प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर रिपोर्ट और इसकी आवश्यकता

प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर रिपोर्ट के प्रकार और इसकी आवश्यकता के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

रिपोर्ट के प्रकार:

बाहरी रिपोर्ट:

ये रिपोर्ट बाहरी पार्टियों जैसे सरकार, शेयरधारकों, बैंकरों, वित्तीय संस्थानों आदि के लिए होती हैं, उदाहरण के लिए, कंपनियों के प्रकाशित वित्तीय विवरण। इस तरह की रिपोर्ट की प्रतियां संयुक्त स्टॉक कंपनियों के रजिस्ट्रार और स्टॉक एक्सचेंज के पास भी दाखिल की जानी हैं।

सामान्य समझ के हित में, इन रिपोर्टों से कंपनी अधिनियम, 1956 के तहत कुछ न्यूनतम विवरणों का खुलासा करने और कुछ बुनियादी विवरणों का खुलासा करने की उम्मीद है।

आंतरिक रिपोर्ट:

ये रिपोर्ट प्रबंधन के विभिन्न स्तरों जैसे कि शीर्ष स्तर, मध्य स्तर, और प्रबंधन के जूनियर स्तर के आंतरिक उपयोग के लिए हैं। इसलिए, रिपोर्टिंग समस्या का दृष्टिकोण रिपोर्टिंग स्तर के अनुसार अलग-अलग होगा। इन रिपोर्टों को किसी भी वैधानिक मानकों के अनुरूप नहीं होना है। जबकि शीर्ष प्रबंधन के लिए बनाई गई रिपोर्टों को व्यापक और संक्षिप्त होना चाहिए, परिचालन पर्यवेक्षकों को रिपोर्ट विशिष्ट और विस्तृत होनी चाहिए।

नियमित रिपोर्ट:

ये रिपोर्ट नियमित मामलों को कवर करती हैं और नियमित अंतराल पर समय-समय पर प्रस्तुत की जाती हैं। उदाहरण, विचरण विश्लेषण, वित्तीय विवरण, बजटीय नियंत्रण वक्तव्य नियमित रिपोर्ट हैं। उन्हें एक निश्चित समय अनुसूची के अनुसार प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर प्रस्तुत किया जाता है। आमतौर पर नियमित रिपोर्टों को मुद्रित किया जाता है या रिक्त स्थानों को भरने के लिए चक्रवाती रूप होते हैं। अधिकांश आंतरिक रिपोर्टें रूटीन रिपोर्ट की प्रकृति की होती हैं।

विशेष रिपोर्ट:

विशिष्ट अनुरोधों या निर्देशों पर विशेष अवसरों पर प्रस्तुत की जाने वाली रिपोर्टें विशेष रिपोर्ट हैं। जब किसी व्यवसाय में समस्याएं उत्पन्न होती हैं, तो उन्हें खोजी होना चाहिए। जांच के परिणाम और सिफारिशें विशेष रिपोर्ट के माध्यम से प्रस्तुत की जाती हैं।

विशेष रिपोर्ट की प्रपत्र और सामग्री की जांच की गई समस्या की प्रकृति के अनुसार अलग-अलग होगी। आमतौर पर एक विशेष रिपोर्ट में संदर्भ की शर्तें शामिल होती हैं अर्थात, अध्ययन की जाने वाली समस्या, जांच, निष्कर्ष और अवलोकन और अंत में निष्कर्ष और सिफारिशें।

कुछ विशेष रिपोर्टों के उदाहरण हैं:

1. प्रतिस्पर्धी उत्पादों के बारे में जानकारी की रिपोर्ट,

2. लागत लेखाकारों द्वारा उत्पादों की कीमत पर मूल्य परिवर्तन के निहितार्थ पर रिपोर्ट,

3. उत्पादों की पसंद या उत्पादन पद्धति के चयन के बारे में रिपोर्ट आदि।

परिचालन रिपोर्ट:

इन रिपोर्टों को नियंत्रण रिपोर्ट और सूचना रिपोर्ट में वर्गीकृत किया जा सकता है।

नियंत्रण रिपोर्ट:

यह नियंत्रण प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण घटक है और एक उद्यम की विभिन्न गतिविधियों को नियंत्रित करने में मदद करता है। यह प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर ठीक से एकत्रित और विश्लेषण की गई जानकारी प्रदान करता है। इस रिपोर्ट का ढांचा उपक्रम की जरूरतों से निर्धारित होता है।

यह कंपनी के विकसित बजट और मानकों पर आधारित है। यह जिम्मेदारी केंद्रों से संबंधित है और यह निर्णय की जरूरतों को देखता है। यह रिपोर्ट साप्ताहिक, पाक्षिक, मासिक या वार्षिक आधार पर तैयार की जा सकती है, जो रिपोर्ट की गई तात्कालिकता के आधार पर हो सकती है। अधिकांश आंतरिक रिपोर्ट नियंत्रण रिपोर्ट के उदाहरण हैं। वे भी नियमित रिपोर्ट की तरह हैं।

सूचना रिपोर्ट:

ये रिपोर्ट जानकारी प्रदान करती हैं, जो भविष्य की योजना और नीति निर्माण के लिए बहुत उपयोगी हैं। वे ट्रेंड रिपोर्ट या विश्लेषणात्मक रिपोर्ट का रूप ले सकते हैं। ट्रेंड रिपोर्ट समय की अवधि में तुलनात्मक रूप में जानकारी प्रदान करती है। दूसरी ओर, विश्लेषणात्मक रिपोर्टें सूचना को वर्गीकृत तरीके से प्रदान करती हैं।

कभी-कभी ये रिपोर्ट एक संक्षिप्त रूप में एक विशिष्ट उद्यम के संचालन के परिणामों या संगठन को एक विशिष्ट अवधि के लिए संपूर्ण रूप में जानकारी प्रदान करती हैं। ऐसे मामलों में उन्हें उद्यम मापन रिपोर्ट कहा जा सकता है।

वित्तीय रिपोर्ट:

इन रिपोर्टों में व्यवसाय की वित्तीय स्थिति के बारे में जानकारी होती है। उन्हें स्टेटिक रिपोर्ट और डायनामिक रिपोर्ट में वर्गीकृत किया जा सकता है। स्टेटिक रिपोर्ट से किसी कंपनी की बैलेंस शीट जैसे किसी विशेष तिथि पर वित्तीय स्थिति का पता चलता है।

दूसरी ओर, गतिशील रिपोर्ट में एक निर्दिष्ट अवधि के दौरान धन की गति का पता चलता है, उदाहरण के लिए, धन प्रवाह विवरण, नकदी प्रवाह विवरण।

प्रबंधन के विभिन्न स्तरों की सूचनात्मक आवश्यकताएं:

आमतौर पर आंतरिक प्रबंधन में रिपोर्टिंग स्तर तीन व्यापक श्रेणियों में आते हैं। वे शीर्ष स्तर, मध्य स्तर और जूनियर स्तर के प्रबंधन हैं। उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों की प्रकृति के आधार पर उन्हें विभिन्न प्रकार की रिपोर्टों की आवश्यकता होती है।

शीर्ष प्रबंधन स्तर:

शीर्ष प्रबंधन मुख्य रूप से नीति निर्माण, योजना और आयोजन से संबंधित है। इसलिए, उनका कार्य उचित योजनाओं को विकसित करना है, संसाधनों के प्रभावी और कुशल उपयोग को प्राप्त करने और उचित विकास योजनाओं को बढ़ावा देने के लिए अधीनस्थों को अधिकार का उचित प्रतिनिधिमंडल प्रदान करना है।

इस प्रयोजन के लिए उन्हें बजट प्रदर्शन के साथ वास्तविक की तुलना के साथ-साथ परिचालन प्रदर्शन के सभी पहलुओं को कवर करते हुए सारांश रूप में जानकारी प्रदान की जानी चाहिए।

