सामग्री लागत नियंत्रण की तकनीक (11 तकनीकें)
सामग्री लागत नियंत्रण की कुछ सबसे महत्वपूर्ण तकनीकें इस प्रकार हैं:
सामग्री नियंत्रण का उद्देश्य सभी प्रकार के कचरे और नुकसानों को खत्म करना और कम करना है जबकि सामग्री खरीदी, संग्रहीत, संभाला, जारी या उपभोग की जा रही है। कई तकनीकों का उपयोग सामग्री की योजना बनाने, खरीदने और धारण करने में किया जाता है जो सामग्री लागत नियंत्रण को नियंत्रित करने और प्रभावित करने में मदद करते हैं।
ऐसी तकनीकों के बारे में नीचे चर्चा की गई है:
I. स्तर सेटिंग:
सामग्रियों पर उचित नियंत्रण रखने के लिए, निम्नलिखित स्तर निर्धारित किए गए हैं:
(ए) री-ऑर्डर स्तर
(b) न्यूनतम स्तर
(c) अधिकतम स्तर
(d) खतरे का स्तर
(e) औसत स्टॉक स्तर
इन पर एक-एक कर चर्चा होती है।
(ए) री-ऑर्डर स्तर:
यह वह बिंदु है जिस पर यदि स्टोर में किसी विशेष सामग्री का स्टॉक होता है, तो स्टोर कीपर को उस सामग्री की ताजा आपूर्ति के लिए खरीद की आवश्यकता शुरू करनी चाहिए। यह स्तर अधिकतम और न्यूनतम स्तरों के बीच कहीं इस तरह से तय किया जाता है कि पुन: ऑर्डर करने वाले स्तर और न्यूनतम स्तर के बीच सामग्री की मात्रा का अंतर उस समय तक उत्पादन की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए पर्याप्त होगा जब तक कि ताजा आपूर्ति न हो। सामग्री प्राप्त होती है।
पुन: आदेश स्तर की गणना निम्न सूत्र को लागू करके की जा सकती है।
ताजा डिलीवरी प्राप्त करने के लिए आवश्यक स्तर = न्यूनतम स्तर + खपत का क्रम।
व्हील्डन द्वारा अपनी पुस्तक 'लागत लेखांकन' में दिया गया एक अन्य सूत्र इस प्रकार है:
री-ऑर्डरिंग स्तर = अधिकतम खपत x अधिकतम पुन: ऑर्डर अवधि। यहां, अधिकतम पुन: आदेश की अवधि का मतलब है कि एक बार पहल करने के बाद सामग्री प्राप्त करने में लगने वाली अधिकतम अवधि। व्हील्डन ने उस अवधि के दौरान अधिकतम अवधि और अधिकतम खपत ले ली है ताकि सामग्री की कमी के कारण कारखाने किसी भी मामले में बंद न हों।
चित्र 1:
निम्नलिखित विवरणों से सामग्री ए के आदेश स्तर की गणना करें:
(i) न्यूनतम सीमा 500 इकाइयाँ।
(ii) अधिकतम सीमा 2, 500 इकाई है।
(iii) सामग्री 100 इकाइयों की दैनिक आवश्यकता।
(iv) ताजा डिलीवरी के लिए 10 दिन का समय चाहिए। उपाय
ऑर्डरिंग स्तर = न्यूनतम सीमा + ताजा डिलीवरी के लिए आवश्यक समय के दौरान खपत
= 500 इकाइयाँ + 100 x 10 इकाइयाँ = 1, 500 इकाइयाँ।
सामग्री की खरीद के लिए ऑर्डर तब रखा जाना चाहिए जब स्टॉक में सामग्री 1, 500 इकाइयों तक पहुंच जाए।
चित्रण 2:
निम्नलिखित सूचना से पुन: आदेश स्तर की गणना करें:
अधिकतम खपत = प्रति दिन 300 यूनिट न्यूनतम खपत = प्रति दिन 200 यूनिट पुन: आदेश अवधि = 8 से 10 दिन।
उपाय:
री-ऑर्डरिंग स्तर = अधिकतम खपत x अधिकतम पुन: ऑर्डर अवधि = 300 यूनिट x 10 = 3, 000 यूनिट।
(बी) न्यूनतम (सीआर सुरक्षा स्टॉक) स्तर:
यह उस सामग्री की न्यूनतम मात्रा का प्रतिनिधित्व करता है जिसे हर समय हाथ में रखा जाना चाहिए। मात्रा तय की जाती है ताकि सामग्री की कमी के कारण उत्पादन को रोककर न रखा जा सके।
इस स्तर को ठीक करने में, निम्नलिखित कारकों पर ध्यान दिया जाता है:
1. लीड समय यानी समय सामग्री की मांग और प्राप्त करने के बीच अंतराल। आपूर्ति को फिर से भरने के लिए आवश्यक समय है।
2. नेतृत्व समय के दौरान सामग्री की खपत की दर।
3. सामग्री की प्रकृति। एक विशेष सामग्री के मामले में न्यूनतम स्तर की आवश्यकता नहीं होती है जो ग्राहक के विशिष्ट आदेश के खिलाफ आवश्यक होती है।
व्हील्डन द्वारा दिए गए न्यूनतम स्तर की गणना के लिए फॉर्मूला इस प्रकार है:
न्यूनतम स्टॉक स्तर = पुनः-आदेश स्तर - (सामान्य उपभोग x सामान्य पुनः-क्रम अवधि),
(ग) अधिकतम स्तर:
यह किसी भी सामग्री की अधिकतम मात्रा का प्रतिनिधित्व करता है जिसे किसी भी समय स्टॉक में रखा जा सकता है। स्टॉक इस मात्रा से अधिक नहीं होना चाहिए। मात्रा तय की जाती है ताकि कोई ओवरस्टॉकिंग न हो।
निम्नलिखित नुकसान के कारण जहां तक संभव हो ओवरस्टॉकिंग से बचना चाहिए:
1. अनावश्यक रूप से कार्यशील पूंजी को ओवरस्टॉक करना, जो कहीं और लाभकारी रूप से उपयोग किया जा सकता है।
2. ओवरस्टॉकिंग में अधिक गोदाम स्थान की आवश्यकता होगी, इसलिए अधिक किराए का भुगतान करना होगा।
3. ओवरस्टॉकिंग के कारण अप्रचलन के कारण नुकसान हो सकता है।
4. गुणवत्ता में कमी की संभावना है क्योंकि बड़े स्टॉक को उपभोग करने से पहले अधिक समय की आवश्यकता होगी।
5. ओवरस्टॉक की गई सामग्रियों के बाजार मूल्यों में कमी का डर हो सकता है।
निम्नलिखित कारकों को ध्यान में रखकर अधिकतम स्टॉक स्तर तय किया गया है:
1. भंडार बनाए रखने के लिए उपलब्ध पूंजी की राशि।
2. गोडाउन स्पेस उपलब्ध है।
3. किसी भी समय उत्पादन उद्देश्यों के लिए दुकानों की अधिकतम आवश्यकता।
4. नेतृत्व समय के दौरान सामग्री की खपत की दर।
5. सामग्री को इंडेंट करने और प्राप्त करने के बीच का समय।
6. खराब होने, वाष्पीकरण आदि के कारण दुकानों में नुकसान की संभावना। कुछ स्टोर ऐसे होते हैं जो लंबी अवधि में स्टोर किए जाने पर मात्रा में बिगड़ जाते हैं।
7. स्टोर बनाए रखने की लागत।
8. कीमतों में उतार-चढ़ाव की संभावना। उदाहरण के लिए, यदि आने वाले समय में कीमतों में पर्याप्त वृद्धि की संभावना है, तो तुलनात्मक रूप से बड़े अधिकतम स्टॉक स्तर को तय किया जाएगा। दूसरी ओर, यदि निकट भविष्य में कीमतों में कमी की संभावना है, तो स्टॉक बहुत कम स्तर पर रखे जाते हैं
9. सामग्री की आपूर्ति की मौसमी प्रकृति। कुछ सामग्री वर्ष की विशिष्ट अवधि के दौरान ही उपलब्ध होती हैं, इसलिए इन अवधि के दौरान इनका भारी स्टॉक करना पड़ता है।
10. सामग्री के संबंध में सरकार या स्थानीय प्राधिकरण द्वारा लगाए गए प्रतिबंध जिसमें आग और विस्फोट जैसे निहित जोखिम हैं।
11. फैशन और आदत में परिवर्तन की संभावना जो सामग्री की आवश्यकताओं में परिवर्तन की आवश्यकता होगी।
व्हील्डन द्वारा दिए गए अधिकतम स्टॉक स्तर की गणना के लिए सूत्र निम्नानुसार है:
