क्रय समारोह
यह लेख सामग्री प्रबंधन में क्रय समारोह पर एक व्यापक अवलोकन प्रदान करता है।
क्रय समारोह:
क्रय समारोह उत्पादन समारोह का हिस्सा हुआ करता था और संगठन में बहुत कम स्थिति का आनंद लेता था।
पिछले कुछ दशकों में, हालांकि, किसी भी उद्यम की सफलता के लिए योगदान की मान्यता के माध्यम से खरीद गतिविधि बढ़ गई है और अब यह अपने आप में एक अलग कार्य के रूप में पहचाना जाता है।
1. एक संगठन की लागतों पर भारी प्रभाव कुशल खरीद (या खरीद के रूप में इसे अक्सर कहा जाता है) पर विचार करना दिलचस्प है। तर्कसंगत खरीद करके क्रय विभाग तुरंत लाभ उत्पन्न कर सकता है।
इसलिए, खरीद से संबंधित लोगों पर पड़ने वाली बड़ी जिम्मेदारी स्पष्ट रूप से दिखाई देती है। संगठनों के बढ़ते आकार, सामग्री और घटकों की बढ़ती जटिलता और आधुनिक बाजार में मिले चरम प्रतिस्पर्धा के कारण यह आया है।
2. क्रय समारोह में अन्य लोगों से अलग है कि इस काम को करने वाले अपने स्वयं के उद्योग से काफी हद तक जुड़े हुए हैं। हालांकि, क्रय समारोह के भीतर कई गतिविधियां हैं जो कई उद्योगों और अन्य प्रकार के उद्यम के लिए सामान्य हैं।
सामान्य क्रय गतिविधियाँ:
अधिकांश उद्योगों के लिए सामान्य गतिविधियाँ हैं:
(ए) सभी खरीदारों को उन बाजारों का व्यापक ज्ञान होना चाहिए, जिनसे उन्हें अपनी खरीदारी करनी है, चाहे ये कच्चे माल हों, विनिर्मित घटक हों या थोक और खुदरा व्यापार में तैयार माल हों। विश्वसनीयता और वितरण प्रदर्शन के संबंध में आपूर्तिकर्ता कैसे प्रदर्शन करते हैं, इसका विस्तार होगा।
(b) अधिकांश विनिर्माण उद्योगों में खरीदारों को अपनी सटीक आवश्यकताओं का पता लगाने के लिए उत्पादन विभाग के साथ निकटता से बातचीत करनी होगी। खुदरा बिक्री में खरीदार की उद्यम की सफलता में महत्वपूर्ण भूमिका होती है, जिसमें उसे (या वह) उपभोक्ता व्यवहार को बारीकी से देखना चाहिए और उनके स्वाद और मांग पर ध्यान देना चाहिए।
(c) हालांकि इन्वेंट्री नियंत्रण क्रय अधिकारी की प्रत्यक्ष जिम्मेदारी हो सकती है या नहीं भी हो सकती है, वह यह सुनिश्चित करने के लिए मुख्य रूप से जिम्मेदार है कि उत्पादन या बिक्री की निरंतरता बनाए रखने के लिए सामग्री या घटकों की पर्याप्त आपूर्ति उपलब्ध है। खरीदार नियमित प्रसव के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुबंध करके या आवश्यकता पड़ने पर स्टॉक का निर्माण करने के लिए इसका उपयोग कर सकता है।
पूर्व में स्टोर में न्यूनतम पूँजी बंधी रहती है, लेकिन डिलीवरी उपक्रमों के लिए नहीं रखने वाले आपूर्तिकर्ताओं का जोखिम हमेशा रहता है। आपूर्तिकर्ता अपनी बारी में यह सुनिश्चित करने की कोशिश करते हैं कि सामग्री या घटक आसानी से उपलब्ध हैं।
(d) अधिकांश संगठनों में क्रय मूल्य और ऋण की शर्तों पर बातचीत करने के लिए क्रय विभाग जिम्मेदार होता है।
(() क्रय भी आमतौर पर यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार है कि ऑर्डर किए गए और चालान किए गए माल वास्तव में प्राप्त किए जाते हैं और चार्ज किए गए मूल्य को उद्धृत किया जाता है। जोखिम की नकल करने के लिए, लोगों द्वारा सीधे आदेशों को रखने में शामिल नहीं होने के लिए आवश्यक जांच की जानी चाहिए।
(च) क्रय गुणवत्ता और वितरण की तारीखों के बारे में आपूर्तिकर्ताओं को उनकी प्रतिबद्धताओं को पूरा करने के लिए सुनिश्चित डिलीवरी की निरंतर निगरानी करेगा।
(छ) खरीद लगातार बाजार की जांच करेगी
(i) बेहतर उत्पादों, कीमतों, शर्तों या प्रसवों की तलाश करने के लिए;
(ii) मुख्य स्रोत अचानक किसी भी कारण से विफल होने की स्थिति में प्रसव की निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए वैकल्पिक आपूर्तिकर्ताओं का पता लगाना।
