कार्यालय कार्य का मापन: महत्व और प्रक्रिया

कार्यालय के काम के माप के महत्व और प्रक्रिया के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

कार्यालय कार्य के मापन का महत्व:

सरल शब्दों में 'मतलब मापने के लिए गुणवत्ता निर्धारित करना है। इस प्रकार कार्य का मापन गुणवत्ता के साथ ही चिंता करता है '।

कार्य माप को पूरा किए गए कार्य की मात्रा और इस काम को पूरा करने में लगने वाले समय की मात्रा को मापने के कार्यक्रम के रूप में वर्णित किया जा सकता है।

दो मूल बातें हैं, जो निम्नलिखित परिस्थितियों में उपयोगी मानकों को स्थापित करने में सक्षम बनाती हैं:

1. जनशक्ति की आवश्यकता का निर्धारण:

कार्यालय में प्रत्येक कार्य के लिए जनशक्ति की आवश्यकता समय मानक की सहायता से निर्धारित की जाती है। उदाहरण के लिए, यदि किसी कार्यालय में एक दिन में टाइप किए गए बिलों की संख्या सौ है और एक टाइपिस्ट कार्यालय के 50 बिलों को टाइप करता है, तो इसके लिए आवश्यक दो टाइपिस्ट होंगे।

2. कार्य भार का निर्धारण और वितरण:

यह मानक श्रमिकों को काम बांटने और समान रूप से काम करने में मदद करता है। इस प्रकार कार्य माप समानता में बचने में मदद करता है।

3. प्रदर्शन की तुलना:

मानक प्रदर्शन की तुलना करने में मदद करता है। यह उपयोग सूचकांक की सहायता से किया जाता है जिसकी गणना कार्य केंद्र में उत्पादित मानक घंटे की संख्या को विभाजित किए गए वास्तविक घंटों की संख्या से विभाजित करके की जाती है।

लागत का निर्धारण:

समय मानक विभिन्न कार्य इकाइयों की लागत के निर्धारण के लिए मूल प्रदान करता है। यह संभव है क्योंकि हर फ़ंक्शन या फ़ंक्शन के भाग के लिए समय मानक को लागत मानकों में परिवर्तित किया जा सकता है। यह एक संगठन में विशेष रूप से उपयोगी है जहां एक फ़ंक्शन कई हिस्सों से बना होता है।

मूल रूप से प्रोत्साहन मजदूरी प्रदान करना:

चूंकि समय मानक दक्षता को मापने में मदद करता है, प्रत्येक कार्यकर्ता या कार्यकर्ता के समूह को प्रदर्शन और बेहतर मनोबल के आधार पर दक्षता के लिए पुरस्कृत किया जा सकता है। इस प्रकार कर्मचारियों का मनोबल बेहतर है क्योंकि वे जानते हैं कि गुणवत्ता और उत्पादन की मात्रा के संदर्भ में उनकी क्या आवश्यकता है। एक बेहतर कार्यकर्ता इस प्रकार पहचाना जाता है।

कार्यालय प्रणाली और प्रक्रियाएं स्थापित करने में मदद करता है:

चूंकि कार्यालय प्रबंधक आउटपुट की मात्रा और उसकी लागत जानता है, इसलिए वह कार्यालय प्रणाली की लागत में कटौती करने में सक्षम है। यदि कोई विधि, डिजाइन या तकनीक बदलनी है या अधिक मशीनीकरण किया जाना है, तो वर्तमान में किए गए खर्च और भविष्य में होने वाले परिवर्तनों की तुलना की जाएगी। किसी भी बदलाव की अनुमति तभी दी जाएगी जब लागत में कमी संभव है।

कार्यालय लेखा परीक्षा में मदद करता है:

कार्य माप प्रदर्शन के मानक को निर्धारित करने में मदद करता है। ये मानक कार्यालय ऑडिट के मामले में मदद करते हैं, क्योंकि वे कर्मचारी और कार्य समूह के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने में मदद करते हैं।

कार्यालय कार्य की माप की प्रक्रिया:

कार्य माप की प्रक्रिया को एक सरल चित्र द्वारा चित्रित किया जा सकता है:

A. मानकीकरण:

1. सुधार और मानकीकरण कार्य के तरीके:

कार्य पद्धति में सुधार और मानकीकरण के बाद ही समय मानक निर्धारित किया जाना चाहिए। यह क्रिया सुनिश्चित करती है कि मापे जाने वाले कार्यों को सबसे कुशल तरीके से किया जाए। इसके अलावा यह सुनिश्चित करता है कि सभी कर्मचारी समान तरीके से काम कर रहे हैं।

2. कार्य निर्धारित करने के लिए उपाय:

मापा जाने वाले कार्य निर्धारित और वर्गीकृत किए जाते हैं। माप प्रक्रिया शुरू होने से पहले, सभी तत्वों या भागों को भी वर्गीकृत किया जाता है। यह पर्यवेक्षकों के लिए कार्य विवरण और उनके वर्गीकरण को अनुमोदित करने के लिए है।

