संगठनात्मक संचार को अधिक प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित करें? - जवाब दिया!

आज की कुल गुणवत्ता उन्मुख संगठनों में, संचार प्रक्रिया पूरे संगठन के साथ-साथ औपचारिक रूप से अनौपचारिक रूप से कई तरीकों से विस्तारित होती है। जैसे-जैसे संगठन अधिक विविध होते हैं, सभी स्तरों पर संचार की गुणवत्ता और स्पष्टता अत्यधिक महत्वपूर्ण हो जाती है।

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औपचारिक और अनौपचारिक दोनों चैनल इस प्रकार वर्णित हैं:

औपचारिक संचार:

औपचारिक संचार कमांड की श्रृंखला का अनुसरण करता है और इसे आधिकारिक के रूप में मान्यता दी जाती है। शास्त्रीय नौकरशाही संगठनों में, संचार का प्रवाह मुख्य रूप से ऊपर से नीचे की ओर रहा है। वर्तमान संगठनात्मक संरचनाओं में, संचार ऊपर-नीचे, नीचे-ऊपर और क्षैतिज रूप से और सभी क्रॉस-फ़ंक्शनल सिस्टम और प्रक्रियाओं के समन्वय में बहता है।

नीचे की ओर संचार:

अधोमुखी संचार अधीनस्थ से श्रेष्ठ या शीर्ष प्रबंधन से लेकर बीच-बीच में विभिन्न पदानुक्रमित संचार केंद्रों के माध्यम से श्रमिकों को फ़िल्टर किया जाता है और इसमें ऐसे मानक प्रबंधकीय उपकरण शामिल हो सकते हैं जैसे कि संगठनात्मक दर्शन और संगठनात्मक निर्देशों, मानक मानक प्रक्रियाओं, मानक गुणवत्ता के बयान नियंत्रण प्रक्रियाओं, सुरक्षा नियमों और अन्य प्रासंगिक सामग्री। डाउनवर्ड चैनलों का उपयोग कर्मचारियों को काम के निर्देश देने के लिए किया जाता है और प्रतिनिधि प्राधिकरण को व्यायाम करने के लिए आवश्यक अन्य जानकारी।

इस संचार को प्रभावी बनाने के लिए, श्रमिकों को न केवल यह बताया जाना चाहिए कि उनसे क्या करने की अपेक्षा की जाती है, बल्कि यह भी कि वे ऐसा क्यों कर रहे हैं और उनका योगदान संगठन के लिए महत्वपूर्ण क्यों है। इससे श्रमिकों की ओर से स्वीकृति की भावना बढ़ती है। यह भी महत्वपूर्ण है कि संचार को भाषा में श्रमिकों को प्रेषित किया जाए जो वे समझ सकते हैं।

उदाहरण के लिए, एक मशीन ऑपरेटर संगठन दर्शन या रणनीतिक योजना या तकनीकी गतिशीलता के बारे में किसी विशेष शब्दावली के बारे में अधिक नहीं समझ सकता है। तदनुसार, श्रमिकों को अपनी भाषा और धारणाओं में संवाद करना चाहिए।

अधिकांश श्रमिकों को अपने तत्काल वरिष्ठों से संचार को स्वीकार करने के लिए वातानुकूलित किया जाता है और इसलिए संदेश को सामान्य चैनलों के माध्यम से फ़िल्टर किया जाना चाहिए और संदेश की सामग्री या इरादे को खोए बिना जहां भी आवश्यक हो, सरलीकरण के एकमात्र उद्देश्य के लिए नीचे रास्ते पर संपादित किया जाना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है कि किसी भी स्तर पर या किसी भी स्रोत से संचार टूटना नहीं होना चाहिए।

सूचना के नुकसान और विकृति के निम्न हास्य खाते जो नीचे की ओर संचार में हो सकते हैं, को JW Gould से अपनाया गया है:

एक कर्नल ने अपने कार्यकारी अधिकारी को निम्नलिखित निर्देश जारी किए:

“लगभग 2000 घंटों की कल शाम, हैली का धूमकेतु इस क्षेत्र में दिखाई देगा, एक घटना जो केवल 75 वर्षों में एक बार होती है। क्या पुरुषों ने बटालियन क्षेत्र में वसा में गिर गए हैं, और मैं उन्हें इस दुर्लभ घटना को समझाऊंगा। बारिश के मामले में, हम कुछ भी नहीं देख पाएंगे, इसलिए थियेटर में पुरुषों को इकट्ठा करें और मैं उन्हें इसकी फिल्में दिखाऊंगा। ”

इस संदेश को निम्नानुसार फ़िल्टर किया गया था:

मैं। कंपनी कमांडर को कार्यकारी अधिकारी:

“कर्नल के आदेश से, कल 2000 घंटों में, हैली का धूमकेतु बटालियन क्षेत्र के ऊपर दिखाई देगा। यदि बारिश होती है, तो पुरुषों को वसा में बाहर निकाल दें। फिर थियेटर में मार्च करें जहां दुर्लभ घटना घटित होगी, कुछ ऐसा जो हर 75 साल में एक बार होता है। ”

ii। कंपनी लेफ्टिनेंट के कमांडर:

“कल शाम को 2000 घंटे में कर्नल के आदेश के अनुसार, थियेटर में अभूतपूर्व हैली धूमकेतु दिखाई देगा। बटालियन क्षेत्र में बारिश के मामले में, कर्नल एक और आदेश देगा, जो हर 75 साल में एक बार होता है ”।

सार्जेंट के लिए लेफ्टिनेंट:

“कल 2000 घंटों में, कर्नल हैली धूमकेतु के साथ थिएटर में दिखाई देंगे, ऐसा हर 75 साल में होता है। अगर बारिश होती है, तो कर्नल ने बटालियन क्षेत्र में धूमकेतु में धूमकेतु का आदेश दिया।

सार्जेंट टू स्क्वाड:

"जब कल 2000 घंटों तक बारिश होती है, तो 75 वर्षीय जनरल हैली, कर्नल के साथ, अपने कॉमेट को बटालियनों में बटालियन एरिया थिएटर के माध्यम से चलाएंगे।"

ऊपर की ओर संचार:

ऊपर की ओर संचार विपरीत दिशा में चलता है और परिचालन स्तरों से जानकारी प्राप्त करने के लिए प्रबंधन द्वारा डिजाइन संचार मांग प्रणाली पर आधारित है। इस जानकारी में मानक रिपोर्टिंग आइटम जैसे उत्पादन रिपोर्ट और इतने पर हो सकते हैं।

शीर्ष प्रबंधन जो हमेशा सुधार और उच्च उत्पादकता से संबंधित है और कुछ नीति या प्रक्रियात्मक परिवर्तनों के लिए कर्मचारियों की प्रतिक्रियाओं को जानना चाहता है और जारी किए गए परिचालन निर्देशों की प्रभावशीलता को अलग कर दिया जाएगा यदि कोई भी या खराब ऊपर की ओर संचार नहीं है। अपवर्ड संचार संगठन चैनलों के माध्यम से सूचना, राय और दृष्टिकोण को प्रसारित करने के लिए एक स्पष्ट चैनल प्रदान करता है।

संगठन को ऐसी जलवायु प्रदान करनी चाहिए जो इस तरह के उर्ध्व संचार को प्रोत्साहित करने के लिए अनुकूल हो। इस जलवायु को एक "खुले द्वार" नीति द्वारा उत्पन्न किया जा सकता है जहां श्रमिकों को पता है कि उनके वरिष्ठ हमेशा समस्याओं और चिंताओं की चर्चा के लिए उपलब्ध हैं। सिस्टम को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वरिष्ठों ने सुनने के कौशल के साथ-साथ कार्यकर्ता की समस्याओं के प्रति ईमानदारी और सहानुभूतिपूर्ण रवैया विकसित किया है। ऊपर से संचार के लिए यह अवसर कर्मचारियों को संगठनात्मक दक्षता में सुधार के लिए मूल्यवान विचारों को योगदान करने के लिए प्रोत्साहित करता है।

