कार्यालय बजट: कार्यालय बजट का अर्थ, महत्व और सीमाएं

कार्यालय बजट के अर्थ, महत्व, सीमाएं, प्रकार और तैयारी के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

कार्यालय बजट का अर्थ:

एक कार्यालय बजट को "एक उपकरण के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, जिसमें डेटा की एक व्यवस्थित व्यवस्था होती है, जो निर्धारित अनुमानों द्वारा निर्धारित डेटा की एक निश्चित भविष्य की अवधि के लिए उद्यम के सभी चरणों को कवर करता है"।

बजटीय नियंत्रण विधि या तकनीक को प्रत्याशित व्यय, आय और उत्पादन लक्ष्यों के साथ तुलना करने के लिए या तो विधि या तकनीक को सही करने के लिए वास्तविक अनुमानों के साथ वास्तविक परिणामों की तुलना करके बजट का उपयोग करने की प्रक्रिया है।

उपरोक्त दोनों से, यानी, बजट और बजटीय नियंत्रण से, ये दो सापेक्ष शब्द न केवल परस्पर जुड़े हुए हैं बल्कि अन्योन्याश्रित भी हैं। प्रबंधकीय दृष्टिकोण से, एक के बिना दूसरा बेकार है और एक बेकार व्यायाम है।

कार्यालय बजट के उपयोग का महत्व:

कार्यालय में कार्यालय बजट का उपयोग निम्नलिखित कारकों के कारण महत्वपूर्ण है:

1. योजना और नियंत्रण:

योजना प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण कार्य है। यह केवल बजटीय नियंत्रण के माध्यम से है कि नियोजन के कार्य को एक उचित आकार दिया जाता है। प्रबंधन का एक अन्य महत्वपूर्ण कार्य नियंत्रण है। बजटीय नियंत्रण नियंत्रण का एक शक्तिशाली हथियार है। यह प्रदर्शन को नियंत्रित करने में मदद करता है।

2. निर्णय लेने में मदद करता है:

बजट निर्णय लेने में प्रबंधन के एक सदस्य को एक बड़ी मदद प्रदान करता है। उसे बजट द्वारा दिखाए गए लक्ष्यों और संबंधित उपलब्धियों की तथ्यात्मक जानकारी मिलती है।

3. संतुलन:

बजटीय नियंत्रण एक समग्र दृष्टिकोण को बढ़ावा देता है। एक बजट कार्यालय प्रबंधक को विभिन्न कार्यालय गतिविधियों के बीच वांछित संतुलन को प्रोत्साहित करके मदद करता है।

4. कार्यालय संरचना की कमजोरता का खुलासा:

एक बजट का उपयोग कार्यालय संगठनात्मक संरचना में कमजोरी को प्रकट करने में मदद करता है। इकाइयाँ, विभाग या विभाग जिनके पास अत्यधिक व्यय है, प्रबंधकीय ध्यान के लिए चिह्नित किए जा सकते हैं।

बजटीय नियंत्रण की सीमा:

बजटीय नियंत्रण, कार्यालय लागत को नियंत्रित करने के लिए एक उपकरण के रूप में, इसकी अपनी सीमाएँ हैं, जिनमें से सबसे महत्वपूर्ण हैं:

1. पूर्वानुमान की सटीकता के लिए सीमा:

बजट पूर्वानुमान की सटीकता से सीमित हैं। इसे प्राप्त करने के लिए, हर महीने या तीन महीनों की समीक्षा करना बेहतर होगा ताकि बजट में परिस्थितियों या घटनाओं के परिवर्तन परिलक्षित हो।

2. केवल एक प्रबंधकीय उपकरण:

बजट एक उपकरण है। यह अपने आप से प्रबंधन नहीं है। एक बजट इसके संचालन में स्वचालित नहीं है। इसलिए, इसकी तैयारी में बहुत ध्यान रखना आवश्यक है। डेटा की ठीक से व्याख्या करना भी आवश्यक है।

3. समय के अनुसार सीमा:

बजट के उपयोग के लिए समय चाहिए। मौजूदा बीमारियों को बजट द्वारा रात भर ठीक नहीं किया जाता है। अवांछनीय स्थितियों में सुधार या उन्मूलन के माध्यम से भागना संभव नहीं है। बजटीय नियंत्रण लागू होने में अपना समय लगता है।

कार्यालय बजट के प्रकार:

किसी भी विभाग या हमारे उद्यम के विभाजन के लिए एक अलग बजट तैयार करना संभव है। अक्सर बिक्री, खरीद, उत्पादन, वित्त, श्रम और सामान्य खर्चों के लिए अलग-अलग बजट तैयार किए जाते हैं। इस प्रकार के बजट को विभागीय बजट या विभाजन बजट कहा जाता है। यह हमारे संगठन में कार्यालय के लिए भी तैयार किया जा सकता है, जहां कार्यालय संगठन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

