कंप्यूटर में लेखा सॉफ्टवेयर: उपयोग, लाभ और अन्य विवरण

कंप्यूटर में लेखांकन सॉफ्टवेयर के उपयोग, घटकों, चरणों, फायदे और नुकसान के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग:

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन डेटाबेस की अवधारणा का उपयोग करता है। इस प्रयोजन के लिए एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली को लागू करने के लिए एक लेखा सॉफ्टवेयर का उपयोग किया जाता है। यह पत्र-पत्रिकाओं, प्रबोधकों आदि को बनाने और बनाए रखने की आवश्यकता को दूर करता है, आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले कुछ लेखांकन सॉफ्टवेयर टैली, कैश मैनेजर, बेस्ट बुक्स आदि हैं।

लेखांकन सॉफ्टवेयर बुनियादी सॉफ्टवेयर है, जो डेटा बेस में निहित डेटा तक पहुंच की अनुमति देता है। यह एक ही समय में बीमा के संग्रह को प्रबंधित करने के लिए एक प्रणाली है जो विश्वसनीय और गोपनीय बनी हुई है।

विशिष्ट कम्प्यूटरीकृत लेखा सॉफ्टवेयर विभिन्न प्रकार की कई सुविधाएं प्रदान करेगा, जैसे कि:

1. ऑन-स्क्रीन इनपुट और बिक्री चालान का प्रिंट आउट

2. बिक्री खाता में ग्राहक खातों का स्वचालित अद्यतन

3. आपूर्तिकर्ताओं के चालान की रिकॉर्डिंग

4. खरीद बहीखाता में आपूर्तिकर्ताओं के खातों का स्वचालित अद्यतन

5. बैंक रसीदों की रिकॉर्डिंग

6. आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करना और खर्चों के लिए

7. सामान्य खाता बही का स्वचालित अद्यतन

8. स्टॉक रिकॉर्ड का स्वचालित समायोजन

9. लेखांकन कार्यक्रम के साथ डेटाबेस का एकीकरण

10. पे रोल और संबद्ध प्रविष्टियों की स्वचालित गणना

11. कम्प्यूटरीकृत लेखांकन कार्यक्रम प्रबंधन के लिए तत्काल रिपोर्ट प्रदान कर सकते हैं, उदाहरण के लिए: वृद्ध देनदार सारांश - अतिदेय राशि, ट्रायल बैलेंस, ट्रेडिंग और लाभ और हानि खाता और बैलेंस शीट, स्टॉक वैल्यूएशन, बिक्री विश्लेषण, बजट विश्लेषण, दिखाते हुए ग्राहक खातों का सारांश भिन्न विश्लेषण, जीएसटी / वैट रिटर्न, और पे रोल विश्लेषण।

कंप्यूटर पर कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का उपयोग करते समय, इनपुट स्क्रीन को उपयोग में आसानी के लिए डिज़ाइन किया गया है। मुख्य लाभ यह है कि प्रत्येक लेनदेन को केवल एक बार इनपुट करने की आवश्यकता होती है, मैनुअल डबल एंट्री सिस्टम के विपरीत जहां दो या तीन प्रविष्टियों की आवश्यकता होती है।

लेखांकन सॉफ्टवेयर का चयन करते समय निम्नलिखित बातों पर ध्यान देने की आवश्यकता है:

विशेष व्यवसाय की आवश्यकताओं को उपलब्ध समाधानों के साथ मेल खाना चाहिए। अधिकतम आवश्यकता को पूरा करने वाले सॉफ़्टवेयर का चयन किया जाना चाहिए।

1. अंतिम चयन से पहले विभिन्न पैकेजों की लागत पर विचार किया जाना चाहिए।

2. यह बहुत ही सरल और प्रयोग करने में आसान होना चाहिए।

3. वेंडर की साख को भी सत्यापित किया जाना चाहिए। अद्यतनों की आपूर्ति करने के लिए तैयार विक्रेता को प्राथमिकता दी जाती है।

