नोटिस, परिपत्र, मिनट और प्रस्तावों का मसौदा तैयार करना
नोटिस, परिपत्र और प्रस्तावों के प्रारूपण के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।
सूचना:
बैठक में भाग लेने के हकदार व्यक्तियों को उचित समय में बैठक के समय, स्थान, तिथि और व्यवसाय के बारे में सूचित किया जाना चाहिए।
बैठक के समय, स्थान, तिथि और व्यवसाय के बारे में बैठक में भाग लेने के हकदार व्यक्तियों को सूचित करने वाले संचार को 'नोटिस' कहा जाता है।
बैठक को वैध बनाने के लिए, नोटिस को बैठक में भाग लेने के हकदार सभी व्यक्तियों को सही माध्यम से सही व्यक्ति द्वारा सेवा दी जानी चाहिए। आमतौर पर, नोटिस का मसौदा तैयार किया जाता है और कंपनी के निदेशक के निर्देश के तहत सचिव द्वारा जारी किया जाता है। एक नोटिस, वैध होने के लिए, उचित प्राधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।
बैठक के अपेक्षित को निम्नलिखित वर्गों में वर्गीकृत किया जा सकता है:
1. नोटिस में बैठक की सही तारीख, समय और स्थान निर्दिष्ट होना चाहिए।
2. नोटिस को बैठक में लेन-देन किए जाने के लिए व्यवसाय की प्रकृति के बारे में बताना होगा। नोटिस में एक पूरा एजेंडा जोड़ा गया है।
3. बैठक में भाग लेने के हकदार सभी सदस्यों को नोटिस दिया जाना चाहिए।
4. नोटिस स्पष्ट और बिना शर्त होना चाहिए।
5. संगठन के नियमों के अनुसार नोटिस की उचित लंबाई दी जानी चाहिए।
पूर्ण एजेंडा के साथ कंपनी की पहली बोर्ड बैठक की सूचना।
भारतीय राष्ट्रीय प्रकाशन कंपनी
1 कॉलेज स्ट्रीट, कलकत्ता 13
दिनांक 1 जुलाई 1999।
सूचना:
यह सूचित करना है कि कंपनी के निदेशक मंडल की पहली बैठक कलकत्ता 13, मंगलवार 22 जुलाई 1999 को 3. कॉलेज में 1 कॉलेज स्ट्रीट में अपने पंजीकृत कार्यालय में होगी
आपकी उपस्थिति का आग्रह किया जाता है।
डी। रॉय
निदेशक
एजेंडा:
1. चेयरमैन का चुनाव।
2. एसोसिएशन के ज्ञापन को अपनाना, एसोसिएशन के लेख और कंपनी के निगमन का प्रमाण पत्र।
3. कंपनी के पहले निदेशकों की नियुक्ति।
4. बोर्ड के अध्यक्ष की नियुक्ति।
5. प्रबंध निदेशक की नियुक्ति।
6. भूतलक्षी प्रभाव से सचिव की नियुक्ति।
7. कंपनी और लेखा परीक्षकों के बैंकरों की नियुक्ति।
8. अगली बोर्ड बैठक की तारीख का निर्धारण।
9. कोई अन्य व्यवसाय।
चिनसुराह कोऑपरेटिव क्रेडिट सोसाइटी की वार्षिक आम बैठक के लिए नोटिस
चिनसुराह कोऑपरेटिव क्रेडिट सोसाइटी लि।
पंजीकृत। कार्यालय: 6 नेताजी सुभाष रोड
पीओ चिनसुराह, जिला। हुगली, 712103
नोटिस
पहली जुलाई 1992
सूचना यहाँ दी गई है कि सोसायटी की 10 वीं वार्षिक आम बैठक 20 जुलाई 1992 को अपराह्न 3 बजे होगी। निम्नलिखित व्यवसाय को लेन-देन करने के लिए 6 नेताजी सुभाष रोड, चिनसुराह में सचिव के पंजीकृत कार्यालय में अपराह्न 3. बजे आयोजित किया जाएगा।
एसएन सेन
सचिव
एजेंडा:
1. पिछली बैठक की कार्यवाही की पुष्टि करने के लिए।
2. सचिव की रिपोर्ट को अपनाने पर विचार करना।
3. 31 मार्च 1992 को समाप्त वर्ष के अंकेक्षित लेखा को अपनाने पर विचार करना।
4. लाभांश घोषित करने के प्रश्न पर विचार करने के लिए।
5. निदेशकों का चुनाव करना।
6. 1992-93 के बजट को अपनाना।
7. सोसायटी की उधार लेने की शक्ति को ठीक करना।
8. चेयर की अनुमति से किसी अन्य व्यवसाय पर विचार करना।
बोर्ड बैठक की सूचना पहले के अलावा अन्य
रॉयचौधरी केमिकल्स लि।
पंजीकृत। कार्यालय, 10 नेताजी सुभाष रोड
कलकत्ता 700 001
2 फरवरी 1995
सेवा मेरे
एम ..
निदेशक
पता ..................
श्रीमान,
रॉयचौधरी केमिकल्स लिमिटेड के निदेशक मंडल की 11 वीं बैठक कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में 10 नेताजी सुभाष रोड पर आयोजित की जाएगी। कलकत्ता 700001, सोमवार, 25 फरवरी 1995 को दोपहर 3 बजे
आपकी उपस्थिति का आग्रह किया जाता है।
आपका आभारी
तपन रायचौधरी
सचिव
एजेंडा:
1. 10 वीं बोर्ड बैठक के कार्यवृत्त की पुष्टि।
2. शेयर हस्तांतरण की स्वीकृति।
3. वित्तीय विवरणों का उत्पादन और अंतरिम लाभांश की घोषणा।
4. भुवनेश्वर में एक नई शाखा खोलने पर विचार। -
5. अगली बोर्ड बैठक की तारीख का निर्धारण।
6. चेयर की अनुमति से कोई अन्य व्यवसाय।
एक सार्वजनिक कंपनी की सांविधिक बैठक की सूचना
राज और राज कं लिमिटेड
पंजीकृत। कार्यालय, 2 नेताजी सुभाष रोड
कलकत्ता 700 001
1 फरवरी 1998
नोटिस
कंपनी अधिनियम, 1965 की धारा 165 के तहत, सूचना यहाँ दी गई है कि कंपनी की सांविधिक बैठक सोमवार 1 मार्च 1998 को दोपहर 3 बजे कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में आयोजित की जाएगी।
वैधानिक रिपोर्ट की एक प्रति उसके साथ संलग्न है।
बोर्ड की आज्ञानुसार
बी दास
सचिव
एजेंडा:
1. वैधानिक रिपोर्ट पर विचार और अपनाना।
2. सदस्यों की सूची का निरीक्षण।
3. कंपनी के गठन से संबंधित किसी भी मामले पर चर्चा।
ध्यान दें:
एक सदस्य उपस्थित होने और मतदान करने का हकदार होता है, केवल स्वयं के बजाय मतदान के मामले में उपस्थित होने और मतदान करने के लिए एक प्रॉक्सी को नियुक्त करने का हकदार है और प्रॉक्सी को कंपनी का सदस्य होने की आवश्यकता है।
एक प्रॉक्सी प्रपत्र संलग्न है।
परिपत्र:
एक परिपत्र को प्रारूपित कैसे किया जाता है :
