एक कंपनी सचिव के कर्तव्य: कारक और वर्गीकरण

कंपनी सचिव के कर्तव्यों के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. कर्तव्य का निर्धारण करने वाले कारक 2. कर्तव्यों का वर्गीकरण।

कर्तव्यों के विस्तार का निर्धारण करने वाले कारक:

कंपनी सेक्रेटरी के कर्तव्य या कार्य बहुपक्षीय या कई और विविध होते हैं। कर्तव्य अधिकारों से उत्पन्न होते हैं। यह कंपनी सचिव के लिए सही है। उनके कर्तव्यों का निर्धारण उनकी स्थिति के अनुसार आंशिक रूप से कंपनी अधिनियम में परिभाषा और विभिन्न खंडों में किया गया है। अधिनियम, हालांकि, कंपनी सचिव के कर्तव्यों का व्यवस्थित वर्णन नहीं करता है।

जैसा कि एक कंपनी सचिव एक अनुबंध द्वारा नियुक्त किया जाता है, अनुबंध के संदर्भ में उसके कर्तव्यों की व्यापक रूपरेखा भी इंगित की जाती है। आम तौर पर, नियुक्ति कंपनी के निदेशक मंडल द्वारा प्राधिकरण और जिम्मेदारी के साथ बड़ी संख्या में कर्तव्यों को उसे सौंप दिया जाता है। जाहिर है कि एक बड़े आकार की कंपनी के सचिव के कर्तव्य छोटे आकार की कंपनी की तुलना में अधिक और अधिक जटिल होते हैं।

दूसरी ओर, एक बड़े आकार की कंपनी में कई अन्य अधिकारियों को सचिव की सहायता के लिए नियुक्त किया जा सकता है। संक्षेप में, उनके कर्तव्यों को कंपनी के आकार द्वारा वातानुकूलित किया जाता है।

यहां तक ​​कि कर्तव्यों में कंपनी से लेकर बड़े आकार की कंपनी तक का ध्यान रखना पड़ सकता है:

(ए) क्या कंपनी बारीकी से आयोजित की जाती है या व्यापक रूप से आयोजित की जाती है और

(ख) क्या कंपनी के शेयर किसी मान्यता प्राप्त स्टॉक एक्सचेंज में सूचीबद्ध हैं या नहीं।

जो भी कर्तव्यों की सीमा हो सकती है, यह ध्यान दिया जाएगा कि कंपनी सचिव के कर्तव्यों के दो अलग-अलग पहलू हैं:

(ए) एक सचिव के रूप में कर्तव्य और

(बी) कंपनी और संबद्ध कानून के प्रावधानों द्वारा योग्य कर्तव्य।

तदनुसार, कंपनी सचिव के विभिन्न प्रकारों को एक वर्गीकृत तरीके से नीचे संक्षेप में प्रस्तुत किया गया है:

कर्तव्यों का वर्गीकरण:

कंपनी सचिव के कर्तव्यों को गैर-सांविधिक और सांविधिक के रूप में वर्गीकृत किया जाता है।

(ए) गैर-सांविधिक:

एक सचिव के रूप में, एक कंपनी सचिव के पास सभी कर्तव्य होते हैं जो एक सचिव के पास होना चाहिए। इस तरह के कर्तव्यों को गैर-वैधानिक और अक्सर कंपनी के सचिव के दिनचर्या और कार्यकारी कर्तव्यों के रूप में वर्णित किया जाता है।

वे तीन प्रकार के होते हैं:

(1) कार्यालय कार्यकारी के रूप में कर्तव्य:

एक कंपनी सचिव आम तौर पर कार्यालय में मुख्य कार्यकारी होता है, जिसके पास कंपनी के कार्यालय के सभी विभागों के कार्यों-पत्राचार, खातों, रिकॉर्ड, जनसंपर्क आदि पर सामान्य पर्यवेक्षण और नियंत्रण होता है।

वह कार्यालय कर्मचारियों के साथ-साथ कार्यालय अनुशासन के प्रदर्शन के मानक को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार है। उसे विभिन्न विभागों के कार्यों में समन्वय करना होगा। कुछ कंपनियों में सचिव को खरीद और कार्मिक प्रबंधन भी सौंपा जाता है। उन्हें कंपनी का प्रधान अधिकारी बताया गया है।

