शीर्ष 6 कार्यालय में प्रयुक्त मशीनें के प्रकार

यह लेख एक कार्यालय में उपयोग की जाने वाली शीर्ष छह प्रकार की मशीनों पर प्रकाश डालता है। वे हैं: 1. टाइप-राइटर्स 2. डुप्लिकेटिंग मशीनें 3. जेरोक्स कॉपी / फोटोकॉपी 4. लेखा मशीनें 5. गिलोटिन मशीनें 6. श्रेडिंग मशीनें

कार्यालय प्रकार # 1. टाइप-राइटर्स में प्रयुक्त मशीनें:

यह एक छोटी लेकिन एक सुंदर मशीन है, किसी परिचय की आवश्यकता नहीं है क्योंकि यह किसी भी कार्यालय मशीनीकरण के दिल की धड़कन है।

1873 में आविष्कार किया गया था और तब से इसका उपयोग किया जा रहा है, क्रिकेट के खेल की तरह, इस सदी में समुद्र का बदलाव देखा गया।

इसकी दो सराहनीय विशेषताएं हैं, जिनमें से पहला नीरसता और स्पष्टता के लिए है कि यह जानकारी के बारे में देता है, कि यह टाइप करता है और, दूसरी, यह टाइप करने वाली प्रतियों की संख्या 6 या 7 कह सकती है, जिसमें एक खिंचाव भी शामिल है।

टाइप-राइटर के प्रकार:

टाइप-राइटर अलग-अलग आकार और आकार में आते हैं। वे अपने तकनीकी परिष्कार के आधार पर एक-दूसरे से भिन्न भी होते हैं। आइए विभिन्न प्रकार के लेखकों के बारे में चर्चा करें जो एक आधुनिक कार्यालय उपयोग कर सकता है।

1. पोर्टेबल प्रकार-लेखक:

ये हल्के वजन वाले, टिकाऊ, मजबूत और पोर्टेबल प्रकार-लेखक हैं जो आमतौर पर किसी भी व्यक्ति द्वारा उपयोग किए जाते हैं। हमारे देश में पहले ऐसे टाइप-राइटर का विपणन जेके समूह के स्टेशनरी डिवीजन द्वारा किया जाता था। बाद में FACIT, REMINGTION, GODREJ, HALDA आदि इस प्रकार के लेखक की मार्केटिंग करने के लिए आए।

2. मानक आकार प्रकार-लेखक:

यहां पोर्टेबल टाइप राइटर की तुलना में टाइप-राइटर का आकार बड़ा है। हालाँकि, ये पोर्टेबल टाइप-राइटर की तुलना में भारी हैं, लेकिन इनकी विशेषताएं पोर्टेबल टाइप-राइटर जैसी ही हैं।

3. बहुभाषी टाइप-लेखक:

भारत एक ऐसा देश है जिसमें विभिन्न भाषाओं के साथ कई राज्य और केंद्र शासित प्रदेश हैं और उनकी लिपियाँ भी भिन्न हैं। इसलिए टाइप-राइटर की एक प्रणाली की आवश्यकता है जिसमें विभिन्न भाषाओं और उनकी लिपियों को टाइप किया जा सके। टाइप-राइटर्स की इस प्रणाली की आवश्यकता और इच्छा महसूस की गई। टाइप-राइटर हैं जिनके पास न केवल रोमन चरित्र है बल्कि देवनागरी और अन्य वर्णमालाओं के पात्र आदि हैं।

4. इलेक्ट्रिक टाइप-लेखक:

संयुक्त राज्य अमेरिका, जर्मनी और भारत में विभिन्न अध्ययनों से पता चला है कि एक व्यस्त टाइपिस्ट एक दिन में लगभग 50, 000 पात्रों को हिट करता है और उसकी उंगली एक दिन में लगभग 12 से 20 मील की यात्रा करती है! इस मानवीय प्रयास को आसान बनाने के लिए, विद्युत और इलेक्ट्रॉनिक प्रकार-लेखकों का निर्माण किया गया है।

एक विद्युत प्रकार-लेखक का, इसका प्रोटोटाइप पिछले पृष्ठ पर दिखाया गया है। यहां काम अभी भी उंगलियों द्वारा किया जाना है, लेकिन इस प्रक्रिया में शामिल भौतिक प्रयास काफी कम हो गए हैं क्योंकि चाबियाँ बस स्पर्श करने की हैं और दबाए जाने की आवश्यकता नहीं है।

एक विद्युत टाइप-राइटर को मैनुअल टाइप-राइटर पर ये फायदे हैं:

(a) यह कार्य की गति को बढ़ाता है।

(b) कार्य में अधिक पूर्णता है।

(c) प्रतियों की संख्या मैनुअल सिस्टम के एक से पांच के बजाय मूल प्लस १० से १२ कार्बन प्रतियाँ हो सकती हैं।

5. विशेष प्रयोजन प्रकार-लेखक:

