वैधानिक और वार्षिक आम बैठक में सचिव का कर्तव्य
वैधानिक और वार्षिक आम बैठक में सचिव के कर्तव्य के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।
सांविधिक बैठक में सचिव का कर्तव्य:
सांविधिक बैठक में सचिव के कर्तव्य को बैठक से पहले, बैठक में और बैठक के बाद अपने कर्तव्य के संदर्भ में चर्चा की जा सकती है।
बैठक से पहले ए:
1. वैधानिक रूप के अनुसार नोटिस को ध्यान से प्रारूपित करने और उसे जारी करने के लिए।
2. वैधानिक रिपोर्ट तैयार करना और निदेशकों का अनुमोदन प्राप्त करना।
3. वैधानिक रिपोर्ट तैयार करने और बैठक से कम से कम 21 दिन पहले कंपनी के प्रत्येक सदस्य को उसी को अग्रेषित करना।
4. लेखा परीक्षकों का प्रमाण पत्र प्राप्त करना।
5. रजिस्ट्रार के साथ वैधानिक रिपोर्ट की एक प्रति दाखिल करने के लिए।
6. उनके नाम, पते और व्यवसायों को दिखाने वाले सदस्यों की सूची तैयार करने और उनमें से प्रत्येक के पास शेयरों की संख्या।
बैठक में बी:
1. उसे सदस्यों को प्राप्त करना है और देखना है कि कोई भी अनधिकृत व्यक्ति बैठक में प्रवेश न करे।
2. उसे यह देखना है कि सदस्यों का उपस्थिति रजिस्टर उनके द्वारा ठीक से हस्ताक्षरित है।
3. उसे देखना होगा कि उचित कार्य रिकॉर्ड किए गए हैं।
4. उन्हें सभापति को बैठक आयोजित करने में मदद करनी चाहिए।
5. यदि अध्यक्ष पूछता है, तो वह आवश्यक जानकारी और दस्तावेजों की आपूर्ति करेगा।
6. वह बैठक की कार्यवाही पर ध्यान देगा।
7. वह बैठक और संवैधानिक रिपोर्ट बुलाने वाले नोटिस को पढ़ने के लिए है।
सी। बैठक के बाद:
1. वह मिनट तैयार करने और चेयरमैन द्वारा हस्ताक्षरित मिनट प्राप्त करने के लिए है।
2. वह बैठक में पारित प्रस्तावों को निष्पादित करने के लिए है।
3. वह रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज को संकल्प की एक प्रति दाखिल करना है।
वार्षिक आम बैठक में सचिव का कर्तव्य:
बैठक से पहले ए:
1. उसे यह देखना है कि वार्षिक लेखा अधिनियम के प्रावधानों के अनुसार तैयार किए गए हैं और कंपनी के लेखा परीक्षकों द्वारा विधिवत लेखा परीक्षित और प्रमाणित हैं।
2. वह वार्षिक आम बैठक से ठीक पहले आयोजित बोर्ड बैठक के अध्यक्ष और परामर्श के साथ एजेंडा तैयार करने के लिए है।
3. उन्हें अध्यक्ष के परामर्श से निदेशकों की वार्षिक रिपोर्ट तैयार करनी है।
4. उसे आवश्यक प्रपत्रों के साथ सभी सदस्यों को वार्षिक आम बैठक की सूचना भेजनी है।
5. वह सभापति के परामर्श से अध्यक्ष के भाषण को तैयार करना है।
6. वह तय समय से पहले प्राप्त सभी प्रॉक्सी को प्राप्त करना, जांचना, गिनना और पंजीकृत करना है।
7. वह शेयर ट्रांसफर रजिस्टर को बंद करने और लाभांश सूची और वारंट तैयार करने के लिए है।
बैठक में बी:
1. उसे यह देखना है कि कोई भी अनधिकृत व्यक्ति सामान्य बैठक में प्रवेश न करे।
2. वह सभापति को यह पता लगाने में मदद करने के लिए है कि कोई कोरम मौजूद है या नहीं।
3. उसे बैठक बुलाने वाले नोटिस को पढ़ना है।
4. वह आवश्यक सूचनाओं की आपूर्ति करके अध्यक्ष की सहायता करना है।
5. वह सभापति को बैठक आयोजित करने में मदद करना है।
6. उसे कार्यवाही के नोट्स लेने हैं।
सी। बैठक के बाद:
1. वह मिनट तैयार करना है और इसे अध्यक्ष द्वारा हस्ताक्षरित करना है।
2. वह बैठक में पारित निर्णयों और प्रस्तावों को निष्पादित करने के लिए है।
3. उसे रजिस्ट्रार के साथ आवश्यक दस्तावेज दाखिल करना है।
4. वह बैठक में पारित किए गए ज्ञापन या एसोसिएशन के लेखों में किए गए परिवर्तनों को, यदि कोई हो, सम्मिलित करना है।
