प्रभावी व्यापार संचार: सिद्धांत, 7 सी और लाभ
प्रभावी संचार के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: 1. प्रभावी व्यापार संचार के सिद्धांत 2. प्रभावी संचार में सात सेस। प्रभावी संचार के लाभ।
प्रभावी व्यापार संचार के सिद्धांत:
व्यावसायिक संचार एक गतिशील और जटिल प्रक्रिया है।
इस प्रक्रिया को प्रभावी बनाने और व्यवसाय के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए, हमें निम्नलिखित बातों पर ध्यान देना चाहिए:
ए द व्यू ऑफ चेस्टर आई। बरनार्ड:
चेस्टर आई। बरनार्ड के अनुसार, व्यापार संचार, प्रभावी होने के लिए, एक संदेश होना चाहिए जो है:
मैं। रिसीवर को समझने योग्य;
ii। संबंधित व्यक्तियों के हितों के साथ संगत;
iii। संगठन के उद्देश्यों के लिए प्रासंगिक; तथा
iv। शारीरिक और मनोवैज्ञानिक रूप से व्यवहार्य।
अमेरिकन मैनेजमेंट एसोसिएशन के बी। दस आज्ञाएँ:
अमेरिकन मैनेजमेंट एसोसिएशन ने प्रभावी व्यापार संचार के लिए निम्नलिखित दस आवश्यक बातें निर्धारित की हैं:
मैं। संचार से पहले जानकारी के बारे में एक स्पष्ट विचार तैयार करें;
ii। संचार के उद्देश्य, उद्देश्य या उद्देश्य को ठीक करें;
iii। संचार के लिए भौतिक और मनोवैज्ञानिक वातावरण बनाएं;
iv। परामर्श के माध्यम से संचार के लिए योजना बनाएं;
v। संचार के विषय-वस्तु का ठीक से चयन करें;
vi। रिसीवर को संदेश के मूल्य का एहसास कराएं;
vii। संचार का पालन करें;
viii। संचार के महत्व का एक स्पष्ट विचार है;
झ। संचार के अनुसार अधिनियम;
एक्स। ठीक से सुनो।
C. प्रभावी व्यापार संचार के सामान्य सिद्धांत:
प्रभावी व्यापार संचार के सामान्य सिद्धांत निम्नानुसार हो सकते हैं:
1. स्पष्टता:
संचार प्रक्रिया, उद्देश्य की सेवा करने के लिए, संचार की स्पष्टता सुनिश्चित करना चाहिए। व्यावसायिक संचार में स्पष्टता होती है, जब इसे भाषा में व्यक्त किया जाता है और इसे रिसीवर द्वारा संकलित किया जाएगा।
संचार का मूल उद्देश्य दो दिमागों को एक साथ लाना है, और यह केवल तभी संभव हो सकता है जब प्रेषक का मतलब उसी तरह से रिसीवर द्वारा समझा जाए। इसलिए, संचार को समझने में आसान भाषा में स्पष्ट और सरल होना चाहिए।
2. पर्याप्तता:
संचार में लक्ष्य सूचना का इष्टतम प्रवाह सुनिश्चित करना है। यह क्षेत्र को कवर करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए। संचार की प्रक्रिया को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि संगठन के विभिन्न व्यक्तियों को अपने आधिकारिक कर्तव्यों के प्रभावी निर्वहन के संबंध में उन सभी संदेशों की आवश्यकता है जो उन्हें और आगे तक प्रवाहित करना चाहिए, ताकि विभिन्न प्रकार के संदेशों के संबंध में यह प्रवाह हो सके पर्याप्त होना चाहिए।
3. ध्यान:
संदेश, जब प्राप्त होता है, तो उसके अर्थ और सामग्री पर पूरी तरह से ध्यान दिया जाना चाहिए। अभिव्यक्ति की स्पष्टता के बावजूद, अच्छी तरह से रचा गया संदेश बहुत कठिन प्रतीत हो सकता है और, जैसे कि हमारे आधे-अधूरे ध्यान के कारण नहीं समझा जा सकता है।