विशेष प्रयोजन टाइप-लेखक हैं जो गणितीय और वैज्ञानिक फ़ार्मुलों को टाइप करने के लिए उपयोग किए जाते हैं और विशेष प्रकार के साहित्यकारों को टाइप करने के लिए भी। विभिन्न प्रकार और भागों के विभिन्न प्रकार इन प्रकार-लेखकों से प्रारूप, मास्टर शीट, गणितीय और वैज्ञानिक सूत्र टाइप करने के लिए संलग्न हैं।

6. इलेक्ट्रॉनिक प्रकार-लेखक:

ये पहले जापान में MINOLTA, OPTONICA, मित्सुबिशी जैसी कंपनियों द्वारा निर्मित किए गए थे - बस कुछ ही नाम के लिए। कुछ वर्षों में, कुछ भारतीय कंपनियों ने भारत में इन्हें असेंबल करना शुरू किया। उनमें से प्रमुख थे गेस्टेटनर, मोदी, पेरटेक कंप्यूटर लिमिटेड, इंडिया नेटवर्क लिमिटेड, आदि।

इलेक्ट्रॉनिक टाइपराइटर मूल रूप से तीन समूहों में विभाजित हैं:

कुछ विशेषताएं जैसे कि राइट मार्जिन एलाइनमेंट, लेफ्ट मार्जिन एलाइनमेंट, ऑटोमैटिक इरेज़र, टैब सेट, बोल्ड टाइप कैरेक्टर, ऑटोमैटिक अंडरलाइनिंग, इटैलिक्स कैरेक्टर के उपयोग आदि, और विभिन्न फ्लॉपियों के पात्रों के उपयोग से इस प्रकार के राइटर यूनिक मशीन का उपयोग किया जाता है। कार्यालय।

कार्यालय प्रकार # 2. में प्रयुक्त मशीनें

एक कार्यालय में, ऐसे समय होते हैं जब एक ही विषय-वस्तु की कई प्रतियों को विभिन्न विभागों के कर्मचारियों को प्रसारित करना होता है।

केवल एक सीमित यदि किसी प्रकार के लेखक का उपयोग किया जाता है तो प्रतियों के सदस्य प्राप्त किए जा सकते हैं। दूसरी ओर, एक अनुलिपि मशीन से असीमित संख्या में प्रतियां प्राप्त की जा सकती हैं।

डुप्लिकेटिंग मशीनों के विभिन्न प्रकार:

1. जिलेटिन दोहराव:

यह सबसे पुराने डुप्लिकेटर्स में से एक है। इस प्रकार के अनुलिपित्र में, जिलेटिन युक्त एक ट्रे होती है जिस पर डाई के साथ तैयार मास्टर को दबाया जाता है, कॉपी किए जाने वाले कागज को कॉपी प्राप्त करने के लिए क्लैम्प रोलर के साथ जिलेटिन पर दबाया जाता है। यह मशीनीकरण की एक बोझिल प्रक्रिया है और इसलिए, इसका उपयोग न के बराबर है।

2. बहु-ग्राफ:

यह एक छोटा प्रिंटिंग प्रेस है जो या तो मैन्युअल रूप से या मोटर की मदद से संचालित होता है। इस मशीन में टाइप को हाथ से सेट किया जाता है और प्रिंटिंग रिबन की मदद से की जाती है जो टाइप की हुई कॉपी के समान कॉपी को रिप्रेजेंट करता है।

3. इलेक्ट्रॉनिक स्टैंसिल स्कैनर:

ये स्टैंसिल डुप्लिकेटर्स अपनी अर्थव्यवस्था की वजह से फोटोकॉपी मशीनों के शामिल होने के बाद भी बहुत महत्वपूर्ण होते जा रहे हैं। गेस्टेटनर एक कंपनी है जो इन मशीनों का निर्माण करती है। ये डुप्लिकेटिंग मशीनें स्टैंसिल डुप्लीकेशंस का लाभ उठाती हैं और बहुमुखी हैं।

इस तरह के स्कैनर के मामले में, किसी भी प्रकार के दस्तावेजों, चित्रों, तस्वीरों की फोटोग्राफिक प्रतियां, चाहे हाथ से लिखी गई हो, टाइप-लिखित या साइक्लोस्टाइल या मुद्रित हो, इलेक्ट्रॉनिक रूप से निर्मित स्टेंसिल के साथ प्राप्त की जा सकती है। मूल दस्तावेजों या कागज को हजारों में पुन: प्रस्तुत किया जाता है और स्टैंसिल को तैयार करने में केवल कुछ मिनट लगते हैं।

स्कैनर में, मूल दस्तावेज जिसे पुन: प्रस्तुत किया जाना है, एक रोलर के साथ रखा जाता है और प्लग-कनेक्शन को स्विच-बोर्ड पर संचालित करके स्कैन किया जाता है। दस्तावेज़ की सामग्री को एक मशीन में दूसरे सिलेंडर पर एक स्टैंसिल पर सही ढंग से और बारीकी से पुन: पेश किया जाता है। जैसे ही स्टैंसिल को इलेक्ट्रॉनिक रूप से "कट" किया जाता है, प्रतियों को एक डुप्लिकेटिंग मशीन में उत्पादित किया जा सकता है।