3. मापने इकाइयों को परिभाषित करना:

जिस इकाई में किसी कार्य को मापा जाना है, उसे पर्याप्त रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए। कार्य इकाई विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए अलग-अलग होगी। हालांकि, एक इकाई होना आवश्यक होगा जो पहचानना, गिनना और समझना आसान हो।

4. रिपोर्टिंग के लिए प्रक्रियाओं की स्थापना:

रिपोर्टिंग के लिए प्रक्रिया स्थापित करना आवश्यक है जिससे यूनिट के समय में आवश्यक उत्पादन की गणना होती है, घंटों काम किया जाता है और अन्य तिथियों को एकत्र किया जाता है और समय-समय पर रिपोर्ट किया जाता है। आमतौर पर, यह जिम्मेदारी कार्य केंद्र के पर्यवेक्षक को सौंपी जाती है।

बी पिछले रिकॉर्ड और प्रदर्शन द्वारा:

कार्यालय के काम को मापने के मामले में, कार्यालय के कर्मचारियों के पिछले प्रदर्शन और अब उनके प्रदर्शन को ध्यान में रखा जाता है। जैसा कि हमारे देश में अधिक से अधिक मशीनीकरण हुआ है, मानक अधिक आवश्यक हो जाएगा।

अनुमान या अनुमान के अनियमित तरीकों को बदलना, काम को मापा जा सकता है और निम्न विधियों की मदद से मानक निर्धारित किए जा सकते हैं:

1. पिछले प्रदर्शन की विधि:

इस विधि के तहत मानक को पूरा करने के लिए रिकॉर्ड का विश्लेषण किया जाता है। पिछले प्रदर्शन के आधार पर मानक सेट सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन के आधार पर हो सकता है, या सबसे खराब प्रदर्शन को ध्यान में रखा जाता है। यह एक सरल विधि है जिसे काफी हद तक लागत के बिना स्थापित किया जा सकता है।

2. समय विश्लेषण विधि:

इसे टाइम लॉग विधि के रूप में भी जाना जाता है। इस विधि में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

(ए) दिन के दौरान की गई हर गतिविधि की पहचान की जाती है।

(b) प्रत्येक चिन्हित गतिविधि को एक सरल कोड दिया गया है।

(c) प्रत्येक कार्यकर्ता द्वारा हर सप्ताह एक विशेष समय विश्लेषण शीट तैयार की जाती है जिसमें वह एक सप्ताह या एक महीने की अवधि के लिए अपने प्रदर्शन को रिकॉर्ड करता है।

(d) रिकॉर्ड किए गए प्रदर्शन के डेटा का विश्लेषण, संपादन और समीक्षा की जाती है और हर विभाग के लिए एक समय विश्लेषण पत्रक तैयार किया जाता है, जिस पर प्रत्येक गतिविधि को एक कोड संख्या द्वारा संक्षेपित किया जाता है। तैयार की गई रिपोर्ट किसी विशेष विभाग में प्रत्येक गतिविधि पर खर्च किए गए कुल समय को देती है।

(() अब उत्पादित कुल मात्रा को खर्च किए गए घंटों की संख्या से विभाजित किया जाता है जो समय मानकों के लिए मूल बातें प्रदान करता है, और इन समय मानकों के आधार पर विभिन्न विभागों में तुलना की जा सकती है।

यह विधि सरल है और बिना किसी अतिरिक्त लागत के इसे स्थापित किया जा सकता है। विधि का प्रमुख दोष यह है कि एकत्र किए गए डेटा व्यक्तिपरक हैं और ऐसे डेटा अविश्वसनीय हैं, क्योंकि व्यक्तिगत समय के भत्ते व्यक्तिगत कर्मचारियों द्वारा दर्ज नहीं किए जाते हैं।

3. काम नमूना विधि:

इस विधि के तहत सबसे पहले एक प्रशिक्षित विश्लेषक अध्ययन में शामिल सभी कारकों को तोड़ता है। विभिन्न व्यक्तियों द्वारा किए गए कार्यों का रैंडम अवलोकन रिकॉर्ड किया जाता है। वे अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं और जो कुछ वे उत्पादित करते हैं वह दर्ज किया जाता है।

फिर संबंधित विभाग के पूरे काम के लिए एक रिपोर्ट तैयार की जाती है और अवलोकन किया जाता है कि प्रत्येक कार्य में कितना समय लगता है। कार्य नमूना विधि वैज्ञानिक है और इस पद्धति के तहत प्राप्त डेटा समय विश्लेषण पद्धति के मुकाबले बहुत अधिक विश्वसनीय हैं।

इस विधि में दो महत्वपूर्ण कमियां हैं:

प्रशिक्षित विश्लेषकों की आवश्यकता होती है, और सही परिणाम उत्पन्न करने के लिए आवश्यक नमूना आकार बहुत बढ़िया होने पर यह विधि एकरूप हो सकती है।