अधिकतम स्टॉक स्तर = री-लेवलिंग स्तर + पुनः-आदेश मात्रा - (न्यूनतम खपत x न्यूनतम पुनः-आदेश की अवधि)
(d) खतरे का स्तर:
इसका अर्थ है एक स्तर, जिस पर सामग्री के सामान्य मुद्दों को रोक दिया जाता है और केवल विशिष्ट निर्देशों के तहत मुद्दे बनाए जाते हैं। खरीद अधिकारी उन सामग्रियों को प्राप्त करने के लिए विशेष व्यवस्था करेगा, जो अपने खतरे के स्तर पर पहुंचती हैं ताकि सामग्री की कमी के कारण उत्पादन बंद न हो।
खतरे का स्तर = औसत खपत x अधिकतम। आपातकालीन खरीद के लिए फिर से आदेश की अवधि
(ई) औसत स्टॉक स्तर:
इस स्तर की गणना निम्न सूत्र द्वारा की जाती है:
औसत स्टॉक स्तर = न्यूनतम स्टॉक स्तर + 1/2 री-ऑर्डर की मात्रा या 1/2 (न्यूनतम स्टॉक स्तर + अधिकतम स्टॉक स्तर)
चित्रण 3:
यदि कच्चे माल A का न्यूनतम स्टॉक स्तर और औसत स्टॉक स्तर क्रमशः 20, 000 और 40, 000 इकाइयाँ हैं, तो इसकी पुनः-क्रम मात्रा ज्ञात कीजिए।
उपाय:
औसत स्टॉक स्तर = न्यूनतम स्टॉक स्तर +-पुनः-आदेश मात्रा
या - पुनः आदेश मात्रा = औसत स्टॉक स्तर - न्यूनतम स्टॉक स्तर
या - पुन: आदेश मात्रा = 40, 000 इकाइयाँ - 20, 000 इकाइयाँ।
पुन: आदेश मात्रा = 20, 000 इकाइयाँ x 2 = 40, 000 इकाइयाँ।
चित्रण 4:
एक कंपनी में साप्ताहिक न्यूनतम और सामग्री की अधिकतम खपत क्रमशः 25 और 75 यूनिट है। कंपनी द्वारा तय री-ऑर्डर की मात्रा 300 यूनिट है। आपूर्ति आदेश जारी करने से 4 से 6 सप्ताह के भीतर सामग्री प्राप्त होती है। सामग्री ए के न्यूनतम स्तर और अधिकतम स्तर की गणना करें।
उपाय:
न्यूनतम स्तर = पुनः आदेश स्तर - (सामान्य उपभोग x सामान्य पुन: आदेश अवधि)
= 450 यूनिट - (50 यूनिट x 5 सप्ताह)
= 450 इकाइयाँ - 250 इकाइयाँ = 200 इकाइयाँ
(पुन: आदेश स्तर = अधिकतम उपभोग x अधिकतम पुनः आदेश अवधि)
= 75 इकाइयाँ x 6 सप्ताह = 450 इकाइयाँ
सामान्य अर्थात, औसत उपभोग = 25 इकाइयाँ + 75 यूनिट / 2 = 50 इकाई
सामान्य अर्थात, औसत अवधि = 4 सप्ताह + 6 सप्ताह / 2 = 5 सप्ताह
अधिकतम स्तर = पुनः-आदेश स्तर + पुनः-आदेश मात्रा - (न्यूनतम खपत x न्यूनतम पुनः-आदेश की अवधि)
= 450 इकाइयाँ + 300 इकाइयाँ - (25 इकाइयाँ x 4 सप्ताह) = 650 इकाइयाँ
चित्र 5:
'ZEE' तीन कच्चे माल 'M', 'N' और 'Q' से निर्मित उत्पाद है। ZEE की प्रत्येक इकाई में 10 किलोग्राम, 8 किलोग्राम की आवश्यकता होती है। और क्रमशः एम, एन और क्यू के 6 किलोग्राम। 'M' और 'N' का री-ऑर्डर स्तर 15, 000 किलोग्राम है। और 10, 000 किग्रा। क्रमशः 'क्यू' का न्यूनतम स्तर 2, 500 किलोग्राम है। ZEE का साप्ताहिक उत्पादन 300 से 500 इकाइयों से भिन्न होता है, जबकि साप्ताहिक औसत उत्पादन 400 इकाइयों से होता है।
आपको गणना करने की आवश्यकता है:
चित्रण 6:
अपने उत्पादों के निर्माण में, एक कंपनी तीन कच्चे माल, ए, बी और सी का उपयोग करती है, जिसके संबंध में निम्नलिखित लागू होते हैं:
चित्रण 7:
(ए) एक आयातित मशीनरी घटक की उपलब्धता अनियमित है, और परिणामस्वरूप, खपत पैटर्न भी वर्ष के दौरान भिन्न होता है। दिखाएँ कि इस घटक के लिए "री-ऑर्डरिंग स्तर" का पता कैसे लगाया जाना चाहिए।
(बी) पिछले बारह महीनों के लिए निम्नलिखित आंकड़ों से, उक्त घटक के लिए औसत स्टॉक स्तर की गणना करें:
द्वितीय। आर्थिक आदेश मात्रा :
एक सामग्री की कुल लागत आमतौर पर होती है:
कुल अधिग्रहण लागत + कुल आदेश लागत + कुल वहन लागत।
कुल अधिग्रहण लागत:
खरीदने के माध्यम से कुल अधिग्रहण लागत आमतौर पर एक बार में आदेशित सामग्री की अप्रभावी होने के बावजूद, जब तक कि मात्रा में छूट उपलब्ध नहीं होती है। उदाहरण के लिए कि क्या 10, 000 इकाइयों की सामग्री की कुल वार्षिक आवश्यकताओं को 200 यूनिटों के पचास या प्रत्येक के 1000 आदेशों के प्रत्येक 10 आदेशों में 10 रुपये प्रति यूनिट के हिसाब से खरीदा जाता है, कुल अधिग्रहण लागत 1, 00, 000 रुपये होगी (यानी 10, 000 यूनिट्स) रु। 10) प्रत्येक विकल्प के तहत यदि कोई मात्रा छूट उपलब्ध नहीं है।
इस प्रकार, जब किसी सामग्री की अधिग्रहण लागत समान रहती है, तो वे अप्रासंगिक होते हैं और एक समय में ऑर्डर की जाने वाली सामग्री की मात्रा तय करते समय अक्सर इसे बाहर रखा जाता है। केवल लागतों का ध्यान रखा जाना लागतों को वहन करने और लागतों को वहन करने के लिए है।
एक समय में ऑर्डर की जाने वाली सामग्री की मात्रा को आर्थिक ऑर्डरिंग मात्रा के रूप में जाना जाता है। स्टॉक को ले जाने और ऑर्डर करने की लागत को कम करने के लिए यह मात्रा इस तरह से तय की जाती है।
रखाव लागत:
यह स्टोर में सामग्री रखने की लागत है और इसमें शामिल हैं:
1. भंडारण स्थान की लागत जो किसी अन्य उद्देश्य के लिए उपयोग की जा सकती थी।
2. डिब्बे और रैक की लागत जो सामग्री के भंडारण के लिए प्रदान की जानी है।
3. गिरावट से बचने के लिए सामग्री को बनाए रखने की लागत।
4. सामग्री में बंद धन पर देय ब्याज की राशि।
5. दुकानों और हैंडलिंग में खराब होने की लागत।
6. स्टॉक के संबंध में परिवहन लागत।
7. प्रक्रिया या उत्पाद में परिवर्तन के कारण भंडारण के कुछ समय बाद अप्रचलित हो रही कुछ सामग्रियों के कारण अप्रचलन की लागत।
8. बीमा लागत।
9. लिपिकीय लागत आदि।
इन सभी लागतों को मिलाकर, भारत में, प्रति वर्ष सामग्री की लागत का लगभग 20-25 प्रतिशत के आसपास राशि। इसलिए लागत वहन करने की ऐसी खतरनाक दर को कम करने के प्रयास किए जाने चाहिए।
आदेश देने की लागत:
यह सामग्री की खरीद के लिए ऑर्डर देने की लागत है और इसमें शामिल हैं:
1. क्रय विभाग, निरीक्षण अनुभाग और भुगतान विभाग में तैनात कर्मचारियों की लागत।
2. स्टेशनरी, डाक और टेलीफोन शुल्क की लागत।
इस प्रकार, इस प्रकार की लागत में अस्थायी निविदाओं की लागत, कोटेशन के तुलनात्मक मूल्यांकन की लागत, कागज के काम की लागत, और आदेश रखने, निरीक्षण की लागत और लेखांकन की लागत और भुगतान करने में शामिल डाक शामिल हैं। दूसरे शब्दों में, लागत आदेशों की संख्या के साथ बदलती है।