4. स्टैंसिल डुप्लिकेटर:

स्टेंसिल अनुलिपित्र को यहाँ दिखाया गया है। स्टैंसिल डुप्लिकेटर्स दो प्रकार के होते हैं- मैनुअल और इलेक्ट्रिकल संचालित:

यह पहली बार 1881 में इंग्लैंड में मिस्टर गेस्टेनेर द्वारा आविष्कार किया गया था और इसलिए, "गेस्टेटनर" नाम प्राप्त कर लिया है। यह फ्लैट स्टील मशीन थी। 1889 में रोटरी स्टैंसिल बनाया गया था और तब से, स्टैंसिल डुप्लिकेटर्स ने उत्पाद, आकार, डिजाइन के साथ-साथ उत्पाद में एक जबरदस्त बदलाव किया है। इन डुप्लिकेट मशीनों का निर्माण करने वालों में प्रमुख हैं SHIE, RONEO और GESTETNER।

गेस्टेटनर दुनिया भर में 156 शाखा कार्यालयों वाले दुनिया में अग्रणी है।

लाभ:

1. गति:

यह विद्युत प्रवाह पर संचालित होने पर महान गति सुनिश्चित करता है। स्वचालित मशीन पर प्रति मिनट 50 से 100 प्रतियां प्राप्त की जा सकती हैं, जबकि मैन्युअल रूप से संचालित मशीन 50 प्रतियों को दे सकती है।

2. स्वचालित स्वचालन:

आधुनिक स्टैंसिल डुप्लिकेटर्स अत्यधिक स्वचालित हैं। डुप्लिकेट करने के लिए स्याही फ़ीड स्वचालित है, पेपर फीडिंग स्वचालित है और मशीन को कई प्रतियों के लिए सेट करके प्राप्त किया जा सकता है। जब इतनी संख्या में प्रतियां प्राप्त हो जाती हैं तो मशीन अपने आप बंद हो जाती है।

3. बड़ी संख्या में प्रतियां:

यह बड़ी संख्या में प्रतियां देता है। कुछ मामलों में 5, 000 से अधिक प्रतियां प्राप्त की जा सकती हैं। हालांकि, 1, 000 प्रतियां बिना किसी अड़चन या कमबैक के प्राप्त की जाती हैं।

4. मास्टर तैयार करने में आसानी:

गुरु को तैयार करना आसान है। सभी किस्मों के स्टैंसिल पेपर बाजार में उपलब्ध हैं। मास्टर को टाइपराइटर के साथ काटा जा सकता है। सही तरल पदार्थ का उपयोग करके सुधार किया जा सकता है जो बाजार में उपलब्ध है। तरल पदार्थ का उपयोग करके अवांछित शब्दों को समाप्त किया जा सकता है।

5. अर्थव्यवस्था:

स्टैंसिल पेपर और डुप्लिकेट पेपर सस्ते हैं और इन डुप्लिकेटिंग मशीनों के निर्माताओं सहित विभिन्न स्रोतों से उपलब्ध हैं।

6. मास्टर का भंडारण:

भविष्य के उपयोग और पुनः उपयोग के लिए मास्टर को आसानी से संग्रहीत किया जा सकता है। उन्हें उचित रूप से लपेटना उचित होगा ताकि आवश्यकता पड़ने पर उनका उपयोग किया जा सके।

7. रेखांकन और आरेखों की तैयारी:

स्टायलस पेन की मदद से ग्राफ और डायग्राम को बड़ी आसानी से तैयार किया जा सकता है।

स्टैंसिल डुप्लिकेटर्स की कमियां:

1. कागज और स्टेशनरी का उपयोग:

केवल शोषक प्रकार के कागज का उपयोग किया जा सकता है, खासकर यदि डुप्लिकेट को कागज के दोनों किनारों पर किया जाना है।

2. विभिन्न रंगों के उपयोग की कोई संभावना नहीं:

इस प्रणाली में रंगीन प्रतियाँ प्राप्त करने के लिए एक अलग रंग प्रणाली का उपयोग करना संभव नहीं है। रंगीन प्रतियाँ प्राप्त करने की एक प्रणाली है, हालाँकि, उपयोग किए गए स्टेंसिल और विभिन्न ड्रमों का उपयोग उसी के लिए करना होगा लेकिन यह एक बोझिल प्रक्रिया है और बहुत महंगा है।

3. लागत:

आधुनिक स्टैंसिल दोहराव बहुत महंगा है। इस प्रकार उनका उपयोग बड़े कार्यालय के लिए किया जा सकता है। एक छोटा कार्यालय इन डुप्लिकेट मशीनों को वहन करने में सक्षम नहीं हो सकता है।

कार्यालय प्रकार # 3. जेरोक्स कॉपी / फोटोकॉपी में प्रयुक्त मशीनें:

फोटोग्राफिक सिद्धांत की प्रक्रिया के माध्यम से प्रतियां प्राप्त करना फोटोकॉपी है। सिद्धांत और फोटोकॉपी का सार यह है कि यह मूल की एक सटीक फोटोग्राफिक प्रतिलिपि है जो एक विशेष मशीन के उपयोग द्वारा प्राप्त की जाती है, जिसे टाइपिस्ट की उपस्थिति या उपस्थिति की आवश्यकता नहीं होती है।

फोटोकॉपी के प्रकार:

मोटे तौर पर, फोटोकॉपी के आठ अलग-अलग तरीके हैं।

ये सचित्र और निम्न हैं:

1. माइक्रोफोटोग्राफी

2. डबल स्पेक्ट्रम विधि

3. थर्मल प्रक्रिया विधि

4. फोटोकॉपी की इलेक्ट्रोस्टैटिक प्रक्रिया

5. डाई-लाइन विधि

6. स्थानांतरण फोटोकॉपी की जिलेटिन विधि

7. भाटा विधि

8. प्रसार स्थानांतरण विधि।

फोटोकॉपी के लाभ:

1। कम परिचालन लागत:

फोटोकॉपी का संचालन लागत सस्ता है।

2. श्रम की कम लागत:

पेपर डालने के बाद बटन दबाकर एक कॉपी निकाली जा सकती है। अत: इसके लिए प्रशिक्षण आदि पर किसी भी प्रकार के श्रम खर्च की आवश्यकता नहीं होती है।

3. बहुमुखी प्रतिभा:

यह उन प्रतियों को पुन: पेश करता है जो साधारण पाठ्यक्रम में पुन: पेश करना मुश्किल हो सकता है।

4. त्वरित प्रतियां:

प्रतियां तुरंत प्राप्त की जाती हैं।

फोटोकॉपी के नुकसान:

बहुत सारे फायदे रखने के बावजूद, फोटोकॉपी की कुछ सीमाएँ और कमियाँ हैं:

1। कॉपी का छोटा जीवन:

फोटोकॉपी का जीवन दो कारणों के कारण छोटा होता है, पहला है फोटोकॉपी के लिए उपयोग किया जाने वाला पेपर रासायनिक पायस के साथ लेपित होता है, जिसके परिणामस्वरूप यह झूठ बोलने वाले फ्लैट के बजाय कर्ल हो जाता है और इससे कॉपी का जीवन छोटा हो जाता है।

2. सीमित संख्या की प्रतियां:

यह विधि उपयुक्त नहीं है, जहां एक खंड में, कहते हैं कि 1, 000 प्रतियां निकाली जानी हैं। ऐसी परिस्थितियों में, डुप्लिकेटिंग मशीन बेहतर सूट करती है।

3. बड़ी संख्या के लिए अनौपचारिक:

जहां बड़ी संख्या में प्रतियों की आवश्यकता होती है, फोटोकॉपी भी एक बहुत महंगी विधि साबित हो सकती है। इसके बजाय, नकल की कुछ प्रक्रियाएँ तेज़ होने के साथ-साथ किफायती भी होंगी। स्टेंसिल अनुलिपित्र या कार्यालय ऑफसेट लिथो मशीन के साथ प्रतिलिपि की लागत बहुत कम हो सकती है।

यहाँ, मशीनों और फोटोकॉपी की व्याख्या करते समय, मैंने स्पष्टीकरण के लिए इन मशीनों की इंजीनियरिंग या तकनीक नहीं ली है क्योंकि यह आवश्यक नहीं लगता है। छात्रों, एक बार इन मशीनों का उपयोग करने के बाद, खुद को शिक्षित किया जाएगा क्योंकि कंपनियां मशीनों को कैसे संभालना और उनका उपयोग करना सिखाती हैं।

आगे हम लेखांकन मशीनों पर चर्चा करते हैं, क्योंकि इनकी आवश्यकता लेखा विभागों को अपने दैनिक कार्य को पूरा करने के लिए होती है।

डुप्लिकेटर्स, ज़ेरॉक्स, गिलोटिन जैसी मशीनें टाइपिस्टों या प्रशासन विभाग के क्लर्कों द्वारा उपयोग की जाती हैं, बिक्री या कार्मिक प्रशासन में हो सकती हैं।

गिलोटिन मशीन, पेपर श्रेडर और कंप्यूटर जैसी कुछ मशीनों का उपयोग दोनों विभागों द्वारा किया जाता है। ये मशीनें हम अध्याय के अंत में चर्चा करेंगे।

कार्यालय प्रकार # 4. लेखा मशीनों में प्रयुक्त मशीनें:

प्रत्येक कार्यालय संगठन को लेखांकन सेवा प्रदान करता है। इन लेखांकन सेवाओं को मैन्युअल रूप से या लेखांकन मशीनों की सहायता से प्रदान किया जा सकता है। हालाँकि कार्यालय के अधिकांश लिपिक कार्य मैन्युअल रूप से किए जाते हैं, लेकिन अब एक दिन के मशीनीकरण ने विशेष रूप से कंप्यूटर के उपयोग ने लेखांकन प्रणाली को पूरी तरह से बदल दिया है।