बड़ी संख्या में ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं को एक ही संदेश देने के लिए परिपत्र पत्रों का उपयोग किया जाता है। यदि वे एक आकर्षक शैली में और दिलचस्प तरीके से लिखे गए हैं, तो यह व्यावसायिक संचार के लिए प्रभावी होगा।
जब कोई व्यवसाय-व्यक्ति किसी कारण या अभियान के लिए प्रचार करना चाहता है, तो वे परिपत्र पत्र के लिए जाते हैं। ऐसे पत्रों के माध्यम से पाठकों को फर्म के बारे में तथ्यों और आंकड़ों के साथ प्रदान किया जाता है। परिपत्र पत्र का उद्देश्य सामग्री में रुचि पैदा करना है और इस तरह पाठकों का विश्वास जीतना है।
परिपत्र पत्र का उपयोग आम तौर पर एक नई शाखा खोलने, परिसर के परिवर्तन, एक नए लेख, बिक्री में कमी, प्रवेश, सेवानिवृत्ति और एक साथी की मृत्यु और फर्म के संविधान में बदलाव के लिए किया जाता है।
एक परिपत्र का मसौदा तैयार करते समय निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:
1. परिपत्र पत्र को ध्यान से प्रारूपित किया जाना चाहिए।
2. उन्हें जानकारीपूर्ण होना चाहिए।
3. उन्हें अस्पष्ट नहीं होना चाहिए।
4. परिपत्र स्वर में विनम्र होना चाहिए और रूप में प्रसन्न होना चाहिए।
5. एक परिपत्र पत्र का मसौदा तैयार करते समय उसी के उद्देश्य को ध्यान में रखा जाना चाहिए।
6. परिपत्र पत्र संक्षिप्त होना चाहिए।
उद्देश्य:
परिपत्र पत्र कई उद्देश्यों के लिए जारी किए जाते हैं।
आम तौर पर, एक परिपत्र पत्र निम्नलिखित प्रकार की जानकारी देता है:
1. किसी व्यवसाय की स्थापना या हस्तांतरण।
2. एक नई शाखा का उद्घाटन।
3. परिसर का परिवर्तन।
4. किसी व्यवसाय को लेना या किसी व्यवसाय को बंद करना।
5. व्यापार का विघटन या समामेलन।
6. एक महत्वपूर्ण कर्मचारी की नियुक्ति, निर्वहन या सेवानिवृत्ति।
7. साथी का प्रवेश या मृत्यु।
8. बोनस शेयर जारी करना।
9. शेयरधारकों को सही शेयरों की पेशकश।
पूजा उत्सव के आगमन से पहले ग्राहकों को स्टॉक की एक शानदार निकासी बिक्री की सूचना देने वाला एक परिपत्र ड्राफ्ट करें।
द सिटी जनरल स्टोर्स
1 सितंबर 1998
श्रीमान,
पूजा उत्सव की पूर्व संध्या पर, कई लेखों की कीमतें बढ़ जाती हैं, लेकिन हमारी दुकान पर नहीं। हमने त्योहार के आगमन से पहले हमारे शेयरों की एक शानदार निकासी बिक्री की योजना बनाई है - बस उस समय जब आप सस्ते खरीदने की इच्छा रखते हैं।
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लगभग सभी मदों के लिए ओ 50% या उससे अधिक।
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जल्दी करो! 20 सितंबर तक खुला प्रस्ताव।
आपको रु। 200 की कीमत का सामान या उससे भी ज्यादा सिर्फ सौ के लिए!
हम आपका स्वागत करते हैं कल और 12 सितंबर तक। 8. AM और 8. PM के बीच बिना काउंटर बंद किए मध्याह्न तक आप किसी भी समय अपने लिए सुविधाजनक समय चुन सकते हैं।
आपका आभारी
एन मजुमदार
निदेशक
एक नई शाखा खोलने की घोषणा करने वाले ग्राहकों और डीलरों को एक परिपत्र पत्र ड्राफ्ट करें
बाटा जूता कंपनी
23 चौरंगी रोड
कलकत्ता 700 019
परिपत्र संख्या N / B / 6 मार्च 15 1998
श्रीमान
हमें उस क्षेत्र में हमारे उत्पादों की बढ़ती मांग का सामना करने के लिए 10, जोनल सेंट्रल, दुर्गापुर, पश्चिम बंगाल में अपनी नई शाखा खोलने की घोषणा करने की खुशी है। श्री एसएम भट्टाचार्य को शाखा प्रबंधक नियुक्त किया गया है। नई शाखा 20 मार्च 1998 से परिचालन शुरू करेगी।
आपके सहयोग और संरक्षण के साथ, हम पिछले 60 वर्षों से विभिन्न प्रकार के ग्राहकों को पूरा करने के लिए विभिन्न प्रकार के जूतों की आपूर्ति करने में सक्षम हैं।
हमें उम्मीद है कि आप अपनी संरक्षकता को हमारी नई शाखा तक पहुंचाएंगे और हम आपको हर समय अपना सर्वश्रेष्ठ ध्यान देने का आश्वासन देते हैं।
आपका आभारी
एसएन बसाक
बिक्री प्रबंधक
एक नए शोरूम की घोषणा करने वाले ग्राहकों और डीलरों को एक परिपत्र पत्र ड्राफ्ट करें
खादी ग्रामोद्योग लिमिटेड
37 चित्तरंजन एवेन्यू
कलकत्ता 700 020
2 जनवरी 1998
श्रीमान
हमें अपने सेंट्रल कलकत्ता ग्राहकों की बढ़ती मांग को पूरा करने के लिए 57 कॉलेज स्ट्रीट, कलकत्ता 700013 में अपने उत्पादों के लिए एक नया शोरूम खोलने की घोषणा करने में खुशी है। 1 फरवरी 1998 को शोरूम का उद्घाटन किया जाएगा।
कॉलेज स्ट्रीट में नए शोरूम के लिए साइट उत्कृष्ट है क्योंकि यह कॉलेज स्ट्रीट क्षेत्र और उत्तरी कलकत्ता में रहने वाले ग्राहकों के लिए बहुत सुविधाजनक है।
श्री एसएम बोस, जो हमारे मुख्य शोरूम में सहायक बिक्री प्रबंधक थे, को कॉलेज स्ट्रीट शाखा में हमारे नए शोरूम का प्रबंधक नियुक्त किया गया है।
हम आशा करते हैं कि आप हमारे नए शोरूम में उसी तरह का संरक्षण देंगे जैसा आपने हमारे मुख्य स्टोरों में दिया था।
आपका आभारी
एससी पटेल
निदेशक
उत्पादों के लिए एक परिपत्र घोषणा मूल्य वृद्धि का मसौदा तैयार करें
पूर्वी व्यापारिक निगम
30 नेताजी सुभाष रोड
कलकत्ता 700001
परिपत्र संख्या आर / पी / 98 मई 15, 1998
प्रिय ग्राहको,
हमें यह सूचित करने के लिए खेद है कि कच्चे माल की उच्च लागत के कारण और मजदूरी संरचना में वृद्धि, हम अपने उत्पाद की कीमत में वृद्धि करने के लिए मजबूर हैं - विद्युत पंप - 1 जून, 1998 से 10% प्रभाव के साथ। हमारे ग्राहकों को छूट की दर होगी हालाँकि, वही रहते हैं।