ऑर्डर की जाने वाली मात्रा ऐसी होनी चाहिए जो ले जाने और ऑर्डर करने की लागत को कम से कम करे। खरीदी जाने वाली सामग्री के लिए ऑर्डर अधिक बड़ा होना चाहिए ताकि अधिक व्यापार छूट अर्जित की जा सके और बल्क ट्रांसपोर्ट का लाभ उठाया जा सके, लेकिन इसके साथ ही ब्याज, भंडारण और बीमा के भुगतान के लिए बहुत भारी भुगतान नहीं करना चाहिए। लागत।
यदि भुगतान की जाने वाली कीमत स्थिर है, तो प्रत्येक बार आदेशित की जाने वाली मात्रा निम्न सूत्र द्वारा ज्ञात की जा सकती है:
कहा पे
क्यू = ऑर्डर करने के लिए मात्रा।
सी = एक वर्ष के दौरान इकाइयों में संबंधित सामग्री का उपभोग।
O = माल प्राप्त करने की लागत सहित एक आदेश रखने की लागत यानी फर्म की वस्तु सूची में एक वस्तु प्राप्त करने की लागत।
I = ब्याज भुगतान जिसमें प्रति वर्ष प्रति इकाई भंडारण की लागत शामिल है, यानी इन्वेंट्री की लागत।
उदाहरण के लिए, सामग्री X की एक इकाई की कीमत 50 रुपये और वार्षिक खपत 20, 000 इकाई है। सामग्री प्राप्त करने की लागत सहित एक आदेश रखने की लागत 20 रुपये है और परिवर्तनीय भंडारण लागत सहित ब्याज 10% प्रति वर्ष है। इष्टतम मात्रा जिसके लिए आदेश दिया जाना है
सारांशित करने के लिए, आर्थिक लागत की मात्रा निर्धारित लागत और वहन लागत को ध्यान में रखते हुए निर्धारित की जाती है। इन दो लागतों की बातचीत के साथ, एक विशेष अवधि के दौरान आर्थिक ऑर्डर करने की लागत उस अवधि के दौरान लागत ले जाने के बराबर होती है और ले जाने के लिए कुल लागत और ले जाने के लिए कुल लागत सबसे कम होती है। 4.1:
उपरोक्त आरेख से, यह स्पष्ट है कि लागतों को ले जाना और लागतों को क्रमबद्ध करना विपरीत तरीकों से व्यवहार करता है। यदि एक समय में बड़ी मात्रा में ऑर्डर किया जाता है, तो ऑर्डर करने की लागत कम होगी और ले जाने की लागत अधिक होगी और अगर एक बार में कम मात्रा का आदेश दिया जाता है।
EOQ की गणना में अनुमान:
1. आपूर्ति की गतिशील स्थितियां हैं जो एक फर्म को उतने ही आदेश देने में सक्षम बनाती हैं जितने की जरूरत है।
2. वस्तु की कीमतें स्थिर रहती हैं जो लागत को स्थिर रखती हैं।
3. किसी विशेष अवधि के दौरान उपभोग की जाने वाली वस्तु की मात्रा पूरी तरह से ज्ञात है, अर्थात उपभोग की जाने वाली मात्रा निश्चित है।
EOQ और पुन: आदेश मात्रा के बीच अंतर :
आर्थिक आदेश मात्रा पुन: आदेश मात्रा से अलग है। री-ऑर्डर मात्रा वह मात्रा है जिसके लिए खरीद ऑर्डर वास्तव में दिया जाता है। यह आर्थिक ऑर्डर मात्रा से अधिक या कम हो सकता है, अगर फर्म आर्थिक ऑर्डर मात्रा के अनुसार ऑर्डर नहीं दे रहा है। आर्थिक आदेश मात्रा की जानकारी के अभाव में, दी गई पुनः-आदेश मात्रा को आर्थिक आदेश मात्रा के रूप में लिया जा सकता है।
चित्र 8:
निम्नलिखित विवरणों से आर्थिक ऑर्डरिंग मात्रा (EOQ) का पता लगाएं और आर्थिक ऑर्डरिंग मात्रा की पहचान करने वाला एक ग्राफ भी दिखाएं।
वार्षिक उपयोग: 6, 000 इकाइयाँ
प्रति यूनिट सामग्री की लागत: 20 रु
एक आदेश रखने और प्राप्त करने की लागत: 60 रु
एक इकाई की वार्षिक वहन लागत: इन्वेंट्री मूल्य का 10%।
उपाय:
आर्थिक आदेश मात्रा की गणना के लिए सूत्र है:
चित्र 9:
निम्नलिखित विवरणों से आर्थिक ऑर्डरिंग मात्रा (EOQ) का पता लगाएं:
चित्र 10:
एक मशीन के लिए हर दिन लगभग 50 वस्तुओं की आवश्यकता होती है। रुपये की एक निश्चित लागत। एक आदेश देने पर प्रति आदेश 50 रुपये खर्च किए जाते हैं। प्रति आइटम राशि के लिए लागत ले जाने वाली इन्वेंट्री रु। प्रति दिन 0.02। लीड की अवधि 32 दिन है। कंप्यूट:
(i) आर्थिक आदेश मात्रा
(ii) री-ऑर्डर स्तर।
चित्र 11:
पूर्ण माली दो ब्रांडों के लॉन उर्वरक के लिए आर्थिक आदेश मात्रा पर निर्णय ले रहा है: सुपर ग्रोएन और नेचर ऑव।
निम्नलिखित जानकारी एकत्र की गई है:
चित्र 12:
एक प्रकार की सामग्री से संबंधित निम्नलिखित जानकारी उपलब्ध है:
चित्र 13:
इन्वेंट्री के किसी विशेष आइटम की वार्षिक मांग 10, 000 यूनिट है। प्रति वर्ष इन्वेंट्री ले जाने की लागत 20% है और ऑर्डर करने की लागत रु। 40 प्रति आदेश। आपूर्तिकर्ता द्वारा उद्धृत मूल्य रु। 4 प्रति यूनिट। हालांकि, आपूर्तिकर्ता 1, 500 इकाइयों या अधिक के आदेश के लिए 5% की छूट देने को तैयार है। क्या डिस्काउंट ऑफर का लाभ उठाना उचित है?
चित्र 14:
PQR लिमिटेड एक उत्पाद का उत्पादन करती है जिसकी मासिक मांग 52, 000 इकाइयों की है। उत्पाद को एक घटक X की आवश्यकता होती है जिसे रु। में खरीदा जाता है। 15 प्रति यूनिट। प्रत्येक तैयार उत्पाद के लिए, घटक X की 2 इकाइयों की आवश्यकता होती है। ऑर्डर करने की लागत रु। 350 प्रति आदेश और वहन लागत 12% प्रति वर्ष है
चित्र 15:
एक थोक व्यापारी विभिन्न दुकानों में हर हफ्ते 30 भरवां गुड़िया सप्लाई करता है। प्रत्येक 12 रुपये में बहुत से निर्माता से गुड़िया खरीदी जाती है। 1, 200 प्रति लॉट। प्रत्येक ऑर्डर रु। 60 से अधिक का भाड़ा प्रभार रु। 250 प्रति आदेश। मल्टीपल और फ्रैक्शनल लॉट भी ऑर्डर किए जा सकते हैं और अगले दिन सभी ऑर्डर भरे जाते हैं। वृद्धिशील लागत रु। इन्वेंट्री में एक गुड़िया को स्टोर करने के लिए प्रति वर्ष 0.60। थोक व्यापारी अपनी होल्डिंग कंपनी को उधार दिए गए धन के लिए 2% मासिक का भुगतान करके इन्वेंट्री निवेश को पूरा करता है।
(i) कुल वार्षिक इन्वेंट्री लागत को कम करने के लिए एक समय में कितनी गुड़िया का आदेश दिया जाना चाहिए? मान लें कि एक वर्ष में 250 सप्ताह दिन हैं?
(ii) उसे कितनी बार आदेश देना चाहिए?
चित्र 16:
(ए) ईएक्सई लिमिटेड को निम्न सामग्री के आदेश पर मात्रा में छूट का प्रस्ताव मिला है:
सामग्री के लिए वार्षिक आवश्यकता 5, 000 टन है। प्रति ऑर्डर करने की लागत 1, 200 रुपये है और स्टॉक होल्डिंग लागत 20% प्रति वर्ष सामग्री लागत का अनुमान है। आपको सबसे किफायती खरीद स्तर की गणना करने की आवश्यकता है।
(ख) यदि उपरोक्त छूट की पेशकश नहीं की जाती है और प्रति टन की कीमत १, ५०० रुपये है तो क्या होगा?