इसलिए, संदेश को सुनने या पढ़ने के लिए रिसीवर का पूरा ध्यान और एकाग्रता, संदेश के समुचित समझ के लिए बहुत आवश्यक माना जाना चाहिए। यदि संदेश प्राप्तकर्ताओं के हाथों उचित मान्यता और समझ प्राप्त करता है, तो संचारक अपने प्रयासों में बहुत प्रोत्साहित महसूस करेगा।
4. समय:
रिसीवर को किसी भी संदेश की उपयोगिता स्पष्ट रूप से इसकी समयबद्धता से प्रभावित होती है। इसलिए, संचार की प्रक्रिया को न केवल यह सुनिश्चित करना चाहिए कि संदेश रिसीवर तक पहुंचता है, बल्कि यह भी कि वह उसके पास तब पहुंचता है जब उसे उसकी आवश्यकता होती है। यह संभव है कि एक व्यक्ति को विविध और जटिल सामग्री वाली जानकारी संकलित करने के लिए कुछ समय की आवश्यकता हो।
सूचना की तात्कालिकता और समय की आवश्यकता पर विचार करने के उद्देश्य से एक उपयुक्त समय अवधि की अनुमति दी जानी चाहिए।
5. अखंडता:
यह सिद्धांत मांग करता है कि व्यापार संचार को संगठनात्मक संरचना और उद्देश्यों का समर्थन करना चाहिए। संचार एक साधन और उद्यम उद्देश्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच सहयोग को बनाए रखने और बनाए रखने के लिए एक उपकरण है।
इस प्रयोजन के लिए, अधीनस्थ प्रबंधकों की स्थिति पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए जो संचार के केंद्र हैं। उन्हें अपने पदों और स्थिति का उपयोग करने के लिए समर्थन और प्रोत्साहन होना चाहिए। शीर्ष प्रबंधक अक्सर इसे भूल जाते हैं और इन अधीनस्थ प्रबंधकों को सीधे उन कर्मचारियों से संपर्क करने के प्रयास में संदेश भेजते हैं, जिनके लिए संचार का मतलब है।
यह प्रक्रिया अधीनस्थ प्रबंधकों को पसंद नहीं आ सकती है जो निश्चित स्थिति के साथ महत्वपूर्ण पदों पर रहते हैं। इसलिए, ऊपर से नीचे तक संचार लाइन प्राधिकरण के प्रत्येक चरण से गुजरना चाहिए।
6. अनौपचारिक संगठन का रणनीतिक उपयोग:
अनौपचारिक संगठन सूचना प्रसारित करने की आवश्यकता से उत्पन्न होता है। यह प्रबंधकों के अनुमोदन के साथ या बिना जारी रहता है और रचनात्मक या विनाशकारी अंत हो सकता है। तो, यह एक प्रबंधक का कर्तव्य होना चाहिए कि वह इसे संचार के साधन के रूप में रचनात्मक रूप से उपयोग करे।
जब अनौपचारिक संगठन अनायास बढ़ता है, तो उसे वश में करना या उस पर मुहर लगाना उचित नहीं है। इसे भी नजरअंदाज नहीं किया जाना चाहिए, बल्कि औपचारिक संगठन के पूरक के लिए संचार और संचार प्राप्त करने के लिए उपयोग किया जाना चाहिए।
यह उचित समन्वय और उद्यमी प्रयास सुनिश्चित करेगा। इसके अलावा, बेहतर और अधीनस्थों के बीच औपचारिक रूप से बहने वाला संदेश उचित समझ के साथ उन्हें संभालने में अपर्याप्त और अविश्वसनीय लग सकता है। ऐसी स्थिति में, अनौपचारिक संगठन का रणनीतिक उपयोग संचार प्रक्रिया के लिए प्रवाहकीय है।
7. अनुकूलन क्षमता और एकरूपता के बीच संतुलन:
एक संगठन का सुचारू रूप से कार्य करना एकरूपता पर निर्भर करता है। फिर भी अनुकूलनशीलता का सहारा तब लिया जाना चाहिए जब विभिन्न परिस्थितियाँ और व्यक्ति सम्मिलित हों। विशिष्ट परिस्थितियों में अनुकूलन के लिए अवसर प्रदान करने वाली प्रणालियों के माध्यम से आदेशों और रिपोर्टों का संचार किया जा सकता है।
8. ब्याज और स्वीकृति:
एक व्यावसायिक संचार का उद्देश्य सकारात्मक प्रतिक्रिया को सुरक्षित करना है। संदेश में रुचि रखने वाले व्यक्ति को संदेश में रुचि होनी चाहिए और इसे स्वीकार करना चाहिए। मनोबल अच्छा होने पर अधोमुखी संचार अधिक प्रभावी होता है, और जब बेहतर श्रोता अच्छा होता है तो उर्ध्व संचार होता है।
संचार के सिद्धांतों को लागू करते समय, यह याद रखना चाहिए कि वे शायद ही कभी लागू हो सकते हैं। इसलिए, संगठन के सभी सदस्यों द्वारा इन सिद्धांतों की स्वैच्छिक स्वीकृति की कोशिश की जानी है।
9. शिष्टाचार:
किसी भी संचार में हर कीमत पर शिष्टाचार बनाए रखा जाना चाहिए। व्यापार संचार में, विशेष रूप से, शिष्टाचार एक अच्छे संगठन का संकेत है। विनम्र भाषा का प्रयोग, गलती के लिए माफी, एहसान के लिए धन्यवाद, देरी के बिना पत्र का जवाब देना आदि, व्यापार संचार में शिष्टाचार के कुछ उदाहरण हैं।
10. संक्षिप्तता:
व्यापार संचार, प्रभावी होने के लिए, संक्षिप्त होना चाहिए। केवल आवश्यक तथ्यों को दोहराव से बचने के लिए कहा जाना चाहिए।
11. चैनल:
प्रत्यक्ष और सबसे छोटे चैनल का उपयोग संचार के विषय-वस्तु को विरूपण से बचाता है। इस संबंध में सावधानी बरती जानी चाहिए।
12. प्रतिक्रिया:
प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया प्राप्त होने पर एक संचार पूर्ण होता है। संचार का अंतिम उद्देश्य इस सिद्धांत के माध्यम से पूरा होता है।
13. टू-वे कम्युनिकेशन:
वन-वे संचार वांछनीय नहीं है। यह व्यावसायिक संचार के उद्देश्य को पूरा नहीं कर सकता है। प्रेषक और रिसीवर दोनों को एक दूसरे के साथ संवाद करना चाहिए। यह प्रतिक्रिया प्रक्रिया में मदद करता है।
प्रभावी संचार में सात सी.एस.
प्रभावी होने के लिए एक संचार के लिए निम्नलिखित सात Cs की आवश्यकता होती है:
1. पूर्णता:
एक प्रभावी संचार का पहला मापदंड इसकी पूर्णता है। संदेश या संचार के संदर्भ में प्राप्तकर्ता द्वारा उचित प्रतिक्रिया के लिए आवश्यक सभी तथ्य होने चाहिए। एक पूर्ण संचार सभी संभावित प्रश्नों को स्पष्ट करता है और उचित निर्णय लेने में मदद करता है।
2. संक्षिप्तता:
संचार की विषय-वस्तु प्रकृति में संक्षिप्त और संक्षिप्त होनी चाहिए। संचार में कोई अनावश्यक विस्तार नहीं किया जाना है। संचार में प्रयुक्त शब्द उपयुक्त होने चाहिए और अभिव्यक्ति सटीक होनी चाहिए। पुनरावृत्ति से बचा जाना चाहिए। संक्षिप्त संदेश प्रेषक और रिसीवर दोनों का समय बचाता है।
3. विचार:
संचार करते समय प्रेषक को प्राप्तकर्ता की सामाजिक और सांस्कृतिक पृष्ठभूमि, शिक्षा, आयु, भावनाओं आदि पर विचार करना चाहिए और भाषा को संशोधित करना चाहिए, उसके अनुसार दृष्टिकोण और दृष्टिकोण को बदलना चाहिए।
4. संक्षिप्तता:
ठोस संचार से तात्पर्य अस्पष्ट और सामान्य जानकारी के बजाय विशिष्ट, निश्चित और सटीक सूचनाओं के आदान-प्रदान से है। यह प्राप्तकर्ता को आश्वस्त और स्वीकार्य है क्योंकि इसमें कोई अस्पष्टता नहीं है।
5. सौजन्य:
एक प्रभावी दृष्टिकोण में एक विनम्र दृष्टिकोण उपस्थित होना चाहिए। संदेश भेजने वाले को रिसीवर की गरिमा, सम्मान और सम्मान के संबंध में सतर्क होना चाहिए। देखभाल की जानी चाहिए ताकि संचार को किसी भी तरह से चोट पहुंचाना, चोट पहुंचाना, बेहाल करना या रिसीवर को जलन न हो। प्रेषक को भी सम्मान के रूप में सम्मान दिया जाएगा जो सम्मान को भूल जाता है।
6. स्पष्टता:
संवाद में स्पष्टता बनाए रखनी चाहिए। संदेश में निहित विचार स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए। संदेश के अर्थ के संबंध में कोई भ्रम नहीं रहेगा। संदेश भेजने वाला और संदेश प्राप्त करने वाला उसे पहचान के रूप में समझेगा।
7. सुधार:
प्रभावी संचार वर्तनी, वाक्य के निर्माण और भाषा के उपयोग में सही होना चाहिए। व्याकरण की गलतियों से बचना चाहिए। संदेश को त्रुटि मुक्त बनाने के लिए शब्दकोश, कम्प्यूटरीकृत वर्तनी परीक्षक, आदि का उपयोग किया जा सकता है। किसी भी लापरवाह चूक से बचने के लिए पाठ में संशोधन की आवश्यकता है। एक सही संदेश रिसीवर पर अच्छा प्रभाव डालता है और प्रेषक की प्रतिष्ठा को बढ़ाता है।
प्रभावी संचार के लाभ:
संचार दो या अधिक व्यक्तियों या व्यक्तियों के समूह के बीच सूचना, तथ्यों, विचारों, विचारों, विचारों के आदान-प्रदान की एक प्रक्रिया है। जब संचार स्पष्ट, पूर्ण, संक्षिप्त, सही और पूरी तरह से प्राप्तकर्ता द्वारा समझा जाता है, तो इसे 'प्रभावी - संचार' के रूप में जाना जाता है। यदि संचार अस्पष्ट, अपूर्ण, गलत और समझने में कठिन है, तो इसे 'अप्रभावी संचार' कहा जा सकता है।
अप्रभावी संचार कोई अच्छा परिणाम नहीं पैदा करता है; इसके विपरीत, यह गलतफहमी, अविश्वास, दुश्मनी, संघर्ष और अराजकता का प्रजनन मैदान है। एक व्यावसायिक संगठन में प्रभावी संचार का अत्यधिक महत्व होता है क्योंकि यह निर्णय लेने में मदद करता है, काम के प्रवाह को तेज करता है, उत्पादकता बढ़ाता है, व्यापारिक संबंध मजबूत बनाता है, ग्राहकों की संतुष्टि को बढ़ाता है और कई अन्य समस्याओं को हल करता है।
प्रभावी व्यावसायिक संचार के लाभ हैं:
1. निर्णय लेने में मदद करता है:
एक निर्णय, सही और उचित होने के लिए, पर्याप्त और सही जानकारी पर आधारित होना चाहिए जो केवल प्रभावी संचार एक साथ ला सकता है।
2. काम का प्रवाह गति:
यदि आदेश, निर्देश, सुझाव इत्यादि ठीक से और समय पर संप्रेषित किए जाते हैं, तो काम का प्रवाह बाधित नहीं होता है।
3. उत्पादकता बढ़ाता है:
प्रभावी संचार श्रमिकों की टीम को उनके मन से भ्रम को दूर करने वाली अपनी संबंधित नौकरियों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है। यह उनकी क्षमता, कार्यक्षमता और प्रदर्शन की गुणवत्ता को बढ़ाता है जो अंततः उच्च उत्पादकता की ओर जाता है।
4. नौकरी की संतुष्टि में सुधार:
कर्मचारियों और कार्यस्थल में पर्यवेक्षक के बीच प्रभावी संचार दोनों छोर पर नौकरी से संतुष्टि बढ़ा सकता है। कर्मचारियों को लगता है कि वे संगठन के लिए आवश्यक हैं और दूसरी ओर, पर्यवेक्षक भी संतुष्ट महसूस करता है कि उसके आदेश कर्मचारियों द्वारा किए गए हैं।
जब कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से पता होता है कि क्या करना है, कब करना है और अपने प्रदर्शन के प्रतिफल के बारे में वे अपने काम को कुशलता से पूरा कर सकते हैं। वे अपने उच्च अधिकारी के लिए संतुष्ट और वफादार रहते हैं।
5. समय और पैसा बचाता है:
यदि संचार को ठीक से नहीं समझा जाता है, तो अतिरिक्त समय और धन को शामिल करने के लिए आगे की बातचीत की आवश्यकता होगी। प्रभावी संचार कई संचार को रोककर समय और धन बचाता है। आवश्यकता के अनुसार विभिन्न तरीकों (जैसे टेलीफोन, मोबाइल फोन, ई-मेल, फैक्स, पत्र, आमने-सामने की बातचीत, आदि) से संचार के उपयुक्त साधनों का चयन समय और धन दोनों की बचत कर सकता है।
6. प्रचार गतिविधि को बढ़ावा देता है:
वस्तुओं और सेवाओं को संचार और प्रचार गतिविधियों (जैसे विज्ञापन, विभिन्न मीडिया का उपयोग, आदि) के माध्यम से उपभोक्ताओं के ज्ञान में लाया जाता है।
7. व्यापार संबंध मजबूत बनाता है:
बाहरी लोगों और संगठनों (जैसे लेनदारों, बैंकों, बीमा कंपनियों, सह-व्यापार प्रबंधकों, आदि) के साथ उपयोगी संचार सभी संबंधितों के साथ एक स्वस्थ संबंध बनाते हैं।
8. पेशेवर छवि को बढ़ाता है:
जिस तरह से एक संगठन संवाद पर अपनी दक्षता की छाप डालती है। अच्छा संचार अच्छे और पेशेवर रूप से कुशल संगठन का प्रतीक है।
9. ग्राहकों की संतुष्टि बढ़ाता है:
ग्राहकों की संतुष्टि एक व्यापारिक संगठन के लिए विचार का एक महत्वपूर्ण पहलू है। किसी व्यवसाय का अस्तित्व और विकास काफी हद तक इस पर निर्भर करता है। ग्राहकों का विश्वास हासिल करने के लिए प्रभावी संचार आवश्यक है। यह ग्राहकों के सभी प्रश्नों (उत्पादों, सेवाओं, उपलब्धता, मूल्य, गुणवत्ता, विविधता आदि के बारे में) को स्पष्ट करता है और उन्हें खुश और संतुष्ट करता है।
10. विभिन्न समस्याओं का हल:
असंख्य समस्याएं (जैसे कि गपशप, अफवाहें, संघर्ष, कर्मचारियों, प्रबंधकों आदि के बीच अविश्वास) खराब संचार या संचार न होने के कारण एक व्यावसायिक संगठन में फसल होती हैं। प्रभावी संचार से समस्याओं को आसानी से हल किया जा सकता है। यह प्रबंधकों और कर्मचारियों के बीच एक कड़ी स्थापित करता है। उनके बीच के संबंध को कम किया जाता है और विभिन्न समस्याओं और शिकायतों को दूर किया जाता है।