इसके कारण हैं:

1. आधुनिक प्रबंधन की मांग:

आधुनिक प्रबंधन की मांग है। प्रबंधन के निर्णय लेने के लिए न केवल सटीक आंकड़ों की आवश्यकता होती है, वे मिनटों या कुछ सेकंडों में विभिन्न प्रयोजनों के लिए विभिन्न प्रकार के आंकड़ों की गणना और विश्लेषण में मदद करते हैं।

2. चित्रा काम की राशि:

सरकारी और निजी दोनों क्षेत्रों को बड़ी संख्या में काम करना होगा। यह मैन्युअल रूप से नहीं किया जा सकता है क्योंकि यह एक सांस लेने, समय लेने वाली और नीरस प्रक्रिया है। इसलिए मशीनों के उपयोग से आसानी के साथ काम को आसान बनाने में मदद मिलती है।

लेखा मशीनों के प्रकार:

इन्हें मोटे तौर पर निम्नानुसार वर्गीकृत किया गया है:

1. मशीनें जोड़ना

2. मशीनों की गणना

3. पोस्टिंग मशीनें

4. पंच कार्ड मशीनें

5. इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर

लेखांकन दो तरीकों से और कंप्यूटर द्वारा किया जा सकता है; यानी बिजली उत्पादन से।

जोड़ती हुई मशीन:

मशीन जोड़ना सभी आकृति कार्य का एक सामान्य संचालन है। यह मशीनीकरण के लिए अच्छी तरह से अनुकूल है। इस प्रकार, टाइप-राइटर के बाद, मशीन जोड़ना किसी कार्यालय की सबसे आम विशेषता है। कई अन्य लेखांकन मशीनें मूल रूप से विभिन्न अतिरिक्त विशेषताओं वाली मशीनों को जोड़ रही हैं।

जोड़ने वाली मशीनें दो प्रकार की होती हैं:

इन मशीनों के प्रौद्योगिकी और कार्य के कार्यों का वर्णन करना अनिवार्य नहीं है क्योंकि कार्यालय में उपयोगकर्ताओं को पहले प्रशिक्षित किया जाता है और फिर मशीन का उपयोग करने के लिए कहा जाता है।

1. गैर-लिस्टिंग मशीनों को जोड़ना:

ऐसी मशीनें मुख्य रूप से उपरोक्त तीन लिस्टिंग प्रकारों की भी हैं। अंतर यह है कि गैर-सूचीबद्ध मशीनें प्रिंट नहीं करती हैं और परिणाम डायल से पढ़े जाते हैं। वे संचालित करने के लिए बहुत सरल हैं। राशियाँ कीबोर्ड पर सेट की गई हैं और वे कुल डायल में स्वचालित रूप से जुड़ जाती हैं।

मोटर बार और लीवर संचालन में नहीं हैं। ये मोटर बार या लीवर केवल रन जोड़ने के अंत में डायल से कुल योग को साफ करने के लिए संचालित होते हैं। ये गैर-लिस्टिंग जोड़ने वाली मशीनें अन्य कार्यों को भी गुणा और घटाव की तरह जोड़ सकती हैं।

मशीनों की गणना:

गणना और डेटा प्रोसेसर के एक भाग के रूप में आधुनिक मशीनों में गणना मशीनों ने एक बड़ा महत्व हासिल कर लिया है। गणना करने वाली मशीनें आधुनिक कार्यालय की अपार सहायता और महान मूल्य की हैं।

ये मशीनें जोड़, गुणा, घटाव, विभाजन, प्रतिशत, दशमलव, वर्गमूल, लघुगणक कार्य इत्यादि का संचालन करती हैं।
मेमोरी ऑपरेशन, मेमोरी स्टोरेज, मेमोरी एडीडी, आदि के रूप में एक मेमोरी फंक्शन डेटा संचालन की सुविधा के लिए कुछ संचालन के लिए।

मशीनों की गणना का लाभ:

1 है त्रुटि का उन्मूलन:

इन मशीनों द्वारा गणना की त्रुटियों को समाप्त कर दिया जाता है। त्रुटि के उन्मूलन से सटीकता प्राप्त होती है और गलत लम्बाई के कारण कार्यालय कर्मचारियों के मानसिक तनाव में भी कमी आती है।

2. नीरसता से छुटकारा:

कार्यालय में गणना के अधिकांश कार्य मानसिक रूप से थकाऊ और नीरस हैं। गणना या कार्य को आसान बनाता है और थकान के पूर्ण निराकरण को सक्षम करते हुए, ऊब तनाव और एकरसता के एक कार्यकर्ता को राहत देता है।

3. पोर्टेबिलिटी:

ये गणना करने वाली मशीनें पोर्टेबल हैं। इसलिए उनकी उपयोगिता बढ़ जाती है। इन मशीनों का उपयोग कई विभागों में किया जा सकता है। यह मशीनों के पूर्ण उपयोग के कारण अर्थव्यवस्था में परिणाम देता है।

4. गति:

लेखांकन और डेटा प्रसंस्करण का समय लेने वाला काम एक महान गति से किया जाता है। यह काम की गति को तेज करता है और प्रबंधन द्वारा त्वरित निर्णय लेने में भी मदद करता है।

पोस्टिंग मशीन:

पोस्टिंग मशीनों को लेखांकन और बुक कीपिंग मशीनों के नाम से जाना जाता है। लेकिन परिभाषा के अनुसार किसी को पोस्टिंग मशीनों के मूल के बारे में स्पष्ट विचार नहीं मिलेगा। वास्तव में जोड़ने, गणना और छिद्रित कार्ड मशीन भी लेखांकन मशीन हैं।

हमारे देश में पोस्टिंग मशीनें बहुत लोकप्रिय नहीं हैं, लेकिन बर्र, रेमिंगटन और नेशनल कंपनियों द्वारा निर्मित मशीनों के पोस्टिंग के कुछ मॉडल हैं। "पोस्टिंग कॉपी करने की एक प्रक्रिया है जो मूल दस्तावेज़ या मूल प्रविष्टि की पुस्तकों से राशि के हस्तांतरण की प्रक्रिया में उपयोग की जाती है, उचित खाता बही खाते में।"

लाभ:

मशीनों को पोस्ट करने के फायदे हैं:

(ए) प्रवेश स्पष्ट और सुपाठ्य हैं

(b) चूंकि डाक के स्वचालित योग उपलब्ध हैं, इसलिए प्रविष्टियाँ सही ली जा सकती हैं।

(c) शेष भी सटीक हैं।

नुकसान:

इन मशीनों के पास कई फायदे हैं, फिर भी वे कई कमियों से पीड़ित हैं:

1. महंगा:

ये मशीनें महंगी हैं और उनका उपयोग केवल बड़े संगठनों द्वारा किया जा सकता है।

2. महंगा प्रशिक्षण:

इस मशीन के उपयोगकर्ताओं को हैंडलिंग और संचालन के लिए प्रशिक्षित करना आवश्यक है जो बहुत महंगा साबित हो सकता है।

3. शोर:

ये मशीनें शोर हैं और वे आमतौर पर कार्यालय के अन्य श्रमिकों को परेशान करती हैं।

1. ब्रेकडाउन:

ब्रेकडाउन एक से अधिक तरीकों से महंगा साबित हो सकता है, मरम्मत और पुर्जे बहुत महंगे हैं और मरम्मत के कारण खोए काम भी लंबे समय में बहुत महंगे साबित होते हैं।

कंप्यूटर के लाभ:

कंप्यूटर द्वारा किसी विशेष संगठन को दिए गए लाभों का आकलन करना मुश्किल है।

हालाँकि, सामान्य तौर पर, कंप्यूटर का उपयोग निम्नलिखित लाभ प्रदान करता है:

1. लचीलेपन संभव है क्योंकि विभिन्न व्यावसायिक कार्यों के लिए कई कार्यक्रम तैयार किए जा सकते हैं।

2. अन्यथा की तुलना में अधिक जानकारी का प्रावधान।

3. महान सटीकता और त्रुटि का कुल उन्मूलन संभव।

4. एक महान गति पर नियंत्रण जानकारी की उपलब्धता।

5. बेहतर केंद्रीयकृत प्रबंधकीय नियंत्रण संभव है क्योंकि एक कंप्यूटर आमतौर पर केंद्रीय कार्यालय में स्थापित होता है।

6. विभिन्न प्रकार के एप्लिकेशन इन्वेंट्री नियंत्रण के माध्यम से अप्रत्यक्ष वित्तीय बचत संभव है।

7. कार्यालय श्रम लागत में प्रत्यक्ष बचत होती है।

8. चूंकि कंप्यूटर द्वारा नीरस मैनुअल कार्यालय का काम किया जाता है, इसलिए वे कर्मचारियों की एकरसता को कम करते हैं।

9. जटिल गणना के साथ महान गति केवल कंप्यूटर की मदद से संभव है।

कंप्यूटर के नुकसान:

1. कंप्यूटर धोखाधड़ी:

हालांकि बहुत आम नहीं है, एक कंप्यूटर धोखाधड़ी हो सकती है। यदि कोई कपटपूर्ण इनपुट दस्तावेज़ कंप्यूटर, या कंप्यूटर की प्रणाली में खिलाया जाता है, तो धोखाधड़ी हो सकती है। हालांकि, धोखाधड़ी को सीमित किया जा सकता है अगर निर्माता के परामर्श से कंप्यूटर के लिए एक उचित नियंत्रण प्रणाली तैयार की जाए।

2. लागत:

कंप्यूटर को स्थापित करने और चलाने के लिए बहुत महंगा है। इसका मतलब यह है कि उनकी उपयोगिता केवल एक बड़े संगठन द्वारा प्राप्त की जा सकती है।

3. आवश्यकताओं का अनुचित आकलन:

पश्चिम में यह अनुभव किया गया है कि एक संगठन अक्सर कंप्यूटर के लिए अपनी आवश्यकता को कम करके आंका जाता है। इससे वेतन लागत में वृद्धि होती है, और उपकरणों की अपर्याप्तता भी होती है। उत्तरार्द्ध दोष भी अधिक त्रुटि की ओर जाता है और, परिणामस्वरूप, काम की अधिक निराशा और धीमा।

4. छंटनी:

एक एकल कंप्यूटर एक साथ रखे गए श्रमिकों के स्कोर द्वारा किए गए काम को दूर कर सकता है। कर्मचारियों की छंटनी और परिणामस्वरूप तनावपूर्ण व्यक्तिगत संबंध कार्यालय में कम्प्यूटरीकरण का प्रत्यक्ष परिणाम है।

5. नियंत्रण का केंद्रीकरण:

कंप्यूटर का उपयोग केंद्रीकृत है। इसलिए नियंत्रण तंत्र भी वास्तव में केंद्रीकृत हो जाता है, यह अति-केंद्रीकृत हो जाता है। यह पूरे संगठन के नुकसान के लिए कंप्यूटर कमरे में सत्ता में बदलाव का परिणाम है।

6. कार्यालय प्रणाली को परेशान करना:

शुरू करने के लिए, कंप्यूटर सभी वर्तमान कार्यालय प्रणालियों और व्यवसाय की दिनचर्या को परेशान करते हैं और इसलिए, शुरू में कार्यालय में काम को प्रतिकूल रूप से प्रभावित करते हैं।

7. तकनीकी परिवर्तन:

एक कंप्यूटर और इसकी स्थापना के लिए ऑर्डर देने के बीच बहुत समय बीत सकता है, जो 1 से 3 साल तक हो सकता है। चूंकि अधिक से अधिक परिष्कृत मॉडल निर्मित होते हैं, इसलिए आदेशित कंप्यूटर तकनीकी रूप से कम सक्षम होने की तारीख से बाहर हो सकता है।

8. प्रशिक्षित कर्मचारियों की समस्या:

कंप्यूटर के लिए उचित रूप से प्रशिक्षित कर्मचारी अक्सर आपूर्ति में कम होते हैं। हालांकि, निर्माता कंप्यूटर प्रोग्रामिंग और सिस्टम विश्लेषण के लिए आंतरिक कर्मचारियों को प्रशिक्षित कर सकता है।

9. टूटने की लागत:

कंप्यूटर के साथ बड़ी संख्या में लिपिकीय कार्य किए जाते हैं, जहां एक ब्रेकडाउन बहुत महंगा साबित हो सकता है। कार्यालय का काम पूरी तरह से अव्यवस्थित हो जाएगा।

10. महंगा तैयारी कार्य:

कंप्यूटर अचानक स्थापित नहीं किए जा सकते हैं। अक्सर दो से तीन साल के लिए प्रारंभिक कार्य किया जा सकता है जो काफी महंगा साबित हो सकता है।

कंप्यूटर के कार्य:

(a) उन्होंने इसमें दी गई जानकारी को पढ़कर सुनाया।

(b) वे आवश्यक जानकारी को तब और जब जरूरत हो तब फ्लैश करते हैं।

(c) वे तब तक जानकारी संग्रहित करते हैं जब तक जरूरत न हो।

(d) वे परिणामों की व्याख्या करते हैं।

(e) वे सभी प्रकार की मिनट गणना करते हैं।

(च) वे संचालन का एक क्रम करते हैं क्योंकि वे ज्यादातर प्रोग्राम और नियंत्रित होते हैं।

छिद्रित कार्ड मशीनें:

हमारे देश के कार्यालयों में छिद्रित कार्ड मशीनें एक आम दृश्य नहीं हैं। वे बहुमुखी हैं और कई उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है। ये मशीनें लेखन, प्रतिलिपि बनाने, तुलना करने और छांटने जैसे लिपिक संचालन करती हैं।

ये मशीनें रूटीन की बिक्री करती हैं और लेखांकन, चालान, लागत लेखांकन, इन्वेंट्री नियंत्रण और मजदूरी गणना आदि की खरीद करती हैं। एक छिद्रित कार्ड मशीन का मूल संचालन छिद्रित छेद के माध्यम से सूचना के प्रत्येक आइटम पर या अलग कार्ड की रिकॉर्डिंग है।

कार्ड की एक विशेष व्यवस्था प्रत्येक विशेष कार्य के लिए डिज़ाइन की गई है और हर जानकारी के लिए एक अलग कार्ड बनाया गया है। ये कार्ड प्रदान किए गए स्तंभों की संख्या के अनुसार आकार में भिन्न हो सकते हैं और भिन्न हो सकते हैं, और एक विशेष व्यवस्था द्वारा स्तंभों की संख्या 160 तक हो सकती है। आम तौर पर, कार्ड के प्रत्येक आकार के लिए अलग-अलग उपकरण की आवश्यकता होती है।