अन्य कार्यों के साथ क्रय संबंध:
1. क्रय विभाग का संभवतः संगठन के किसी अन्य एकल विभाग की तुलना में अधिक कार्यात्मक विभागों के साथ सीधा संबंध है।
2. विनिर्माण और समान औद्योगिक उद्यमों में इसका प्राथमिक संबंध उत्पादन इंजीनियरिंग, उत्पादन योजना और उत्पादन नियंत्रण के तीन पहलुओं के साथ है। यह उपकरण और सामग्री दोनों की उपलब्धता और लागत पर सलाह देकर उत्पादन इंजीनियरिंग का कार्य करता है।
खरीद विभाग, आपूर्ति के सभी उपयुक्त स्रोतों में अपनी निरंतर जांच द्वारा, इन महत्वपूर्ण मामलों पर सलाह देने के लिए एक विस्तृत ज्ञान और अनुभव है। उत्पादन नियोजन के लिए एक समान सेवा प्रदान की जाती है जहाँ आपूर्ति की उपलब्धता और निरंतरता से संबंधित जानकारी महत्वपूर्ण है यदि उत्पादन को प्रभावी ढंग से नियोजित किया जाना है।
समान रूप से, क्रय विभाग की गतिविधियों से उत्पादन नियंत्रण लाभ होता है क्योंकि यह विभाग आपूर्तिकर्ताओं के वितरण प्रदर्शन की निगरानी करने और आपूर्ति के वैकल्पिक स्रोतों का पता लगाने से संबंधित है, अगर आपूर्ति के मुख्य स्रोतों में देरी या ब्रेकडाउन होता है या निकट भविष्य में होने की संभावना है।
3. क्रय विभाग का विपणन कार्य के साथ भी सीधा संबंध है। इसका कारण यह है कि ग्राहकों की टिप्पणी और शिकायतें, विशेष रूप से सामग्री की गुणवत्ता के संबंध में, खरीदे जाने वाले और कभी-कभी, जहां, पर सीधा असर पड़ता है।
4. क्रय वित्त के साथ भी बहुत कुछ करना है: खरीद विभाग किसी भी संगठन में एक प्रमुख खर्च है। इसलिए, इसका लेखा विभाग के साथ लिंक स्पष्ट है। भुगतान समय और नकद छूट के संबंध में क्रेडिट की शर्तें वास्तविक खरीद मूल्य जितनी महत्वपूर्ण हैं।
फिर, खरीद के उचित समय पर कार्यशील पूंजी पर सकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। यदि, उदाहरण के लिए, क्रेडिट की शर्तें डिलीवरी के बाद महीने के अंत में प्रेषण के लिए हैं, तो एक महीने के पहले सप्ताह में डिलीवरी के आदेश दो महीने के क्रेडिट के लिए भुगतान से पहले भुगतान के कारण होते हैं।
कई ऐसे उपकरण भी खरीद विभाग द्वारा संगठन के वित्तीय पहलू को लाभ पहुंचाने के लिए उपयोग किए जाते हैं, बहुत बार, उदाहरण के लिए, खरीदार संगठन के लिए एक अच्छा सौदा करने में सक्षम हो सकता है, और एक कुशल खरीद अधिकारी वह होता है जो हमेशा सतर्क रहता है और इस तरह के अनुकूल प्रस्तावों का उपयोग करने में सक्षम है।
दूसरी ओर, विवेक को हमेशा इस संबंध में प्रबल होना चाहिए क्योंकि भंडारण की लागत आसानी से अनुकूल कीमतों द्वारा की गई बचत को अवशोषित कर सकती है।
क्रय नीति:
अन्य कार्यों के साथ, निर्धारित खरीद पर एक स्पष्ट नीति होनी चाहिए। यह निश्चित रूप से, अंततः शीर्ष प्रबंधन की जिम्मेदारी है, लेकिन इस मामले पर खरीदने के लिए क्रय अधिकारी के पास बहुत सारी सलाह होगी:
1. शायद खरीदी जाने वाली पॉलिसी का पहला आइटम स्टॉक के स्तर को ले जाएगा। आपूर्तिकर्ताओं द्वारा प्रसव का सामान्य पैटर्न यह निर्धारित कर सकता है। यदि आपूर्ति आम तौर पर स्थिर होती है, तो ऑर्डर किए गए सामान की निरंतर प्राप्ति पर निर्भरता रखी जा सकती है, लेकिन यदि वे अनियमित हैं तो उत्पादन के लिए नियमित इनपुट सुनिश्चित करने के लिए स्टॉक स्थापित करना अधिक विवेकपूर्ण हो सकता है।
भंडार रखने की लागत, मात्रा में छूट, उत्पादन रुकने के संभावित वित्तीय निहितार्थ, और बिगड़ने और चोरी होने की संभावना सभी इस निर्णय को बनाने में एक भूमिका निभाएंगे।
