनिवार्यता को समाप्त कर देते हैं लेकिन उन्हें कठोर नियमों के रूप में नहीं माना जाना चाहिए। बल्कि, वे एक प्रभावी आयोजन संरचना तैयार करने में मार्गदर्शक हैं। असाधारण स्थितियों में इनमें से कुछ सिद्धांतों को संशोधित करना आवश्यक और वांछनीय हो सकता है।