आपके कारण होने वाली असुविधा को पछतावा होता है। हम उम्मीद करते हैं कि पहले की तरह आप भी उसी संरक्षण का आनंद लेंगे।
आपका आभारी
एसएम टंडन
बिक्री प्रबंधक
सोल-सेलिंग एजेंट की नियुक्ति की एक परिपत्र घोषणा की मसौदा तैयार करें
एम्पायर केमिकल कंपनी
20 पुरानी चीन बाजार स्ट्रीट
कलकत्ता 700001
परिपत्र संख्या ए / 7/98 जुलाई 20, 1998
पुन: एकमात्र-विक्रय एजेंट की नियुक्ति
श्रीमान,
हमें यह घोषणा करते हुए खुशी हो रही है कि 10 पाम एवेन्यू, कलकत्ता 700019 के मेसर्स एसबी एंटरप्राइजेज को बिहार, उड़ीसा और पश्चिम बंगाल में हमारे उत्पादों की बिक्री के लिए हमारे सोल-सेलिंग एजेंट नियुक्त किए गए हैं। ग्राहक हमारे कैटलॉग मूल्य पर सामान्य दर पर अपना स्टॉक तैयार कर लेंगे। ग्राहकों से अनुरोध है कि वे एसबी एंटरप्राइजेज के माध्यम से अपने ऑर्डर की प्रक्रिया करें।
आपका आभारी
एसएन सिंह
बिक्री प्रबंधक
एम्पायर केमिकल कंपनी
रिपोर्ट का प्रारूपण:
एक रिपोर्ट एक विशेष विषय पर तथ्यों का एक संगठित बयान है जो लेखक द्वारा उचित जांच और जांच के बाद या बिना सिफारिशों के तैयार किया गया है। एक व्यक्ति या एक समिति या बोर्ड ऑफ़ इन्क्वायरी द्वारा एक रिपोर्ट लिखी जा सकती है।
रिपोर्ट के प्रकार:
रिपोर्ट दो प्रकार की हो सकती है: साधारण और विशेष।
साधारण रिपोर्ट:
सामान्य रिपोर्टें व्यवसाय की सामान्य दिनचर्या में बताए गए अंतराल पर बनाई और प्रस्तुत की जाती हैं। आम तौर पर, उनके पास बिना किसी राय या सिफारिश के तथ्यों का एक मात्र विवरण होता है और केवल कुछ मामलों पर कुछ जानकारी देने की कोशिश करते हैं, उदाहरण के लिए, वार्षिक आम बैठक के लिए निदेशकों की रिपोर्ट। तथ्यों को आमतौर पर कालानुक्रमिक या विषय-वार बताया जाता है।
एक विशेष रिपोर्ट:
एक विशेष रिपोर्ट व्यक्ति या एक समिति द्वारा तैयार की जाती है और इसे अपेक्षित श्रेष्ठ निकाय को प्रस्तुत किया जाता है। इसमें लेखक या उन तथ्यों से समर्थित लेखकों की सिफारिशें शामिल हैं जिन पर सिफारिशें आधारित हैं।
रिपोर्ट औपचारिक और अनौपचारिक भी हो सकती है। एक कार्यालय या कंपनी की आवश्यकताओं के अनुसार एक औपचारिक रिपोर्ट बनाई जाती है। यह आमतौर पर एक निर्धारित फॉर्म और स्थापित प्रक्रिया का अनुसरण करता है।
दूसरी ओर, एक अनौपचारिक रिपोर्ट वह है, जो किसी निर्धारित प्रपत्र या प्रक्रिया का पालन नहीं करती है। यह आमतौर पर एक व्यक्तिगत पत्र के रूप में लिखा जाता है, इसमें कोई औपचारिक प्रक्रिया शामिल नहीं है।
किसी कंपनी की औपचारिक रिपोर्ट दो प्रकार की होती है — वैधानिक रिपोर्ट और गैर-सांविधिक रिपोर्ट।
वैधानिक रिपोर्ट वे रिपोर्टें हैं जिन्हें कानून द्वारा निर्धारित प्रक्रिया के अनुसार तैयार और प्रस्तुत किया जाना है। सांविधिक रिपोर्टों में निदेशकों की वार्षिक वार्षिक बैठक की रिपोर्ट, वार्षिक विवरणी, लेखा परीक्षकों की रिपोर्ट, सचिव की रिपोर्ट आदि शामिल हैं।
गैर-सांविधिक रिपोर्ट वे रिपोर्टें हैं, जो किसी कानून के प्रावधानों के तहत आवश्यक नहीं हैं, लेकिन व्यवसाय के कुशल संचालन के लिए निदेशकों को सही निर्णय लेने में मदद करने के लिए तैयार हैं। ये रिपोर्ट सचिव या निदेशकों द्वारा स्वयं शेयरधारकों, नियोक्ताओं या समितियों को प्रस्तुत करने के लिए तैयार की जाती हैं।
कंपनियों के अलावा अन्य संगठनों के मामले में विभिन्न प्रकार की रिपोर्टें हो सकती हैं, उदाहरण के लिए, विभिन्न संगठनों के सचिवों की रिपोर्ट, दैनिक घटनाओं के समाचार पत्र की रिपोर्ट, विभिन्न संघों की स्थायी समितियों की रिपोर्ट आदि।
विशेषाधिकार रिपोर्ट:
बैठकों की रिपोर्टों में कभी-कभी ऐसे बयान शामिल हो सकते हैं जिन्हें किसी व्यक्ति द्वारा मानहानि माना जा सकता है। व्यक्तियों द्वारा दिए गए भाषणों की तरह, कुछ रिपोर्टों को कानून द्वारा 'विशेषाधिकार' प्रदान किया गया है, यानी दायित्व से परिवाद या बदनामी के लिए प्रतिरक्षा का दावा।
कानून की अदालत में कार्यवाही की रिपोर्ट, संसद की कार्यवाही की रिपोर्ट, जनसभाओं की अख़बारों की रिपोर्टें 'योग्य विशेषाधिकार' का आनंद लेती हैं, यानी उन्हें विशेषाधिकार प्राप्त हैं, बशर्ते रिपोर्ट निष्पक्ष और सटीक हों।
रिपोर्ट तैयार करना:
जैसा कि पहले ही कहा जा चुका है, रिपोर्ट लेखक की सिफारिशों के साथ या बिना कुछ निष्कर्षों के लिए तथ्यों का एक संगठित बयान है। एक रिपोर्ट का मुख्य उद्देश्य प्राप्तकर्ता को किसी विषय से संबंधित तथ्यों को जानने और कुछ निर्णयों तक पहुंचने में मदद करना है। रिपोर्ट स्पष्ट, संक्षिप्त और तथ्यात्मक होनी चाहिए और एक मान्यता प्राप्त रूप में तैयार की जानी चाहिए।
हालांकि, नियमों का एक सटीक सेट बताना मुश्किल है, जिसके लिए सभी रिपोर्टों को अनुरूप होना चाहिए। वैधानिक रिपोर्टों के मामले में कानून द्वारा प्रपत्र निर्धारित किया गया है। अन्य मामलों में मांग की प्रकृति के अनुसार रिपोर्ट की प्रकृति, लंबाई और शैली अलग-अलग होगी।