कम्प्यूटरीकृत लेखा सॉफ्टवेयर के घटक:

लेखांकन दस्तावेजों की तैयारी:

कंप्यूटर, कैश मेमो, बिल और इनवॉइस इत्यादि जैसे लेखांकन दस्तावेज तैयार करने और लेखांकन वाउचर तैयार करने में मदद करता है।

लेनदेन की रिकॉर्डिंग:

हर दिन कंप्यूटर सॉफ्टवेयर की मदद से व्यावसायिक लेनदेन दर्ज किए जाते हैं। लॉजिकल स्कीम को खाते और लेनदेन के कोडिफिकेशन के लिए निहित किया गया है। प्रत्येक खाते और लेनदेन को एक अद्वितीय कोड सौंपा गया है। पहले पृष्ठ से खातों का समूहन किया जाता है। यह प्रक्रिया लेनदेन को रिकॉर्ड करने के कार्य को सरल बनाती है।

परीक्षण शेष और वित्तीय विवरण तैयार करना:

लेन-देन रिकॉर्ड करने के बाद, डेटा को कंप्यूटर द्वारा स्वचालित रूप से खाता बही में स्थानांतरित किया जाता है। कंप्यूटर रिकॉर्ड की सटीकता की जांच करने के लिए ट्रायल बैलेंस तैयार करता है। ट्रायल बैलेंस की मदद से, कंप्यूटर को ट्रेडिंग अकाउंट, प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट और बैलेंस शीट तैयार करने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है।

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के चरण:

लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली [टीपीएस]:

यह कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का पहला चरण है। इसका उद्देश्य बाद में पुनर्प्राप्ति और उपयोग के लिए एक व्यवसाय के विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों में होने वाले लेनदेन को रिकॉर्ड करना, प्रक्रिया करना, मान्य करना और संग्रहीत करना है।

लेन-देन को संसाधित करने में निम्नलिखित चरण शामिल हैं: डेटा प्रविष्टि, डेटा सत्यापन, प्रसंस्करण और पुनर्मूल्यांकन, भंडारण, सूचना और रिपोर्टिंग। टीपीएस लेनदेन प्रसंस्करण प्रणालियों में से एक है, जिसका संबंध केवल वित्तीय लेनदेन से है।

जब किसी प्रणाली में केवल मानव संसाधन होते हैं, तो इसे मैनुअल सिस्टम कहा जाता है। जब यह कंप्यूटर संसाधनों का उपयोग करता है, तो इसे कम्प्यूटरीकृत प्रणाली कहा जाता है। जब कंप्यूटर और मानव संसाधन दोनों का उपयोग किया जाता है, तो इसे कंप्यूटर-आधारित प्रणाली कहा जाता है।

इन चरणों को बैंक - ग्राहक द्वारा स्वचालित टेलर मशीन [एटीएम] सुविधा के उपयोग के उदाहरण के साथ समझाया जा सकता है।

डाटा प्रविष्टि:

प्रोसेसिंग डाटा एंट्री करता है। बैंक ग्राहक निकासी करने के लिए एटीएम सुविधा का संचालन करता है। ग्राहक द्वारा की गई कार्रवाई डेटा का गठन करती है, जिसे कम्प्यूटरीकृत व्यक्तिगत बैंकिंग प्रणाली द्वारा सत्यापन के बाद संसाधित किया जाता है।

डेटा मान्य:

यह कुछ पूर्वनिर्धारित मानकों या ज्ञात डेटा के साथ तुलना करके इनपुट डेटा की सटीकता और विश्वसनीयता सुनिश्चित करता है। Error एरर डिटेक्शन ’या एरर करेक्शन’ प्रक्रियाएँ इस सत्यापन को करती हैं।

त्रुटि का पता लगाने के लिए त्रुटि नियंत्रण तंत्र पूर्वनिर्धारित मानक के साथ वास्तविक डेटा की तुलना करके त्रुटियों का पता लगाना सुनिश्चित करता है। और त्रुटि सुधार तंत्र सही डेटा इनपुट दर्ज करने के लिए सुझाव देता है।