(2) संपर्क अधिकारी के रूप में कर्तव्य:

एक कंपनी सचिव को एक हाथ में कंपनी और सदस्यों के बीच संपर्क बनाए रखना होता है, कंपनी से जुड़े लोग (जैसे ग्राहक, देनदार, लेनदार आदि) और दूसरी तरफ बड़े पैमाने पर जनता।

जब भी कोई भी, चाहे वह कंपनी के लिए ज्ञात या अज्ञात हो, कंपनी के साथ संवाद करना चाहता है, वह या तो पत्राचार के माध्यम से संबोधित करता है या सीधे सचिव से मिलता है। व्यावहारिक रूप से, सचिव उस कंपनी के निदेशकों के एजेंट के रूप में कार्य करता है जो एजेंट या कंपनी स्वयं हैं। निदेशक मंडल उद्देश्य के लिए सचिव पर विशेष अधिकार प्रदान करता है।

(3) सलाहकार के रूप में कर्तव्य:

एक कंपनी सचिव को कंपनी के प्रशासन से संबंधित विभिन्न मामलों में निदेशक मंडल को सलाह देना पड़ता है और विशेष रूप से प्रशासन के लिए वांछित कानूनी औपचारिकताओं के लिए। सलाहकार के रूप में एक कंपनी सचिव के कर्तव्यों का विशेष महत्व है क्योंकि वे ज्यादातर कानूनी औपचारिकताओं से संबंधित हैं।

(बी) वैधानिक:

एक कंपनी एक 'बॉडी कॉर्पोरेट' है, जो कानून का निर्माण है। कंपनी अधिनियम इसके गठन, इसकी निरंतरता और इसके समापन के लिए विस्तृत औपचारिकताएं प्रदान करता है। कंपनी सचिव को अपने विशिष्ट ज्ञान, योग्यता और अनुभव के आधार पर हर चरण में एक कंपनी की सहायता करनी होती है। कंपनी सचिव के ऐसे कर्तव्यों को वैधानिक कर्तव्य कहा जाता है।

इन्हें रूटीन ड्यूटी भी कहा जा सकता है क्योंकि एक कंपनी मुख्य रूप से इस उद्देश्य के लिए एक सचिव नियुक्त करती है। अन्य अधिनियम, कंपनी अधिनियम के अलावा, जैसे स्टाम्प अधिनियम, पंजीकरण अधिनियम, आयकर अधिनियम आदि भी चित्र में आते हैं। लेकिन ये क़ानून अन्य प्रकार के संगठनों के लिए भी आवश्यक हैं और किसी कंपनी के लिए आवश्यक नहीं हैं।

कंपनी सचिव के सांविधिक कर्तव्य निम्नलिखित तरीके से उप-विभाजित किए जा सकते हैं:

(ए) निगमन से पहले:

निगमन से पहले, व्यक्तियों के एक समूह, पहले सदस्यों या एक प्रस्तावित कंपनी के प्रमोटरों को कुछ विविध और जटिल औपचारिकताओं से गुजरना पड़ता है। इस उद्देश्य के लिए या तो वे एक वकील की मदद ले सकते हैं या वे इस उद्देश्य के साथ आवश्यक योग्यता के साथ एक सचिव की नियुक्ति करते हैं कि एक ही व्यक्ति को औपचारिक रूप से कंपनी के सचिव के रूप में शामिल किया जाएगा।

निगमन से पहले या निगमन के लिए, एक कंपनी सचिव को प्रमोटरों को निम्नलिखित तरीके से सहायता करनी होगी:

(ए) उस राज्य की कंपनियों के रजिस्ट्रार के साथ संपर्क बनाए रखने के लिए, विशेष रूप से पहले यह पता लगाने के लिए कि कंपनी का प्रस्तावित नाम उपलब्ध है या नहीं।

(ख) कंपनी अधिनियम की आवश्यकताओं के अनुसार आवश्यक दस्तावेजों का मसौदा तैयार करना। ऐसे दस्तावेज हैं: मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन, आर्टिकल्स ऑफ एसोसिएशन और प्रॉस्पेक्टस। तीसरे दस्तावेज़ को व्यापक रूप से आयोजित सार्वजनिक कंपनी के लिए आवश्यक है और वास्तव में निगमन के बाद।

कंपनी अधिनियम दस्तावेजों के प्रारूपण के लिए मॉडल प्रदान करता है:

(i) तालिका A- शेयरों द्वारा सीमित कंपनी के लेख के लिए एक मॉडल,

(ii) टेबल बी- शेयरों द्वारा सीमित कंपनी के ज्ञापन के लिए एक मॉडल,

(iii) टेबल सी — मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन और आर्टिकल एसोसिएशन ऑफ एसोसिएशन द्वारा गारंटी के लिए सीमित एक मॉडल,

(iv) टेबल डी- शेयर पूंजी होने की गारंटी द्वारा सीमित कंपनी के ज्ञापन एसोसिएशन और एसोसिएशन ऑफ एसोसिएशन के मॉडल,

(v) टेबल ई — एक मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन और आर्टिकल ऑफ एसोसिएशन फॉर अनलिमिटेड लायबिलिटी वाली कंपनी के लिए एक मॉडल। (तालिका ए से ई अधिनियम की अनुसूची I से संबंधित है),

(vi) अनुसूची II- प्रॉस्पेक्टस का एक मॉडल।

इन सभी दस्तावेजों को क्रमबद्ध रूप से क्रमांकित प्रत्येक पैराग्राफ के साथ मुद्रित और परिचालित करना होगा। एसोसिएशन के ज्ञापन और लेख के प्रवर्तकों द्वारा और एक गवाह द्वारा हस्ताक्षर किए जाएंगे। प्रास्पेक्टस पर निदेशकों और एक 'विशेषज्ञ' (किसी भी भरोसेमंद व्यक्ति) द्वारा हस्ताक्षर किए जाएंगे।

(ग) कंपनी के पंजीकरण के लिए आवश्यक पंजीकरण शुल्क और दस्तावेजों के लिए शुल्क जमा करने के लिए, रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज के साथ, मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन की एक प्रति और एसोसिएशन के लेख की एक प्रति, आवश्यक टिकटों के साथ चिपका दिया गया है।

(घ) सार्वजनिक कंपनी के निगमन के समय आवश्यक अन्य विवरणों को रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज के पास दाखिल करना, जैसे:

(i) कंपनी के पहले निदेशकों की सूची;

(ii) प्रत्येक निर्देशक से निर्देशक के रूप में कार्य करने के लिए सहमति पत्र;

(iii) प्रबंध निदेशक की नियुक्ति की शर्तों की एक प्रति, यदि कोई हो;

(iv) प्रत्येक निदेशक से, योग्यता शेयरों को लेने के लिए, यदि कोई हो, तो सहमति पत्र।

(() रजिस्ट्रार के साथ कंपनी के पंजीकृत कार्यालय का वास्तविक पता दर्ज करना। (यह पंजीकरण की तारीख से 30 दिनों के भीतर किया जा सकता है।)

(च) प्रमोटरों की सभी बैठकों में भाग लेना और बैठकों की व्यवस्था और संचालन में उनकी सहायता करना।

(छ) कंपनी की ओर से प्रारंभिक अनुबंधों में प्रवेश करने के लिए प्रवर्तकों की सहायता करना, फिर भी शामिल किया जाना।

(बी) निगमन के बाद:

एक कंपनी को शामिल करने के बाद, इसके सचिव के पास प्रदर्शन करने के लिए कई प्रकार के कर्तव्य हैं। इस तरह के कर्तव्यों का एक और वर्गीकृत तरीके से अध्ययन किया जा सकता है।

(1) निगमन के तुरंत बाद:

कंपनियों के रजिस्ट्रार से निगमन का प्रमाण पत्र प्राप्त करने के तुरंत बाद, कंपनी सचिव को निम्नलिखित कार्य करने होते हैं:

(ए) विभिन्न प्रारंभिक औपचारिकताओं के लिए कंपनी के निदेशक मंडल की पहली बैठक की व्यवस्था करना, जिसमें पूर्वव्यापी प्रभाव के साथ उनकी औपचारिक नियुक्ति भी शामिल है (यानी, प्रमोटरों द्वारा उनकी नियुक्ति की तारीख के बाद से), शेयर प्रमाण पत्र के अनुमोदन को अंतिम रूप देना। प्रॉस्पेक्टस (व्यापक रूप से आयोजित सार्वजनिक कंपनी के मामले में), बैंकरों की नियुक्ति, पहले लेखा परीक्षक आदि।