हर रिपोर्ट को इस तरह से तैयार किया जाना चाहिए कि पाठक आसानी से अंकों को समझ सके। एक रिपोर्ट के मुख्य भाग शीर्षक या शीर्षक, तिथि, पता, शरीर, अभिवादन, पूरक करीबी और हस्ताक्षर हैं। रिपोर्ट के मुख्य भाग को पैराग्राफ में विभाजित किया जाना चाहिए, प्रत्येक एक विशेष विषय के साथ काम करना चाहिए। रिपोर्ट आमतौर पर व्यक्तिगत रूप में और पहले व्यक्ति में लिखी जाती है।
निम्नलिखित प्रपत्र और व्यवस्था प्रत्येक रिपोर्ट में रखी गई है:
1. शीर्षक या शीर्षक:
हर रिपोर्ट में शीर्षक या शीर्षक होना चाहिए। यह शीर्षक पृष्ठ या आवरण पृष्ठ पर लिखा जाता है।
2. पता:
उस व्यक्ति या श्रेष्ठ निकाय का नाम जिसे रिपोर्ट प्रस्तुत की जानी है।
3. सामग्री:
यह एक रिपोर्ट में निहित अध्यायों की एक सूची है। प्रत्येक विषय का शीर्षक दिया गया है। इसमें बाड़ों की सूची भी हो सकती है।
4. रिपोर्ट का मुख्य भाग:
यह रिपोर्ट का मुख्य हिस्सा है।
रिपोर्ट के मुख्य भाग को निम्नलिखित भागों में विभाजित किया जाना चाहिए:
1। परिचय:
यह संदर्भ की शर्तों और अध्ययन के विषय से बना है। यहाँ लेखक संदर्भ की शर्तों के आलोक में उसके सामने आने वाली समस्या का विश्लेषण करता है।
2. निष्कर्ष:
इस भाग में लेखक अपने द्वारा एकत्रित तथ्यों और आंकड़ों को प्रस्तुत करता है और अपनी टिप्पणियाँ या राय जोड़ता है।
3. निष्कर्ष और सिफारिश:
रिपोर्ट के इस समापन भाग में लेखक डेटा और तथ्यों के आधार पर कुछ निष्कर्षों पर पहुंचता है। फिर वह अपने स्वयं के कुछ निश्चित सुझाव प्रस्तुत करता है। जब रिपोर्ट एक समिति द्वारा प्रस्तुत करने के लिए एक सामान्य निकाय के लिए प्रस्तुतिकरण के लिए तैयार की जाती है, तो 'गतियों' या 'प्रस्तावों' के रूप में सिफारिशें की जानी चाहिए।
4. संदर्भ और ग्रंथ सूची:
एक रिपोर्ट में सूचकांक के ठीक बाद संदर्भ और ग्रंथ सूची की सूची होनी चाहिए ताकि पाठक सूचना के स्रोतों को समझ सकें।
5. सूचकांक:
यदि रिपोर्ट ग्रंथ सूची के बाद रिपोर्ट में शामिल हो जाती है, तो रिपोर्ट की सामग्री का एक सूचकांक लंबा होता है।
6. सारांश:
जब रिपोर्ट बहुत लंबी होती है तो रिपोर्ट के निष्कर्षों और सिफारिशों का सारांश संलग्न होता है।
7. हस्ताक्षर:
प्रत्येक रिपोर्ट को व्यक्ति या समिति द्वारा दिनांकित और हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। यदि रिपोर्ट सर्वसम्मत है, तो अध्यक्ष के हस्ताक्षर करेंगे। यदि रिपोर्ट सर्वसम्मत नहीं है तो असंतोष के नोटों के साथ एक अलग अल्पसंख्यक रिपोर्ट को बहुमत रिपोर्ट के साथ प्रस्तुत किया जाना है।
रिपोर्ट लेखन के लिए दिशानिर्देश :
रिपोर्ट लेखन के संबंध में कोई कठोर और तेज़ नियम नहीं बनाए जा सकते हैं। किसी भी भाषा और शैली को रिपोर्ट लिखने में तब तक अपनाया जा सकता है जब तक वे उस मुख्य उद्देश्य की सेवा करते हैं जिसके लिए रिपोर्ट लिखी जा रही है।
हालाँकि, कुछ सामान्य सिद्धांत निर्धारित किए जा सकते हैं जो रिपोर्ट लेखक की मदद करेंगे:
1. भाषा सरल और स्पष्ट होनी चाहिए। जहाँ तक संभव हो लघु और सरल वाक्यों का प्रयोग करना चाहिए।
2. जहां तक संभव हो नकारात्मक बयानों से बचना चाहिए।
3. रिपोर्ट को कथात्मक रूप में बेहतर लिखा जाना चाहिए।
4. निष्कर्ष के समर्थन में उपयोग किया जाने वाला डेटा सटीक और विश्वसनीय होना चाहिए।
5. ऐसा कोई भी तकनीकी शब्द का प्रयोग नहीं किया जाना चाहिए जिसे लोगों द्वारा समझा नहीं गया है जिसके लिए रिपोर्ट लिखी गई है।
6. रिपोर्ट यथासंभव संक्षिप्त होनी चाहिए। पुनरावृत्ति से बचा जाना चाहिए।
किसी कंपनी के निदेशक मंडल को कार्यालय फर्नीचर, प्रपत्र और स्टेशनरी के मानकीकरण की अन्यथा या मानकीकरण के लिए प्रस्तुत करने के लिए एक रिपोर्ट तैयार करें।
ग्लैडस्टोन इंजीनियरिंग इंडस्ट्रीज लि।
सचिवीय विभाग
30 शरत बोस रोड
कलकत्ता 700 026
2 अक्टूबर 1996
सेवा मेरे
द चारिमन
निदेशक मंडल
ग्लैडस्टोन इंजीनियरिंग इंडस्ट्रीज लि।
कलकत्ता 700026
महोदय
जैसा कि आप चाहते हैं, मैंने अपने कार्यालय में कार्यालय फर्नीचर, रूपों और स्टेशनरी के मानकीकरण से प्राप्त होने वाले लाभों का एक अध्ययन किया। मैंने शहर में कई आधुनिक कार्यालयों का दौरा किया है, जहाँ इस तरह के मानकीकरण का अभ्यास किया जाता है और कई फायदे नोट किए गए हैं जिनसे मैं आपका ध्यान आकर्षित करता हूँ:
1. कार्यालय फर्नीचर के मानकीकरण से अंतरिक्ष को काफी हद तक बचाया जा सकेगा। प्रतिस्थापन आसानी से और जल्दी से किया जा सकता है। ऐसे फर्नीचर की लागत अधिक नहीं है।
2. प्रपत्रों का मानकीकरण आवश्यक है क्योंकि इससे कर्मचारियों को काम जल्दी करने में मदद मिलती है। वे एक विशेष मानक रूप में काम करने के आदी होंगे।
3. स्टेशनरी के मानकीकरण से कर्मचारियों की कार्यक्षमता भी बढ़ती है। एक विशेष प्रकार की गणना मशीन के आदी एक क्लर्क कम समय में बेहतर सेवा दे सकता है यदि उसे हमेशा उसी प्रकार की मशीन दी जाती है।
उपर्युक्त तथ्यों को ध्यान में रखते हुए, मेरा सुझाव है कि यह हमारे अपने हित में है कि हम जल्द से जल्द कार्यालय फर्नीचर, रूपों और स्टेशनरी के मानकीकरण का परिचय दें।
मैं निदेशक मंडल की मंजूरी जल्द से जल्द देने की मांग कर रहा हूं।
आपका आभारी
एके घोष
सचिव
बिक्री के हालिया रुझान और विज्ञापन अभियान के लिए तत्काल आवश्यकता पर निदेशक मंडल को प्रस्तुत करने के लिए एक रिपोर्ट ड्राफ़्ट करें।
सेवा मेरे
निर्देशक