सहभागी निर्णय तकनीकों से उपर्युक्त संचार को अनौपचारिक संचार द्वारा विकसित किया जा सकता है या तो अनौपचारिक रूप से अधीनस्थों को शामिल कर सकते हैं या औपचारिक रूप से उनकी भागीदारी की अनुमति दे सकते हैं। इस प्रकार संगठनात्मक प्रदर्शन के परिणामों का आकलन करने और संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक समायोजन करने के लिए निर्णय केंद्रों में ऊपर की ओर सूचनात्मक प्रतिक्रिया का लाभ उठाया जा सकता है।

क्षैतिज संचार:

क्षैतिज संचार पार्श्व सूचना प्रवाह है जो विभागों के भीतर और भीतर दोनों में होता है। सामान्यतया, यह बराबरी के बीच संचार है। संदेश जो बाद में प्रवाहित होते हैं, उन्हें समन्वय के प्रयासों की विशेषता होती है ताकि संगठन के समान स्तर पर सदस्य अपने वरिष्ठों को शामिल किए बिना जानकारी साझा कर सकें। यह संचार अनौपचारिक प्रकृति का अधिक है और सहायक संगठनात्मक जलवायु को बढ़ावा देने के लिए आवश्यक है।

उदाहरण के लिए, एक ही स्तर पर पर्यवेक्षक, लेकिन विभिन्न विभागों से, एक साथ दोपहर का भोजन या साथ में कॉफी, अपनी गतिविधियों पर इस तरह से चर्चा और आयोजन कर सकते हैं कि वे एक-दूसरे के पूरक हों और यह प्रक्रिया पूरी तरह से कंपनी के लिए फायदेमंद हो। इस प्रकार का संचार विशेष रूप से लाइन इकाइयों और कर्मचारी इकाइयों के बीच अक्सर होता है। उत्पादन प्रबंधक और विपणन प्रबंधक अक्सर आम समस्याओं और मुद्दों पर चर्चा करने के लिए एक-दूसरे से सीधे संवाद करते हैं।

लेन-देन संचार:

वेनबर्ग और विल्मोंट सुझाव देते हैं कि संचार, "ऊपर की ओर" या "नीचे की ओर" होने के बजाय, जो कि अंतर-संचार है, "ट्रांसेक्शनल" संचार होना चाहिए जो पारस्परिक और पारस्परिक है क्योंकि "सभी व्यक्ति भेजने (एन्कोडिंग) और प्राप्त करने (डीकोडिंग) में लगे हुए हैं। ) संदेश एक साथ। प्रत्येक व्यक्ति एन्कोडिंग और डिकोडिंग प्रक्रिया में लगातार साझा कर रहा है और प्रत्येक व्यक्ति दूसरे को प्रभावित कर रहा है।

लेन-देन संचार प्रक्रिया में, संचार केवल सूचना का प्रवाह नहीं है, बल्कि यह बेहतर और उप-अधीनता के बीच एक व्यक्तिगत संबंध विकसित करता है। सहकारी प्रयासों के लिए यह जुड़ाव बहुत महत्वपूर्ण है और इस सहयोग से परिचालन की गुणवत्ता में सुधार होता है। जैसा कि काटज़ और कहन सुझाव देते हैं, श्रेष्ठ-अधीन संचार द्वारा पाँच उद्देश्य हैं। य़े हैं:

1) नौकरी के निर्देश और निर्देश देने के लिए

2) संगठनात्मक प्रक्रियाओं और प्रथाओं के बारे में जानकारी देना।

3) कर्मचारियों को शिक्षित करना कि क्यों उनकी नौकरी महत्वपूर्ण है।

4) अपने प्रदर्शन के बारे में अधीनस्थों को प्रतिक्रिया देना कि वे कितना अच्छा काम कर रहे हैं और वे कैसे सुधार कर सकते हैं।

5) लक्ष्यों के निर्वहण की सुविधा के लिए वैचारिक प्रकार की जानकारी प्रदान करना।

यह पाया गया है कि अधिकांश शास्त्रीय प्रकार के संगठनों में, इन पांच उद्देश्यों में से केवल दो ही आमतौर पर पूरे होते हैं। अन्य तीन उद्देश्यों पर ध्यान देने से संगठनात्मक जलवायु पर बहुत सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा। जैसा कि काटज़ और कहन बताते हैं, "अगर आदमी अपने काम के कारणों को जानता है, तो यह अक्सर उसके काम को और अधिक प्रभावी ढंग से पूरा करने को सुनिश्चित करेगा, और अगर उसे इस बात की समझ है कि उसकी सबसिस्टम के संबंध में उसकी नौकरी क्या है? संगठनात्मक लक्ष्यों की पहचान करने की अधिक संभावना है ”। इन पांच संचार प्रयोजनों को प्रभावी ढंग से प्राप्त करने के लिए, प्रभावी श्रेष्ठ-अधीनस्थ संचार होना आवश्यक है जिसके लिए दोनों सिरों पर संचार के रिसीवर की आवश्यकताओं और मनोविज्ञान पर सावधानीपूर्वक ध्यान देने की आवश्यकता होती है। तदनुसार, लेन-देन संचार की आवश्यकता है कि बेहतर और अधीनस्थ एक साथ काम करते हैं और पेशेवर संबंध के साथ-साथ एक व्यक्तिगत संबंध रखते हैं ताकि वे समस्याओं पर अधिक सौहार्दपूर्वक चर्चा कर सकें और एक साथ समाधान पर पहुंच सकें।

अनौपचारिक संचार:

औपचारिक चैनलों के अलावा, संगठनों के पास संचार के अनौपचारिक चैनल भी हैं। अनौपचारिक संचार चैनल सामाजिक रिश्तों से उत्पन्न होते हैं जो संगठन में विकसित होते हैं और भले ही इनकी न तो आवश्यकता होती है और न ही प्रबंधन द्वारा नियंत्रित किया जाता है, वे प्रबंधन के लिए कुछ महत्वपूर्ण मामलों को संप्रेषित कर सकते हैं जो औपचारिक चैनलों के माध्यम से उपलब्ध या संभव नहीं होगा।

"अंगूर" के रूप में भी जाना जाता है, अनौपचारिक चैनलों द्वारा की गई जानकारी अक्सर काफी सटीक होती है। वास्तव में, एक प्रसिद्ध अध्ययन में पाया गया कि अंगूर के माध्यम से प्रसारित लगभग 80 प्रतिशत जानकारी सही थी। शेष 20 प्रतिशत, हालांकि, अक्सर गंभीर समस्याएं पैदा कर सकता है, जब यह निराधार अफवाहें उत्पन्न करता है। एक अफवाह एक असत्यापित विश्वास है जो सामान्य प्रचलन में है।

एक अफवाह, जैसा कि इसके साथ गुजरती है, या तो अत्यधिक जटिल हो सकती है, ताकि संपूर्ण अर्थ अंत में बदल जाए या यह ओवरसाइम्प्लिफ़ाइड हो जाए, ताकि महत्वपूर्ण विवरणों को याद रखना मुश्किल हो, अंतिम रिसीवर तक पहुंचने से पहले इसे छोड़ दिया जाएगा। समझदार प्रबंधक ऐसी किसी भी अफवाहों के लिए अपने कान खुले रखते हैं और उनमें भाग लेते हैं ताकि उन्हें सुधारा जा सके और विनाशकारी न बनें।