2. दूसरी बात, कुछ कच्चे माल व्यापक मूल्य में उतार-चढ़ाव के अधीन हैं। इसलिए कम कीमत पर उपलब्ध होने पर बड़ी मात्रा में खरीद करना तर्कसंगत और लाभदायक दोनों हो सकता है। ऐसा करने के दो फायदे हैं। सबसे पहले, उत्पादन विभाग को कम कीमत वाले इनपुट का लाभ मिलता है जिससे बिक्री मूल्य कम होगा।
यह अंतिम उत्पादों को प्रतिस्पर्धी मूल्य बढ़त देगा। वैकल्पिक रूप से, कम लागत से कंपनी के उत्पाद के लिए बाजार होने पर अधिक लाभ कमाने का अवसर मिल सकता है। दूसरा, जब कच्चे माल की कीमतों में वृद्धि होती है तो संगठन लाभ में अपने अधिशेष शेयरों का निपटान करने में सक्षम हो सकता है और इस प्रकार, केवल शेयरों को पकड़कर लाभ कमा सकता है।
3. तीसरा, क्रय नीति का हिस्सा बनने के लिए सामग्रियों की खरीद के लिए लघु या दीर्घकालिक अनुबंधों में प्रवेश कर रहा है या क्या वास्तव में आवश्यक सामग्री के रूप में बाजार में जाने की नीति है? जब कीमतें आम तौर पर बढ़ती हैं, या जब आपूर्ति मुश्किल या अनिश्चित होती है, तो ऐसा अभ्यास आकर्षक होता है।
दूसरी ओर, एक आपूर्तिकर्ता के लिए निश्चित कीमतों पर प्रतिबद्ध होना नुकसानदायक हो सकता है यदि कीमतें अचानक गिर जाती हैं या ठेकेदार से आपूर्ति किसी कारण से विफल हो जाती है।
कुशल खरीद के उद्देश्य:
कुशल खरीद के उद्देश्य "सात अधिकार" में निर्धारित किए जा सकते हैं जिन्हें खरीदने के लिए व्यक्त किया जा सकता है:
ए। सही माल
ख। सही कीमत पर
सी। सही मात्रा में
घ। अधिकार की गुणवत्ता
ई। सही समय पर
च। सही जगह पर दिया
जी। सही शब्दों में
कुशल खरीद के ये सात पहलू हैं- स्व-व्याख्यात्मक और सभी खरीद कार्यों में प्रवेश करना।
स्टॉक नियंत्रण:
1. यह सवाल कि क्या सामग्री और घटकों के स्टॉक की खरीद समारोह की जिम्मेदारी होनी चाहिए, का कोई सार्वभौमिक उत्तर नहीं है। कुछ उपक्रमों के पास उत्पादन के नियंत्रण के तहत इस तरह के स्टॉक हैं कि इन वस्तुओं की भौतिक उपलब्धता विनिर्माण कार्य का हिस्सा है।
दूसरों का कहना है कि चूंकि खरीद विभाग खरीद के लिए जिम्मेदार है, तो यह विभाग की जिम्मेदारी है कि वह स्टॉक को नियंत्रित करे और उसका हिसाब करे। कई अन्य लोगों का मानना है कि भंडारण और स्टॉक नियंत्रण या तो अलग से एक विभाग होना चाहिए, विशेष रूप से आयोजित शेयरों का वित्तीय मूल्य बहुत अधिक है।
2. देखने के ये तीन बिंदु वास्तव में केवल उसी स्थान पर प्रासंगिक हैं जहां संचालन एक साइट पर या आस-पास की बहुत कम साइटों पर किया जाता है, और निर्माण गतिविधियों से काफी हद तक संबंधित है। भवन निर्माण जैसे अन्य उद्योग और गतिविधियाँ जहाँ साइटों पर संचालन होता है, उनके लिए प्रश्न का उत्तर है। प्रत्येक इमारत साइट और प्रत्येक सिविल इंजीनियरिंग साइट, उदाहरण के लिए, आवश्यकता के लिए साइट प्रबंधक के प्रत्यक्ष नियंत्रण के तहत सामग्री और घटकों को हाथ में रखना चाहिए (जो भी नाम उसे जाना जाता है)।
3. स्टॉकहोल्डिंग और स्टॉक नियंत्रण के मुख्य उद्देश्य संगठन के संचालन के लिए आवश्यक सामग्री और घटकों के पर्याप्त प्रवाह को सुनिश्चित करने के लिए, न्यूनतम स्टॉक रखने के लिए परिचालन आवश्यकताओं के साथ न्यूनतम स्टॉक रखने के लिए आयोजित की गई अच्छी भौतिक स्थिति और सुरक्षा सुनिश्चित करना है। जितना संभव हो धोखाधड़ी और चोरी की संभावनाएं।
इन उद्देश्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक प्रक्रियाओं को स्टोर के प्रकारों के अनुसार अलग-अलग किया जाएगा) उनके भौतिक स्वभाव और उपयोग की दरें।
4. अंत में, शब्द स्टॉक (भंडार) और दुकानों का कोई सामान्य उपयोग नहीं लगता है और वे ज्यादातर समय इसी अर्थ में उपयोग किए जाते हैं।
