नियंत्रण प्रक्रिया: 4 मुख्य चरण शामिल हैं

नियंत्रण प्रबंधकीय प्रयास का अभिन्न अंग है। विभिन्न प्रबंधकीय तकनीकों और कौशलों के प्रयोग से निर्मित नियंत्रण के कुछ उपाय उपलब्ध होते हैं। यदि, इसके बावजूद, कुछ प्रबंधकीय प्रक्रियाओं और प्रथाओं को मानवीय सीमाओं के कारण अपूर्ण पाया जाता है, तो नियंत्रण विधियों को सीधे लागू करना होगा।

न्यूमैन के अनुसार, नियंत्रण प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं (चित्र 8.1):

चरण- I: मानक निर्धारित करना:

कई प्रकार के मानकों को विकसित किया जा सकता है। सबसे आम प्रकार में समय, गुणवत्ता, मात्रा और लागत शामिल हैं। जो मानक स्थापित किए गए हैं वे संगठन के उद्देश्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं और उन्हें सार्थक ठोस शब्दों में व्यक्त किया जाना चाहिए। जाहिर है, मानकों के सार्थक होने के लिए, उन्हें उन लोगों द्वारा समझा और स्वीकार किया जाना चाहिए जिन्हें नियंत्रित किया जा रहा है। अन्यथा, इन मानकों को प्राप्त करने के लिए संबंधित व्यक्तियों से प्रतिरोध होगा।

चरण- II: मानकों के विरुद्ध प्रदर्शन को मापने:

प्रदर्शन या आउटपुट को मापना नियंत्रण प्रक्रिया का महत्वपूर्ण हिस्सा है। माप से संबंधित कई मुद्दों पर विचार किया जाना चाहिए।

क्या उपाय करें?

कैसे मापें?

माप किसको करना चाहिए?

कब और कितनी बार मापना है?

(ए) क्या मापना है?

वांछित आउटपुट को मापा जाना है। यह आसान हो सकता है, अगर हम मशीनिस्ट द्वारा उत्पादित टुकड़ों की संख्या या बिक्री व्यक्ति द्वारा प्राप्त बिक्री की मात्रा पर विचार करें। लेकिन अन्य प्रकार की नौकरियों के लिए यह इतना सरल नहीं है।

(ख) माप कैसे करें?

कुछ नौकरियों के लिए मात्रात्मक उपाय संभव हैं। लेकिन दूसरों के लिए, आउटपुट केवल विषयगत रूप से परिभाषित और मापा जा सकता है। इस समस्या से निपटने का सबसे अच्छा व्यावहारिक तरीका यह है कि अपने प्रदर्शन के लिए योजनाओं और उपायों को प्रदान करने में स्वयं कलाकारों को काफी अक्षांश दिया जाए।

(ग) किसे मापना चाहिए?

प्रबंधकीय पदों को आमतौर पर किसी प्रकार के मापने के अधिकार के साथ निहित किया जाता है। उनसे यह सुनिश्चित करने के लिए अपने अधीनस्थों के प्रदर्शन की निगरानी करने की अपेक्षा की जाती है कि प्रदर्शन पर्याप्त है।

(d) कब मापना है?

प्रबंधन प्रक्रियाओं के संदर्भ में, महत्वपूर्ण निर्णय (महत्वपूर्ण) बिंदुओं से पहले मापना और तुलना करना सबसे अच्छा है।

चरण- III: मूल्यांकन:

मूल्यांकन चरण में, कुछ निर्णय का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जाना चाहिए कि क्या मानक से विचलन को किसी भी सुधार की आवश्यकता है ताकि इसे लाइन में वापस लाया जा सके। जिन क्षेत्रों में मूल्यांकन में कुछ विषयवस्तु आवश्यक है, वे गुणवत्ता नियंत्रण में सांख्यिकीय लेवे, आशावादी / अधिक संभावना, पीटीईआर प्रक्रिया में अनुमत समय अनुमान, और प्लस या माइनस लागत अनुमान हैं।

इन सभी मामलों में, मूल्यांकनकर्ता को पता होना चाहिए कि योजनाकार वास्तविक बनाम नियोजित मानकों के मूल्यांकन में कुछ सीमित लचीलेपन की अनुमति देने के लिए है और उसे मानकों तक पहुंचने में सटीकता की उम्मीद नहीं करनी चाहिए।

चरण- IV: समायोजन प्रदर्शन:

एक बार एक प्रबंधक जानता है कि प्रदर्शन को चिह्नित करने के लिए नहीं है, तो उसे इसके सही कारण का पता लगाना चाहिए। यदि प्रदर्शन बंद है क्योंकि योजना का पालन नहीं किया गया था, तो गतिविधियों में बदलाव करना उचित दृष्टिकोण हो सकता है। लेकिन, ऐसे मामले भी हो सकते हैं जहां योजना का ठीक-ठीक पालन किया गया हो, और फिर भी वास्तविक और वांछित प्रदर्शन के बीच एक अंतर हो, तो योजना को स्वयं बदलने की आवश्यकता है।

पूर्वानुमान खराब हो सकते हैं, या स्थिति की वास्तविकता के लिए योजना को अनुपयुक्त बनाने के लिए अप्रत्याशित समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं। अंत में, योजनाएँ अच्छी हो सकती हैं और गतिविधियाँ उपयुक्त हो सकती हैं, लेकिन उद्देश्य अप्राप्य हो सकता है। इसलिए, प्रबंधक को यह निर्धारित करना चाहिए कि क्या गतिविधियों, योजनाओं, उद्देश्यों या इनमें से कुछ संयोजन सार्थक समायोजन किए जाने से पहले समस्या पैदा कर रहे हैं।