बैठक के नियम: किसी कंपनी की बैठक के संबंध में नियम

यह लेख एक कंपनी की बैठक के संबंध में दो प्रकार के नियमों पर प्रकाश डालता है। प्रकार हैं: 1. सदस्य की बैठक के बारे में 2. निदेशकों की बैठक के बारे में।

नियम 1। सदस्य की बैठक के बारे में:

(1) सभी विवरणों से युक्त एक नोटिस, जिस पर हस्ताक्षर करने का अधिकार किसी व्यक्ति के पास हो, निदेशक मंडल के अध्यक्ष की तरह, एक निदेशक या सचिव, कंपनी के प्रत्येक सदस्य (या उसके कानूनी प्रतिनिधि) को भेजा जाना चाहिए। उसका पुनरावर्ती पता।

यह आमतौर पर सचिव द्वारा हस्ताक्षरित होता है, यदि कोई हो। इसके अलावा, शीर्ष-कंपनी नोटिस के साथ वर्गीकृत विज्ञापन कॉलम के तहत समाचार पत्रों में बड़ी सार्वजनिक कंपनियों द्वारा एक नोटिस प्रकाशित किया जाता है। कंपनी के ऑडिटर को मरने के लिए नोटिस की एक प्रति भी भेजी जानी चाहिए।

(२) बैठक की तारीख से कम से कम इक्कीस दिन पहले नोटिस भेजा जाएगा। तारीखों की गिनती करते समय, नोटिस की तारीख और बैठक की तारीख को बाहर रखा गया है। अधिनियम प्रदान करता है कि किसी भी सदस्य को भेजा गया कोई भी नोटिस या दस्तावेज़ अड़तालीस घंटे बाद प्रभावी हो जाता है।

इस कारक को भी ध्यान में रखना होगा। इसलिए, यदि एक महीने के पहले दिन एक नोटिस जारी किया जाता है, तो बैठक के लिए सबसे शुरुआती तारीख उस महीने की चौबीसवीं होगी।

अधिनियम निम्नलिखित तरीके से छोटी सूचना देता है:

(ए) एक वार्षिक आम बैठक के मामले में, यदि सभी सदस्य सहमत हैं और

(ख) यदि किसी कंपनी की शेयर पूंजी नहीं है, तो किसी भी अन्य बैठक की स्थिति में, यदि किसी कंपनी के पास पूंजी का हिस्सा है या ९ ५% मतदान का अधिकार है, तो सदस्यों की हिस्सेदारी ९ ५% होती है।

(3) नोटिस में बैठक की तारीख, समय, स्थान और एजेंडा शामिल होना चाहिए। नोटिस साधारण डाक से भेजा जाना है। पोस्टिंग का रिकॉर्ड अधिमानतः डिस्पैच रजिस्टर में बनाया जाएगा। यदि कोई भी सदस्य चाहता है कि पंजीकृत डाक से उसे नोटिस भेजा जाएगा, तो उसे कंपनी को अग्रिम डाक टिकट जमा करना होगा। यदि गलती से किसी भी सदस्य को नोटिस नहीं भेजा जाता है जो बैठक को अमान्य नहीं बनाता है।

(4) नोटिस के साथ अन्य सामग्री भी भेजी जानी है। उदाहरण के लिए- (ए) वार्षिक आम बैठक के मामले में निदेशकों की रिपोर्ट (या वार्षिक रिपोर्ट) की एक प्रति, अंकेक्षित अंतिम लेखा की एक प्रति, प्रॉक्सी प्रपत्र यदि कोई हो, आदि (ख) वैधानिक बैठक के मामले में, सांविधिक रिपोर्ट की एक प्रति, अद्यतित खातों की एक प्रति आदि।

(५) बैठक का स्थान कंपनी का पंजीकृत कार्यालय या शहर या कस्बे या गाँव के किसी अन्य स्थान पर होगा जहाँ कंपनी का पंजीकृत कार्यालय स्थित है। (अधिनियम कुछ विशेष कंपनियों को केंद्र सरकार द्वारा छूट प्रदान करता है।)

(६) बैठक सार्वजनिक अवकाश पर आयोजित नहीं की जा सकती। सेक के अनुसार। सार्वजनिक अवकाश के लिए कंपनी अधिनियम, 2 (38)। 1881 के परक्राम्य लिखत अधिनियम के 25 लागू होंगे। लेकिन, यदि कोई तिथि जो पहले से तय और अधिसूचित है, सरकार द्वारा बाद में सार्वजनिक अवकाश घोषित किया जाता है (सेकंड, 25 के तहत परक्राम्य लिखत अधिनियम), उस तिथि पर बैठक आयोजित की जा सकती है।

(() बैठक कार्यालयीन समय के भीतर आयोजित की जाएगी। (सार्वजनिक अवकाश और कार्यालय समय के बाहर एक असाधारण आम बैठक आयोजित करने के लिए कोई विशिष्ट पट्टी नहीं है)।

(8) सदस्यों की बैठक के लिए कोरम होगा: (ए) संबंधित कंपनी के एसोसिएशन के लेखों में उल्लिखित है, (बी) यदि लेखों में कुछ भी उल्लेख नहीं किया गया है, तो (i) किसी भी दो निजी कंपनी के मामले में सार्वजनिक कंपनी के मामले में सदस्य और (ii) किसी भी व्यक्ति में मौजूद पांच सदस्य, कोरम करेंगे।

(९) अधिनियम उन वस्तुओं को निर्दिष्ट करता है जिन्हें वार्षिक आम बैठक के एजेंडे में शामिल किया जाएगा। शीर्षक 'विशेष व्यवसाय' और व्याख्यात्मक नोट्स के तहत किसी भी अन्य वस्तु को दर्ज किया जा सकता है, इसमें शामिल किए जाने को सही ठहराया जाएगा।

