एक बैठक का आयोजन: अर्थ, महत्व और नियम

बैठक आयोजित करने के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. अर्थ 2. महत्व 3. सामान्य नियम और औपचारिकताएँ।

अर्थ:

आचरण शब्द का अर्थ है, मार्गदर्शन करना, नेतृत्व करना, निर्देशित करना, अनुरक्षण करना, संदेश देना आदि। इसका मतलब यह है कि एक बैठक में भाग लेने वालों को इस तरह से निर्देशित या निर्देशित किया जाना चाहिए ताकि वे शांति से विचार-विमर्श कर सकें, प्रत्येक को अपनी राय व्यक्त करने का अवसर मिल सके, और निर्णय लोकतांत्रिक तरीके से मुफ्त मतदान और एक ही समय में आए हों औपचारिकताएं देखी जा रही हैं ताकि बैठक वैध हो जाए।

महत्त्व:

जब तक उचित दिशा या मार्गदर्शन नहीं होगा, एक बैठक अराजकता में बदल सकती है और कोई निर्णय नहीं लिया जा सकता है। नतीजतन, बैठक का उद्देश्य खो जाता है। इसके अलावा, उचित दिशा और मार्गदर्शन की कमी के लिए कुछ औपचारिकताओं को नहीं देखा जा सकता है ताकि बैठक की वैधता प्रभावित हो।

उस स्थिति में एक बैठक में लिए गए निर्णय बाध्यकारी नहीं होंगे। जो भी बैठक हो सकती है, चाहे वह सार्वजनिक हो या निजी, इसे सही तरीके से आयोजित किया जाना चाहिए। नोटिस जारी होने के बाद, बैठक आयोजित करने का प्रश्न उठता है जब बैठक वास्तव में आयोजित होती है।

सचिव के पास नोटिस जारी करके एक बैठक की व्यवस्था करने और अन्य व्यवस्था करने की जिम्मेदारी है। बैठक के आयोजन के समय इसे संचालित करने की जिम्मेदारी अध्यक्ष पर होती है। बिना चेयरमैन के कोई बैठक नहीं हो सकती। सचिव का यह कर्तव्य है कि वह अध्यक्ष को हर मामले में सहायता प्रदान करे ताकि वह बैठक का सफल संचालन कर सके।

आम तौर पर, एक संगठन का अध्यक्ष संगठन की सभी विभिन्न प्रकार की बैठकों का आयोजन करता है या अलग-अलग समितियों या उप-समितियों के लिए अलग-अलग अध्यक्ष हो सकते हैं। यदि ऐसा कोई निश्चित अध्यक्ष नहीं है, तो बैठक में एक अध्यक्ष का चुनाव किया जाना है। सभी प्रतिभागियों को अध्यक्ष के साथ सहयोग करना चाहिए ताकि बैठक सफलतापूर्वक आयोजित की जा सके। अध्यक्ष को बैठकों से संबंधित नियमों, कस्टम और सम्मेलन के साथ बातचीत करनी चाहिए और उसके बाद ही वह ठीक से काम कर सकता है।

सामान्य नियम और औपचारिकताएँ:

सफलतापूर्वक एक बैठक आयोजित करने के लिए निम्नलिखित नियमों और औपचारिकताओं का पालन किया जाना चाहिए:

नियम:

(1) व्यापार का आदेश:

एजेंडा कारोबार के क्रम को निर्धारित करेगा। इनके अलावा कुछ औपचारिकताएँ भी हैं। व्यापार के एक आदेश के संबंध में एक स्वीकृत सम्मेलन है जिसका पालन किया जाना है।

आदेश इस प्रकार है:

(ए) अध्यक्ष का नाम औपचारिक रूप से प्रस्तावित और दूसरा है और फिर अध्यक्ष कुर्सी लेता है।

(बी) सचिव पहले से प्रसारित नोटिस की पुष्टि करने के लिए अध्यक्ष के अनुरोध पर नोटिस पढ़ता है।

(ग) सचिव कुछ महत्वपूर्ण व्यक्तित्वों द्वारा अनुपस्थिति के पत्रों को पढ़ता है या अनुपस्थिति के लिए माफी आदि, यदि कोई हो।

(d) पिछली बैठक के मिनटों को सचिव द्वारा अध्यक्ष के अनुरोध पर पढ़ा जा सकता है। कोई भी सदस्य कुछ आपत्ति उठा सकता है और परिवर्तन के लिए पूछ सकता है। बैठक की सहमति से सचिव आवश्यक परिवर्तन करेंगे। अध्यक्ष अब दिनांक के साथ हस्ताक्षर करके मिनटों की पुष्टि करेगा।

(() अध्यक्ष अब आने वाले मामलों को मिनटों में उठाएगा। इसका अर्थ है कि सचिव द्वारा अंतिम बैठक में किए गए निर्णयों पर कितनी कार्यवाही की गई है या अंतिम बैठक में कोई अधूरा मामला उठाया गया है।

(च) अध्यक्ष द्वारा अगला कदम एजेंडा के अनुसार, एक के बाद एक क्रमबद्ध रूप से नए व्यवसाय को उठाना होगा। चर्चाएँ और संकल्प होंगे, उन पर पारित किया जाएगा।