पुनःपूर्ति के लिए वैज्ञानिक इन्वेंटरी प्रबंधन :
तीन इन्वेंट्री मॉडल निम्नलिखित हैं जो ज्यादातर स्टोरों के सामानों की भरपाई के लिए उपयोग किए जाते हैं:
(ए) फिक्स्ड ऑर्डर क्वांटिटी सिस्टम
(b) पुनःपूर्ति प्रणाली
(c) वैकल्पिक या संशोधित प्रतिकृति प्रणाली।
उपरोक्त सिस्टम में से प्रत्येक इन्वेंट्री की वहन लागत को ध्यान में रखता है, इन्वेंट्री की लागत और स्टॉक-आउट की लागत का आदेश देता है। इन मॉडलों में यह निर्धारित किया जाता है कि एक बार में कितना खरीदना है और कितनी बार खरीदना है, दो बुनियादी विचार हैं।
दूसरे शब्दों में, ये मॉडल आदेश मात्रा और निर्धारण की आवृत्ति के निर्धारण पर आधारित हैं। आदेश कारक जिन्हें ध्यान में रखा जाता है वे हैं लीड समय और सुरक्षा या बफर स्टॉक।
(ए) फिक्स्ड ऑर्डर क्वांटिटी सिस्टम:
इस प्रणाली में, सामग्री को पुनः निर्धारित करने की मात्रा तय की जाती है और जब भी हाथ में स्टॉक फिर से ऑर्डर करने वाले बिंदु पर पहुंचता है, तो इस मात्रा के लिए एक पुन: आदेश दिया जाता है। फिक्स्ड री-ऑर्डर मात्रा आर्थिक ऑर्डरिंग मात्रा है, ताकि ऑर्डर करने और ले जाने की लागत सबसे कम हो।
(बी) प्रतिकृति प्रणाली:
इस प्रणाली में, ऑर्डर की मात्रा निर्धारित नहीं होती है, लेकिन ऑर्डर के प्रत्येक समय पर बदलती रहती है। शेयरों की समीक्षा करने के लिए एक निश्चित आदेश देने का समय होता है और स्तर के आदेशों को एक अलग मात्रा के लिए रखा जाता है जो समीक्षा की निश्चित तिथि पर हाथ में अधिकतम स्तर के माइनस स्टॉक के बराबर होता है।
इस प्रणाली में, अधिकतम स्टॉक स्तर तय किया जाता है जिसके आगे स्टॉक के अधिक होने की उम्मीद नहीं की जाती है। यह प्रणाली उपयोगी है जहां खपत के पैटर्न में उतार-चढ़ाव होते हैं, जबकि निश्चित क्रम मात्रा प्रणाली तब उपयोगी होती है जब खपत के पैटर्न में स्थिरता होती है।
(c) वैकल्पिक या संशोधित प्रतिकृति प्रणाली:
यह प्रणाली पुनःपूर्ति प्रणाली का संशोधन है। इस प्रणाली में भी पुनःपूर्ति प्रणाली आदेश मात्रा की तरह परिवर्तनशील होती है, लेकिन एक निचली सीमा इसके आकार पर रखी जाती है, अर्थात, आदेश की निश्चित अवधि के दौरान आदेश मात्रा निर्धारित सीमा से कम नहीं होनी चाहिए।
इस प्रकार, यह विधि निश्चित आदेश मात्रा प्रणाली और पुनःपूर्ति प्रणाली की मुख्य विशेषताओं को जोड़ती है क्योंकि यह एक अधिकतम स्तर को ध्यान में रखता है, एक चर आदेश मात्रा एक निश्चित निचली सीमा के अधीन है, पुन: निर्धारण स्तर और एक निश्चित क्रम के समय की समीक्षा करने के लिए एक प्रणाली ।
तृतीय। बस-इन-टाइम इन्वेंटरी प्रणाली :
दुकानों और ईश्वर के स्वामित्व में इन्वेंट्री की भारी-भरकम लागत को ध्यान में रखते हुए, निर्माताओं और व्यापारियों को अपने आपूर्तिकर्ताओं से कम खरीद-ऑर्डर लीड समय के साथ अधिक लगातार डिलीवरी के लिए कह रहे हैं। अब-एक-दिन संगठन छोटे और अधिक लगातार खरीद आदेश बनाने से संभावित लाभ प्राप्त करने के लिए अधिक से अधिक रुचि रखते हैं।
दूसरे शब्दों में, वे समय-समय पर क्रय प्रणाली में दिलचस्पी ले रहे हैं। बस-इन-टाइम (जेआईटी) खरीद सामग्री या सामान की खरीद इस तरह से होती है कि खरीदी गई वस्तुओं की डिलीवरी उनके उपयोग या मांग से पहले सुनिश्चित की जाती है।
बस-इन-टाइम खरीदारी उच्च इन्वेंट्री स्तर रखने के साथ जुड़े बहुत अधिक वहन लागत को पहचानती है। इसलिए, यह आपूर्तिकर्ताओं के साथ अच्छे संबंध विकसित करने और सिद्ध आपूर्तिकर्ताओं से समय पर खरीदारी करने की वकालत करता है जो जरूरत पड़ने पर उपलब्ध सामानों की तैयार डिलीवरी कर सकते हैं।
EOQ (यानी, आर्थिक आदेश मात्रा) मॉडल एक निरंतर क्रम मात्रा मानता है जबकि JIT क्रय नीति प्रत्येक आदेश के लिए एक अलग मात्रा की वकालत करती है यदि मांग में उतार-चढ़ाव होता है। आर्थिक ऑर्डर की मात्रा ऑर्डर देने और वहन करने पर जोर देती है लेकिन इन्वेंट्री प्रबंधन खरीद लागत, गुणवत्ता लागत और स्टॉक-आउट लागत को शामिल करने के लिए ले जाने और ऑर्डर करने से परे फैली हुई है। बस-इन-टाइम खरीदारी इन सभी लागतों को ध्यान में रखती है और ईओक्यू मॉडल की मान्यताओं से बाहर जाती है।
EOQ मॉडल की धारणाएँ इस प्रकार हैं:
1. किसी विशेष अवधि के दौरान उपभोग की जाने वाली वस्तु की मात्रा ज्ञात है, अर्थात उपभोग की जाने वाली मात्रा निश्चित है।
2. खरीदी जाने वाली सामग्रियों या सामानों की कीमतें स्थिर रहती हैं जो लागत को स्थिर रखती हैं।
3. आपूर्ति की गतिशील स्थितियां हैं जो एक फर्म को उतने ही ऑर्डर देने में सक्षम बनाती हैं जितनी उसे जरूरत है।
उपरोक्त धारणाएँ सही नहीं हैं। के रूप में इस तरह के समय में खरीद इन मान्यताओं पर आधारित नहीं है। जेआईटी की खरीद में गुणवत्ता और समय पर डिलीवरी की लागतों का विशेष महत्व है और इस नीति का पालन करने वाली कंपनियां त्वरित वितरण प्राप्त करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं का एक सही विकल्प बनाती हैं और आपूर्ति की गई वस्तुएं अच्छी गुणवत्ता की होती हैं। आपूर्तिकर्ताओं की पसंद बनाने में मूल्य केवल एक विचार है।
जेआईटी खरीद के लाभ :
1. इन्वेंट्री में निवेश कम हो जाता है क्योंकि कम मात्रा में अधिक खरीद के आदेश दिए जाते हैं।
2. इन्वेंट्री में कम निवेश के परिणामस्वरूप कैरिंग लागत कम हो जाती है।
3. इससे निपटने के लिए आपूर्तिकर्ताओं की संख्या में कमी संभव है। केवल सिद्ध आपूर्तिकर्ता जो गुणवत्ता के सामान की त्वरित डिलीवरी दे सकते हैं उन्हें खरीद के आदेश दिए जाते हैं। इसके परिणामस्वरूप, बातचीत के समय में कमी संभव है। कुछ आपूर्तिकर्ताओं के साथ लंबे समय तक चलने वाले अनुबंधों का उपयोग कम से कम कागज के काम के साथ संभव है।
4. गुणवत्ता की लागत जैसे कि आने वाली सामग्रियों या सामानों की निरीक्षण लागत, स्क्रैप और रिवर्क लागत कम हो जाती है क्योंकि जेआईटी खरीद छोटे आकार के आदेशों के त्वरित और लगातार वितरण का आश्वासन देती है जिसके परिणामस्वरूप कम स्तर की सूची में न्यूनतम संभव अपव्यय होता है। इसलिए, जेआईटी खरीद अक्सर खराब होने वाले सामानों से निपटने वाले संगठनों द्वारा लागू की जाती है।
5. जेआईटी कार्य बल के समय की बर्बादी को कम करने में मदद करता है और पूरी उत्पादन प्रक्रिया वास्तव में उत्पादित उत्पादों में खर्च किए गए समय पर केंद्रित होती है।
चतुर्थ। एबीसी विश्लेषण के माध्यम से स्टॉक नियंत्रण:
निर्माण संगठनों ने सामग्रियों पर चयनात्मक नियंत्रण के अभ्यास के लिए सामग्रियों को तीन श्रेणियों में विभाजित करना उपयोगी पाया। सामग्री की लागतों के विश्लेषण से पता चलेगा कि दुकानों में सामग्रियों का एक छोटा प्रतिशत उपभोग के मूल्य के एक बड़े प्रतिशत में योगदान दे सकता है और दूसरी ओर, वस्तुओं का एक बड़ा प्रतिशत मूल्य के एक छोटे प्रतिशत का प्रतिनिधित्व कर सकता है। भस्म वस्तुओं। इन दो चरम सीमाओं के बीच उन वस्तुओं का प्रतिशत गिर जाएगा, जिनकी खपत के मूल्य के बराबर या उससे कम है।
यह सूची नियंत्रण की एक प्रणाली है। इसमें शामिल निवेश के आधार पर वर्गीकृत दुकानों के विभिन्न मदों पर भेदभावपूर्ण नियंत्रण है। आमतौर पर उन्हें तीन श्रेणियों में उनके महत्व के अनुसार विभाजित किया जाता है, अर्थात्, एक अवधि के दौरान उनके मूल्य और पुनःपूर्ति की आवृत्ति।
वस्तुओं की 'ए' श्रेणी में केवल एक छोटा प्रतिशत होता है अर्थात स्टोरों द्वारा कुल वस्तुओं का लगभग 10% संभालता है लेकिन उनकी उच्च कीमत या भारी आवश्यकता या दोनों की वजह से इन्वेंट्री वैल्यू के लगभग 70% भारी निवेश की आवश्यकता होती है।
'बी' श्रेणी की वस्तुएं अपेक्षाकृत कम महत्वपूर्ण हैं - भंडार द्वारा संभाले गए सामग्रियों की कुल वस्तुओं का 20% और आवश्यक निवेश का%, इन्वेंट्री में कुल निवेश का लगभग 20% है।
'सी' श्रेणी-कुल वस्तुओं का 70% और मूल्य का 10%।
सामग्री के इस तरह के विश्लेषण को एबीसी विश्लेषण के रूप में जाना जाता है। स्टॉक नियंत्रण की इस तकनीक को मूल्य विधि या हमेशा बेहतर नियंत्रण विधि या आनुपातिक भागों मूल्य विश्लेषण विधि के अनुसार स्टॉक नियंत्रण के रूप में भी जाना जाता है। इस प्रकार, सामग्री नियंत्रण की इस तकनीक के तहत, सामग्रियों को उपभोग के धन मूल्य के आधार पर अवरोही क्रम में 'ए', 'बी' और 'सी' श्रेणियों में सूचीबद्ध किया जाता है।
एबीसी विश्लेषण सामग्री के प्रत्येक आइटम की लागत महत्व को मापता है। यह महत्वपूर्ण वस्तुओं पर ध्यान केंद्रित करता है, इसलिए इसे 'नियंत्रण द्वारा महत्व और अपवाद' (CIE) के रूप में भी जाना जाता है। यह सामग्री नियंत्रण का एक वैज्ञानिक तरीका है क्योंकि इसमें शामिल निवेश के आधार पर वर्गीकृत दुकानों के विभिन्न मदों पर भेदभाव नियंत्रण पर जोर दिया जाता है। इस प्रकार, यह चयनात्मक इन्वेंट्री नियंत्रण की एक प्रणाली है।
"संयुक्त राज्य अमेरिका, जापान और पश्चिम जर्मनी में स्टोर और सूची नियंत्रण" पर भारतीय उत्पादकता टीम की रिपोर्ट एबीसी अपडेट का निम्नलिखित उदाहरण देती है:
उदाहरण के लिए, एक स्टोर में 2, 000 वस्तुओं की खपत होती है और 10, 00, 000 रुपये की मासिक खपत होती है। इस उदाहरण में, उपरोक्त रिपोर्ट के अनुसार, 160 वस्तुओं में 7, 50, 000 रुपये की खपत होगी। 500 आइटम 2 रुपये, 00, 000 और 1, 340 आइटम केवल 50, 000 रुपये की सामग्री का उपभोग करेंगे।
इस विश्लेषण का महत्व यह है कि ए 'समूह की वस्तुओं पर बहुत करीबी नियंत्रण किया जाता है, जो लागत के उच्च प्रतिशत के लिए खाते हैं जबकि कम कठोर नियंत्रण श्रेणी' बी 'के लिए पर्याप्त है और बहुत कम नियंत्रण श्रेणी' सी 'के लिए पर्याप्त होगा। आइटम नहीं है।
सभी प्रकार की सामग्री पर नियंत्रण यानी, खरीद, भंडार और समस्या को क 'समूह की वस्तुओं के मामले में सख्ती से लागू किया जाना चाहिए। 'सी' आइटम के मामले में एक विस्तृत सामग्री नियंत्रण का उपयोग नहीं किया जाता है क्योंकि ये आइटम सामग्री लागतों के बहुत छोटे हिस्से का प्रतिनिधित्व करते हैं।
इन वस्तुओं को वर्ष में एक बार खरीदा जा सकता है और विभिन्न स्टॉक स्तर अर्थात, न्यूनतम स्तर, अधिकतम स्तर, आदेश स्तर आदि का पालन नहीं किया जा सकता है। विस्तृत नियंत्रण न करके C समूह की वस्तुओं पर सहेजे गए सभी समय, प्रयासों और लागतों को ए और बी समूह की वस्तुओं पर उपयोगी रूप से उपयोग किया जा सकता है।
लाभ:
1. उन वस्तुओं पर एक सख्त नियंत्रण का उपयोग किया जाता है जो सामग्री लागत के उच्च प्रतिशत का प्रतिनिधित्व करते हैं। प्रबंधकीय समय 'ए' वस्तुओं पर खर्च किया जाता है, जबकि 'सी' आइटम और कभी-कभी 'बी' आइटमों को कम से कम प्रबंधकीय पर्यवेक्षण के साथ लिपिक कर्मचारियों द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है। दुकानों के सभी सामानों पर समान ध्यान देना वांछनीय नहीं है क्योंकि यह महंगा है।
सभी वस्तुओं की दुकानों पर ध्यान केंद्रित करने से उपभोग के मूल्य के बावजूद सभी th3 वस्तुओं पर एक विकृत प्रभाव पड़ने की संभावना है। इसलिए, उन वस्तुओं पर उचित ध्यान देने के लिए एबीसी विश्लेषण का पालन किया जाना चाहिए, जिनके उपभोग के मूल्य को ध्यान में रखते हुए वे योग्य हैं।
2. इन्वेंट्री में निवेश न्यूनतम संभव स्तर तक कम हो जाता है क्योंकि सामग्री लागत के एक महत्वपूर्ण हिस्से का प्रतिनिधित्व करने वाली 'ए' वस्तुओं की एक उचित मात्रा खरीदी जाती है। सामग्रियों में निवेश को कम करने के लिए, 'ए' आइटम का करीबी नियंत्रण 'सी' आइटम के करीबी नियंत्रण से कहीं अधिक योगदान देता है।
3. भंडारण लागत को उचित मात्रा में सामग्री के रूप में कम किया जाता है, जो खपत के मूल्य के उच्च प्रतिशत के लिए जिम्मेदार होता है, स्टोरों में बनाए रखा जाएगा।
4. एबीसी विश्लेषण की शुरुआत के साथ, प्रबंधन समय की बचत होती है क्योंकि सभी वस्तुओं पर ध्यान देने की आवश्यकता केवल कुछ मदों पर ध्यान देने की होती है।
संक्षेप में, एबीसी विश्लेषण की मुख्य विशेषताएं दिखाने वाली एक तालिका नीचे प्रस्तुत की गई है:
चित्र 17:
एक कारखाना इन्वेंट्री होल्डिंग और इन्वेंट्री उपयोग की 4, 000 किस्मों का उपयोग करता है और निम्नलिखित जानकारी का अनुपालन होता है।
(1) 15 प्रकार की वस्तुओं को निम्न कारणों से सबसे महत्वपूर्ण समूह के रूप में 'ए' श्रेणी की वस्तुओं के रूप में वर्गीकृत किया जाना चाहिए:
(i) वे स्टोर में इन्वेंट्री आइटम की कुल किस्मों का 0.375% का गठन करते हैं जो समस्या में दिए गए वर्गीकरण के अनुसार न्यूनतम है।
(ii) वे इन्वेंट्री होल्डिंग के मूल्य का ५०% का गठन करते हैं जो समस्या में दिए गए अनुसार अधिकतम है।
(iii) वे कुल इन्वेंटरी उपयोग के 85% का गठन करते हैं।
(2) सूची मदों की 110 किस्मों को निम्नलिखित कारणों से 'बी' श्रेणी की वस्तुओं के रूप में वर्गीकृत किया जाना चाहिए:
(i) उनमें स्टोर द्वारा संभाले गए इन्वेंट्री आइटम की कुल किस्मों का 2.75% शामिल है।
(ii) उन्हें इन्वेंट्री होल्डिंग के कुल मूल्य के 30% के मध्यम निवेश की आवश्यकता होती है।
(iii) इनकी खपत 10% इन्वेंट्री उपयोग की मध्यम खपत है।
(3) इन्वेंट्री आइटम की किस्मों की 3, 875 संख्या को 'सी' श्रेणी की वस्तुओं के रूप में वर्गीकृत किया जाना चाहिए क्योंकि वे इन्वेंट्री आइटम की कुल किस्मों का 96.875% का गठन करते हैं और इन्वेंट्री होल्डिंग्स के कुल मूल्य के 20% के निवेश की आवश्यकता होती है। उनकी खपत कुल इन्वेंट्री उपयोग का 5% भी है। इन वस्तुओं को 'सी' श्रेणी की वस्तुओं के रूप में वर्गीकृत करना उचित है क्योंकि वे 'ए', 'बी' और 'सी' के तीन समूहों में से कम से कम महत्वपूर्ण हैं।