भारत केमिकल्स लि
कलकत्ता 700001
1 सितंबर 1997
श्रीमान
जैसा कि आप चाहते हैं, मैंने हाल ही में बिक्री में गिरावट के कारणों की गहन जांच की है और रिपोर्ट को नीचे प्रस्तुत करना चाहूंगा। पिछले वर्ष की दो तिमाहियों की बिक्री की तुलना, जो चालू वर्ष के अनुरूप है, से पता चलता है कि बिक्री में 20% की गिरावट आई है
यह विशेष रूप से निराशाजनक है क्योंकि विचाराधीन अवधि के दौरान-हमारे उत्पादों की गुणवत्ता में सुधार हुआ है।
मेरी जांच ने ऐसे मामलों के कारणों की पहचान की है। सबसे महत्वपूर्ण कारण कई प्रतिद्वंद्वी कंपनियों से बाजार में बढ़ती प्रतिस्पर्धा है। यह हमारी बिक्री में गिरावट के लिए मुख्य रूप से जिम्मेदार है।
यद्यपि हमारे उत्पाद बाजार में एक सद्भावना का आनंद लेते हैं और हमारे उत्पादों की गुणवत्ता में सुधार हुआ है, लेकिन डीलरों को प्रतिद्वंद्वी कंपनियों द्वारा पेश किए गए सस्ते ब्रांडों के कारण हमारे उत्पादों की बिक्री को धक्का देना मुश्किल है।
इसके अलावा, कुछ प्रतिद्वंद्वी कंपनियों ने अपने उत्पादों को लोकप्रिय बनाने और खरीदारों को आकर्षक उपहार देकर अपनी बिक्री बढ़ाने की कोशिश की है। इन चालों के संयुक्त प्रभाव से हमारी बिक्री में गिरावट आई है।
यह उच्च समय है कि हम अपने प्रतिद्वंद्वियों की चुनौती को पूरा करने के लिए एक उपयुक्त रणनीति अपनाएं। मैं हमारे उत्पादों की श्रेष्ठता को उजागर करने के लिए एक सुनियोजित विज्ञापन अभियान को तुरंत अपनाने की जोरदार सलाह देता हूं।
हालांकि इस तरह के विज्ञापन अभियान की लागत अधिक हो सकती है, लेकिन मुझे यकीन है कि परिणाम ऐसे खर्चों की सलाह को उचित ठहराने से ज्यादा होंगे।
आपका आभारी
एसएन चटर्जी
सचिव
कंपनी के उत्पादन में गिरावट के कारण के लिए एक कंपनी के निदेशक मंडल में प्रस्तुत करने के लिए एक रिपोर्ट ड्राफ़्ट करें और उपचारात्मक उपायों का सुझाव दें।
दीपक इंजीनियरिंग कंपनी लिमिटेड
1 काउंसिल हाउस स्ट्रीट
कलकत्ता 700001
10 जुलाई 1998
सेवा मेरे
अध्यक्ष
निदेशक मंडल
दीपक इंजीनियरिंग कंपनी लिमिटेड
1 काउंसिल हाउस स्ट्रीट
कलकत्ता 700001
आदरणीय महोदय,
आपके निर्देश के अनुसार मैंने कंपनी के उत्पादन में गिरावट के कारणों की गहन जांच की है और मैं निम्नानुसार रिपोर्ट करना चाहता हूं:
अपनी जांच के दौरान मुझे श्रमिकों की उपस्थिति के संबंध में उल्लेखनीय अनियमितता मिली। अधिकांश श्रमिकों के साथ देर से उपस्थिति लगभग एक आदत बन गई है। उपस्थिति की ऐसी अनियमितता मुख्य रूप से उत्पादन प्रबंधक की ओर से सुस्ती के कारण है, जिन्होंने उपस्थिति के नियमों को लागू करने के लिए कभी गंभीर कदम नहीं उठाया। परिणाम दक्षता मानकों में सामान्य गिरावट और उत्पादन में गिरावट का रहा है।
मेरा सुझाव है कि एक समय कार्यालय होना चाहिए जहां सभी श्रमिकों को अपने कर्तव्यों में शामिल होने से पहले, आगमन के समय को दर्शाने वाले अपने उपस्थिति कार्ड को पंच करना चाहिए। उत्पादन प्रबंधक को श्रमिकों के आगमन पर नज़र रखना चाहिए और किसी भी देर से आने वाले को कारखाने में प्रवेश करने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।
जैसा कि उत्पादन विभाग की दक्षता के संबंध में, मैंने पाया है कि उत्पादन विभाग, खरीद विभाग और भंडार विभाग के बीच समन्वय का अभाव है। परिणाम यह हुआ कि आवश्यक कच्चे माल समय पर नहीं मिलते हैं और इसलिए उत्पादन में नुकसान होता है। इन विभागों के बीच उचित समन्वय स्थापित किया जाना चाहिए ताकि कच्चे माल की चाह में उत्पादन को नुकसान न हो।
उत्पादन में गिरावट के लिए एक और महत्वपूर्ण तथ्य यह है कि पिछले चार वर्षों के दौरान नियुक्त किए गए अधिकांश फोरमैन के पास पर्याप्त अनुभव नहीं है जिसके कारण वे मजदूरों का मार्गदर्शन कर सकते हैं। मेरा सुझाव है कि उन्हें अनुभवी कर्मियों द्वारा प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए और मौजूदा फोरमैन को कम महत्वपूर्ण कर्तव्य दिए जाने चाहिए।
मुझे उम्मीद है कि मेरी जांच और उपचारात्मक उपायों से निदेशक मंडल को इस मामले में सही निर्णय लेने में मदद मिलेगी।
महंगाई भत्ते में वृद्धि, रियायती दर पर टिफिन की आपूर्ति और एक हिल स्टेशन पर विश्राम गृह के लिए कर्मचारियों के आंदोलन के बारे में निदेशक को एक रिपोर्ट दें।
बंगाल मोटर्स कंपनी लिमिटेड
4 चौरंगी रोड
कलकत्ता 700 020
8 नवंबर 1992
सेवा मेरे
अध्यक्ष
बंगाल मोटर्स कंपनी लिमिटेड
कलकत्ता
आपके निर्देशों के अनुसार, संघ के नेताओं के साथ मेरी चर्चा थी कि पिछले दो वर्षों के दौरान मूल्य स्तर में 50 पीसी की वृद्धि हुई है, लेकिन हमारा डीए एक ही रहा है। मैंने पड़ोसी क्षेत्रों में समान कंपनियों से आंकड़े एकत्र किए हैं और पाया है कि हमारा डीए अन्य समान कंपनियों की तुलना में 30 पीसी कम है। इसलिए डीए की दर में 30 पीसी की वृद्धि के लिए कर्मचारियों की मांग पर विचार किया जा सकता है।
कर्मचारी सब्सिडी दर पर टिफिन के लिए आंदोलन कर रहे हैं। श्रमिकों के स्वास्थ्य को ध्यान में रखते हुए यह वांछनीय है कि उन्हें टिफिन घंटे के दौरान पर्याप्त टिफिन लेना चाहिए। रे की सब्सिडी की छोटी राशि। 1 प्रति श्रमिक प्रति दिन, इसलिए, कल्याणकारी व्यय के रूप में प्रदान किया जा सकता है।