(b) कंपनी के रजिस्ट्रार के पास, एक नज़दीकी रूप से रखी हुई सार्वजनिक कंपनी के मामले में, प्रॉस्पेक्टस के बदले में, शेयर आवंटन को दिखाने के लिए, कम से कम 3 दिन पहले आबंटन के साथ फाइल करने के लिए।

(ग) व्यापक रूप से आयोजित सार्वजनिक कंपनी, प्रॉस्पेक्टस की एक प्रति और प्रोस्पेक्टस के मुद्दे को जनता के लिए व्यवस्थित करने के लिए रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज के साथ फाइल करना।

(घ) पूंजीगत मुद्दों के नियंत्रक की अनुमति प्राप्त करने के लिए, केंद्र सरकार के अधीन एक अधिकारी, अगर शेयरों या डिबेंचर का कुल अंक रु। 50 लाख।

(ई) शेयर-दलालों, अंडरराइटर, वित्तीय संस्थानों आदि के साथ व्यवस्था करने के लिए, यदि कोई हो, शेयरों के विपणन के लिए और कंपनी द्वारा ऐसा तय किए जाने पर शेयरों की सूची के लिए किसी मान्यता प्राप्त स्टॉक एक्सचेंज को आवेदन करना।

(च) शेयरधारकों से प्राप्त करने के लिए प्रीमियम के साथ या उसके बिना, आवेदन धन के साथ आवेदन साझा करते हैं, और ऐसी प्राप्तियों का विस्तृत और कालानुक्रमिक रिकॉर्ड बनाते हैं।

(छ) कंपनियों के रजिस्ट्रार को सूचित करने के लिए, व्यवसाय के लिए प्रमाण पत्र प्राप्त करने के लिए (एक सार्वजनिक कंपनी के लिए आवश्यक), तथ्य यह है कि न्यूनतम सदस्यता उठाया गया है और (ii) निदेशकों ने उनके लिए भुगतान किया है शेयरों।

(ज) शेयरों के आवंटन के लिए व्यवस्था करना और शेयर प्रमाणपत्र जारी करना और सदस्यों के विवरण और उनके शेयर होल्डिंग्स से संबंधित रजिस्टर तैयार करना।

(i) एक सार्वजनिक कंपनी के मामले में वैधानिक बैठक के कारोबार शुरू करने की तारीख से एक महीने के बाद और बाद में छह महीने की व्यवस्था करने के लिए नहीं।

(2) किसी कंपनी का नियमित कामकाज:

एक बार सभी प्रारंभिक कार्य समाप्त हो जाने के बाद, एक कंपनी को अपने नियमित कार्यों को एक चिंता का विषय बनाना होगा।

कंपनी सचिव के इस संबंध में निम्नलिखित कर्तव्य हैं:

(ए) सदस्यों के रजिस्टर को बनाए रखने के लिए समय-समय पर सभी आवश्यक बदलाव करते हुए स्थानांतरण, पारेषण, जब्ती, आत्मसमर्पण या शेयरों के ताजा मुद्दे से उत्पन्न होता है।

(ख) हस्तांतरण या विनिमय के शेयरों के साथ-साथ शेयरों में कॉल करने, अधिकार शेयर या बोनस शेयर जारी करने और शेयर प्रमाणपत्र जारी करने और वारंट, यदि कोई हो, के हस्तांतरण के संबंध में निदेशक मंडल की सहायता करने के लिए।

(ग) कंपनी द्वारा नियुक्त समितियों या उप-समितियों के सदस्यों के निदेशक मंडल की बैठकों की व्यवस्था करने के लिए और निर्धारित समय पर और कंपनी अधिनियम में दिए गए नियमित अंतराल पर।

(घ) बैठकों के लिए मसौदा तैयार करने और नोटिस जारी करने, चर्चाओं और कार्यवाही पर नोट्स लेने के लिए, मिनट लिखने और उन्हें पुष्टि करने और परिचालित करने के लिए, मतगणना में प्रत्येक बैठक के अध्यक्ष की मदद करने और परिणाम घोषित करने के लिए, बैठकों में उपस्थिति दर्ज करने के लिए, परदे के पीछे से निपटने के लिए और सभी प्रकार की बैठकों से संबंधित इस तरह के अन्य कार्यों को करने के लिए।