V. VED विश्लेषण :
VED- महत्वपूर्ण, आवश्यक और वांछनीय-विश्लेषण मुख्य रूप से स्पेयर पार्ट्स के नियंत्रण के लिए उपयोग किया जाता है। स्पेयर पार्ट्स को उत्पादन की महत्वपूर्णता को ध्यान में रखते हुए तीन श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है - महत्वपूर्ण, आवश्यक या वांछनीय। पुर्जों, स्टॉक-आउट जिनमें से थोड़े समय के लिए भी कुछ समय के लिए उत्पादन बंद हो जाएगा और जहां स्टॉक-आउट की लागत बहुत अधिक है, महत्वपूर्ण पुर्जों के रूप में जाना जाता है।
पुर्जों, जिनमें से अनुपस्थिति को कुछ घंटों या एक दिन से अधिक के लिए सहन नहीं किया जा सकता है और खोए हुए उत्पादन की लागत अधिक है और जो उत्पादन जारी रखने के लिए आवश्यक हैं, उन्हें आवश्यक पुर्जों के रूप में जाना जाता है। वांछनीय पुर्जों को उन पुर्जों की आवश्यकता होती है, जिनकी आवश्यकता होती है, लेकिन एक सप्ताह के लिए उनकी अनुपस्थिति भी उत्पादन को रोक नहीं सकती है। कुछ पुर्जों, हालांकि मौद्रिक मूल्य में नगण्य हैं, उत्पादन को जारी रखने और निरंतर ध्यान देने की आवश्यकता के लिए महत्वपूर्ण हो सकता है।
इस तरह के पुर्जों को एबीसी विश्लेषण के अनुसार बनाए रखने के लायक ध्यान नहीं मिल सकता है क्योंकि उनकी खपत का मूल्य छोटा है। इसलिए, उनके मामलों में, प्रभावी परिणाम प्राप्त करने के लिए VED विश्लेषण किया जाता है। जैसा कि VED विश्लेषण उत्पादन के लिए उनकी आलोचनात्मकता के आधार पर वस्तुओं का विश्लेषण करता है, इसका उपयोग उन सामग्रियों के लिए भी किया जा सकता है जिनकी खरीद मुश्किल है।
छठी। सदा सूची प्रणाली :
चार्टर्ड इंस्टीट्यूट ऑफ मैनेजमेंट अकाउंटेंट्स, लंदन, सतत सूची को "नियंत्रण विभाग द्वारा बनाए गए रिकॉर्ड की एक प्रणाली के रूप में परिभाषित करता है, जो स्टॉक के भौतिक आंदोलनों और उनके वर्तमान संतुलन को दर्शाता है"। बिन कार्ड्स और स्टोर्स लेज़र इस प्रणाली को बनाए रखने में प्रबंधन की मदद करते हैं क्योंकि वे सामग्रियों की प्राप्तियों और मुद्दों पर स्टॉक के भौतिक आंदोलनों का रिकॉर्ड बनाते हैं और दुकानों में संतुलन को भी दर्शाते हैं।
इस प्रकार, यह नियमित जांच की सुविधा के लिए और स्टॉकटैकिंग के लिए फर्म को बंद करने से बचने के लिए स्टॉक रिकॉर्ड के माध्यम से सामग्री प्राप्त करने और जारी करने के बाद संतुलन का पता लगाने की एक प्रणाली है।
सतत इन्वेंट्री रिकॉर्ड (यानी बिन कार्ड और स्टोर्स लेजर) की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए, दुकानों का भौतिक सत्यापन निरंतर स्टॉकटेकिंग के एक कार्यक्रम द्वारा किया जाता है। यह संभव है कि बिन कार्ड या स्टोर खाता बही द्वारा दिखाए गए स्टॉक का संतुलन भौतिक सत्यापन के अनुसार स्टॉक के वास्तविक संतुलन से भिन्न हो सकता है। यह निम्नलिखित परिहार्य और अपरिहार्य कारणों से हो सकता है।
परिहार्य कारण :
1. लिपिकीय गलतियाँ, यानी गलत पोस्टिंग, प्रविष्टियों की गैर-पोस्टिंग, गलत कास्टिंग आदि। ऐसी त्रुटियों को सुधारा जा सकता है और वास्तविक संतुलन बिन कार्ड या स्टोर के लेज़र में आवश्यक सुधार करके पुस्तक संतुलन से सहमत हो सकता है।
2. तीर्थयात्रा और चोरी।
3. सामग्री हैंडलिंग में लापरवाही।
4. सामग्री का संक्षिप्त या अधिक अंक।
अनुपलब्ध कारण :
1. संकोचन और वाष्पीकरण के कारण वास्तविक संतुलन कम हो सकता है।
2. नमी के अवशोषण के कारण वास्तविक संतुलन अधिक हो सकता है।
3. आग, दंगे आदि के कारण वास्तविक संतुलन कम हो सकता है।
4. सामग्री को मुद्दे के लिए छोटे भागों में तोड़ने के कारण सामग्री खो सकती है। उदाहरण के लिए, लोहे के बड़े छड़ को छोटे भागों में तोड़ने के कारण कुछ लोहा खो जाता है।
विसंगतियों का समायोजन:
प्राप्तियों के सारांश और सामग्रियों के मुद्दों को भंडार के बहीखाता से समय-समय पर तैयार किया जाता है और एक डेबिट और क्रेडिट द्वारा क्रमशः सामग्री (या स्टोर लेजर) नियंत्रण खाते में पोस्ट किया जाता है। भौतिक या जमीनी संतुलन और पुस्तक संतुलन के बीच विसंगतियों को समायोजित करने के लिए एक स्टॉक समायोजन खाता खोला जाता है।
यदि भौतिक सत्यापन से पता चलता है कि स्टॉक का वास्तविक संतुलन बिन कार्ड या स्टोर खाता बही द्वारा दिखाए गए शेष राशि से अधिक है, तो एक डेबिट नोट तैयार किया जाता है और स्टॉक रिकॉर्ड तदनुसार समायोजित किए जाते हैं; स्टॉक एडजस्टमेंट अकाउंट को क्रेडिट किया जाता है और मटीरियल कंट्रोल अकाउंट को डेबिट किया जाता है। भंडार खाता बही में सामग्री खाते के रसीद कॉलम में भी प्रवेश किया जाना चाहिए जो कि अतिरिक्त है और शेष स्तंभ को अतिरिक्त मात्रा में पाया जाना चाहिए।
इसी प्रकार, यदि स्टॉक की कमी है, तो एक क्रेडिट नोट तैयार किया जाता है और स्टॉक रिकॉर्ड्स को सामग्री की अधिकता पर दर्ज प्रविष्टियों के रिवर्स पास करके तदनुसार समायोजित किया जाता है ताकि पुस्तक संतुलन वास्तविक संतुलन के साथ सामंजस्य स्थापित कर सके। लेखांकन अवधि के अंत में, स्टॉक समायोजन खाते में शेष राशि का विश्लेषण एक विसंगति के कारणों का पता लगाने के लिए किया जाता है।
यदि विसंगति अपरिहार्य कारणों से पाई जाती है, तो शेष राशि को लागत लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित कर दिया जाता है और यदि विसंगति से बचने योग्य कारणों के कारण शेष राशि स्टोर ओवरहेड खाते या फैक्टरी ओवरहेड में स्थानांतरित कर दी जाती है, यदि कोई स्टोर ओवरहेड खाता नहीं है बनाए रखा।
सतत स्टॉकटैकिंग सतत इन्वेंट्री सिस्टम की एक अनिवार्य विशेषता है। लेकिन दो शब्दों, सतत सूची और निरंतर स्टॉकटैकिंग को एक के रूप में नहीं लिया जाना चाहिए; सतत इन्वेंट्री का अर्थ है स्टॉक रिकॉर्ड और निरंतर स्टॉकटेकिंग की प्रणाली, जबकि निरंतर स्टॉकटेकिंग का मतलब केवल वास्तविक स्टॉक के साथ स्टॉक रिकॉर्ड का भौतिक सत्यापन है।
आखिर लगातार स्टॉकिंग में क्या किया जाता है? निरंतर जाँच में, पूरे वर्ष भौतिक सत्यापन किया जाता है। हर दिन 10 से 15 वस्तुओं को रोटेशन द्वारा यादृच्छिक रूप से लिया जाता है और जांच की जाती है ताकि स्टॉक सत्यापन में आश्चर्य तत्व बनाए रखा जा सके और प्रत्येक आइटम को वर्ष के दौरान कई बार जांचा जा सके।
दूसरी ओर, समय-समय पर जाँच के मामले में आश्चर्यचकित तत्व गायब होता है क्योंकि चेकिंग आमतौर पर वर्ष के अंत में की जाती है। इसके अलावा, विसंगतियों के कारणों को दो आवधिक सत्यापनों के बीच लंबे अंतराल के कारण स्थित नहीं किया जा सकता है।
सतत इन्वेंट्री सिस्टम का संचालन निम्नानुसार किया जा सकता है:
1. स्टॉक रिकॉर्ड बनाए रखा जाता है और लेन-देन की अप-टू-डेट पोस्टिंग की जाती है, ताकि किसी भी समय चालू शेष राशि का पता चल सके।
2. भौतिक जाँच के लिए रोटेशन द्वारा दुकानों के विभिन्न वर्गों को लिया जाता है। हर दिन कुछ वस्तुओं की जांच की जाती है ताकि वर्ष के दौरान प्रत्येक आइटम को कई मदों के लिए जांचा जा सके।
3. भंडार प्राप्त किए गए लेकिन निरीक्षण का इंतजार भौतिक सत्यापन के समय नियमित दुकानों के साथ नहीं किया गया क्योंकि स्टॉक रिकॉर्ड्स में ऐसी दुकानों से संबंधित प्रविष्टियाँ अभी तक नहीं बनाई गई हैं।
4. प्रत्येक दिन सत्यापित की जाने वाली विशेष वस्तुओं की सूचना केवल वास्तविक सत्यापन की तिथि पर स्टोरकीपर को दी जाती है ताकि स्टॉक सत्यापन में आश्चर्यचकित तत्व बनाए रखा जा सके।
5. स्टोर में उपलब्ध भौतिक स्टॉक, जैसा भी मामला हो, गिनती, तौल, माप या लिस्टिंग के बाद, बिन कार्ड या इन्वेंट्री टैग या स्टॉक सत्यापन शीट में ठीक से दर्ज किया जाता है।
सतत इन्वेंट्री सिस्टम की उपरोक्त चर्चा से, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि यह प्रणाली निम्नलिखित तीन में शामिल है:
1. बिन कार्ड (यानी मात्रात्मक सदा सूची)।
2. भंडार खाता बही (यानी मात्रात्मक सह मूल्यवान सूची)।
3. सतत स्टॉकटेकिंग (यानी शारीरिक स्थायी सूची)।
सदा सूची प्रणाली के लाभ:
निम्नलिखित सूची प्रणाली के लाभ हैं:
1. यह वर्ष के अंत में दुकानों के सभी वस्तुओं की भौतिक जांच के लिए आवश्यकता को पूरा करता है और इस तरह उत्पादन की अव्यवस्था से बचा जाता है।
2. भौतिक सूची के बिना समय-समय पर लाभ और हानि खाता और बैलेंस शीट तैयार करना संभव है, क्योंकि समापन कार्ड के लिए आंकड़ा बिन कार्ड या स्टोर खाता बही से लिया जा सकता है।
3. स्टोर पर एक विस्तृत और अधिक विश्वसनीय जांच प्राप्त की जाती है।
4. जैसा कि रिकॉर्डिंग और निरंतर स्टॉकिंग का काम व्यवस्थित रूप से किया जाता है और बिना जल्दबाजी के, आंकड़े अधिक विश्वसनीय होते हैं।
5. लगातार स्टॉक करने से स्टोरकीपर और स्टोर अकाउंटेंट अपने काम में अधिक सतर्क रहेंगे और वे अपने रिकॉर्ड को सटीक और अद्यतित रखने की कोशिश करेंगे। स्टोरकीपर यह देखने की कोशिश करेगा कि दुकानों का कोई रिसाव नहीं है।
6. दुकानों में सामग्री की उपलब्धता के अनुसार उत्पादन की योजना बनाई जा सकती है क्योंकि प्रबंधन को लगातार स्टोर की स्थिति से अवगत कराया जाता है।
7. आंतरिक जांच की एक प्रणाली हर समय काम में रहती है क्योंकि बिन कार्ड और स्टोर लेज़र एक दूसरे पर क्रॉस चेक के रूप में कार्य करते हैं।
8. त्रुटियों और स्टॉक की कमी की आसानी से खोज की जाती है और भविष्य में स्टॉक की कमी से बचने का प्रयास किया जाता है।
9. दुकानों में पूंजी निवेश को नियंत्रण में रखा जा सकता है क्योंकि वास्तविक स्टॉक की तुलना अधिकतम और न्यूनतम स्तर के साथ की जा सकती है।
10. यह आग से नष्ट हुए स्टॉक के नुकसान के लिए बीमा कंपनी के साथ दावा किए जाने के दावे के लिए सही स्टॉक आंकड़े उपलब्ध कराता है।
निम्नलिखित तथ्यों के कारण सतत इन्वेंट्री सिस्टम सामग्री नियंत्रण का एक अभिन्न अंग बन गया है:
(i) स्टॉक रिकॉर्ड ठीक से बनाए रखा जाता है और दिन-प्रतिदिन के आधार पर लिखा जाता है ताकि किसी भी समय वर्तमान शेष राशि ज्ञात हो सके।
(ii) कई आइटम व्यवस्थित रूप से और रोटेशन द्वारा शारीरिक रूप से हर दिन जांचे जाते हैं इसलिए यह एक नैतिक जाँच के रूप में कार्य करता है और बेईमानी के लिए एक निवारक के रूप में कार्य करता है।
(iii) यदि कोई विसंगतियां पाई गई हैं तो उपयुक्त समायोजन या सुधार किया जा सकता है, (iv) विसंगतियों के कारणों को दूर करने के लिए उपचारात्मक कार्रवाई की जा सकती है, यदि कोई हो।
चित्र 18:
वार्षिक स्टॉक लेने के बाद आपको बुक स्टॉक और भौतिक स्टॉक के बीच कुछ महत्वपूर्ण विसंगतियों के बारे में पता चला, आप निम्नलिखित जानकारी एकत्र करते हैं:
(I) ऊपर दिखाई गई जानकारी को रिकॉर्ड करने के लिए क्या कार्रवाई की जानी चाहिए?
(II) भविष्य के नुकसान को रोकने के लिए प्रबंधन द्वारा कार्रवाई के एक संभावित पाठ्यक्रम की सिफारिश करें।
(आपका उत्तर अंकों में होना चाहिए और आपको विस्तृत रूप से बताने की आवश्यकता नहीं है)।
उपाय:
(I) समस्या में दर्शाई गई सूचना की रिकॉर्डिंग के लिए निम्नलिखित कार्रवाई की जानी चाहिए:
(i) स्टॉक कार्ड और स्टोर्स लेज़र की जाँच की जानी चाहिए और सही भौतिक प्रविष्टि दर्ज की जानी चाहिए।
(ii) स्टॉक के नुकसान और लाभ के कारणों की जांच की जानी चाहिए।
(iii) स्टॉक के नुकसान के कारणों का पता लगाने के बाद और निम्नलिखित उपचार प्राप्त किए जा सकते हैं:
स्टॉक घाटे के लिए:
दुकानों के भौतिक सत्यापन में परिणाम का सारांश निम्नलिखित है:
सातवीं। डबल बिन सिस्टम :
इस प्रणाली का पालन छोटे संगठनों में किया जाता है जो स्टोर नियंत्रण की महंगी तकनीकों का खर्च नहीं उठा सकते। विधि तुलनात्मक रूप से कम मूल्य की सामग्री के लिए भी उपयुक्त है। सामग्रियों को डिब्बे में संग्रहीत किया जाता है जो दो डिब्बों में विभाजित होते हैं, (दो रैक हो सकते हैं, दो अलमारियों या एक ही शेल्फ को दो में विभाजित किया जा सकता है)।
पहले डिब्बे से उत्पादन के लिए सामग्री जारी की जाती है और दूसरे डिब्बे से सामग्री को नियमित रूप से नहीं छुआ जाता है। जब पहले डिब्बे में सामग्री पूरी तरह से खपत होती है, तो एक ऑर्डर रखा जाता है।
ताजा वितरण प्राप्त करने के लिए आवश्यक समय के दौरान सामग्रियों का दूसरा डिब्बे खपत की आवश्यकता का ध्यान रखता है। स्टोर-कीपर को दो डिब्बे में सामग्री को इस तरह से विभाजित करना है कि उत्पादन सामग्री की इच्छा के लिए बाधा न बने। इस प्रणाली का व्यावहारिक उपयोग है और समझने और संचालित करने के लिए सरल है।
आठवीं। इनपुट-आउटपुट अनुपात:
इस अनुपात का उपयोग सामग्री के उपयोग में दक्षता का न्याय करने के लिए किया जाता है। अनुपात उत्पादन के लिए डाली गई सामग्री की इकाइयों और तैयार उत्पाद की इकाइयों के बीच संबंध को इंगित करता है।
नौवीं। सामग्री (या इन्वेंटरी) टर्नओवर अनुपात:
औसत स्टॉक शुरुआती स्टॉक और समापन स्टॉक का औसत है।
स्टॉक टर्नओवर अनुपात को निम्न दिनों में भी निर्धारित किया जा सकता है:
अवधि / दिनों के दौरान इन्वेंटरी टर्नओवर / इन्वेंटरी टर्नओवर अनुपात
यह आवश्यक है कि विभिन्न प्रकार के सामग्रियों के टर्नओवर की तुलना उन वस्तुओं का पता लगाने के लिए की जाए जो धीमी गति से आगे बढ़ रही हैं ताकि प्रबंधन को ऐसी वस्तुओं में पूंजी रखने से बचने में मदद मिल सके। एक कम अनुपात धीमी गति से चलने वाले स्टॉक, अप्रचलित स्टॉक के संचय और बहुत अधिक स्टॉक को ले जाने का सूचक है। दूसरी ओर, उच्च टर्नओवर अनुपात तेजी से बढ़ते स्टॉक और स्टॉक में कम निवेश का संकेत है।
