एक व्यावसायिक संगठन के लिए एक उपयुक्त एमआईएस का विकास (7 कदम)

निम्नलिखित कदम एक व्यापारिक संगठन के लिए एक उपयुक्त एमआईएस के विकास में शामिल हैं:

1. संगठन में किए गए विभिन्न प्रकार के निर्णयों को परिभाषित करना और उनका विश्लेषण करना:

MIS डिजाइनरों को संगठन के मौजूदा निर्णयों- प्रणाली बनाने का गहन विश्लेषण करना चाहिए। इसके लिए निर्णय निर्माताओं के विभिन्न स्तरों और इन निर्णय निर्माताओं की प्राथमिकताओं का अध्ययन आवश्यक है। इस अध्ययन का उद्देश्य संगठन में विभिन्न निर्णय निर्माताओं के लिए सही जानकारी का संग्रह, विश्लेषण और प्रसार सुनिश्चित करना है।

2. लागत और प्रणाली के लाभों की तुलना:

संगठनों के एमआईएस को इस तरह से डिजाइन किया जाना चाहिए ताकि लाभ सूचना को इकट्ठा करने, विश्लेषण करने और प्रस्तुत करने की लागत से बाहर हो। संगठन के आकार के आधार पर, प्रबंधकीय निर्णय लेने के लिए जानकारी प्रदान करने के वैकल्पिक साधनों का अध्ययन और मूल्यांकन उनकी लागत और लाभों के संदर्भ में किया जाना चाहिए।

एक प्रभावी एमआईएस न केवल प्रस्तुति के लिए जानकारी का मूल्यांकन करता है, बल्कि अनावश्यक डेटा को भी समाप्त करता है। MIS को संक्षेप में और जानकारी को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए ताकि इसे आसानी से अवशोषित किया जा सके और निर्णय लेने के लिए उपयोग किया जा सके।

3. सिस्टम और ऑपरेटरों के प्रशिक्षण का पूर्व परीक्षण:

उपयोग करने से पहले एमआईएस का दिखावा किया जाना चाहिए। यदि सिस्टम का ढोंग नहीं किया जाता है, तो समस्याएं उत्पन्न होने की संभावना है और उस समय सिस्टम में परिवर्तन बहुत महंगा साबित हो सकता है। साथ ही सिस्टम को समझने के लिए प्रबंधकों को उचित प्रशिक्षण दिया जाना चाहिए ताकि वे सिस्टम का उचित उपयोग कर सकें।

4. सूचना के भंडारण के लिए उचित योजना:

सूचनाओं के भंडारण की उचित व्यवस्था की जानी चाहिए। असंगत जानकारी को असंगत फ़ाइलों में संग्रहीत किया जाना चाहिए। नया डेटा किसी दिए गए श्रेणी में मौजूदा डेटा में जोड़ा जाना चाहिए क्योंकि यह प्राप्त होता है।

समान जानकारी की आवश्यकता वाले विभिन्न निर्णय निर्माताओं की पहचान की जानी चाहिए ताकि उन्हें सूचना के प्रसार के लिए एक साथ समूहित किया जा सके। यह दोहराव और बर्बादी से बचता है।

5. डेटा एकत्र करने और प्रसंस्करण के लिए तंत्र :

सूचना प्रसंस्करण के लिए उचित तरीकों का चयन किया जाना चाहिए। इसके लिए सूचना एकत्र करने, संग्रह करने, छांटने, मूल्यांकन करने, संचारित करने और पुनः प्राप्त करने के उद्देश्य से चरणों का निर्धारण आवश्यक है। नियंत्रण की एक प्रणाली भी विकसित की जानी चाहिए ताकि सिस्टम में होने वाली किसी भी कमी को पहचान सकें और ठीक कर सकें।

6. सूचना के प्रसार की उचित व्यवस्था:

विभिन्न निर्णय निर्माताओं को सही समय पर सूचना के प्रसार के लिए उचित व्यवस्था की जानी चाहिए। सूचना में देरी होने से जानकारी से इनकार किया जाता है। विभिन्न निर्णय निर्माताओं को उनकी सूचना की जरूरतों के संबंध में सूचना के प्रसार के लिए उचित प्रारूप तैयार किए जाने चाहिए।

7. समय-समय पर MIS की समीक्षा:

समय-समय पर अंतराल पर एमआईएस की कार्यप्रणाली की समीक्षा की जानी चाहिए। यह समीक्षा मौजूदा एमआईएस में कमियों की पहचान करने और ऐसी कमियों को दूर करने के लिए उचित बदलाव करने में मदद करती है।