(ई) निर्धारित फाइलिंग फीस के साथ कंपनियों के रजिस्ट्रार के पास दाखिल करने के लिए और निर्धारित समय के भीतर,

(i) प्रत्येक वित्तीय वर्ष की समाप्ति के बाद अंकेक्षित अंतिम खातों और वार्षिक रिटर्न की प्रतियां,

(ii) कुछ विशिष्ट प्रस्तावों की प्रतियां,

(iii) शेयरों के आवंटन पर वापसी,

(iv) विभिन्न कथन इत्यादि।

(च) सभी सांविधिक पुस्तकों को तैयार करना और संरक्षित करना, जैसे रजिस्टर ऑफ मेंबर्स, मिनट बुक्स इत्यादि।

(छ) कंपनी के कॉमन सील के सभी प्रासंगिक दस्तावेजों को संरक्षित और संरक्षित करना। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण कार्य है क्योंकि किसी कंपनी के पास अपने नाम की एक आम मुहर होनी चाहिए जिसका उपयोग कानूनी दस्तावेजों पर बहुत सावधानी से किया जाना चाहिए।

यदि कोई कंपनी भारत के बाहर कारोबार करती है, तो यह लेखों द्वारा अधिकृत होने पर, भारत के बाहर इस्तेमाल होने वाली आधिकारिक मुहर हो सकती है और यह सील मौजूदा आम मुहर की एक सच्ची प्रतिलिपि होनी चाहिए।

(ज) अपने कानूनी दायित्वों के निदेशकों को अवगत कराना और उन्हें याद दिलाना और ऐसे दायित्वों का निर्वहन करना।

(i) कंपनी के सदस्यों को वैधानिक पुस्तकों का निरीक्षण करने और उसकी प्रति लेने और सदस्यों को सभी आवश्यक संचार करने की अनुमति देने के लिए।

(j) आवश्यकता पड़ने पर केंद्र सरकार, कंपनी रजिस्ट्रार, कंपनी कानून- बोर्ड, न्यायालय आदि के आदेशों और निर्देशों को निष्पादित करने के लिए।

(k) यह देखने के लिए कि कंपनी के खातों को अधिनियम द्वारा वांछित के रूप में तैयार और रखरखाव और ऑडिट किया गया है।

(l) यह देखने के लिए कि लाभांश का भुगतान किया जाता है (लाभांश वारंटों को हटाकर), घोषणा की तारीख से 42 दिनों के भीतर शेयरधारकों को और अवैतनिक लाभांश केंद्र सरकार के सामान्य राजस्व खाते में, तीन साल के बाद स्थानांतरित किया जाता है।

(3) किसी भी व्यवस्था के समय (कंपनी में किसी अन्य कंपनी द्वारा समझौता, समामेलन या पुनर्निर्माण या टेक-ओवर बोली) के रूप में कंपनी द्वारा स्वयं या सदस्यों या लेनदारों द्वारा न्यायालय के लिए आवेदन किए जाने पर, सचिव के पास विस्तृत कर्तव्य होते हैं। रिकॉर्ड और बयान तैयार करने के लिए, कोर्ट के निर्देशानुसार बैठकें आयोजित करना, परिपत्र बनाना आदि।

(4) समापन के समय:

जब कोई कंपनी अपने लेनदारों को भुगतान करने में असमर्थ हो या जब कोई कंपनी कानूनी प्रावधानों का उल्लंघन करती हो या ऐसी अन्य परिस्थितियों में, जैसा कि कंपनी अधिनियम में प्रदान किया गया हो, तो कोई कंपनी सदस्यों द्वारा या कानूनी मजबूरी के तहत स्वैच्छिक रूप से घायल हो सकती है।

अधिनियम यह भी प्रदान करता है कि सचिव, कंपनी के एक अधिकारी के रूप में, आधिकारिक परिसमापक की सहायता करने और न्यायालय के आदेशों को पूरा करने के लिए कानूनी दायित्व है, यदि कोई हो, तो समापन की प्रक्रिया में।

उसे परिस्थितियों में आवश्यकतानुसार निदेशक मंडल की सहायता भी करनी होगी और सदस्यों, लेनदारों, अंशदानों, रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज और संबंधित अन्य लोगों के साथ संपर्क बनाए रखना होगा। उसे उपयुक्त अधिकारियों को आवश्यक रिटर्न और विवरण प्रस्तुत करने होंगे।