कम टर्नओवर अनुपात से ओवरस्टॉकिंग के कारण होने वाले नुकसान होंगे। यदि किसी विशेष वस्तु के लिए स्टॉक टर्नओवर अनुपात शून्य है, तो इसका मतलब है कि आइटम का उपयोग अवधि के दौरान बिल्कुल नहीं किया गया था और इसे तुरंत निपटाया जाना चाहिए अन्यथा आइटम की गुणवत्ता खराब हो जाएगी।
इसका एक अपवाद मशीनरी में उपयोग के लिए स्पेयर पार्ट्स हैं जो किसी भी समय आवश्यक हो सकते हैं जब मशीनरी ऑर्डर से बाहर जाती है। इस प्रकार, स्पेयर पार्ट्स को स्टॉक में रखा जाना चाहिए, जब मशीनरी उपयोग में हो।
इस संबंध में, स्टोर की वस्तुओं की धीमी गति से चलती, निष्क्रिय और अप्रचलित स्टॉक पर चर्चा करना सार्थक होगा।
स्लो मूविंग स्टॉक्स। धीमी गति से चलने वाले स्टॉक स्टोर के वे आइटम हैं, जो लगातार अंतराल पर जारी नहीं किए जाते हैं। ऐसी वस्तुओं के मुद्दे अनियमित हैं और सामान्य अंतराल पर नहीं बने हैं।
निष्क्रिय स्टॉक:
निष्क्रिय स्टॉक स्टोर के वे आइटम हैं जो स्टोर से शायद ही कभी जारी किए जाते हैं। ऐसी वस्तुओं का उपभोग लगभग शून्य है। इन वस्तुओं को जरूरत के मामले में संग्रहीत किया जाता है, जैसे कि मशीनरी के ऑर्डर से बाहर जाने पर स्पेयर पार्ट्स की आवश्यकता हो सकती है।
अप्रचलित स्टॉक:
अप्रचलित स्टॉक स्टोर के वे आइटम हैं जो बाहर ढल गए हैं और जिस उद्देश्य से वे खरीदे गए थे, उसका कोई और उपयोग नहीं है। उत्पाद के डिजाइन या उत्पादन के तरीकों, स्थानापन्न सामग्रियों के उपयोग, उत्पाद को बंद करने आदि के कारण स्टॉक अप्रचलित हो सकते हैं।
धीमी गति से चलती और अप्रचलित वस्तुओं के स्टॉक को स्टोर रिकॉर्ड्स (लेजर) और इन्वेंट्री टर्नओवर अनुपात को स्कैन करके पता लगाया जा सकता है।
धीमी गति से चलती और अप्रचलित वस्तुओं के स्टॉक को कम करने के लिए निम्नलिखित कदम उठाए जा सकते हैं:
(i) ऐसी सामग्रियों का उपयोग करने के लिए उत्पादन में विविधता लाना।
(ii) अन्य सामग्री के स्थान पर विकल्प के रूप में उपयोग करें।
(iii) मूल्य में और गिरावट होने से पहले उन्हें बंद कर दें।
ये सभी स्टॉक चिंता का कारण हैं क्योंकि वे सामग्रियों की वहन लागत और नुकसान को बढ़ाकर सामग्री की लागत में वृद्धि करते हैं। धीमी गति से आगे बढ़ने वाले शेयरों से होने वाले नुकसान और लागत को स्टोर में उनकी मात्रा को कम करके कम किया जा सकता है।
ऐसी सामग्रियों की कम मात्रा उनकी खपत दर और लीड अवधि को ध्यान में रखते हुए खरीदी जानी चाहिए। इस तरह के शेयरों की मात्रा को कम करने के लिए, उनके वैकल्पिक उपयोगों का पता लगाकर और बाजार में एम री मांग बनाकर उत्पादन बढ़ाने के लिए उनकी खपत को बढ़ाने का प्रयास किया जाना चाहिए।
निष्क्रिय स्टॉक से होने वाले नुकसान और लागत को केवल उन वस्तुओं को खरीदकर कम किया जा सकता है जो उत्पादन के लिए बिल्कुल आवश्यक हैं। अधिशेष सुप्त वस्तुओं, यदि कोई हो, का जल्द से जल्द निपटारा किया जाना चाहिए ताकि उनका मूल्य और अधिक न बिगड़ जाए।
अप्रचलित वस्तुओं का आगे उपयोग नहीं किया जाता है, इसलिए उन्हें गुणवत्ता में गिरावट के कारण वहन लागत और नुकसान को कम करने के लिए तुरंत निपटाया जाना चाहिए।
इस तरह के शेयरों के नुकसान को कम करने के लिए एक व्यवस्थित खरीद प्रक्रिया का पालन किया जाना चाहिए। सामग्री खरीद बजट के अनुसार खरीदी जानी चाहिए ताकि कोई अनधिकृत खरीद न की जा सके। इस तरह के शेयरों की मात्रा को कम करने के लिए प्रबंधन द्वारा भंडार वस्तुओं की समय-समय पर समीक्षा की जानी चाहिए।
चित्र 20:
निम्नलिखित जानकारी से वर्ष 2011 के लिए सामग्री टर्नओवर अनुपात की गणना करें और निर्धारित करें कि दोनों सामग्रियों में से कौन सबसे तेजी से आगे बढ़ रहा है।
वर्ष 2011-12 के दौरान एक घटक से संबंधित स्टोर बिन कार्ड से निम्नलिखित लेनदेन निकाले गए हैं:
X. FNSD विश्लेषण:
FNSD विश्लेषण स्टोर की वस्तुओं को उनके उपयोग की दर के महत्व के अवरोही क्रम में चार श्रेणियों में विभाजित करता है। टी तेजी से बढ़ने वाली वस्तुओं के लिए खड़ा है जो थोड़े समय में खपत हो जाते हैं। 'एन' सामान्य चलती वस्तुओं के लिए है, जो एक वर्ष की अवधि में समाप्त हो जाती हैं। 'एस' धीमी गति से चलती वस्तुओं को इंगित करता है जो लगातार अंतराल पर जारी नहीं किए जाते हैं और दो साल या उससे अधिक की अवधि में समाप्त होने की उम्मीद है।
'डी' का अर्थ है मृत वस्तुएं और ऐसी वस्तुओं की खपत लगभग शून्य है। डी आइटम को अप्रचलित आइटम के रूप में भी लिया जा सकता है जो आउटमोडेड हो गए हैं और जिस उद्देश्य से वे खरीदे गए थे उसका कोई और उपयोग नहीं है। तेजी से आगे बढ़ने वाली वस्तुओं के स्टॉक्स पर निरंतर ध्यान दिया जाना चाहिए और ऐसी वस्तुओं के स्टॉक-आउट से बचने के लिए पुनःपूर्ति के आदेशों को समय पर रखा जाना चाहिए।
सामान्य चलती वस्तुओं की नियमित समय पर समीक्षा की जानी चाहिए और उनकी पुनःपूर्ति के आदेश नियमित समय पर दिए जाने चाहिए। दुकानों की धीमी गति से आगे बढ़ने वाली वस्तुओं के स्टॉक की समीक्षा बहुत सावधानी से की जानी चाहिए क्योंकि ऐसी वस्तुओं के स्टॉक से बचने के लिए किसी भी पुनःपूर्ति के आदेश दिए जाते हैं। मृत स्टॉक वस्तुओं के लिए वैकल्पिक उपयोग पाया जाना चाहिए। अन्यथा, उन्हें जल्द से जल्द निपटाया जाना चाहिए ताकि उनका मूल्य और अधिक न बिगड़ जाए।
ग्यारहवीं। सामग्री (सूची) लागत रिपोर्ट:
सामग्री लागत रिपोर्टिंग का उद्देश्य प्रभावी सामग्री नियंत्रण का अभ्यास करने और उचित निर्णय लेने में प्रबंधन की सहायता करना है। सामग्री लागत रिपोर्ट संचार के साधन के रूप में आम तौर पर सामग्री से संबंधित तथ्यों के लिखित रूप में काम करती है जिसे प्रबंधन के विभिन्न स्तरों के आकर्षण में लाया जाना चाहिए जो सामग्री नियंत्रण के उद्देश्य के लिए उपयुक्त कार्रवाई करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं। 'सामग्री नियंत्रण' को तीन पहलुओं में विभाजित किया गया है, अर्थात। खरीद नियंत्रण, भंडार नियंत्रण और खपत नियंत्रण।
क्रय नियंत्रण क्रय विभाग की दक्षता सुनिश्चित करना है; स्टोर नियंत्रण, स्टोर विभाग की दक्षता और खपत नियंत्रण, विभागीय फोरमैन की दक्षता।
सामग्री नियंत्रण रिपोर्ट के उचित डिजाइन सामग्री नियंत्रण के इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक है। सामग्री रिपोर्टों का डिज़ाइन देना मुश्किल है जो सभी संगठनों के लिए उपयुक्त होगा। डिजाइन संगठन की व्यक्तिगत आवश्यकताओं के अनुसार होना चाहिए। हालांकि, कुछ प्रकार की रिपोर्ट जो तैयार की जानी चाहिए, नीचे दी गई हैं।