ग्राहक की व्यक्तिगत पहचान संख्या [पिन] ज्ञात आंकड़ों के साथ मान्य है। यदि पिन गलत है, तो पिन अमान्य है इंगित करने के लिए एक सुझाव दिया गया है। एक बार पिन सत्यापित हो जाने के बाद, निकासी की राशि की जाँच यह सुनिश्चित करने के लिए भी की जाती है कि यह निकासी की पूर्व-निर्धारित सीमा से अधिक न हो।

प्रसंस्करण और पुनर्वास:

ऑनलाइन ट्रांजेक्शन प्रोसेसिंग [ओएलटीपी] के मामले में डेटा का प्रसंस्करण लगभग तुरंत होता है बशर्ते कि सिस्टम को एक वैध डेटा प्रदान किया गया हो। इसे चेक इनपुट वैधता कहा जाता है।

रिवैलिडेशन यह सुनिश्चित करने के लिए होता है कि एटीएम द्वारा पैसे की डिलीवरी के संदर्भ में लेनदेन विधिवत पूरा हो गया है। इसे चेक आउटपुट वैलिडिटी कहा जाता है।

संग्रहण:

संसाधित क्रियाएँ, जैसा कि ऊपर वर्णित है, वित्तीय लेनदेन डेटा में परिणाम। यही है, किसी विशेष ग्राहक द्वारा पैसे निकालने को कम्प्यूटरीकृत व्यक्तिगत बैंकिंग प्रणाली के लेनदेन डेटाबेस में संग्रहीत किया जाता है।

यह सुनिश्चित करता है कि डेटाबेस में केवल वैध लेनदेन संग्रहीत हैं। संग्रहित डेटा वांछित जानकारी का उत्पादन करने के लिए क्वेरी सुविधा का उपयोग करके संसाधित किया जाता है।

रिपोर्टिंग:

रिपोर्ट की निर्णय उपयोगिता के अनुसार आवश्यक सूचना सामग्री के आधार पर रिपोर्ट तैयार की जा सकती है।

अनुकूलित लेखा सॉफ्टवेयर:

अनुकूलित सॉफ्टवेयर एक है, जो व्यावसायिक इकाई द्वारा प्रदान की गई आवश्यक विशिष्टताओं के आधार पर विकसित किया जाता है। इकाई की आवश्यकताओं का पता लगाने के लिए एक व्यवहार्यता अध्ययन किया जाता है।

इन आवश्यकताओं के आधार पर, अनुमोदन के लिए शीर्ष प्रबंधन को प्रस्तुत करने के लिए एक आवश्यकता विनिर्देश रिपोर्ट तैयार की जाती है। अनुमोदन के बाद, डिजाइनिंग प्रक्रिया शुरू होती है। परीक्षण के बाद, इसे लागू किया जाता है।

लाभ:

[ए] इसमें आवश्यकता के अनुसार सभी कार्यात्मक क्षेत्र शामिल हैं,

[ख] डेटा प्रविष्टि में आसानी के लिए, इनपुट स्क्रीनों को इनपुट दस्तावेजों से मिलान करने के लिए दर्जी बनाया जाएगा,

[ग] रिपोर्ट व्यापार इकाई के विनिर्देशों के अनुसार होगी,

[d] बार-कोड स्कैनर का उपयोग इसकी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए उपयुक्त इनपुट उपकरणों के रूप में किया जा सकता है।

नुकसान:

[a] यदि आवश्यकता विनिर्देशन या प्रलेखन अधूरा है या नियंत्रण के उपाय अपर्याप्त हैं, तो सिस्टम दोषपूर्ण तरीके से काम कर सकता है,

[ख] अपर्याप्त परीक्षण के परिणामस्वरूप सॉफ्टवेयर में कीड़े हो सकते हैं,

[ग] विक्रेता सॉफ्टवेयर के संचालन के लिए पूर्ण समर्थन नहीं दे सकता है।