सार्वजनिक बैठक कैसे आयोजित करें? (11 मुख्य चरण)

यह लेख सार्वजनिक बैठक आयोजित करने के लिए अपनाए जाने वाले ग्यारह चरणों पर प्रकाश डालता है। चरण हैं: 1. एक जगह का चयन किया जाना है। 2. अध्यक्ष और वक्ताओं को झूठ बोलना होता है 3. प्रचार 4. स्वयंसेवक 5. बैठने की व्यवस्था 6. प्रेस 7. परिपत्र 8. दोपहर का भोजन 9. एक एजेंडा 10. सत्र 11. वित्तीय आवास

चरण # 1. एक स्थान का चयन करना होगा:

यह एक सार्वजनिक हॉल या एक पार्क या सड़क-क्रॉसिंग जैसी खुली जगह हो सकती है। हॉल की क्षमता बहुत महत्वपूर्ण है। यह बेहतर है कि एक छोटा हॉल एक बड़े हॉल से भरा हो जो आंशिक रूप से खाली हो। हालांकि, किराए का सवाल भी महत्वपूर्ण है।

चरण # 2. अध्यक्ष और वक्ताओं को झूठ बोलना है:

संगठन के अध्यक्ष या अध्यक्ष बैठक की अध्यक्षता कर सकते हैं लेकिन कभी-कभी प्रतिष्ठा और ग्लैमर के लिए कुछ महत्वपूर्ण व्यक्तित्व को कुर्सी रखने के लिए आमंत्रित किया जाता है। सम्मेलन या सम्मेलन के मामले में वक्ताओं को देश के विभिन्न हिस्सों से चुना जा सकता है। उस स्थिति में उनके आवास और भोजन की व्यवस्था करनी होगी। विभिन्न स्थानों से आने वाले प्रतिनिधियों के लिए भी समान बनाया जाना है।

चरण # 3. प्रचार:

प्रचार की आवश्यकता है और इसके लिए व्यवस्था करनी होगी। जनता को बैठकों में कोई दिलचस्पी नहीं है और इसलिए हितों को उन पर ध्यान देना पड़ता है। पोस्टरों की छपाई और उन्हें ठीक करना, हैंडबिल्स का वितरण, समाचार पत्रों में बैनर और सम्मिलन को ठीक करना, प्रचार के कुछ सामान्य तरीके हैं। उद्देश्य के लिए बजट आवश्यक है।

चरण # 4. स्वयंसेवक:

अतिथियों और प्रतिभागियों का मार्गदर्शन करने के लिए, कानून और व्यवस्था बनाए रखने और आयोजकों की सहायता के लिए स्वयंसेवकों (या स्टूवर्स) को अलग-अलग काम करने के लिए और विशेष रूप से बैठक की जगह पर काम करना पड़ता है। रिसेप्शन की निगरानी और प्रतिनिधियों और सहानुभूति देने वालों से धन जुटाने के लिए एक रिसेप्शन कमेटी नियुक्त की जाती है।

चरण # 5. बैठने की व्यवस्था:

हॉल या मैदान में प्रतिभागियों के बैठने के लिए और मंच या डेस पर बोलने वालों और मेहमानों के लिए सभी इंतजाम करने होंगे। रंगीन सजावट अक्सर बैठक के चरित्र को परिभाषित करने और लोकप्रियता हासिल करने के लिए बनाई जाती है।

चरण # 6. प्रेस:

प्रेस को समायोजित करने के लिए विशेष ध्यान रखा जाना चाहिए, समाचार पत्रों की रिपोर्ट अनुकूल या प्रतिकूल होगी जो पत्रकारों को दिए गए उपचार पर निर्भर करती है।

चरण # 7. परिपत्र:

प्रतिभागियों के बीच प्रचलन के लिए सभी कागजात तैयार होंगे। उन्हें उचित समय पर लोगों तक पहुंचना चाहिए- कभी-कभी स्मारकों को सम्मेलनों के अवसर पर प्रकाशित किया जाता है जिनका ऐतिहासिक मूल्य होता है। विज्ञापन के माध्यम से स्मृति चिन्ह आय के स्रोत हैं। आमतौर पर स्मारिका के निर्माण के लिए एक स्मारिका समिति को अलग से नियुक्त किया जाता है।

चरण # 8. दोपहर के भोजन की व्यवस्था:

प्रतिनिधियों और मेहमानों के लिए दोपहर के भोजन या चाय की व्यवस्था, जो एक सम्मेलन या सम्मेलन के मामले में बहुत आम है, एक और मुश्किल है और शायद एक सार्वजनिक बैठक के साथ जुड़ा हुआ शुक्र है।

चरण # 9. एक एजेंडा:

कार्यक्रम को एक एजेंडा, वक्ताओं की सूची, विभिन्न सत्रों के लिए अध्यक्षों के नामों, यदि कोई हो, आदि के साथ अंतिम रूप दिया जाना है, तो एजेंडे में शामिल किए जाने वाले आइटमों को प्रतिनिधियों से पहले आमंत्रित किया जा सकता है। वितरण के लिए कार्यक्रम मुद्रित किया जाना है।

चरण # 10. सत्र:

एक सम्मेलन के लिए दो विशेष सत्र हैं- उद्घाटन। यानी, उद्घाटन और वैध, यानी समापन। उनके लिए विशेष व्यवस्था की जाती है।

चरण # 11. वित्तीय आवास:

वित्तीय आवास बनाना एक और महत्वपूर्ण कार्य है। कभी-कभी बैठक की लागत बहुत अधिक हो जाती है। वित्त के स्रोत हैं: संगठन का कोष, प्रतिनिधियों से शुल्क, विज्ञापन स्मारिका, स्वागत समिति की सदस्यता, आदि।