एक हिल स्टेशन पर रेस्ट हाउस की मांग एक बड़ी बात नहीं है, इसलिए यदि वे फिर से उठते हैं, तो इसे चार महीने बाद लिया जा सकता है।
मैं आपसे अनुरोध करूंगा कि आप मुझे बोर्ड के निर्णय को जल्द से जल्द बताएं ताकि 1 श्रमिकों के संघ के साथ बातचीत शुरू कर सके।
आपका आभारी
एसएन मलिक
सचिव
मिनट और संकल्प:
बैठक की कार्यवाही के मिनट आधिकारिक रिकॉर्ड हैं। स्वीकृत और हस्ताक्षरित कार्य को व्यवहार न्यायालय में साक्ष्य के रूप में माना जाता है। संयुक्त स्टॉक कंपनियों के लिए, प्रत्येक सामान्य बैठक, बोर्ड बैठक और समितियों की कार्यवाही को बनाए रखना अनिवार्य है। लेखन मिनटों का मुख्य उद्देश्य यह रिकॉर्ड करना है कि औपचारिक रूप से क्या हल किया गया था या उस पर निर्णय लिया गया था।
मिनटों का लेखन सचिव की जिम्मेदारी है। बैठक के दौरान उन्हें कार्यवाही के संक्षिप्त नोट्स लेने चाहिए। प्रत्येक महत्वपूर्ण बिंदु को सावधानीपूर्वक नोट किया जाना चाहिए। बैठक के बाद नोट्स से मिनट बुक में मिनट लिखे जाने चाहिए। मिनट की पुस्तक के सभी पृष्ठों को लगातार क्रमांकित किया जाना चाहिए और पुष्टि के बाद, प्रत्येक पृष्ठ पर अध्यक्ष द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए।
यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि मिनट कार्यवाही की मौखिक रिपोर्ट नहीं हैं। मसौदा तैयार करने के मिनटों में, संकल्प के लिए चर्चाओं को रिकॉर्ड करना आवश्यक नहीं है। मिनटों को संक्षिप्त, तथ्यात्मक और सटीक होना चाहिए। जहां तक संभव हो, संकल्पों के सटीक शब्दों को दर्ज किया जाना चाहिए।
मिनटों को निम्नलिखित क्रम में व्यवसाय रिकॉर्ड करना चाहिए:
1. प्रत्येक बैठक की प्रकृति का उल्लेख किया जाना चाहिए।
2. बैठक की तारीख, समय और स्थान का उल्लेख किया जाना चाहिए।
3. पीठासीन अधिकारी, उपस्थिति में सदस्यों और सचिव के नामों का उल्लेख किया जाना चाहिए।
4. अंतिम बैठक के मिनटों को अध्यक्ष द्वारा पढ़ा, पुष्टि और हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।
5. मिनट में प्रत्येक आइटम को एक संक्षिप्त शीर्षक के साथ क्रमांकित किया जाना चाहिए।
6. मिनट अवैयक्तिक होना चाहिए। लिखित भाषण और निष्क्रिय आवाज का उपयोग मिनट लिखने में किया जाता है।
7. अनुपस्थित लोगों के नाम और अनुपस्थिति के लिए माफी।
8. मूवर्स और सेकेंडर्स के नाम, मतदान के तरीके और परिणाम के साथ अपनाए गए संकल्प।
9. आमतौर पर चेयरपर्सन को मिनटों का मोटा ड्राफ्ट दिखाया जाता है और उसकी मंजूरी के साथ ही अंतिम ड्राफ्ट तैयार किया जाता है।
नमूना मिनट:
ऑल बंगाल कॉलेज टीचर्स एसोसिएशन के कार्यवृत्त
ऑल बंगाल कॉलेज टीचर्स एसोसिएशन की 10 वीं वार्षिक आम बैठक 2 मई 1988 को दोपहर 2. बजे यूनिवर्सिटी इंस्टीट्यूट हॉल में आयोजित की गई थी
चेयर:
अध्यक्षता डॉ। एसके राय ने की।
मिनट:
4 अप्रैल 1987 को हुई वार्षिक आम बैठक के पूर्व के मिनटों को पढ़ा गया, अनुमोदित किया गया और हस्ताक्षरित किया गया।
वार्षिक विवरण:
सचिव ने अपनी रिपोर्ट को वर्ष के काम का एक संक्षिप्त सर्वेक्षण देते हुए पढ़ा। डॉ। एस। घोष द्वारा एम। बनर्जी द्वारा ली गई रिपोर्ट को अपनाने का प्रस्ताव सर्वसम्मति से उठाया गया।
लेखा और कोषाध्यक्ष की वार्षिक रिपोर्ट का विवरण:
कोषाध्यक्ष ने समीक्षाधीन वर्ष के लिए आय और व्यय विवरण के साथ अपनी रिपोर्ट प्रस्तुत की। रिपोर्ट को कोषाध्यक्ष द्वारा पढ़ा गया, सचिव द्वारा स्थानांतरित किया गया और डॉ। एसएन सेन द्वारा जारी किया गया और सर्वसम्मति से किया गया।
1988-89 के लिए पदाधिकारियों का चुनाव:
वर्ष 1988-89 के लिए पदाधिकारियों के रूप में निम्नलिखित, विधिवत प्रस्तावित और चुने गए:
राष्ट्रपति डॉ। पीके रॉय
प्रो। एसएन बोस द्वारा प्रस्तावित और बीके कुंडू द्वारा दूसरा। सचिव डॉ। एसएन भौमिक
डॉ। आरके सेन द्वारा प्रस्तावित और प्रो पी। सेनगुप्ता द्वारा दूसरा। सहा। सचिव डॉ। आरके मित्रा,
डॉ। यूके मुलिक द्वारा प्रस्तावित और प्रो.जे. सरखेल द्वारा दूसरा।
कोषाध्यक्ष-डॉ। एसएन बसाक
डॉ। एसके धर द्वारा प्रस्तावित और दूसरा डॉ। एसएन घटक द्वारा।
1988-89 के लिए कार्यकारी समिति का चुनाव:
वर्ष 1988-89 के लिए कार्यकारी समिति के सदस्यों के रूप में निम्नलिखित, विधिवत प्रस्तावित और चुने गए: 1. डॉ। एसएन बसाक, 2. डॉ। पीके बोस।, 3. डॉ। एसएन नंदी, 4. प्रो। एसके चक्रवर्ती।, 5. प्रो। डीके रॉय, 6. डॉ। आरके घोषाल, 7. डॉ। बीसी गोस्वामी।
लेखा परीक्षक की नियुक्ति:
1988-89 के ऑडिटर के रूप में श्री कमल घोष, सीए की नियुक्ति, डॉ। टीके बोस द्वारा दूसरी और डॉ। एसके विश्वास द्वारा स्थानांतरित की गई थी।
शिक्षकों के एलटीसी लाभ के लिए नियम- उपसमिति की नियुक्ति:
तीन सदस्यों के साथ एक उपसमिति और सचिव के साथ संयोजक को LTC लाभ योजना का मसौदा तैयार करने के लिए नियुक्त किया जाना चाहिए। बंगाल के।
प्रस्ताव को डॉ। एसपी दास, डॉ। टीके घोष और डॉ। एसपी चक्रवर्ती ने समर्थन दिया और सर्वसम्मति से किया।
निम्नलिखित को उपसमिति नियुक्त किया गया और 30 जून तक मसौदा योजना प्रस्तुत करने के लिए निर्देशित किया गया।
डॉ। बीके बसु, डॉ। टीके सेन, प्रो डी। सिन्हा सचिव (संयोजक)।