(छ) जब एजेंडा के सभी आइटम पूरे हो गए हैं, तो अध्यक्ष पूछताछ करेगा कि क्या कोई अन्य व्यवसाय किसी सदस्य द्वारा प्रस्तावित किया जाना है जो बैठक के दायरे में है।

(ज) अंतिम रूप से, कुछ सदस्य द्वारा अध्यक्ष को धन्यवाद प्रस्ताव दिया जाता है।

(i) अध्यक्ष बैठक को बंद घोषित करता है।

(२) स्थगन:

कोरम की इच्छा के लिए किसी भी व्यवसाय को हस्तांतरित किए बिना या किसी भी समय यह प्रगति पर होने के बाद, अस्थायी रूप से या साइन डाई के बिना बैठक को स्थगित किया जा सकता है। स्थगन के लिए निश्चित प्रक्रियाएं हैं।

(3) एक प्रस्ताव पारित करना:

एक प्रस्ताव पारित करने के लिए नियम हैं जिनका पालन किया जाना है। मतदान के संबंध में भी नियम हैं, या तो मतदान के द्वारा या अन्यथा। कदम इस प्रकार हैं: गति, एकांत, संशोधन, यदि कोई हो, मतदान और अंत में संकल्प।

(४) बैठक में बोलना:

बैठक में बोलने से संबंधित नियम इस प्रकार हैं:

(ए) अध्यक्ष की अनुमति लेने के बाद कोई भी बोल सकता है,

(बी) एक समय में केवल एक व्यक्ति ही बोलेगा,

(ग) जब अध्यक्ष बोलने का इरादा रखता है, तो कोई अन्य व्यक्ति नहीं बोल सकता है।

(d) आम तौर पर बोलते समय कोई अपने पैरों पर उठेगा। एक समिति या बोर्ड की बैठक में, हालांकि, एक बैठक में बोल सकता है।

(one) अध्यक्ष बोलते समय कोई भी संबोधित करेगा।

(च) भाषण प्रासंगिक और संक्षिप्त होगा।

(छ) एक बार एक प्रतिभागी ने प्रस्ताव के बारे में बात की, इसे बैठक की सहमति के बिना वापस नहीं लिया जाना चाहिए।

(५) जगह छोड़ना:

यदि कोई भी प्रतिभागी सत्र के दौरान बैठक का स्थान छोड़ना चाहता है, तो उसे अध्यक्ष से अनुमति लेनी होगी।

औपचारिकताओं:

कुछ निश्चित औपचारिकताएँ हैं जिन्हें सभी प्रकार की बैठकों में सम्मानित किया जाता है। वो हैं:

(1) नियमों का पालन:

बैठकों से संबंधित सभी नियमों का कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए। किसी नियम का उल्लंघन होने पर बैठक की वैधता को चुनौती दी जा सकती है।

बैठकों के नियम तीन प्रकार के होते हैं:

(ए) संगठन के नियम जैसा कि उसके उपनियमों (किसी एसोसिएशन, क्लब, सार्वजनिक निकाय आदि के मामले में) या एसोसिएशन ऑफ एसोसिएशन (एक कंपनी के मामले में) में पाए जाते हैं।

(b) वैधानिक नियम जैसे कि कुछ अधिनियम में निर्धारित किए गए हैं, जैसे कंपनी अधिनियम।

(ग) संसद में पाए गए स्थायी आदेश या पारंपरिक नियम।

इस तरह के नियमों के अलावा कस्टम और कन्वेंशन हैं। कभी-कभी किसी विशेष परिस्थिति को पूरा करने के लिए बैठक में नियमों का पालन करना पड़ता है। अध्यक्ष को कुछ विवादास्पद मामले पर अपना 'निर्णय' देने का अधिकार है, जो बैठक में बाध्यकारी होगा।

(२) समय की पाबंदी:

एक बैठक निर्धारित समय पर समय-समय पर आयोजित की जानी चाहिए।

(3) डेकोरम:

डेकोरम का अर्थ है प्रतिभागियों का शांत और सभ्य व्यवहार। यह कहा जाता है कि न केवल कोरम (कानूनी रूप से) मौजूद होगा, बल्कि सजावट (नैतिक रूप से) भी होगा।

(४) परस्पर सम्मान:

बोलते समय प्रतिभागियों को एक दूसरे का सम्मान करना चाहिए, भले ही आलोचनात्मक टिप्पणी की हो। यह सजावट का एक हिस्सा है। कोई गंदी या अपमानजनक शब्द इस्तेमाल नहीं किया जाएगा। इस तरह के शब्दों को 'अस्वाभाविक रूप से' कहा जाता है, अर्थात एक बैठक में उल्लेख करने योग्य नहीं।

(5) अध्यक्ष की सर्वोच्चता:

एक दृढ़ विश्वास है कि बैठक में अध्यक्ष सर्वोच्च अधिकारी होता है। उसके आदेश या नियम को स्वीकार करना होगा। हालांकि, चेयरमैन के खिलाफ अविश्वास प्रस्ताव उठाया जा सकता है।