(10) बैठक का आयोजन कंपनी के एसोसिएशन ऑफ एसोसिएशन के प्रावधानों और बैठकों के संबंध में अधिनियम के प्रावधानों के अधीन, अध्यक्ष (आमतौर पर निदेशक मंडल के अध्यक्ष) द्वारा किया जाएगा।

(11) बैठक में मतदान आमतौर पर हाथों के शो द्वारा किया जाएगा जब तक कि मतदान की मांग न हो।

(12) बैठक समाप्त होने के बाद, मिनटों को सचिव द्वारा तैयार किया जाना है और उन्हें अध्यक्ष द्वारा हस्ताक्षरित करना है। कुछ प्रस्तावों की प्रतियां रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज के पास दाखिल करनी होती हैं।

एक कंपनी के सचिव की यह जिम्मेदारी है कि वह देखे कि उपरोक्त सभी नियमों को सख्ती से देखा जाता है। कोई भी डिफ़ॉल्ट मीटिंग की अमान्यता हो सकती है। सेकेंड। 53 और 165 से 197 सदस्यों की बैठकों के नियमों के लिए हैं। एक निजी कंपनी कोरम की संख्या को छोड़कर नियमों को संशोधित कर सकती है।

नियम # २। निदेशकों की बैठक के बारे में:

(1) निदेशक मंडल की प्रत्येक बैठक के लिए उचित रूप में एक नोटिस प्रत्येक निदेशक को अपने सामान्य पते पर लिखित रूप में दिया जाएगा। यदि कोई विदेशी निर्देशक है, तो भारत में होने पर उसे भी नोटिस देना होगा। नोटिस पर किसी भी निदेशक के हस्ताक्षर हो सकते हैं। नोटिस पर हस्ताक्षर करने के लिए सचिव अक्सर अधिकृत होता है।

(2) नोटिस डाक या दूत द्वारा भेजा जा सकता है। कभी-कभी नोटिस टेलीफोन पर भेज दिया जाता है अगर सभी निर्देशक सहमत हों। जब कोई प्रस्ताव संचलन द्वारा पारित किया जाता है तो कोई सूचना आवश्यक नहीं है। एक बैठक में, निदेशक यह तय कर सकते हैं कि अगली बैठक की तारीख क्या होगी और उस स्थिति में कोई नोटिस नहीं भेजा जाना है।

(3) सभी संबंधित कागजात और दस्तावेजों के साथ एक नोटिस होना चाहिए जो बैठक में विचार किया जाना है।

(४) अधिनियम बैठक की तारीख से पहले कोई विशिष्ट संख्या प्रदान नहीं करता है जिसके द्वारा नोटिस भेजा जाना है। आमतौर पर बैठक की तारीख से कम से कम सात दिन पहले नोटिस भेजा जाता है। एक कंपनी के एसोसिएशन के लेख अवधि प्रदान कर सकते हैं या निदेशक खुद पहली बैठक में इसे तय कर सकते हैं।

(५) अधिनियम बोर्ड की बैठक के एजेंडे में शामिल की जाने वाली वस्तुओं के संबंध में कोई नियम प्रदान नहीं करता है। कंपनी के मामलों से संबंधित कोई भी मामला और जिसे संभालने के लिए बोर्ड की शक्तियों के भीतर शामिल किया जा सकता है।

(६) बोर्ड की बैठक के लिए कोरम अधिनियम के अनुसार, एक तिहाई या दो जो भी बड़ा हो, के अनुसार होगा। जब कोई ऐसा मामला जिसमें किसी निदेशक की रुचि हो तो चर्चा की जाती है कि निदेशक भाग नहीं ले सकता यदि उनके बहिष्कार से कोरम गिरता है, तो कोई दोष नहीं है। लेकिन अगर केवल एक निदेशक रहता है तो कोई भी बैठक नहीं हो सकती है और इस तरह के मामले को सदस्यों की सामान्य बैठक में भेजा जाता है।

किसी कंपनी के एसोसिएशन के लेख बोर्ड की बैठकों में मरने वाले कोरम हो सकते हैं या निदेशक खुद बोर्ड की पहली बैठक में कोरम का फैसला कर सकते हैं, लेकिन किसी भी परिस्थिति में कोरम अधिनियम द्वारा प्रदान किए जाने से कम हो सकता है।

(7) निदेशकों में से एक अध्यक्ष को निदेशक मंडल की पहली बैठक में चुना जाता है, जो बोर्ड की बैठकों के संबंध में अधिनियम के प्रावधानों के अधीन कंपनी के एसोसिएशन ऑफ एसोसिएशन के प्रावधानों के अनुसार बोर्ड की बैठकें आयोजित करता है। ।

(() बोर्ड की अगली बैठक में प्रत्येक बोर्ड बैठक के कार्य की तैयारी और पुष्टि की जानी चाहिए।

(9) मतदान हाथों द्वारा दिखाया जाएगा, प्रत्येक निदेशक के पास उसके द्वारा रखे गए शेयरों की संख्या के बावजूद एक वोट होगा।

(१०) अधिनियम में बोर्ड की बैठकों के स्थान और घंटों के संबंध में कोई प्रावधान नहीं है। न ही इसमें उल्लेख है कि छुट्टियों पर बोर्ड की बैठकें नहीं हो सकती हैं। लेकिन कोरम के लिए स्थगित होने वाली बैठक को सार्वजनिक अवकाश पर आयोजित नहीं किया जा सकता है।

(११) उपर्युक्त नियम विशिष्ट उद्देश्यों के लिए कुछ निदेशकों के साथ गठित समिति या उप-समिति की बैठकों पर समान रूप से लागू होते हैं।