धन्यवाद प्रस्ताव:
अध्यक्ष के लिए धन्यवाद ज्ञापन प्रोफेसर एसपी गांगुली, डॉ। एसके नंदी द्वारा किया गया था और सर्वसम्मति से किया गया था। एसएन मैत्रा (अध्यक्ष)
सार्वजनिक कंपनी की पहली बोर्ड बैठक के कार्यवृत्त
कोलकाता सिल्क विनिर्माण Co.Ltd।
Regd.Office 2 रवीन्द्र सरानी
कलकत्ता 700 0009
पंजीकृत कार्यालय में आयोजित कंपनी के पहले बोर्ड की बैठक के कार्यवृत्त, 2 रवीन्द्र सरानी, कलकत्ता 700001, 3 जनवरी को शाम 3 बजे।
अध्यक्ष: श्री बी.के. सेठी अध्यक्ष में
श्री एसएन डालमिया, निदेशक
श्री बी.के. ग्रेवाल, निदेशक
श्री डीएस कोठारी, निदेशक
श्री एस के घोष, निदेशक
मिनट और संकल्प :
1. बैठक के अध्यक्ष:
श्री बीके सेठी अध्यक्ष चुने गए।
2. ज्ञापन, एसोसिएशन के लेख और निगमन का प्रमाण पत्र:
मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन, आर्टिकल्स ऑफ एसोसिएशन और सर्टिफिकेट ऑफ इनकॉर्पोरेशन नो डेट 10.11.97 का उत्पादन और अपनाया गया।
3. पहले निर्देशक :
यह दर्ज किया गया था कि श्री बी.के. सेठी, श्री एस.एन. डालमिया, श्री बी.के. ग्रेवाल, श्री डी.एस. कोठारी और श्री एस.के.
घोष को कंपनी के एसोसिएशन ऑफ आर्टिकल्स में नामित किया गया था और कंपनी के पहले निदेशकों को नियुक्त किया गया था और निदेशकों से वैधानिक विवरणों को रखा गया था और उन्हें पढ़ा गया था।
4. बोर्ड के अध्यक्ष:
श्री बी.के. सेठी को हल किया गया और इसके बाद बोर्ड का अध्यक्ष नियुक्त किया गया।
5. प्रबंध निदेशक की नियुक्ति:
श्री एस के घोष को कंपनी का प्रबंध निदेशक नियुक्त करने और केंद्र सरकार से आवश्यक अनुमोदन प्राप्त करने का संकल्प लिया गया।
6. सचिव की नियुक्ति:
श्री एस। गांगुली को पूर्वव्यापी प्रभाव के साथ कंपनी का सचिव नियुक्त किया गया।
7. बैंकरों की नियुक्ति:
यह संकल्प लिया गया कि भारतीय स्टेट बैंक, रबींद्र सरानी शाखा को कंपनी का बैंकर नियुक्त किया जाए और निदेशकों को उनमें से किन्हीं दो के द्वारा संयुक्त रूप से बैंक खाता संचालित करने के लिए अधिकृत किया गया।
8. ड्राफ्ट प्रॉस्पेक्टस की स्वीकृति:
सॉलिसिटर ने ड्राफ्ट प्रॉस्पेक्टस रखा जिसे मंजूर कर लिया गया।
9. आम सील:
कंपनी की आम सील को अपनाया गया था।
10. कोरम:
संकल्प लिया कि बोर्ड बैठक का कोरम तीन होगा।
11. अगली बैठक:
अगली बोर्ड बैठक 4 मार्च 1998 को अपराह्न 3. बजे तय की गई
12. वोट ऑफ थैंक्स:
बैठक चेयर के लिए धन्यवाद प्रस्ताव के साथ समाप्त हुई।
कलकत्ता 3 जनवरी 1998 बीके सेठी (अध्यक्ष)
सार्वजनिक कंपनी के सांविधिक बैठक के कार्यवृत्त
ब्लूमफील्ड चाय कंपनी लिमिटेड
कंपनी के सांविधिक बैठक की कार्यवाही के कार्यवृत्त मंगलवार को 4 बीबीडी बाग, कलकत्ता 700001 में अपने पंजीकृत कार्यालय में आयोजित किए गए, 24 मार्च 19.99 को अपराह्न 3. बजे।
वर्तमान: श्री एस। अग्रवाल, चारिमन
बीके सेठी (अध्यक्ष)
श्री बीके सोमानी, निदेशक
श्री टी के घोष, निदेशक
श्री डी.के. भौमिक, निदेशक
और 100 अन्य सदस्य जिनके नाम उपस्थिति रजिस्टर पर दिखाई देते हैं।
मिनट और संकल्प:
1. अध्यक्ष :
बोर्ड के अध्यक्ष श्री एस। अग्रवाल ने कुर्सी संभाली।
2. वैधानिक रिपोर्ट:
20.2.99 दिनांकित सांविधिक रिपोर्ट, जिनमें से प्रतियां सदस्यों को परिचालित की गईं, पढ़ी गईं। सभापति ने सदस्यों द्वारा उठाए गए सवालों से निपटा। श्री टी के घोष द्वारा अध्यक्ष और द्वितीय के प्रस्ताव पर, यह हल किया गया था कि वैधानिक रिपोर्ट इसके द्वारा अनुमोदित है।
3. वोट का धन्यवाद:
सभापति ने सदस्यों को धन्यवाद दिया और बैठक को बंद करने की घोषणा की।
दिनांक 24 मार्च 1999 एस। अग्रवाल (अध्यक्ष)
एक क्लब की वार्षिक आम बैठक के कार्यवृत्त
कलकत्ता क्लब
पंजीकृत। कार्यालय: 1 चौरंगी रोड
कलकत्ता 700 020
[सोसायटी पंजीकरण अधिनियम, 1961 के तहत पंजीकृत,
पंजीकरण क्रमांक…।]
क्लब के पंजीकृत कार्यालय की छठी वार्षिक आम बैठक की कार्यवाही 1 चौरंगी रोड स्थित क्लब के पंजीकृत कार्यालय में आयोजित की जाती है। कलकत्ता 700020 शनिवार 1 मार्च 1998 को शाम 5 बजे
वर्तमान: श्री एसके विश्वास, अध्यक्ष
श्री केके सेनगुप्ता, सदस्य, प्रबंध समिति
श्री बी.के. चक्रवर्ती, सदस्य, प्रबंध समिति
श्री एसएम खेतान, सदस्य, प्रबंध समिति
श्री डीके दत्ता, मानद महासचिव
और 50 अन्य सदस्य जिनके नाम संलग्न पत्रक में दिखाई देते हैं।
मिनट और संकल्प :
1. अध्यक्ष:
क्लब के अध्यक्ष श्री एसके विश्वास ने कुर्सी संभाली।
2. मिनट की पुष्टि:
1 मार्च 1997 को आयोजित क्लब की 5 वीं वार्षिक आम बैठक और 20, 1997 मई को आयोजित आम बैठक की मिनटों की पुष्टि की गई।
3. सचिव की रिपोर्ट:
सचिव ने वार्षिक सामान्य रिपोर्ट रखी, जिस पर सर्वसम्मति से चर्चा हुई और उसे अपनाया गया।
4. लेखा परीक्षित:
यह हल किया गया था, कि वर्ष के लिए लेखा परीक्षित लेखा, बैलेंस शीट और लेखा परीक्षक की रिपोर्ट 31.12.1997 को समाप्त हो गई और इसके द्वारा अपनाई गई।
5. बजट:
31.12.1997 को समाप्त होने वाले वार्षिक बजट को सचिव द्वारा रखा गया और अपनाया गया।
6. प्रबंध समिति के सदस्यों का चुनाव:
यह संकल्प लिया गया कि श्री एसके विश्वास को अध्यक्ष, श्री एनएन सान्याल, उपाध्यक्ष, श्री डीके दत्ता, मानद महासचिव, श्री एस। महंत, कोषाध्यक्ष और श्री डी.के. कुंडू, श्री आर। और श्री डी। दास को सर्वसम्मति से वर्ष के लिए प्रबंध समिति का सदस्य चुना गया।