आम तौर पर, शीर्ष प्रबंधन को विभिन्न अंतरालों पर निम्नलिखित रिपोर्ट प्राप्त करनी चाहिए:

निदेशक मंडल:

उत्पादन लागत, मशीन और श्रम उपयोग, त्रैमासिक नकदी प्रवाह विवरण और त्रैमासिक आय विवरण और बैलेंस शीट पर तिमाही विवरण

वित्त निदेशक:

प्राप्तियों और भुगतान और मासिक नकदी प्रवाह विवरणों का मासिक सार।

उत्पादन निदेशक:

उत्पादन लागत विवरण, विभाग-वार मशीन और श्रम उपयोग कथन, और सामग्री स्क्रैप स्टेटमेंट, ओवरहेड लागत और उत्पादन विवरण। ये सभी कथन उसे मासिक आधार पर प्रस्तुत किए जाने हैं।

बिक्री निदेशक:

उन्हें मासिक आधार पर निम्नलिखित रिपोर्ट प्राप्त करना है: प्राप्त आदेशों पर रिपोर्ट, निष्पादित किए गए आदेश और लंबित रखे गए आदेश - विभाजन-वार; बिक्री और वितरण लागत पर रिपोर्ट - प्रभाग-वार; क्रेडिट कलेक्शन, शेष राशि और खराब ऋणों पर रिपोर्ट - विभाजन वार। ”

मध्य प्रबंधन स्तर:

विभागीय प्रबंधक जैसे उत्पादन, बिक्री आदि, शीर्ष प्रबंधन द्वारा तैयार की गई योजनाओं के निष्पादन से चिंतित हैं। वे मुख्य रूप से नीतियों, प्रत्यक्ष परिचालन पर्यवेक्षकों को संचालित करने और उनके प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए समन्वय अधिकारियों के रूप में कार्य करते हैं। इसलिए उन्हें सौंपी गई रिपोर्ट इन कार्यों को अधिक प्रभावी ढंग से करने में सक्षम होना चाहिए।

उन्हें साप्ताहिक अंतराल पर, पाक्षिक आधार पर रिपोर्ट की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, कार्य प्रबंधक को निष्क्रिय समय, निष्क्रिय क्षमता, स्क्रैप उत्पादन लागत, उत्पादित मात्रा आदि पर साप्ताहिक रिपोर्ट की आवश्यकता होती है। बिक्री प्रबंधक को बजट और वास्तविक बिक्री, क्रेडिट संग्रह, बुक किए गए ऑर्डर, निष्पादित और लंबित और स्टॉक की स्थिति पर पाक्षिक रिपोर्ट की आवश्यकता होती है। -प्रयोग-वार और क्षेत्र-वार।

जूनियर प्रबंधन:

फोरमैन, पर्यवेक्षक आदि, प्रबंधन के इस स्तर का गठन करते हैं। वे रिपोर्टों में रुचि रखते हैं, जो उन्हें अपने नियंत्रण में नौकरियों की प्रगति से अवगत कराएंगे। इनमें से कुछ रिपोर्ट लगभग कागज के स्क्रैप के रूप में हैं जिनका कोई उचित प्रारूप नहीं है। उन्हें दैनिक या साप्ताहिक आधार पर रिपोर्ट की आवश्यकता हो सकती है।

उदाहरण के लिए:

दुकान फोरमैन को निष्क्रिय समय और मशीन के उपयोग की दैनिक रिपोर्ट, दैनिक स्क्रैप रिपोर्ट और उत्पादन की दैनिक रिपोर्ट की आवश्यकता होती है - वास्तविक और बजट। बिक्री क्षेत्र पर्यवेक्षक को बिक्री पर साप्ताहिक रिपोर्ट की आवश्यकता होती है - विक्रेता-वार, बुक किए गए ऑर्डर, निष्पादित और बकाया, क्रेडिट संग्रह और बकाया, आदि।