बजट आमतौर पर पैसे के मामले में तैयार किए जाते हैं, लेकिन आज इसे भौतिक रूप में भी बजट तैयार करने के लिए एक उपयोगी अभ्यास के रूप में मान्यता प्राप्त है। बजट में भौतिक लक्ष्य के आंकड़ों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक भौतिक संसाधन। इस प्रकार बजट धन बजट और भौतिक बजट हो सकता है।

फिर दूसरी तरह का बजट है। इस प्रकार के बजट का उद्देश्य अनुमान लक्ष्य से भिन्नता उत्पन्न होने पर की जाने वाली कार्रवाई को पूर्व निर्धारित करना है। यह बजट एक निश्चित स्तर पर गतिविधि और विभिन्न स्तरों पर भत्ते को दर्शाता है। व्यवहार में, स्थापित लक्ष्य के लिए भत्ते से अनुमान लगाया जाता है।

कार्यालय बजट की तैयारी:

कार्यालय का बजट अपने नियत उद्देश्य की पूर्ति तभी कर सकता है जब वह ठीक से तैयार हो। ऐसा करने के लिए, कार्यालय बजट की तैयारी के निम्नलिखित सिद्धांतों को ध्यान में रखना वांछनीय है। कार्यालय बजट तैयार करने के लिए उचित देखभाल की जानी चाहिए; इसमें बजट तैयार करने के लिए धन, समय और व्यक्तिगत प्रयास शामिल हैं। पहले से तैयार बजट बेकार और महंगी कवायद है।

बजट के उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए, बजट तैयार करने के लिए निम्नलिखित कदम उठाए जाने चाहिए:

1. कार्यालय व्यय का वर्गीकरण:

जहां कार्यालय व्यय एक संगठनात्मक सेटअप का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, उन्हें उचित रूप से परिभाषित करना उचित होगा।

मोटे तौर पर, कार्यालय खर्चों को वर्गीकृत किया जा सकता है:

(क) निश्चित-जैसे पट्टा, किराया,

(बी) अर्ध-चर-पर्यवेक्षण की तरह, और

(सी) भरने की लागत की तरह चर।

2. कार्यालय व्यय का आवंटन:

कार्यालय बजट को विभिन्न विभागों को कार्यालय व्यय सावधानीपूर्वक आवंटित करना चाहिए।

कार्यालय व्यय के दो प्रकार हैं:

(ए) डायरेक्ट-जो सीधे ऑपरेटिंग विभाग को चार्ज किया जा सकता है, जैसे मशीन और उपकरण का मूल्यह्रास, और किसी विशेष विभाग के लिए विशेष रूप से उपयोग किए जाने वाले कर्मचारियों का वेतन

(बी) अप्रत्यक्ष — जो सीधे परिचालन विभागों पर लगाया जा सकता है, लेकिन जो इन विभागों को एक ध्वनि के आधार पर आवंटित किया जाता है, जैसे केंद्रीकृत भरण प्रणाली, केंद्रीकृत ओ एंड एम आदि के लिए व्यय

3. स्टाफ से परामर्श करना:

पर्यवेक्षकों से बजट के विभिन्न पहलुओं के बारे में सलाह ली जाती है। प्रत्येक विभाग के पिछले प्रदर्शन का मूल्यांकन किया जाता है और संगठन के लक्ष्यों और उद्देश्यों के आधार पर आगे के प्रदर्शन के लिए लक्ष्य निर्धारित किया जाता है।

4. मास्टर बजट में फिटिंग:

पूरा किया गया कार्यालय बजट मास्टर बजट में शामिल किया जाना है। कार्यालय प्रबंधक को यह देखना चाहिए कि मास्टर बजट में कार्यालय बजट का एकीकरण उचित है। कार्यालय प्रबंधक को स्वार्थी नहीं होना चाहिए। यदि संगठनात्मक जरूरत है, तो उसे अपने बजट में उपयुक्त समायोजन करने के लिए तैयार रहना चाहिए।

5. बजट लिखना:

बजटिंग में अगला कदम बजट लिख रहा है। बजट को ध्यान से लिखा जाना चाहिए। उपयुक्त स्पष्टीकरण, जहां आवश्यक हो, दिया जाना चाहिए।

6. बजट प्रेषित करना:

यह बजट बनाने का अंतिम और सबसे महत्वपूर्ण कदम है। बजट सभी विभागों और अधिकारियों को भेजा जाना चाहिए जो इसे लागू करने के लिए मान रहे हैं। बजट के कुछ हिस्सों की प्रतियां भी कवर स्तर के अधिकारियों को भेजी जानी चाहिए जो बजट के किसी विशेष भाग के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार हैं।