7. उप-समिति की नियुक्ति:
श्री एसएन मित्रा, श्री यूके मुल्लिक द्वारा जारी किए जा रहे श्री एसएन मित्रा के प्रस्ताव पर यह संकल्प लिया गया कि राष्ट्रपति को सांस्कृतिक उप-समितियों की नियुक्ति करने का अधिकार दिया जाए।
8. लेखा परीक्षकों की नियुक्ति:
इसका समाधान श्री कमल घोष, सीए, और इसके द्वारा रु। के पारिश्रमिक पर क्लब का ऑडिटर नियुक्त किया गया। 800 प्रति वर्ष।
9. वोट ऑफ थैंक्स:
बैठक चेयर के लिए धन्यवाद प्रस्ताव के साथ समाप्त हुई।
डीके दत्ता एसके विश्वास
मानद महासचिव अध्यक्ष
1.3.1998 1.3.1998
एक नगर पालिका बैठक के कार्यवृत्त
हुगली-चिनसुराह नगर पालिका
पिपलपट्टी, हुगली, पश्चिम बंगाल
हुगली-चिनसुराह नगरपालिका के आयुक्तों की साधारण बैठक के कार्यवृत्त, सोमवार को नगर भवन में आयोजित, 2 मार्च 1998 को शाम 4 बजे
वर्तमान: श्री समीर सेन, अध्यक्ष
श्री तरुण घोष, आयुक्त
श्रीमति चंदना बोस, कमिश्नर
श्री आरके रक्षित, आयुक्त
श्री जीसी मुल्लिक, सचिव
और 25 अन्य आयुक्त जिनके नाम उपस्थिति रजिस्टर में दिखाई देते हैं।
मिनट और संकल्प:
1. अंतिम बैठक के कार्यवृत्त:
The minutes of the last ordinary meeting of the
Municipality held on 2.2.1998 was confirmed.
2. Monthly Department Reports:
The monthly reports of the various departments of the Municipality were approved.
3. Recommendations of the Standing Finance Committee:
The meeting discussed the recommendations of the Standing Finance Committee and unanimously resolved that the recommendation be adopted.
4. Road Construction:
It was resolved that the proposal for pucca road Connection in the area of Rabindra Nagar Colony be immediately implemented.
5. Vote of Thanks:
The meeting ended with a warm vote of thanks to the Chair.
The 5 March 1998 Samir Sen
Chairman
Minutes of Gram Panchayat Meeting
Polba Gram Panchayat
Polba, Hooghly, West Bengal Panchayat
Minutes of the ordinary Meeting of the Members of Polba Gram Panchayat held on Monday, 10th
Gram April 1998 4 PM at the Gram Panchayat Office.
Present: Sri Ramprakas Bera, Pradhan
Sri Manindra Nath, Member
Smt Bina Ghosh, Member
Sri Krishna Saha, Secretary
Minutes and Resolutions
1. Minutes of the last meeting:
The Minutes of the last ordinary Meeting held on 5.3.98 was confirmed.
2. Grant-in-aids bills:
The Grant-in-aids bills were approved for submission.
3. Construction of a pucca road in Sukanta Sarak:
The members discussed the necessity for construction of a pucca road in Sukanta Sarak and considered the demand made by the people. It was resolved that necessary steps be taken in the regard before the coming Pujas.
4. Establishment of a Primary school at Netaji Colony:
It was resolved that a primary school be set up for the education of local children and the Secretary was asked to take necessary steps for setting up a school immediately.
5. Vote of thanks:
The meeting ended with a vote of thanks to the Chair.
The 12 April 1998 Ramprakash Bera
Pradhan
Minutes of the Annual General Meeting of a Cooperative Society
Minutes of the Tenth Annual General Meeting of the Hoogly Cooperative Society held at its Registered office at Chak Bazar Road, Hooghly on Tuesday, the 4th March 1998 at 3 PM
Present: Sri DK Sanyal
Sri RK Sen
Dr. SN Basack
Sri AK Ghosh
Sri AB Mullick
Sri PN Sil
Sri DK Sur
Srimati Puspa Dhar
Sri GK Mahato
Sri DK Modak
Minutes and Resolutions:
1. Chairman:
Sri DK Sanyal, Chairman of the Managing Committee took the chair.
2. Confirmation of the Minutes:
The minutes of the Ninth Annual General Meeting held on 1 March 1997 were read and confirmed.
3. Annual Reports and Accounts :
It was resolved “the Income and Expenditure Account for the year ended on 31.12.1997, the Balance Sheet as at that date, the Auditors' Report be, and are hereby, adopted. The resolution is as proposed by Dr. SN Basack and seconded by Sri PN Sil and was passed unanimously.
4. Dividend:
It was resolved that dividend @ 12% on the shares of the society as recommended by the Managing Committee was declared.
5. Election of Members:
On the motion of Sri AK Ghosh and seconded by Sri DK Sur, it was resolved Sri DK Modak, be and hereby, elected member of the Managing Committee unanimously.
6. Budget:
The Budget for the year ending 31.12.97 was placed before the meeting and adopted unanimously.
7. Vote of thanks:
The meeting ended with a vote of thanks to the chair.
PN Sil
7.3.1998
DK Sanyal
Chairman
6 March 1998