पंच कार्ड के लाभ:

1. बहुमुखी प्रतिभा:

छिद्रित कार्ड मशीनों का उपयोग विभिन्न उद्देश्यों जैसे लागत लेखांकन, बिक्री और खरीद लेखांकन, आविष्कारों की तैयारी के लिए किया जा सकता है, इसलिए इस मशीन का हर व्यापारिक संगठन में व्यापक उपयोग होता है।

2. गति:

कई अन्य मशीनों की तरह, ये मशीनें एक महान गति सुनिश्चित करती हैं। यह बिना कहे चला जाता है कि आधुनिक संगठनों में गति का बहुत महत्व है।

3. सटीकता:

ये मशीनें सटीकता भी सुनिश्चित करती हैं। लेखांकन, लागत नियंत्रण, चालान और अन्य लिपिक दिनचर्या से त्रुटि का उन्मूलन कम लिपिक लागत और तथ्यों और आंकड़ों का बेहतर विश्लेषण करने के लिए नेतृत्व करता है।

छिद्रित कार्ड मशीनों की कमियां:

इन मशीनों, कोई संदेह नहीं है, अधिक से अधिक लाभ प्रदान करते हैं, दक्षता में सुधार और नौकरी की सटीकता में मदद करते हैं लेकिन इन मशीनों में कुछ कमियां भी हैं।

वो हैं:

1. महंगा उपकरण:

कार्ड उपकरण बहुत महंगा है और, इसलिए, केवल बड़े संगठन ऐसी मशीनों का लाभ उठा सकते हैं।

2. कार्ड तैयार करने में कठिनाई:

न केवल कार्ड महंगे हैं बल्कि उनकी तैयारी के लिए अत्यंत सावधानी की आवश्यकता है। इसके अलावा, प्रत्येक कार्ड को हाथ से छिद्रित और जांचना होता है जो एक समय लेने वाली प्रक्रिया है।

इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर:

आधुनिक युग कंप्यूटर का युग है। इस कंप्यूटर युग में, इलेक्ट्रॉनिक्स अधिक से अधिक महत्वपूर्ण हो रहे हैं, कम से कम पश्चिम और जापान में जहां इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर का उपयोग बिक्री के पूर्वानुमान से लेकर कंपनी के व्यवसाय के बारे में भविष्यवाणियों में किया जाता है। कंप्यूटर अभी भी हमारे देश के प्रत्येक कार्यालय में सम्मान के स्थान पर कब्जा नहीं करते हैं। वे भले ही कुछ दशकों तक कब्जा न करें, लेकिन जिन स्थानों पर उनका महत्व है, वे हैं यूरोप, अमरीका और जापान। यद्यपि हमारे देश में उनका उपयोग सीमित हो गया है, वे लोकप्रियता प्राप्त कर रहे हैं।

कार्यालय प्रकार # 5. गिलोटिन मशीन में प्रयुक्त मशीनें:

ये मशीनें आजकल किसी भी बड़े या छोटे संगठन में इस्तेमाल नहीं होती हैं। इन मशीनों को गेस्टेटनर ने बनाया था। यह काटने के लिए उपयोग किया जाता है, एक समय में 50 से 100 कागज या कहें, कागजों की लंबाई और चौड़ाई भी।

मशीनों में एक ग्लास, प्लास्टिक या एक ऐक्रेलिक कवर होता है जो ऊपर की तरफ होता है, और साइड में एक बड़ा हैकसॉ, एक ब्लेड होता है, जो स्कोर को काटने के लिए बहुत तेज होता है और एक साथ रखे गए पेपर को खोल देता है। इन कागजों को आधार पर रखा जाता है जो कि ऐक्रेलिक ग्लास द्वारा कवर किया जाता है और, कटे जाने वाले कागज के हिस्से को साइड में लगे ग्लास कवर से निकाल लिया जाता है। कागजात को काटने के लिए ब्लेड को घुमाया जाता है।

कार्यालय प्रकार # 6 में प्रयुक्त मशीनें: श्रेडिंग मशीनें:

यह मशीन, गिलोटिन मशीन की तरह, अब किसी भी कार्यालय में उचित उपयोग नहीं करती है। हालांकि, वे गेस्टेटनर द्वारा निर्मित किए गए थे। दस्तावेज, कागजात आदि मशीन में हैं। मशीन विद्युत संचालित है। कागजात को स्ट्रिप्स में काट दिया जाता है जो कचरे के रूप में बाहर फेंक दिया जाता है। यह मशीन केवल उत्पादकों, कागजों, दस्तावेजों आदि को नष्ट करने के लिए उपयोग करती है। गेस्टेटनर ने इस तरह की मशीनों का निर्माण किया।